用友财务软件使用教程
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& & & & & & & & & & & & &用友财务软件使用教程（一）&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&第一节&系统管理&&&&企业级会计信息系统与传统的会计信息系统有着根本的不同，它由三大系列、十几个子系统构成，各个子系统为同一个主体的不同需要服务，本身具有相对独立的功能，但彼此之间又具有紧密的联系．它们共用一个数据库，具有公共的基础信息，拥有相同的账套和年度账。只有这样，才能达到数据共享，最终实现财务、业务一体化的管理。&&&&一、系统管理的主要功能系统管理模块主要功能是对系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下几个方面：&&&&1.&&账套管理&&&&账套指的是一组相互关联的数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。&&&&2.&年度账管理&&&&在企业级会计信息系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中还可以放不同年度的会计数据。这样，对不同核算单位、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径，就可以方便地进行操作。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。&&&&3.&操作权限的集中管理以及安全机制的统一设立为了保证系统及数据的安全与保密．系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理能。通过对系统操作分工和权限的管理一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调以保证各负其责，流程流畅。操作权限的集中包括设定系统各模块的操作管理员以及为操作员分配一定的权限。设立统一的安全机制包括数据库的备份、功能表及上机日志。&&&&二、系统启用的及基本流程&&&&&1.&新用户操作流程&&&&&三、启动系统管理&&&&启动系统管理将涉及到具体操作过程，下面以用友财务及企管软件UFERP-M8.ll为例进行具体说明。首先，选择桌面上的【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件&UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，即可启动。&&&&系统管理一般以后台方式运行，用户如果要进行系统设置操作，需单击任务栏上的“系统管理”按钮，打开系统管理窗口如图2－3所示。　　1.&注册：系统允许以两种身份注册进入系统管理：&&&&A、是以系统管理员的身份，&&&&B、是以账套主管的身份。&&&&系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和地套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。&&&&账套主管负责所选账套的维护工作，主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年未结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。单击【系统】下的【注册】，&&&&出现安全提示界面，提示“为了保证数据安全性，请及时设置系统管理员[Admin]&的口令！”，确定后，出现系统管理员&&&&第一次运行时，系统管理员口令为空，按照前面的提示。为了保证系统的安全性，可以更改系统管理员的密码。首先在密码一栏中输入预想的密码．然后将“改密码”栏目选中，单击【确定】，系统要求用户输入新的口令，并确认新的口令。如果只用来练习，直接确定即可。&&&&2.&配置系统管理可以对系统的数据进行自动备份，以增强系统数据的安全性。用户可以通过系统管理中的配置功能，来对系统数据的备份方式进行设置，使之能够更好地满足用户的使用要求。&&&&单击【系统】菜单下的【配置】，进入系统配置界面。在此，用户可以决定是否使用自动备份功能，如果使用，还可以指定备份路径，系统默认的路径回为:c:\windows\system\ufsystem\backu.此外．用户还可以指定自动卸载时间.所谓自动卸载是指系统管理中没有任何功能的任务登录的时间超过一个固定值,系统管理便自动终止服务．自动卸载下来。这个固定时间段可以由用户在界面中自行指定，范围是5-30分钟。&&&&3.&注销单击【系统】菜单下的【注销】，可以将旧的注册注销掉．重新进行注册。&&&&四、设置操作员及权限&&&&1.&操作员设置：只有系统管理员才有权利设置操作员。&&&&因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入【系统管理】，然后单击【权限】下的【操作员】进入操作员管理界面，在该界面中，可以进行操作员的维护工作。&&&（1）增加操作员。增加操作员时须指定操作员编号、操作员姓名、定义并确认操作员口令及操作员所属部门。其中操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。此外，设定口令时，为保密起见，口令字以“*”号显示，特别注意要保证“口令”和“设定口令”栏目中输入的内容完全一致。&&&（2）修改或删除操作员。所设置的操作员用户一旦以其身份进入过系统．便不能被修改和删除。&&&（3）刷新。界面上【刷新】按钮的作用是根据系统中有关操作员用户的变化来适时地刷新系统管理中有关操作员设置的内容，此功能在网络版时尤其重要。&&&&2&权限设置&&&&操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。在设置操作员权限前，最好先建立系统核算账套。&&&&以系统管理员或账套管理员身份登录后，单击【权限】下的【权限】项．系统将弹出操作员权限设置界面。&&&&(1)设定或取消账套主管、只有系统管理员才有权限进行账套主管的设定与放弃的操作。用户首先在左边窗口选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面最后一行选择账套，最后用鼠标单击旁边的账套主管标记，如想将该操作员用户设定为账套主管，则标上“√"标记；如想放弃该操作员的账套主管资格，则去掉标记、一个账套可以定义多个账套主管。系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限，故对账套主管操作员来讲，就没有增加和删除权限的操作。如果用户是以账套主管的身份注册登录的，在操作员窗口中只显示出非账套主管的操作员。&&&（2）增加操作员权限。选择界面左侧操作员显示区中的非账套主管操作员行，然后用鼠标但单击“增加”按钮，系统弹出“增加权限”界面。界面左侧的分类选择区中列出了系统中已安装的子系统，当双击某个子系统时，系统则自动将界面右侧明细权限选择区中属于该系统的明细权限全部选中，选中标记显示为蓝色。当然，用户还可以根据自己的需要添加或删除按组方式已选中的明细权限，在明细权限选择区，双击某权限，即可选中或去掉标记。&&&（3）删除操作员权限。系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，方法是：首先在界面右侧的权限显示区中点取欲被删除的权限，然后单击“删除”按钮，此时系统将自动弹出一对话框供用户对该删除操作进行确认。另外，系统还提供批量删除的功能，方法是：用户按住“Shift”键，同时移动鼠标，便可选定一批权限，然后单击“删除”按钮，便可执行批量删除的功能。注意：所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。&&&&五、账套管理&&&&1．建立账套&&&&设定操作员之后，运行系统之前，首先应该为本单位建立一个账套。以系统管理员的身份注册进入【系统管理】。【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件&UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，&&&&在系统管理界面单击【账套】下的【建立】，进入创建账套界面。&&&&创建账套的过程分为以下四步&&&（1）输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息。界面中的各栏目说明如下：&&&&①现存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。［998］和「999」是系统内置的演示账套。&&&&②账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位（00l－997），用户必须输入。&&&&③账套名称：用来输入新建账套的名称，用户必须输入。&&&&④账套路径：用来输入新建账套所要被放置的路径，系统默认的路径为c：＼windows＼system＼ufsystem”，用户可以根据自已个人管理习惯进行修改　如放入E：盘　，也可以利用“…”进行参照输入，但一般都使用系统的缺省路径。&&&&⑤启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，用户必须输入。系统缺省为计算机的系统日期，可用鼠标单击“会计期间设置”按钮，设置账套的启用年度和月度。随后系统会自动将启用月份以前的日期的背景色设为蓝色，标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）的背景色设置为白色，标识为可以修改的部分，可以由用户任意设置。输入完成后、点击【下一步】按钮，进行第二步设置。&&&（2）输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。界面的主要栏目说明如下：&&&&①单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。&&&&②单位简称：用户单位的简称，最好输入。&&&&③备注：输入用户认为有关该单位的其他信息，如所有制类型。