外贸员如何提高邮件回复率
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外贸员如何提高邮件回复率
& & & &外贸新手在给客户进行邮件沟通的过程中，难免会遇上或多或少没有回复的情况。毕竟，邮件是外贸业务员与潜在客户间的信息传递与反馈过程。因此，提高邮件回复率是争取外贸订单的唯一途径。那么，想要让客户回复邮件，就需要先知道平常客户没有回复的原因，然后有针对性地去解决。&&&&&& 以下，列举了邮件回复率不高的九个原因供大家参考：&&&&&& 1、时机已失：在接到询价时，应该第一时间回复客户并进行下一步的沟通，才更有可能得到客户的回应。&&&&&& 2、联系方式太少：联系同一个客户的方式尽量要多几种，沟通渠道多了不是坏事，有利于联系的成功率。指不定，你在邮件联系客户时，客户却在用SKYPE和其他供应商聊得正火。&&&&&& 3、沟通技巧水平：客户来自不同国家，有不同文化、习惯、爱好、交流方式，需要用适合的沟通方式去跟客户周旋，在针对性和精准度上下功夫，沟通效率才有可能上来。&&&&&& 4、报价“高”了：一般客户都是很关注价格的，报价需以市场基本行情面为基准，随客户需求情况而做上下波动，但记住一般不要偏离基准线太多。给出计算精准，有竞争力的价格，客户回复你邮件的概率就会上升。&&&&&& 5、答非所问：邮件内容提及的并不是客户所询的，偏离了客户的要求，尽量针对客户提出的问题来精确回答。&&&&&& 6、急躁、急功：外贸新人急功近利，看客户不回，就放弃了。又或许是客户才一天没回邮件，就多频次发邮件。一般国外客户上班期间是早上查收邮件，还有就是下班前。邮件跟进要自然有序，切忌急躁、急功。&&&&&& 7、只是一个虚盘：很多客户发询盘只是为了摸摸行情或者考察市场，这也要求我们深度分析客户信息、询盘目的，不要被那些无意义的虚盘打击，或者浪费精力。&&&&&& 8、“习惯性”删除：客户看的邮件多了，看到不顺眼的就删了，更不会往细里看报价之类的，很大一部分客户都会以各种理由而习惯性删除邮件。唯一的应对方法是，业务员的邮件水平必须在痛苦中得到磨练、进步。&&&&&& 9、客户已经有了稳定供应商：既然已经和某某供应商合作，那在这个采购计划期内是不会考虑其他供应商的，除非出现了差错和变故。业务员可以在和客户的沟通过程中，了解其是否有了稳定的供应商。&&&&&& 总之，要做到有效的双向沟通，就需要外贸业务员传递给客户最需要的信息，从而提高邮件回复率。 顶一下(1)100%&踩一下(0)0%
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邮件营销诞生于上世纪70年代，90年代末引入到国内。作为高性价比营销手段被广泛使用的同时，也因滥用引发了反垃圾“革命”。随着互联网进入到个性化、订阅化时代，高质量的邮件营销仍然是企业营销不可或缺的重要手段。
尤其在外贸行业，市场开拓初期不少业务员都会使用群发邮件将产品资料发给潜在客户，等待其有意愿进一步了解后再继续跟进。在整个过程中，邮件内容是否合理、传递过程是否顺畅，都将直接影响到邮件最终的回复率。
写一封能被“打开”的开发信
如何写出真正能让客户有兴趣阅读的营销邮件，对于每个业务员都是一项考验。营销邮件看似简单，其实有不少细节值得关注。
一封营销邮件首先要具备一个让人感兴趣的主题。作为沟通的第一印象，一个直截了当、富有冲击力的主题有助于对方提起阅读兴趣。但不应当充斥太多花哨而不贴切的流行词汇，以引起反感。以贴近品牌、产品特点的词汇加以描述，会更为恰当。另外，为避免被判定为垃圾邮件，尽量不要在初次沟通时使用明显的营销字眼，具体可以参考已经被总结出的敏感词汇，避开这些内容。当然，作为最基本的要求，拼写错误、大写标题等书写细节，不仅会让人降低信任度，也容易被打上垃圾邮件的标签。
关于邮件内容，产品服务是首要的，再多创意都不如简单扼要的介绍。泛泛的称呼与准确的姓名、职务相比，显然后者更容易被接受。另外，使用专业的企业邮箱并将签名信息设置完整，一个以自己公司域名为后缀的邮箱不仅彰显专业性还是一次很好的品牌曝光机会。在未建立往来记录之前，尽量不添加图片、附件、链接等内容，以免被当做垃圾邮件屏蔽。此外，掌握好发送时间也是提高阅读回复率的重要因素，除了时差还要考虑各国家不同的工作时间。
当然，最重要的是把邮件发给真正需要了解这些信息的人。请珍惜第一次“沟通”的机会，当客户第一次好奇打开邮件却没发现自己关注的内容，很可能就没有第二次机会了。此外，作为营销邮件的基本素养，请提供标示明显的退订选项，也是帮助自己筛选更精准的目标客户。
发一封能被“接收”的海外邮件
“所有没被送达的邮件都是无用功”。费尽心思写出一封生动又切题的推广邮件之后，最关键的一环在于是否能被顺利传送到客户的邮箱中。很多时候不是客户对产品没兴趣，而是根本没有接收到有效信息。每年数以百亿计的国内外邮件往来中，有不少就“迷失”在路上。
除了上文提到的因内容被认为是垃圾邮件的影响因素外，海内外邮件收发不畅的原因五花八门。邮箱地址拼写错误、邮件发送数量限制等细节，也会影响一封邮件是否能顺利发出。而要解决这些问题，除了自身准备充分，更重要的是选择适合的企业邮箱。
由于全球互联网构造复杂，一封邮件要经过国内网络运营商、国内邮件服务器，才能到达国外网络运营商、国外邮件服务器，还要经过很多“关卡”的检查，才能顺利实现海内外通邮。在此过程中的网络状况不易控制，任何环节出现问题都会影响邮件发送的成功率。
我国是全球垃圾邮件出产大国，为了预防大量垃圾邮件侵入，RBL、Spamhaus、PBL等国际黑名单组织频繁拉黑中国IP段，导致许多国外用户无法收到来自中国邮箱发出的电子邮件。如果发送方的邮件系统不支持反解析，那么邮件自然不能顺利投递。
