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报销制度怎样才合理？
一、 & & & & & 案例回顾
1、机械制造企业，外地工作人员多，应该较为分散；
2、员工报销金额大，流程有一定漏洞；
3、经过修改的流程依旧存在问题，一是要不制度有问题，要不执行力度不够；
4、需要给出一个好的解决方案
二、案例简析
（一）车辆所属权界定
案例中的油票所承担的车辆是私车公用还是公车公用？两种情形适用的处理方法也是有差别的。但是依照常理判断，应该是私车公用。
（二）参考意见
1、地区标准制
根据公司异地实际情况，建立费用报销制度，纳入员工福利范围；按照工作地的经济水平和市场行情来设定区域报销标准，并不是按员工的需求来定，这种一刀切的做法，能解决一部分的问题；超出报销标准的金额员工自理。
2、级别标准制
根据公司内部的员工职级，职位，设立报销标准，如总监的月报销上限是多少，经理的，主管的，专员的助理的各是多少；不同职级标准不一样，同一职级标准统一，如果岗位特殊，如外联或者销售之类的，可根据实际情况考虑业务量，给予特殊津贴；当然超过上限的依旧自理。
3、取消报销标准
或者直接取消报销标准，每月根据级别，或是岗位标准，统一发放固定的油费补贴，用少自己赚，用超自己贴。其余公司不管。
4、报销费用纳入部门总费用中
加强绩效考核，设定部门总的报销标准，将费用纳入部门总费用控制中去，超出标准的，降低部门的绩效奖金比例，让部门主管与部门全体员工来监督个别员工，让主管和员工互相监督。
5、总费用承包制
可以针对特别岗位，如销售，售服，项目开发，招商等职位，根据员工考核周期创造的效益设定提成比例的点数，员工所有的费用都算在这个点里，省下来的是自己的，超出的折算到下月中去。（这个操作很有难度，设计的方案好了，是双赢的，不好了会适得其反）
6、特殊情况也许考虑
& &任何单位都应有特例。特殊的几个人，可以调查他们的业绩，如果确实非常优秀，在某个具体业务的办理期间，公司可以特事特办，在某个办事处配车，或是将总部的车借调过去，专车专用，费用由总部出。如果距离过远，可考虑让员工乘坐公共交通，公司给予一定的特殊业务补助费，避免员工个人外出用车或是停车什么的。
7、制度明确报销范围
& &车辆补贴包括加油费、停车费；行车中的违章自己承担；对于没有车补的员工实行交通费补贴，根据岗位职级给出定额的报销额度。
8、细化报销制度
对于报销制度存在的问题要及时发现，及时更正，及时修订，及时培训，及时反馈。
& &不得不说，报销制度做的精确是一回事，实际运行好不好是另一回事，执行力是一个很大的问题，对于异地员工的监管却是存在各种问题。我们要通过制度约束、培训教导、薪酬刺激、文化渗透、情感关怀等手段去综合把控，单单一份制度，一个解决问题的思路是不够的。
报销制度是公司财务管理制度中重要的财务类制度之一。无论公司规模大小如何、企业性质如何、企业的行业是什么等等，都一定会遇到报销问题。只要是公司，只要有工作那就会产生费用，那就会有报销的问题；那么日常费用一般有哪些呢？日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。其中，差旅费又是日常费用的重要内容之一。差旅费包括出差任务相关的交通费、住宿费、会议注册费、交通费、伙食补助费、长途电话费以及各种杂费（如机场费、保险费、订票费、行李托运费、寄存费等。差旅费同时也是管理费用之一。针对案例的情况，个人觉得应该：完善公司的规章制度，改善公司的报销流程，利用年度费用预算来管控，同时做好员工的培训和宣导。
（一）完善公司的规章制度。这里的规章制度，主要是指公司的财务管理制度，报销管理制度或者管理规定，出差管理办法等。财务管理制度中，应该明确规定各部门必须做好年度财务费用预算；报销制度中必须明确报销的内容、流程、报销应该提供的证明材料以及报销过程中应该提交审批的各类报销表单等；在出差管理办法中应该明确规定出差人员的管理规定，以及车辆的使用情况等。完善公司的规章制度，能够为做好报销问题提供制度依据。