其他栏目都属于任选项。&&&（3）输入核算信息。用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码。本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。界面各主要栏目说明如下：&&&&①本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。&&&&②本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。&&&&③账套主管：用来输入新建账套主管的姓名，用户必须从下拉框中选择输入。&&&&④企业类型：用户必须从下拉框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。&&&&⑤行业性质：用户必须从下拉框中选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。&&&（4）输入基础信息选项。&&&&①如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，可以待分销系统启动时再设置分类核算。&&&&②如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。如果选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置存货档案。&&&&③如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。如果选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置客户档案。&&&&④如果选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案，如果你选择供应商不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置供应商档案。&&&&⑤如果单位有外币业务，可以在此选项前打勾；否则可以不进行设置。全部输入完成后，单击“完成”按钮，完成建账操作。&&&&2．修改账套&&&&用户可以通过修改账套功能，查看或修改账套信息。以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入【系统管理】界面。在系统管理界面单击【账套】下的【修改】,进入修改账套功能。系统自动列出所选账套的账套信息。单位信息、核算信息、基础设置信息。账套主管可根据自己的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。注意：只有账套主管才有权限修改相应的账套。&&&&3．账套的引入和输出&&&（1）账套的引入。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团企业的操作，子企业的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果企业需要定期将子企业的账套数据引入到集团公司系统中，最好预先在建立账套时就进行规划，使各企业的账套号不一样，以避免引入子企业数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件&UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，&&&&以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【引入】，进入引入账套数据界面。在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系统卸出的文件，前缀名统一为uferpact，确认后，即可将账套备份数据引入到系统之中。&&&&（2）账套的输出。输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。既可以在硬盘上备份，也可以在软盘上备份。【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件&UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，&&&&以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【输出】，进入账套输出界面。选择将要进行输出的账套，如想删除源账套，则还要将“删除当前输出账套”栏目选中。确定后，系统自动压缩所选账套数据，并要求用户选择备份目标，才能按要求完成账套输出。&&&&账套管理的几项功能中，系统管理员有建立账套、引入和输出账套的权限，而修改账套只能由该账套的主管负责。&&&&六、年度账管理&&&&对年度账的管理只能由账套主管进行。&&&&1．建立年度账以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界面。在系统管理界面单击【年度账】下的【建立】进入建立年账界面。界面中有两个栏目。都是系统默认的，用户不得进行任操作。其中，解释一下账套和会计年度的概念。&&&&（1）账套。自动显示用户注册进入时所选的账套。&&&&（2）会计年度，自动显示的是所选会计账套当前会计年度加1的年度。&&&&2．清空年度数据用户有时会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度．这时候，便可使用清空年度数据的功能。“请空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有基础信息和系统预置的科目报表等等。保留这此信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。&&&&以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界用人在系统管理界面单击【年度账】下的【清空年度数据】。&&&&3．引入和输出年度账年度账操作中的引入和输出与账套操作中的引入和输出的含义基本一致．作用都是对数据的备份与恢复。所不同的是年度账操作中的引入和输出不是针对整个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。&&&&年度账的引入操作与账套的引入操作基本一致，不同之处在于引入的是年度数据备份文件（由系统卸出的年度账的备份文件，前缀名统一为uferpyer）。在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套。&&&&4．结转上年数据一般情况下，企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界面。在系统管理界面单击【年度账】下的【结转上年数据】。进行结转的步骤如下：&&&&（1）在结转上年数据之前，首先要建立新年度账。&&&&（2）建立新年度账后，可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统结转上年数据的工作，这几个系统的结转不分先后顺序，可以根据需要执行。&&&&（3）如果同时使用了采购系统、销售系统和应收应付系统，那么只有在供销链产品执行完结转上年数据后，应收应付系统才能执行；如果只使用了应收应付系统而没有使用采购系统、销售系统，则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。&&&&（4）如果在使用成本管理系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统，那么只有工资系统、固定资产系统、供销链产品执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行成本管理系统的结转工作即可。&&&&（5）如果在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统应收应付系统、资金管理系统、成本管理系统，那么只在这些系统执行完结转工作后，才能执行总账系统结转；否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&用友财务软件使用教程（二）&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&第二节&基础设置在系统管理中，可以建立了一个新账套。一个账套由若干个子系统构成、这些子系统共享公用的基础信息。在启用新账套之前，应根据企业的实际情况及业务要求，先手工整理出一份基础资料，这样可使初始建账顺利进行。基础信息的设置在【系统控制台】的【基础设置】中设置，【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件&UFERP-M8.11】、→最后单击【系统控制台】。内容包括二十多项。其中除了编码方案必须在【基础设置】中定义外，其他项目的设置既可以在【系统控制台】的【基础设置】中完成，也可以在其他系统模块中进行设置。下面仍以用友财务及企管软件UFERP-M8.11为例进行说明。一、基本信息设置1．编码方案&为了便于用户进行分级核算、统计和管理，系统可以对基础数据编码进行分级设置，可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。编码方案中各栏目说明如下；（1）科目编码级次。系统最大限制为六级十五位，且任何一级的最大长度都不得超过九位编码。一般单位用32222即可。用户在此设定的科目编码级次和长度将决定用户单位的科目编号如何编制。例如某单位将科目编码设为32222，则科目编号时一级科目编码是三位长，二至五级科目编码均为两位长。（2）存货分类编码级次。系统的最大限制为八级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。（3）客户分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。（4）供应商分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。（5）收发类别编码级次。