为此，已有19年专业企业邮箱运营经验的新网(Xinnet)推出全球邮，切实解决海外通邮不畅难题，全面助力外贸企业发展。目前，全球邮已在五大洲34个海外收发节点部署海外镜像，国内28个地区部署收发节点。作为互联网协会白名单成员，邮件直达不受拦截。通过独有的“邮件智能路由”系统，将国内的邮件迅速、准确的转送到某个具体的海外节点上，再通过海外节点进行海外投递邮件。
同时，采用国际信誉度高的IP地址并扩大地址数量，保障国际主流的邮件运营商对于服务器地址有充分信任。采用国际标准设置域名反向解析纪录和域名SPF记录，保证海外邮件服务器可以通过发件人地址查询到真实存在的邮件服务器信息。确保邮件收发及时顺畅，海外邮件收发成功率达到98%以上。有了全球邮的专业保障，精心准备的营销邮件不再“迷失”在路上，海内外通邮从此顺畅无阻。
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外贸开发信之提高你邮件的回复率的分析与见解
发布于： 11:34
由于进口商的角色不同，处所行业不同，你需要展示的方式和内容也不同。买家所处行业中的地位、对供应商的需求程度、采购偏好、性格差异等等也都会影响到你的邮件回复率。
高回复率虽不可轻易复制成功，但仍可以从实战中提炼出一个公式：
高回复率 = Basic Search,Target Right (初步调查，有的放矢) + 避开SPAM过滤词 + 少图片少链接 + 好的标题 + 行文简洁清晰 + 有吸引客户的Key Point + 运气or时机（我排到最后但是占了不少权重！）
一、 Basic Search, Target Right &(初步调查，有的放矢)
出击之前，先找对目标。开发信写的再出彩，你能保证开发信递送到真正的买家吗？先进行初步的调查了解，前期的工作很必要！
你对客户有多少了解，你的开发信中就能多出多少亮点，这些都是可能引起对方兴趣的地方。
一般来说，我是这样来调查分析的：
1）客户公司网站的研究（几个主要页面以及下载客户的E-catalog, 研究并找出有价值的信息点）
2）搜索引擎的搜索技巧（谷歌，谷歌地图等）了解客户的实力，网络活跃度，网上B2B询价记录，行业目录的自我简介，上下游客户，供应的主要客户群体等。
3）海关数据（北美/南美客户）来研究采购习惯，周期频率，数量和供应商等。
4）其他外贸小工具如Whois 网站域名信息查询，了解域名注册时间（很多时候是公司成立的时间），注册的地点（看看现在网站上的地址和当初注册地址是否不同，结合google地图看一下实景，了解客户公司是否在发展壮大） 以及网站的反链数量等一些SEO方面的信息侧面了解公司。
二、 避开SPAM 过滤词
E-mail营销还是外贸中常用的营销手段，然而至少有80%的人对E-mail营销缺乏正确的认识。因此我觉得有必要给大家普及一些基本的知识点：
邮件地址中的符号@是英语“at”的含义，所以我们的电子邮件地址如 的完整解释为“sam在sohu.com这个服务器上面的一个邮件帐号”。
一封邮件，从发送到最后收到，必然要经过以下的路径：
A方邮件客户端，A方邮件服务器（SMTP服务器），B方邮件服务器（POP3），B方邮件客户端。
一般来说，邮件服务器含有众多用户的电子信箱。A如果使用的是企业邮箱，那么A向企业邮箱服务器的SMTP服务器发送。如果A使用的是公共邮箱，如搜狐，那么A向sohu邮箱服务器的SMTP服务器发送。
A方的SMPT服务器识别邮箱中B的地址，并向管理B地址的B方邮件服务器的POP3服务器发送消息。B方POP3邮件服务器将邮件转存入B的邮箱内，并告知B有新邮件到来。B通过邮件客户端程序连接到服务器后，就会看到新邮件。当B回复了A邮件，A收到B的回复。这样一个过程就被记录为可信可允许的通信，并且A的地址也被记录为可信。
三、 好的标题
一个好的标题也是非常重要的，当买家收到一封邮件时，他最多用3秒钟就能决定看或者不看直接delete。所以开发信的标题我们也不可大意。无论在家里还是在工作中，人们都很忙。
另外客户的邮件积累得也多，他们会注意压缩文件以使得邮件客户端程序运行速度保持迅速。因此如果标题行不抓住他们的注意力，删除你的开发信仅仅一个点击即可完成。
四、少图片 少链接
第一封邮件中尽量不使用图片和超链接。
1）图片：很多反垃圾邮件机制对图片很敏感！
图片会很直接，但是垃圾邮件过滤器却不这么认为。有些国外邮件客户端默认就不显示图片，这样你的图片就变成了blocked images ！2）超链接：能不用超链接就不用
文中千万不要写类似：For more details, pls visit our website
之类的文字。有些反垃圾邮件机制对正文中的链接非常敏感。
签名处，尽量别写MSN和你的Email地址。（个人建议）
五、行文简洁清晰
邮件的正文也非常重要，务必在有限的空间中把意思表达清楚，能用一个词表达就不要用两个词，尽量压缩压缩再压缩，主动改被动语态，可省略的尽量省略。我就不发任何内容了，相信很多人都收藏了各种版本的模板。
六、 Key Points !!
开发信中，一个很明显的规律是：你对客户公司有多少了解，你的内容就有多少能引起对方兴趣的地方。说白了，为了进入对方的视野，你需要前期了解这个客户。然后你的邮件才能有“料”，有吸引对方注意力和兴趣的内容或者是否对对方有价值，有帮助。
七、运气 OR时机 !!
这个没什么好说的，但却非常重要！！有的时候时机好，甚至可以颠覆以上所有内容！！
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怎样提高外贸客户的邮件回复率？