（二）依据公司的职级，制定报销标准。员工在公司担任不同职级，出旅费报销的标准也不一样。职级越高，报销标准也越高；反之，亦然。比如：职 务交通工具住宿标准伙食标准市内交通费用一般员工火车硬卧150元/天40元/天30元/天部门负责人火车硬卧180元/天50元/天40元/天总经理助理飞机250元/天60元/天50元/天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销（三）改善公司目前现有的报销流程。既然报销流程存在问题，那么久应该需要改善。我觉得报销流程可以这样来设置：
1、填写出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门一级主管批准（部门一级主管由总经理批准）。
2、借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》以及由总经理审批通过的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3、 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到人力行政中心订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。
4、返回报销：出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，部门以及主管审核签字，财务部报销预算会计审核签字，财务负责报销预算的主管会计核实签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。（出差人员报销时应该采用正规发表报销，同时写明出差的路线以及发票用途等等。）
（四)利用年度费用预算来管控。根据公司财务管理的规定，每个部门必须做好年度费用预算，并且由总经理审批通过。在日常报销中严格按照年初制定并审批通过的部门预算进行，超过预算部门由部门或者自己承担。
(五)做好员工的培训和宣导。针对案例中的情况，应该有针对性的对员工进行系统的报销制度的培训，同时关键培训差旅费报销的有关规定。同时在公司中大力宣导节约，拒绝公车私用。
面对公司出现的问题，我们必须要想尽一切办法去解决！面对报销制度，我们应该完善公司的规章制度，做好费用预算并进行管控，改善费用报销流程以及做好员工的宣导工作等，来解决报销存在的问题。
一、 & 案例要点及思路分析
1、我是一个四线城市房地产开发公司的HRM。
四线城市，说明是个公司管理制不是非常流行有市场的地方，而且比较注重人际关系，人际关系在这里能当生产力使用；
2、公司有5个副总，都是跟随老板的元老，顾问，很少做实事，收入是经理层两倍多；
说明5个副总并非没有成绩，是紧跟老板一路经过苦难、成长起来的。现在是顾问。说明目前这个安置还算科学，5个副总的日常工作表现按理说，不应该影响公司其它员工。顾问本来就是机动灵活的，有事顾着问问而已，应当合理。只是“有时候下属在加班，自己却到点就走，”很象是HRM及员工的不合理抱怨，毕竟顾问一般情况下不需要和一般员工一起加班的。“而工资收入是经理层的两倍还多”，说明HRM想代表其它经理层表达不满，觉得员老副总今天干得活少，拿得钱多，甚至想取而代之，5个员老让道，年轻人好成长为公司副总。
3、我从去年一直在做薪酬和绩效考评改革，在几位副总这里受到阻力。
说明公司的薪酬及绩效考评改革，主要是由这位HRM发起推动的。在5位员老副总前受阻很正常，自己的权益受到侵犯，换做是谁都会不愿意的。何况是由HRM推动的方案。
4、“现在，老板也意识到他们对公司经营的阻碍”,这句更是有利证明了是这位HRM自己主动推动这件事情的进展的。由此看来，这5位副总的人品还是不错的，在面对HRM主导的各项要求时，并未联合或去找老总去说HRM的坏话或是找HRM的工作失误或不足。这位HRM应该认识到，这5位副总身上有多少值得学习的优点。
5、老板碍于是老兄弟的面子，并不想打击他们。
可见这位HRM做得是有些急，毕竟这样改革就是“打击”。可见这位HRM有些锋芒毕露，不过，勇气可嘉，毕竟一次性对5位副总全面下手。