系统将收发类别编码级次固定为二级，总长度不得超过五位编码。（6）部门编码级次。系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码在度都不得超过九位编码。（7）结算方式编码级次。系统将结算方式编码级次固定为二级，总长度不得超过三位编码。（8）地区分类编码级次。系统的最大限制为三级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。（9）成本对象编码级次。系统的最大限制为三级十二位，且任何一级的编冯长度都不得超过九位编码。如果建立账套时设置存货（客户、供应商）不需分类，则在此不能进行存货分类（客户分类、供应商分类）的编码方案设置。2，数据精度由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，系统提供了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数。具体要求是只能输入0－6之间的整数，系统默认值为2。二、机构设置1．部门档案按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。2．职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。三、往来单位设置1．客户分类如果想对客户进行分类管理，用户可以通过本功能建立客户分类体系。用户可将客户按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。2．客户档案本功能完成对销售客户档案的设置和管理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。3．供应商分类如果想对供应商进行分类管理，用户可以通过本功能建立供应商分类体系。用户可将供应商按行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后，用户可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。4．供应商档案建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算。应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。&&5．地区分类使用系统的采购管理、销售管理、库存管理和应收应付账管理系统，都会使用到供应商档案、客户档案。而供应商档案、客户档案表中有所属地区栏目要填写。如果企业需要对供货单位或客户按地区进行统计，那就应该建立地区分类体系。地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类，例如可以按区、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类。机构设置、往来单位设置中各项具体的内容详见第三章总账的系统初始化部分。四、存货设置1．存货分类存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。2．存货档案本功能完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。五、财务设置1．科目本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。2．凭证类别许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了【凭证分类】功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。3．项目目录“项目目录定义”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。用户可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构．以及项目目录。七、购销存设置1．仓库档案存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库，预先输入到系统之中，即进行“仓库档案设置”。2．收发类别收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计的。表示材料的出入库类型，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地讲行3．采购类型采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目．用户农使用采购管理系统，填制采购入库等单据时．会涉及采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，那就应该建立采购类型项目。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如，从国外购进、从国内购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。4．销售类型用户在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况自定义销售类型，以便于按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。本功能完成对销售类型的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印销售类型。5．产品结构川来定义产品结构，即产品的组成，以便用于配比出库、消耗定额、产品材料成本、采购计划、成本核算等引用，产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义，然后才能在产品结构中引用。6．成套件定义成套件的组成，以便于对成套件及其明细进行统计管理。主要用于库存管理和销售管理，对于没有成套件管理的企业，用户可以不设置。7．费用项日用户在处理销售业务中的代垫费用、销售支出费用时，应先行在本功能中设定这些费用项目。本功能完成对费用项目的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加。修改、删除、查询、打印运输方式。8．成本对象成本对象是指任何可以独立计算成本的事物，如果使用成本系统计算产品成本，必须将成本对象与产品结构表中的产品关联。9．发运方式用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印运输方式。购销存中各项的具体内容参见采购与销售部分。八、其他1．常用摘要在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。2．自定义项在系统中，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以让企业方便地设置一些特殊信息。3．期初建账进入相应的子系统，执行期初建账工作。&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&用友财务软件使用教程（三）&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&第一节&总账子系统概述&&&&一、总账子系统的主要功能&&&&总账子系统是财务及企业管理系统中一个核心的子系统，它的主要功能包括基本设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理和月末处理等。&&&&1．基本设置&&&&由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将系统处理变成适合本单位实际需要的专用系统。如设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入。凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。&&&&2．凭证管理&&&&通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票按制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。&&&&3．出纳管理为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表、余额调节表以及进行银行对账。&&&&4，账簿管理&&&&强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。可随时提供如下标准账表：　　（1）总账、余额表。　　（2）序时账、明细账、多栏账，以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。　　（3）日记账、日报表。&&&&4．辅助核算管理&&&&（1）个人往来管理。主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。&&&&（2）部门核算。主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收人与费用进行部门收支分析等功能。&&&&（3）项目管理。用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收人、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账。明细账及项目统计表的查询。&&&&（4）往来管理。主要进行客户和供应商往来款项的发生。清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。&&&&6．月末处理自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。&&&二、总账子系统与其他系统的主要关系&&&&总账子系统与其他系统的主要关系。&&&&&1．总账系统与系统管理&&&&总账系统与系统管理共享基础数据。也就是说，总账系统需要的基础数据既可以在系统管理中统一设置，也可以在总账系统中自行录入，最终都是由各模块共享。