我有更好的答案
1.使用统一的信纸，最好有公司的商标，主要产品的图片类别等，很方便就可以做一个，网络下载的信纸不适合商务使用2.格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误，所有发给客户的邮件应该采用统一的格式3.版面整洁4.拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误5.表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产品任何的歧义，尽量避免有歧义的单词或者短语，尽量避免使用俚语等。6.详细，能够提供给客户非常详细的资料，回答他的问题，并将没有问到的问题提出来。有时候你提出的问题会让客户会觉得你很细心，很可靠而且非常专业，当然，详细并不是说一股脑儿将所有的东西都托盘而出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。7.有条理，能够让客户清楚地明白邮件内容，谈完一件事再谈另外一件事，混在一起回让人头晕的，很多时候，用1.2.3.4等标出来你要说的东西会非常有用，客户很清楚就知道你要说或者问什么8.方式多样，比如配合作图说明，照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚。但是如果给一张图纸，或者一幅照片，那就一目了然，比如你说如何玉树临风，说再多什么用，来张图片就明白了9.及时，做到每天邮件当天答复，在收到邮件后应该马上整理出自己不能解决的技术问题，及时提供给技术部门或者供应商，要求他们在什么时候给予详细答复，养成好习惯，在早上收到邮件后，整理出哪些需要询问技术人员或者供应商的，将问题给他们后，再来回复能够回复的邮件。如果不能当天答复，给客户一个说明，为什么答复不了，并承诺一个明确的时间。10.适时跟踪，一般客户都是同时询问很多供应商，所以要适时提醒他你把他放在心里，并让他知道你在等待，比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可以发送给很多客户，或许机会就在那里
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外贸新手在给客户进行邮件沟通的过程中，或多或少都会遇到没有回复的情况。邮件是外贸业务员与潜在客户间的信息传递与反馈过程。因此，提高邮件回复率是争取外贸订单的有效途径。那么，想要让客户回复邮件，就需要先知道客户没有回复的原因，然后有针对性地去解决。
以下，阿连列举了邮件回复率不高的九个原因供大家参考：
1、时机已失
在接到询价时，应该第一时间回复客户并进行下一步的沟通，才更有可能得到客户的回应。
2、联系方式太少
联系同一个客户的方式尽量要多几种，有利于提高联系的成功率。指不定，你在用邮件联系客户时，客户却在用SKYPE和其他供应商聊得正火。
3、沟通技巧水平
客户来自不同国家，有不同文化、习惯、爱好、交流方式，需要用适合的沟通方式去跟客户周旋。
4、报价“高”了
一般客户都是很关注价格的，报价需以市场基本行情面为基准，随客户需求情况而做上下波动，但记住一般不要偏离基准线太多。给出计算精准，有竞争力的价格，客户回复你邮件的概率就会上升。
5、答非所问
邮件内容提及的并不是客户所询的，偏离了客户的要求，尽量针对客户提出的问题来精确回答。
6、急躁、急功
外贸新人急功近利，看客户不回，就放弃了。又或许是客户才一天没回邮件，就高频率地发邮件。一般国外客户上班期间是早上查收邮件，还有就是下班前。邮件跟进要自然有序，切忌急躁、急功。
7、只是一个虚盘
很多客户发询盘只是为了摸摸行情或者考察市场，这也要求我们深度分析客户信息、询盘目的。
8、“习惯性”删除
客户看的邮件多了，看到不顺眼的就删了，更不会往细里看报价之类的，很大一部分客户都会以各种理由而习惯性删除邮件。唯一的应对方法是，业务员的邮件水平必须在痛苦中得到磨练、进步。
9、客户已经有了稳定供应商
既然已经和某某供应商合作，那在这个采购计划期内是不会考虑其他供应商的，除非出现了差错和变故。业务员可以在和客户的沟通过程中，了解其是否有了稳定的供应商。
总之，要想提高邮件回复率，业务员就要做到有效的双向沟通，传递给客户最需要的信息。
来源: 网络
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When communicating with customers by mail, foreign trade
green-hands must receive no reply more or less. Sending e-mail is a
process of information transmission and feedback with potential
customers. Therefore, increasing
e-mail response rates is the effective ways to get more
orders. So, if want to let the customer reply mails, you need to
know the reason why customers don't respond, and then have targeted
solutions.
Here, I list several reasons for why there are low response rates
for your reference.
1. Opportunity is lost