6、“而是让我想个办法，合理的安置他们”。说明，老板就是老板，知道应该要有更好的解决办法才对。实际上，已经明确表示对这位HRM前期工作的不认可了。
二、解决方案
1、作为HRM一定要知道，绩效考评，是为了激励大家好好工作，不是通过绩效改革推到5个员老副总这么简单的；
2、既然这个烫手的山芋已经接上了，就要好好对待公司的员老，从整个事件的处理来看，无论是员老副总，还是老板，其它都很宽厚，在这个中间对HRM没有指责和坏话。所以，从这点看，HRM需要调整自己的思路了。人力资源工作不是那么简单的，照抄书本去做，而是要能根据实际做出好的方案来。绩效不仅是以工作时长来计算的，更是以解决问题的能力与难度来。副总层面解决的不是一般工作问题。
３、既然他们是顾问，当然不能等同于公司一般正常上班员工的考核方式。如果这位HRM觉得工作目标考核不具体，这就是对HRM能否制订合适考核指标能力的考验了。
4、综合素质与职务不匹配。这并不妨碍HRM对经理层及以下各岗位工作人员综合素质的要求。
5、与老板深度交谈，5位副总各人的特点与能力，真诚做评价，而不仅仅依靠一些外显的学历等作为素质的评价。
6、建议对5位副总的绩效考核，考核目标应该不同于执行层面的经理，而应该是公司某一类工作的总负责，而这些，也许副总一个电话一个关系就搞定了，但经理层怎么样努力也不能解决的事情呢？
7、如果真想安置好这五位副总，与老板深谈外，分别深入了解5位副总的真实想法，可以采取逐个安置的办法逐一解决。比如，有的副总，愿意一次性巨额补偿或给股份后走人的。有的还是想继续好好做副总的。另外，可以安排这些老总参加经理人培训班，让他们去充充电开阔下眼界的。还可以鼓励有不做班的副总，减薪不用上班等。
元老级”员工该怎么对面对和管理
&当企业发展到一定的时期，我们的管理模式也要作相应的调整。不然就会出现瓶颈，制约企业的发展。
& & &从以上叙述中可以看出，房地产开发公司之前一直是用“人性化”管理，也就是说，人情大于制度。但从你目前的情况来，需要从“人治”转为“法治”。企业是需要经营的，而经营是需要“规矩”的。无论什么行业，企业大小，必须要有一套适合自己的管理模式和制度。这样，企业才能健康发展。
& & &管理元老级员工，不能“一棍子打死”，应该在充沛地肯定其为企业带来奉献的同时，施行适度的人性化的管理，给予其应得的利益与关心，同时，也给其相应的“紧箍咒”，以让其成为企业的一个分子，而不是游离于企业之外。只要老板转变了管理的思绪，变指挥、命令为流程化、制度化，不时地引入优秀人才，管理者才干不畏惧元老级员工的“造反”，从而才干打破开展困局，更好地稳健行进！
& & &如何看待元老级员工，历史上有朱元璋、赵匡胤和李世民三人能够为鉴。元老级员工在企业中的作用，更大水平上就像一把双刃剑。用好了是如虎添翼，用不好则会埋下隐患。关键是看企业怎样看待、怎样去用元老级员工，让元老级员工发挥什么作用。
& & &企业要思索的是把元老级员工的义务感培育起来，让元老级员工发挥更多的能量。既然是元老级员工，与企业共同走过了很长的一段路，付出了生命的大局部，企业的管理者就有义务为这些元老级员工思索到更多、更久远的开展。
& & & 因而，企业情注元老级员工，无论怎样讲也是不过火的。除了要认真听取元老级员工对企业开展的意见和倡议外，还要认真理解元老级员工的艰难和问题，把处理元老级员工最关怀、最直接、最理想的利益问题摆在突出位置，给元老级员工多一份关爱，多办一些实事。一份调和会均衡情感的天平，一份调和能缓解工作的劳顿。一件小事，一份真情，打动的不只是元老级员工，全体员工都看在眼里，记在心头。这种亲情的感化，潜移默化地会在广阔员工中转化为奋进的力气。激起了广阔员工的积极性，加强了归属感，营造了平和的工作气氛，企业才会有生命力。
& & &企业情注元老级员工，关键是要让元老级员工不时地“增值”，让他们感遭到企业更多的关注与培育。那么，就有很多学员会问了——如何做到元老级员工的“增值”？办法很多，主要的是做好他们的职业生活规划，这样元老级员工自然就会成为企业的中流砥柱，成为企业的精英。
1、绩效考核面前人人对等