&&&&&2．总账系统与应收系统&&&&应收系统向总账系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。对传过来的凭证，可以在总账系统中审核确认，并记账。　　&3．总账系统与应付系统&&&&应付系统向总账系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。对传过来的凭证，可以在总账系统中审核确认，并记账。&&&&&4．总账系统与工资系统&&&&工资系统将工资分摊结果自动生成转账凭证，传递给总账系统，并可以查询凭证。&&&&&5．总账系统与固定资产系统&&&&总账系统接收固定资产系统中增加资产、减少资产以及原值和累计折旧的调整、折旧计提等所产生的记账凭证，同时通过对账保持固定资产账目的平衡，并可查询凭证。&&&&&6．总账系统与成本管理系统成本管理系统将各种成本费用结转后生成的凭证，传递到总账系统，审核并记&&&账。&&&&&7．总账系统与存货核算系统存货核算系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。并可查询单据、凭证。&　　8．总账系统和UFO报表&见图3-2&和图3-3总账系统向UFO报表系统提供相关科目数据，以生成财务系统所需的各种报表。&&&&&9．总账系统与决策支持系统总账系统向决策支持系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。&&&&10．总账系统与财务分析系统&&&&总账系统向财务分析系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。&&&&&第二节&总账子系统初始化&&&&系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。&&&&一、核算体系的建立&&&&1．操作员设置&&&&所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作；另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。&&&&2．建立核算账套&&&&当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时．只需建立新年度的核算账簿即可。新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。如果存货（或客户、供应商）要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货（或客户、供应商）档案。&&&&账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。&&&&3．操作员权限设置设置好操作员并建立核算账套后，应对每一个操作员赋予一定的权限。该项操作只能由系统管理员和他所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。操作员权限设置参见相关内容。&&&&4．定义编码方案&&&&为了便于用户进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置。因此，在系统初始时，应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义。可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。&&&&编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。定义编码级次方案，可以在建立账套过程，通过建账向导来定义；也可以在【系统控制台】界面，通过&【基础设置】中的【编码方案】&来定义、修改编码方案；还可以通过修改账套参数的方法来修改编码方案。如图3－4所示。――――――――――――――――――――&&&&5．启用账套&&&&启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3－5所示对话框，可以进行选项设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项…】，也可以得到选项对话框。从图3－5可以看到，对话框共有四个页签：&&&&（1）凭证页签。&&&&①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。&&&&③外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式。&&&&③凭证控制：主要设置处理凭证时，系统应对哪些操作进行控制。&&&&④往来控制方式：主要设置企业往来核算控制方式。&&&&（2）账簿页签。用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。当希望对查询和打印权限作进一步细化时，可选择“明细账查询权限控制到科目”选项，然后再到系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置明细账科目查询权限。&&&&（3）会计日历页签。可以查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。修改时要注意以下限制：&&&&①总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。&&&&②已录入汇率后不能修改总账启用日期。&&&&③总账中已录入期初余额（包括辅助期初）则不能修改总账启用日期。&&&&④总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。&&&&⑤第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。&&&&（4）其他页签。对系统的其他选项进行设置，但账套信息的修改只能到系统管理中由账套主管进行。&&&&6．定义外币及汇率&&&&&汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。这里只能录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【账簿选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。&&&&如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每人在此录入当日汇率。&&&&7．建立会计科目&&&&&&&建立会计科目是会计核算方法之一，财务系统一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下：&&&&第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。&&&&第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。&&&&第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如已经使用，不能增设下一级明细科目。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。&&&&第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。因此，要将各个于系统中的核算科目设置为末级科目。&&&&一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。&&&&当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理：而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。&&&&例如：当未使用总账系统的辅助核算功能时，科目设置如表3—1&科目编码科目名称科目编码科目名称113应收账款121材料采购11301北京石化公司12101甲材料11302天津销售分公司12102乙材料……&……&119其他应收账款169在建工程11901差旅费应收款1690101A部门1190101王坚1690102B部门1190102李默……&11902私人借款521管理费用1190201王坚52101办公费1190202李默5210101A部门……&5210102B部门&&……&&&&&（1）增加会计科目。在【总账系统】中，单击【系统初始化】下的【会计科目】，进入会计科目界面，单击【增加】按钮，出现会计科目一新增对话框，如图3—6所示：&&&&①科目编码：科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆"&’；空格等）禁止使用。&&&&②科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（－）。正斜杠（＼），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。&&&&需要注意的是，科目中文名称和英文名称不能同时为空。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。&&&&③科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。&&&&④账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。&&&&⑤助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用，其助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可使用助记码glfy，系统可自动将助记码转换成科目名称。&&&&③辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账，明细账核算外，并提供部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算四种专项核算功能供选用。