When receiving inquiry, you should immediately reply the customer
and communicate further so as to get customer's
2.Less contact information
Different ways should be used to contact with the same customers
being helpful to improve the success rate. Sometime, when using
e-mail to contact customer, customer may be chatting happily with
other suppliers on SKYPE.
3. Communication skill
You need some suitable ways to communicate with different customers
as they are coming from different countries, having different
culture, habits and hobbies.
4. "Over high" quotation
Generally, customers pay much attention to the price so quotations
need to regard market as basic and fluctuate according to the
customer demand. But it shouldn't be deviated from the reference
line too much. The response rates of e-mail probability will rise
if you offer competitive price with precise calculation
precision.
5. Give an irrelevant answer
The content in e-mail is not answer to questions required by
customers and deviate from the customers' requirements. So, answer
precisely as possible as you can.
6. Impatient and utilitarian
Foreign trade green-hands may seek quick success and instant
benefits so they give up easily when receive nothing or may send
e-mails frequently when customers don't reply for just one day.
Generally, foreign customers check e-mail in the morning and before
off duty at work-time. Following up by e-mails should be
well-aligned and avoid being impatient and utilitarian.
7. A non-firm offer
Many inquiries from customers are aim to know or investigate the
market. As a consequence, you should have in-depth analysis of
customer information and the purpose of the inquiry.
8. "Customary" delete
Customers must delete those e-mails which they don't like, let
alone reading quotation carefully. A large part of customers are
habitual to delete e-mails for a variety of reasons. The only way
to deal with it is make progress in pain for the
9. Customers have had stable suppliers
Customers will not consider other suppliers so long as cooperate
with XX suppliers only if mistake and change occur. Salesman can
know if he has a stable supplier in the process of
communication.
In a word, to improve the email response rates, the salesman need
to achieve effective two-way communication and survey the most
necessary information to the customers.
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