& & &譬如联想倡导不唯资历，唯才能：一切的员工都要经过直接的对本人的岗位目的担任，而保证公司整体目的的达成，在这一点上是没有新元老级员工之分的。通用电气集团下属NBC的总裁安迪.莱克说：“CEO杰克和我曾经是8年的老朋友了，我们的妻子简直天天见面。但是假如我开端走下坡路，做了4个令人难以置信的愚笨决议，我晓得他一定会炒我的鱿鱼。他会拥抱我，说他很难过。"而且你可能再也不想与我共进晚餐了。"但是，他对我的辞退却不会有半点的犹疑。”
2、福利方面有所倾斜
& & &很多公司的福利体系都会对元老级员工有所照顾，譬如工作满一定年限，能够取得一笔额外的住房公积金，具有更多的公司股票与期权，或者分发一笔奖金等等。这些措施关于吸收员工长期安心工作是有一定协助的。
3、让元老级员工有危机感
& & &有些元老级员工，凭仗积聚的人脉与资源，即便在公司混日子，收入可能也比拼死拼活工作的新进员工要高。为此，要在公司内部营造危机感。譬如，去年华为让工号靠前的七八千人辞职再重新签约，一定水平上也是为了重新激起元老级员工的危机感与工作动力。
4、避免诸侯封地为王
& & & 在合理受权的同时，要有效监控元老级员工，以免呈现封地为王、难以管理，或者由于元老级员工的分开，给公司带来宏大的损失。譬如联想的杨元庆，每隔段时间都要轮换高层。还有，马云亲身操刀集团八大高管换班，杯酒释兵权。记得当TCL手机业务总经理万明坚、电脑总经理杨伟强的风头盖过集团总裁李东生时，即便他们在TCL工作年限都要近十年，担任的业务部门曾有过辉煌的业绩，也免不了辞职的结局。
& & &在大多数公司里，元老级员工管理问题不断是个不可逃避的问题，关于如何运用元老级员工，如何对待元老级员工的去留问题，不断搅扰着一些HR管理者。公司应充沛肯定元老级员工以往为企业的开展所做的突出奉献，同时对障碍企业开展的元老级员工也不能任之、放之。
合理的报销制度是企业规范的标志
& 一个企业必须在国家法律法规基础上，建立有自己的规范和规矩，否则难以服众。
& &一、管理好企业报销的原则。
& &1、虽然，平时的报销尽管是小事，但也不能大意，千里之堤，溃于蚁穴。
& &2、不管怎样的情况，都必须制定相关的报销管理制度，并按照相关的制度规定严格执行。
& &3、任何人，都不能因此而胆大妄为，为所欲为。
& &4、对于一些胆大的人，必须严肃管理加处罚，否则，还有企业可言，更没有管理制度而言。
& &总的报销原则是：如果是正当业务支出，再多的费用该报的是必须报销的；如果不是为业务所用的，再少的费用也是不能报销的。
& &二、遵守企业管理制度是企业的根本。
& &1、竟然有如此多的报销发票，难道他不知企业的规定和纪律。 & & &
& &2、不管是谁，只要是涉及企业报销的内容，都必须首先进行申请；其次，要进行必要的填表。
& &3、对于相关的发票，为了管理制度的规范，需要提供相关的路程说明、业务内容和销售业绩，如果没有，那怎么能说明是实际支出的费用。
& &4、除了提供以上凭证外，还应该提供书面报告，详细说明业务工作的具体内容，并经过财务部门的审核等。
& &5、对于在实际报销中子虚乌有的乱报销，或者多报销的一律要退回，并给予必要的处罚；严重的将直接劝其解除劳动合同。
& 三、企业要实行反思机制。
& &1、要参考优势企业的管理办法，特别在三茅网、企业同行、兄弟企业等的一些先进的管理理念、管理方法和措施，以丰富企业的管理制度和办法。
& &2、要不断根据时代的发展，修订更好的管理制度和办法，这其中也包含了企业的报销管理制度。
& &3、要通过总结在实践中的经验和体会，来规范企业的报销制度和机制，以防止更多类似事件的发生。
& &总之，企业不仅要不断地发现问题，更要不断地解决问题，以消除不良问题的再发生。
报销制度必须与时俱进
案例要点分析：
一、行业：机械制造业
二、规模：100人
三、性质：外企，异地人员较普遍
四、问题：报销超标严重，支出不合理
& &费用报销超支的影响大不大？正像案例中所说，虽然出现问题的总是那么几个人，但这几个人的行为无疑带了一个非常坏的头。这要求单位在费用报销问题上需要进一步规范。那如何制定切实可行的报销制度呢？
一、报销制度是越省钱越好吗？