设置辅助核算要考虑以下几点：&&&&第一，一个科目可同时设置两种专项核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况，也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。&&&&第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在未级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在未级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只上级设账类，系统将不处理。&&&&第三，在设置辅助核算时请尽量慎重，因为如果科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，那么很可能会造成总账与辅助账对账不平。&&&&①其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。&&&&③科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。&&&&③外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。&&&&④数量核算：用于设定该科目是否有数量核算和数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。&&&&（2）科目修改。当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。&&&&（3）科目查询。准确而迅速地将指针定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。&&&&（4）科目删除。对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非未级科目。&&&&（5）指定科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。&&&&8．建立辅助核算&&&&将科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。不同的辅助核算，应设置不同的核算目录，如部门目录、个人目录、项目目录、客户目录。供应商目录。&&&&（1）部门目录设置。按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。在【总账系统】界面，单击【系统初始化】下的【部门目录】，出现【部门档案】界面。单击【增加】按钮，在相应编辑区域输入部门档案的各项信息，然后单击【保存】工具钮，所增加的部门即在左侧空白区中显示，如图3—7所示：　&&&注意：部门编号必须符合部门编码级次原则。&&&&（2）个人目录设置。主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。职员编号必须唯一，职员编号和职员名称必须输入。&&&&（3）项目目录设置。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。例如，可以按以下步骤定义项目：&&&&①设置科目：为对部分成本费用和收人按项目核算、管理，在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。如对生产成本科目设置项目核算的辅助账类。&&&&②定义项目大类：即项目核算的分类类别。在项目目录定义功能中，增加项目大类，如增加生产成本项目大类。项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如果使用了存货核算系统，可以在此选择存货中已定义好的存货目录作为项目目录。&&&&③指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。在项目目录定义功能中指定。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为生产成本项目大类的科目。&&&&④定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分。如生产成本项目大类进一步划分明细项目为自行开发项目和委托开发项目。&&&&⑤定义项目栏目：是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。&&&&（4）客户档案设置。当往来客户较多时，可以对客户进行分类，以便对客户进行分类统计和汇总。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户分类】，屏幕显示图3－8所示【客户分类】界面。客户分类编码必须唯一，客户分类的分类编码必须与“编码原则”&中设定的编码级次结构相同。&&&&如果需要进行往来管理，那么，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。设置充客户分类，就可在最末级客户分类下增加客户目录。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户档案】，选择最末级分类，单击【增加】，屏幕显示图3－9所示【客户档案卡片】界面。客户档案中“基本”信息中客户编码、名称、简称必须输入，其余可输可不输；“联系”信息包括地址、邮政编码。E-mail地址。电话、传真、呼机等；“信用”信息包括应收余额、信用等级、信用额度、付款条件等；“其他”信息包括分管部门、专营业务员、停用日期、使用频度等。&&&&（5）供应商档案设置。建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须先设立供应商档案，以便减少工作差错。系统提供了对供货客户档案的设置和管理功能。若在“账簿选项”中将供应商往来款项设为由应付系统核算，那么对供应商档案的设置和管理也可在应付系统中进行，同时应付系统所生成的凭证将自动传输给总账系统，若在“账簿选项”&中将供应商往来款项设为由总账系统核算，在总账系统制作的凭证，应付款的查询仍可在应付系统中进行。其操作原理与客户目录设置相同。&&&&9．明细权限设置&&&&当需要对操作员的操作权限做进一步细化，如希望制单权限控制到科目。凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目等。首先应在“账簿选项”中将上述选项作选中标记，再到“明细权限”&功能中进行设置。&&&&在桌面中单击【系统初始化】下的【明细权限】，系统提供了明细账科目权限设置、凭证审核权限设置和制单科目权限设置。在月份综合明细账中，可查询所有科目，并不受此权限的限制。&&&&10．结算方式定义&&&&该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。【结算方式】界面如图3－10所示。&&&&（1）结算方式编码。用以标识某结算方式。必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。一般结算方式编码可以用数字0－9或字符A－Z表示。&&&&（2）结算方式名称。根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。&&&&（3）票据管理标志。即是否使用支票登记簿，以辅助银行出纳对银行结算的管理。可根据实际情况，通过单击复选框来选择某结算方式下的票据是否要进行票据管理。&&&&11．凭证类别设置&&&&许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。系统提供了五种常用分类方式供选择：包括记账凭证，收款、付款。转账凭证，现金、银行、转账凭证，现金收款、现金付款、银行收款。银行付款，转账凭证，自定义凭证类别。&&&&在桌面中单击【系统初始化】下的【凭证类别】。选择所需类别，进而进入凭证类别设置界面，如图3－11所示【凭证类别】，在此可对凭证类别进行增加、修改。删除等操作。　&&某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，在这里，系统有五种限制类型供选择：&&&&（1）借方必有。制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。&&&&（2）贷方必有。制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。&&&&（3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。&&&&（4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。&&&&（5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。&&&&限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。&&&&在开始用计算机灵人凭证之前应进行凭证类别的设置：已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。&&&&12．自定义项设置&&&&在账务系统中，各企业所使用的各类原始单据（如发票、凭证。出入库单等）和常用基础信息（如客户、供应商和存货）中的项目可能会因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基础信息设置了自定义项和自由项，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时就能够灵活自由地录入一些辅助信息。&&&&在桌面中单击【系统初始化】下的【自定义项】，屏幕显示【自定义项设置】界面。系统预先定义好了最多可设置的自定义项和自由项。就自定义项而言，是针对单据、客户、供应商和存货；而自由项只针对存货而言。一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个属性&&&&13．常用凭证及常用摘要定义&&&&（1）常用凭证定义。