&可能这个问题让你有点找不着北了。其实差旅费的差异化首先体现在行业上，对于律师事务所、投资银行、咨询公司这类服务机构以 及奢侈品公司而言，商务活动中高规格的食宿标准在一定程度上代表了公司形象与职业尊严。从企业性质分，外资企业似乎普遍比本土企业更端着架子，因此 也更为重视员工的差旅标准。
& &差旅费不仅仅是差旅费，还可能是一种宣传手段。某大型通信供应商意识到员工差旅福利对企业品牌宣传的正面作用，规定与客户直接相关的出差，员工要住五星级酒店，政策制定人还有另一层考量，对于一个需要大批量应聘毕业生的企业而言，出入高级酒店的工作环境显然能吸引更多优秀的人才。
二、报销制度与税收的关系
& &做过财务的都清楚，什么可以税前抵扣，什么不能税前抵扣，这关系的企业的经营成本直至利润。回到报销制度，主管税务机关要求提供证明资料的，应能够提供证明其真实性的合法凭证，否则，不得在税前扣除。差旅费的证明材料应包括：出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。这其实对公司财务提出了比较高的要求，如预算的执行、报销附件的规范性等。
三、报销制度怎么样才合理
&差旅费是越少越好吗？肯定不能一概而论。案例中油费6000，打的费2000元，停车费每天100元，咋一看，这是一个很高额的差旅费支出了。但既然是做财务分析，那就必须全面考虑。油费6000，那公里数是多少？两者之间是否匹配？打的费2000，假设每次是40元，也就是50次，平均一天不到2次。至于去机场开车产生的停车费，要分析其必要性了。如果打的去机场是100，如果是送客户可能只能开车。此外，油费与路桥费、停车费有一定的联系，与打的费有不兼容性，都是考虑的因素。合理性必须在事实的基础上去谈。这些费用与产生的效益之间比值如何？
& &那么针对案例中的情况，如何通过完善报销制度去避免类似情况的发生呢。
一、明确报销制度的目的
& &在前面我谈到，差旅费其实也有各种各样的目的。是为了满足客户需求还是为了体现公司文化？是为了加强费用开支控制，提高经济效益还是为了广告效应。
& 从案例中不难看出，公司的差旅制度相对宽松，也有越来越细化的趋势，但似乎也有力不从心之感。其实可以继续这样细化下去。如出差人员出发晚于/返回早于中午12点，当时只能享有一半的补贴。现在很多企业几乎都有独立的第三方差旅管理机构，酒店、机票、油费的支付都通过公司信用卡， 从源头上杜绝了贪小便宜事件的卷土重来。
二、通过预算控制费用开支
& &对差旅费进行预算，然后分析预算与预算执行，找出之间的差距和原因。具体先由相关部门根据预算编报,财务根据历年情况检查,下达预算指标;后续追踪费用发生情况,异常支出财务人员向业务提报问题,由业务检讨,追踪源头,提报财务汇编考核后.财务按季度交公司经营管理部门;专司目标管理人员归口财务管理部门。为了加强控制，可以对异地的业务状况进行分析，然后与财务计划核实。预算内的费用支出流程很简单，预算外的费用支出相对繁琐。总之，在异地一定要建立对公司透明度高的报销制度，
三、通过报表来控制费用
& 费用的合理与否有时候很难界定，其中一个主要原因是票据的积压所造成的冲击。为了更清晰地反映差旅费支出，可采用现金流量日报表，每日上报财务。现金日报表详细反映每日现金支出途径，如每日油费多少、路桥费多少、打的费多少、停车费多少、住宿费多少、业务费多少，具体事由如何，报销时按天贴票，做到日清月结。这样从一定程度上杜绝了找票报销的源头。
四、将报销费用与业绩挂钩
& &公司不能单纯的为了控制费用而控制费用。可将报销费用与业绩挂钩，首先确定公司项目中的基本利润点后对利润这块是采取在多少之类给异地员工多少点。但如果你费用控制好利润高那超出部份给你多少点。这个点是超额累进的。这也对财务的预算能力提出较高的要求。
五、细化流程控制报销费用 &
& &一般异地并不适合通过流程来控制，但现在各种工具这么发达，OA、微信、邮件等都能有效的解决这个问题。可以说，通过细化流程加上各种工具的运用，异地的特征已不那么明显了。
六、包干制
& 很多企业在报销费用方面都会采用包干制，如差旅费包干、打的费包干、住宿费包干等，异地也可以参考出差模式，进行包干。这对财务的预算测算能力提出了较高的要求。包干太少员工不容易接受，包干太大加大成本费用开支。财务可通过对各行业、各地区、各职位的包干进行全面的制定，从而满足报销的需求。
& &报销制度只是公司诸多财务管理制度中的一项，随着公司业务的发展，制度也必须进行变革，不然就会成为公司发展的阻力。同时，只有健全公司财务管理制度及各部门管理制度流程，才能更好的制定和推行公司报销制度，从而起到控制费用开支、完善制度流程的目的。
案例要点：
1、北京的一家机械制造业公司，员工100人。
2、大部分员工在外地，出差情况较多。
3、个别员工费用报销严重超标，且存在铺张浪费的问题。
个人见解：
1、财务报销制度问题较大，需要及时修订。根据楼主所说情况来看，唯独这几个员工每个月6000元油费加上2000元打车票，远远要高于其他员工，这说明这几个员工费用报销肯定存在问题。因此，公司必须完善财务报销制度，笔者认为应从以下三个步骤进行：
（1）制定报销费用标准限额。明确不同地区交通费、住宿费、出差补贴等各项费用最高限额，出差人员报销费用必须在标准之内，超过公司规定标准自行承担。我们公司是这样做的：外地出差交通费，3个人以下不允许自驾车，必须乘坐公共交通，产生费用实报实销。3个人以上出差可申请私车公用，油费根据出差里程实报实销、路桥费及停车费（最高可报销50元）凭出差当天日期的发票实报实销。住宿费和出差补贴在这里就不说了。
（2）明确出差申报与审批流程。从楼主所说情形来看，造成这种现象很大一部分原因就是对出差没有严格的进行管控。因此，建立明确的出差申报流程是可以从源头解决问题的。因公出差的人员必须事先填写《出差申请单》，注明出差地点、事由、天数、所需资金等相关事宜，按下表权限批准后方可出差。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。
附表1 ： & & & & & & & & & & & & & & & & & & &出差权限审批表
（3）出差报销严格审核，实施责任制。财务审核人员必须严格审核费用报销是否符合标准，与出差申请单核对实际出差信息是否一致，如存在异常，一律不允许报销。如财务人员违规操作，需承担相应的责任。
2、预算控制费用，考核费用执行情况。
费用报销控制制度
第一条：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。
　　第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。
　　第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“用款申请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“用款申请单”后方能执行。
　　第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。
　　第五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。
　　第六条：费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。
　　第七条：当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。
　　第八条：当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门经理进行审批，部门经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门经理审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。
　　第九条：当事人将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”送交财务经理进行审批，财务经理应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。财务经理审查无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并签署财务经理的名字。