在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。常用凭证可以利用【总账系统】中【凭证】菜单下的【常用凭证】定义，也可以通过【填制凭证】桌面中【制单】菜单下的【生成常用凭证】项生成。定义常用凭证时既要定义凭证主要信息，也要定义凭证分录内容。&&&&（2）常用摘要定义。在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。&&&&常用摘要定义编号、摘要内容、相关科目，调用常用摘要可以直接输入摘要编号或参照输入，这些信息（数据）可任意设定并在调用后可以修改补充。&&&&二、期初余额的整理录入&&&&在开始使用总账系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机，假如是年中启用总账，而又希望查询结果，全面反映今年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及l、3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额；若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。&&&&期初余额的录入分两部分：即总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。&&&&1．总账期初余额录入&&&&期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。在桌面中单击【系统初始化】下的【录入期初余额】，在【期初余额录入】界面的“期初余额”栏中，直接输入数据，数据输入完毕，单击【刷新】按钮，系统自动生成上级科目的余额如图3－12所示。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。&&&&2．辅助账期初余额录入&&&&在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，该科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。&&&&若使用了应收、应付系统，并且在“选项”中将客户往来或供应商往来由应收。应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入合客户、供应商账类的科目的明细期初余额，在这里，只能录入这些科目的总余额。若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。如某科目为客户往来科目，该科目的期初余额，将不能在期初明细录入窗中录入，而是直接在期初余额中录入即可。又如某科目为部门客户核算科目，则进入期初明细录入窗后，只能录入各部门的余额。至于各客户及供应商的余额，可到应收、应付系统中去录入。&&&&&第三节&总账子系统日常业务处理初始化设置完成后，可以开始进行日常账务处理了。日常业务包括填制凭证、修改凭证。审核凭证、凭证汇总、记账等。&&&&一、填制凭证&&&&记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入的准确完整。在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理）。企业采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多、基础较好和使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。&&&&（一）填制凭证方法&&&&记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。单击桌面中的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面如图3－13&所示。单击【增加】按钮或按&F5键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上。&&&&1．凭证头内容&&&&（1）凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。&&&&（2）凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。对于网络用户，如果是几个人同时制单，系统先提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出；如果只有一个人制中或使用单用户版制单时凭证号即是正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上分单号，如收－000l号0002／0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时或在“账簿选项”&中，设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。&&&&（3）制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。&&&&（4）附单据数。即输入原始单据张数。&&&&（5）凭证自定义项。凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。&&&&2．凭证内容&&&&（1）摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。&&&&（2）科目。必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。&&&&（3）辅助信息。当科目具有辅助核算时，系统提示输入相应的辅助信息。如果需要对所有录入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。&&&&对于要进行数量核算的科目，屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向。&&&&对于进行外币核算的科目，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。&&&&当科目为银行科目，则屏幕提示输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。其中，“结算方式”输入银行往来结算方式，“票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务发生的日期，“票据日期”主要用于银行对账。&&&&对于要使用“支票登记簿”&的企业，若希望在制单时同时进行支票登记，则应在“账簿选项”中设置“支票控制”选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿．在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。&&&&（4）&金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。&&&&凭证内容录入完毕，按【保存】按钮或F6键保存这张凭证，按【放弃】按钮放弃当前增加的凭证。如果使用了应收系统来管理所有客户往来业务，那么所有与客户发生的业务，都应在应收系统中生成相应的凭证，而不能在“填制凭证”&功能中制单。如果使用了应付系统来管理所有供应商往来业务，那么所有与供应商发生的业务，都应在应付系统中生成相应的凭证。&&&&（二）填制凭证的其他功能&&&&1．生成和调用常用凭证&&&&（1）可以将某张凭证作为常用凭证存人常用凭证库中，以后可按所存代号调用这张常用凭证。&&&&（2）在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时，可调用此常用凭证，这样会加快凭证的录入速度。调用方法为：在制单时通过【制单】菜单下的【调用常用凭证】功能，从中选择要调用的常用凭证即可调出指定常用凭证。若调出的常用凭证与业务有出人或缺少部分信息，可直接将其修改成所需的凭证。&&&&2．修改凭证&&&&在填制凭证中，通过按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】按钮翻页查找或按【查询】按钮输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。有些项目的修改受到【账簿选项】中设置的限制，若某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响“支票登记簿”中的内容。修改完毕后，按【保存】按钮保存当前修改，按【放弃】按钮放弃当前凭证的修改。外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。&&&&3．作废／恢复凭证&&&&当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。&&&&进入填制凭证后，找到要作废的凭证。单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，还可单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。&&&&4．整理凭证&&&&凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”&功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。&&&&5．制作红字冲销凭证&&&&冲销某张已记账凭证，通过【制单】菜单下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。输入制单月份，然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。&&&&6．查看凭证有关信息&&&&总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。