　　第十条：当事人将取得本部门经理、财务部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”总经理一栏签署审批意见并签名。
　　第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，应在3天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。
　　第十二条：本管理制度的制订、修改和解释权属于公司董事会。
　　第十三条：本制度经公司董事长审批签署实施，修改时亦同。
针对本案例具体情况，并结合公司报销制度的规范化管理，特提出以下综合处理建议。
（1）制度规范。不管公司大小，也不管内资外资，报销影响着员工的福利、公平性甚至工作积极性，一定要制订适合本单位实际需要的报销管理办法。一般包括两大内容，一是福利性报销，主要包括出差食宿车船机票各种补贴等、外派培训费用、上下班交通费、公关费用等；二是工资性报销，不少单位为规避员工个人所得税，采取可以用一些车票、餐票等报销的做法，虽然有违道德和法律规定，但这确实是事实。
& & & &福利性报销应当明确制度详细的报销规定和额度，哪些项目可以报销哪些是不能报销，都必须制订清楚，而一般不宜采用由领导或HR部门临时决定给某人如何报销，将影响公平性；工资性报销一般不会制订成制度，而是采取约定俗成的做法。
& & & &不管哪类报销制度，都应当不断倾听员工的意见，并定期进行修改和完善，以适应社会经济发展、CPI变化和公司实际需要。
（2）本案问题。本案例涉及上下班交通费报销问题，案例中这家公司的报销制度存在明显漏洞，比如“汽油票六千打车票2千”，还不如在附近租房给员工住，虽然“提供里程数才报销”，但“停车费”这样的奇葩费用都能够报销，说明实在是又该修改报销制度了。
（3）处理建议。对于之前没有规定清楚的这类似费用只能硬着头皮给予报销了，但必须立即讨论对报销制度进行修改，比如：只报公交车票、不报打车票，油票费用按“汽油单价*路线实际里程”计算，超过实际里程的不予计算，不足实际里程的按实际发生计算。或者“按照不同员工职位、所处位置远近等给予每月固定额度”的报销，多余归己、不足不补，这样既可以控制这类似报销的总费用，又可以体现公平性，把上下班问题的处理交给员工自己来解决（比如：可以住公司宿舍，也可以就近自行租住或合租或投靠亲属等）。
（4）特别意见。始终这几位员工报销额度比较大而且出现奇怪的报销项目，一是可以找他们沟通，根据公司规定这些费用是不能报销的；二是向公司领导说明情况，如果这几位员工比较重要，建议公司领导给予特别补贴解决，但费用最好每月固定额度；三是如果临时出现某些实在无法预测的报销项目，HR部门提出自己的处理建议，最终让领导批准，这个批准意见反过去则可以体现在报销制度里以指导今后工作。 & & &
3、制度示例。
& & 根据本案中关于上下班车费报销问题，可以专门制订一个制度，示例如下：
（1）目的。为规范公司员工上下班车费报销管理，切实为员工提供必要的福利，实现报销公平、合理。
（2）范围。凡未住宿在公司宿舍的员工均适用。
（3）定义。车费：是指员工因上下班从住宿处往返公司之间不得不发生的交通费，包括公交车费、油费等。
（4）职责。所有员工：须按照指定线路乘坐或自驾车，特殊情况需请示相关领导同意方可临时改变线路；相关领导：按照权限审批相关车费报销及员工相关请示；HR部门：严格按照报销流程和单据审核报销事项；财务部门：根据报销制度执行报销。
（5）内容。
A、公司按照员工住宿所在地到公司上下班之间的不同里程来计算，一般以乘坐公共交通工具来核定。
B、车费报销实行公平原则，员工不以职位高低而不同，只与距离远近有别。
C、车费报销需提供乘坐时使用的车票，自驾车的无需提供车票或油票，自驾车按公司核定的固定额度给予报销，打的士或停车的费用等（凡超出本制度规定范围的）均不予报销，除非经总经理书面同意的可给予报销。