通过【填制凭证】界面中的【查询】功能，可以查询符合条件的凭证信息；通过【查看】菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。&&&&（1）查询外部系统制单信息。若当前凭证为外部系统生成的凭证，可将鼠标移到记账凭证的标题处，按下鼠标左键，系统显示当前凭证来自哪个子系统，凭证反映的业务类型与业务号。&&&&（2）联查明细账。当光标在凭证分录上时，单击【查看】菜单下的【联查明细账】，系统将显示该笔业务发生科目的明细账。&&&&（3）联查原始单据。若当前凭证是由外部系统制单生成，单击【查看】菜单下的【联查原始单据】，将显示生成这张凭证的原始单据。&&&&（4）分单：若当前凭证有多张分单，单击【查看】菜单下的【查找分单】，输入分单页号，可查看到该张分单。&&&&&二、审核凭证&&&&审核是指具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单员填制的记账凭证进行合法性检查。会计核算涉及国家、企业和个人的切身经济利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础，因此无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统（因为又经过了手工的操作处理），都需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作，根据会计制度规定，审核与制单不能为同一人。&&&&&1．出纳签字&&&&出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。&&&&出纳签字之前首先要更换操作员，即单击【总账系统】中【文件】菜单下的【重新注册】命令。然后单击【总账系统】中【审核凭证】下的【出纳签字】。输入出纳凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表；选择一张待签字凭证，出纳人员在确认该张凭证正确后，单击【签字】按钮，凭证下方的“出纳”处自动签上出纳人姓名，见图3－14。可单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页连续签字。若想对已签字的凭证取消签字，可单击【取消】按钮取消签字。也可通过【签字】菜单下的【成批签字】或【成批取消签字】，将当前范围内的所有凭证签字或取消签字。&&&&是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，取决于“账簿选项”中的设置。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人自己进行。&&&&2．审核凭证&&&&审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。&&&&凭证审核同出纳签字。需先重新注册更换操作员，然后通过【总账系统】中的【审核凭证】对待审核凭证进行审核；单击【审核】菜单下的【成批审核凭证】或【成批取消审核】，系统将自动对待审核凭证或已审核凭证进行成批审核或成批取消审核。&&&&凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才对以进行修改或删除，取消审核签字只能由审核人自己进行；采用手工：制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核；作废凭证不能被审核，也个能被标错，已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。&&&&&三、凭证汇总&&&&凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。&&&&单击【总账系统】中【审核凭证】下的【科目汇总】。在凭证汇总表中可联查具有辅助核算科目的专项明细情况。&&&&四、记账&&&&记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。&&&&单击【总账系统】中【记账】，进入【记账】向导，在向导的指引下，输入记账范围、查看记账报告、开始记账。待系统提示记账完毕时，单击【确定】，完成记账工作。每月系统允许多次记账。&&&&记账过程不得中断，一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。&&&&以下情况将不允许记账：&&&&（1）在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。&&&&（2）所选范围内的不平衡凭证，不允许记账。&&&&（3）所选范围内的未审核凭证，不允许记账。&&&&（4）上月未结账，本月不允许记账。&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&用友财务软件教程（四）&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&第一节&会计报表子系统概述&&&&&&一、会计报表子系统的主要功能&&&&会计报表子系统的主要功能体现于UFO的强大功能。UFO作为一种优秀的电子表格软件，与其他电子表格软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。UFO的主要功能有：&&&&1．文件管理功能&&&&UFO提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的数据文件还能够转换为不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通过&UFO提供的“导入”和“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。&&&&2．格式设计功能&&&&UFO提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，制作各种形式的报表。同时，UFO还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，方便了用户标准报表的制作，对于用户单位内部常用的管理报表，UFO还提供了自定义模板功能。&&&&3．数据处理功能&&&&UFO的数据处理功能可以固定的格式管理含有大量数据的表页，能将多达99999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并在每张表页之间建立有机的联系。此外，还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从账务及其他子系统中提取数据，生成财务报表。&&&&4．图表功能&&&&UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出。“图文混排”使财务报表的数据更加直观。&&&&5．打印功能UFO提供“所见即所得”和“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置表头和表尾，可以在0.3到3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等等。&&&&6．二次开发功能UFO还能进行二次开发。它提供了批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件，进一步利用自定义菜单开发出适合本企业的专用系统。&&&&二、会计报表子系统与其他系统的主要关系&&&&会计报表子系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析。采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。&&&&四、会计报表的主要概念&&&&正如手工情况下填制一张报表一样、必须有表样后才能填写数据。UFO报表的制作也不外乎是报表的格式设计和数据处理，在介绍UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。&&&&l．格式状态和数据状态&&&&UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。&&&&在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸。行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用，并且不能进行数据的录入、计算等操作。&&&&在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据。增加或删除表页、审核。舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。报表工作区的左下角有一个【格式／数据】按钮。如图&所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。&&&&2．单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字l～9999表示，列标用字母&A～IU表示。例如：C8表示第&3列第&8&行的那个单元。单元类型向数值单元、字符单元、表样单元3种。&&&&（1）数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下（格式／数据按钮显示为“数据”时）输入，数值单元的内容可以是1.7×(10E－308)-l.7×(10E＋308)之间的任何数(15位有效数字),数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成、建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。&&&（2）字符单元。也是报表的数据，只不过不一定是数值数据，也在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。