D、每月5日前报销上月发生的车费，过时不予报销也不予补报，责任由员工自己承担。
E、员工因特别情况无法及时报销的，可委托同事或家人前来报销，实在无法委托报销的，可书面申请并经行政副总审批后，可于下月一同报销，但不能再延迟到下下月报销。
F、员工提供不了相应车票的不予报销，员工提供假车票（连号、不同线路等）的给予假车票10倍金额的处罚，从当月工资中扣除。实际不发生车票的可用相应额度的油票或自寻车票代替。
G、报销工作人员徇私舞弊的，给予相应金额的10倍处罚，从当月或逐月工资中扣除，如果达到公司员工奖惩管理办法中的金额，按照该办法处理。
H、员工在报销事项中有不同意见的，可以向工作人员提出，对回复或处理不服或无法达成一致意见的，可以向人资经理提出，对人资经理的处理不复的，可向行政副总提出，行政副总的处理意见是最终意见，员工应当服从，否则，视为违纪行为。
I、车费报销流程与其他费用报销流程相同，可依照执行。
J、车费报销额度表。
（6）其他。
A、本制度经工会或职工代表大会讨论、公司领导批准后执行。
B、本制度每年底进行修改完善。
C、本制度未尽事宜，书面报告后经相关领导批准后实施。
D、本制度从公告之日起执行。
（7）表单。
&《员工费用报销单》
（8）引用。
A、《奖惩管理办法》
B、《报销管理办法》
1、理解老板的真实意图：既然是老板一言堂的公司，既然认为创业初期的兄弟伙阻碍了公司的发展，他肯定心中有解决办法的，决不是心软一直没能动他们，说不定那些个兄弟伙在关键时刻还有他的用处。老板让你想个办法，其实也是考验HR的用人之道，卸磨杀驴非上策。
2、管理会议先行：薪酬和绩效考评改革受副总阻力，没有做下去，如果你一做改革就动别人的利益，况且这些人还有话语权的，那当然不会支持了。是否可以先请老板做动员会议，明确改革的目的及期望达成的结果，与企业持续发展的要求？适当说下HR前期工作中有哪些成绩，给公司的管理带来了哪些好的方面影响，让大家对新的改革支持。阶段性会议的时候关注改革的进度，同时了解存在的问题，这样副总也不会公然反对公司为发展进行的改革了。
3、组织架构与能力素质匹配：公司发展肯定要有相应的匹配的组织架构，有能力的副总可以再放在管理岗位上，没有实际能力的建议放在顾问团队上，或是外派学习，学习归来后再确认管理岗位。创业初期跟随老板的元老，多半还有股权，也可通过能力分析将股权和管理分开执行，但此类沟通肯定是老板要做的工作，不是HR能完成的。
4、经验分享：我在之前也遇到过元老级人物，且是老板的高中同学，和老板的私交也不错。初入公司一直在物流配送部门工作，后临危受命被外派至云南做销售管理，心态发生了较大的变化，市场和能力多方面的原因，连续三年业绩平平，家庭原因和业绩导致的挫败感，要求回到成都本部，且不愿意再从事销售工作，平时工作当中对公司的管理报怨之多。可能自己私下也考虑过回来无后勤岗位可从事，年末结算前，自己还在公司内部放言要出卖股权离开公司。老板突然认为自己较亲近的人对自己不认任、背判一样，说随他去吧。我只能在两头当好人，一头跟老板说，外派回来的员工我们要格关怀，没有销售管理的位置我们在后勤部门找位置，一定要让公司的其他员工知道公司对外派人员的归属厚爱，这样未来才能支持有能力的管理者愿意接受外派。如果员工认为跟你最亲近的人回来都无依无靠，那他们以后说不定更不如此。一头跟元老员工分析，说他已到不惑知天命的时候，如果离职未来是否已经安排计划好了，对家庭的影响；如果要换工作，可能面临的新东家未必有现有这个好。两个最后接受了我的建议，重新在物流部门设立了个管理岗位（业务发展需要迟早也要设立的）让其任职。让公司其他员工看到的是外派人员回来不但没有离职，而且还在自己愿意从事的岗位上获得了新的认可，有好的退路。现在老板又和他亲近得很，好在当时没有听从老板的决定。
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这个家伙很懒，什么也没有留下~
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俞波清风徐来
报销制度怎样才合理？