&&&（3）表样单元，是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在格式状态下（格式／数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下（格式／数据按钮显示为“数据”时）不允许修改。&&&&3．组合单元&&&&由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。&&&&4．区域&&&&由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。&&&&5．表页&&&&一个&UFO报表最多可容纳&99&999&张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”－“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为@2。&&&&6．二维表和三维表&&&&确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写&一个数，这个数的付置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行（横轴）和列（纵轴）可以找到这个二维表中任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在UFO中要确定一个数据的所有要素为：&表名&、&列&、&行&、&表页&&，如利润表第2页的C5单元，表示为：“利润表”→C5＠2。&&&&一张二维报表的各项缺省指标为：行数：1－9999（缺省值为50行）；列数；l－255（缺省值为7列）；行高：0－160毫米（缺省值为5毫米）；列宽：0－220毫米（缺省值为26毫米）；表页数：1－99&999页（缺省值为&l页）。&&&&7．固定区及可变区&&&&（1）固定区。指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。&&&&（2）可变区。指组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。&&&&&8．关键字&&&&关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在UFO中称为关键字。&&&&UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。&&&&（1）单位名称。字符型（最多30个字符），为该报表表页编制单位的名称。&&&&（2）单位编号。字符型（最多10个字符），为该报表表页编制单位的编号。&&&&（3）年。数字型（1904－2100），该报表表页反映的年度。&&&&（4）季。数字型（l－4），该报表表页反映的季度。&&&&（5）月。数字型（1～12），该报表表页反映的月份。&&&&（6）日。数字型(1～31)，该报表表页反映的日期。&&&&除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可以从其他系统中提取数据，在实际工作中可以根据具体情况灵活运用这些关键字。&&&&9．筛选&&&&筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）。&&&&筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。&&&&筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR&&筛选条件&&”来表示。例如：某企业1998全年的费用表存在一个报表文件中，每个月的费用表占一张表页，共12张表页。使用命令：LET&A10＝“下半年”FOR&月＞5，表示给6、7、8、9、10、11、12月表页的A10&单元赋值为“下半年”，其他表页的A10&单元不变。&&&&10．关联&&&&UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。&&&&关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION&&关联条件&”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。&&&&五、制作会计报表的流程&&&&如果系统内置的标准报表不能满足您的需要，用户可以按照下述流程自己制作报表，一般来讲在下面讨论的制表流程步骤中，第l、2、4、7步是必须的，因为要完成报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。&&&&1．启动UFO，建立报表&&&&单击Windows95系统桌面上的【开始】，依次指向【程序】、【用友财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】，最后单击【UFO表】，启动UFO报表系统。首先是选择账套和会计年度，确认后，进入UFO报表系统，选择【文件】菜单中的【新建】命令或单击【新建】图标后，建立一个空的报表，默认表名为report1，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时可以用自己的文件名给这张报表命名。&&&&2．设计报表的格式&&&&报表的格式设计在格式状态下进行，格式对整个报表都有效，包括以下操作：&&&&（1）设置表尺寸。定义报表的大小即设定报表的行数和列数。&&&&（2）输入表内文字。包括表头、表体和表尾（关键字值除外）。在格式状态下定义了单元内容的自动默认为表样型，定义为表样型的单元在数据状态下不允许修改和删除。&&&&（3）确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。&&&&（4）定义行高和列宽。&&&&（5）定义组合单元。即把几个单元作为一个单元使用。&&&&（6）设置单元风格。设置单元的字形、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。&&&&（7）设置单元属性。把需要输入数字的单元定为数值单元；把需要输入字符的单元定为字符单元。&&&&（8）画表格线。&&&&（9）设置可变区。即确定可变区在表页上的位置和大小。&&&&3．定义各类公式&&&&公式的定义在格式状态下进行，计算公式定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。在报表单元中键人“＝”就可以直接定义计算公式，所以称为单元公式。审核公式用用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用【审核公式】菜单项定义。舍位平衡公式用于报在数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用【舍位平衡公式】菜单项定义。&&&&4．报表数据处理&&&&报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以输入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。包括以下操作：&&&&（1）新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。&&&&（2）如果报表中定义了关键字，则输入每张表页上关键字的值。例如录入关键字“单位名称”的值：给第一页录入“甲单位”，给第二页录入“乙单位”给第三页输入“丙单位”等等。&&&&（3）在数值单元或字符单元中输入数据。&&&&（4）如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列．需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中输入数据。随着数据的输入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。&&&&5．报表图形处理&&&&选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、拆线图、面积图、立体图。图形可随意移动，图形的标题、数据组可以按照要求设置，图形可以打印输出。&&&&6．打印报表&&&&可控制打印方向，横向或纵向打印；可控制行列打印顺序；不但可以以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利用打印预览可观看打印效果。&&&&7．退出&&&&所有操作进行完毕之后，不要忘了保存报表文件，保存后可以退出&UFO系统。如果忘记保存文件，UFO在退出前将有提示。&&&&第二节&会计报表格式设计报表的格式在格式状态下设计。格式对整个报表都有效，下面分别说明固定表和可变表的格式设计过程。&&&&一、固定表设计&&&&下面以损益表为例，说明固定表的设计步骤。损益表如图4－3所示&损益表会工02表单位名称年&月&日单位：元&项目行次本月数本年累计一、产品销售收入&&&减：产品销售成本&&&产品销售费用&&&产品销售税金及附加&&&二、产品销售利润&&&加：其他业务利润&&&减：管理费用&&&财务费用&&&三、营业利润&&&加：投资收益&&&营业外收入&&&减：营业外支出&&&四、利润总额&&&减：所得税&&&五、净利润&&&&&&&1．启动UFO，建立报表&&&&单击Windows95的系统桌面上的【开始】，依次指向【程序】、【用发财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】，最单击【UFO表】，启动UFO表系统。首先是选择账套和会计年度．确认后，进入UFO报表系统，选择【文件】菜单中的【新建】命令或中击【新建】图标后，出现一张空表，默认表名为report1，并进入格式状态。&&&&2．设置表尺寸&&&&损益表表样中，共有21行4列，包括表头3行，表体16行，表尾2行。单击【格式】下的【表尺寸】，出现表尺寸对话框，将行数设为21，列数设为4，确认。这时屏幕上以保留21行4列，其余部分皆为灰色，注意：如果在设计过程中发现表尺寸有误，可以通过【编辑】菜单下的【插入】和【删除】增减行列数。&&&&3．定义表头和关键字&&&（1）定义表头。首先在A1单元输入标题“损益表”。将“损益表”&三字居中放置的操作如下：选中A1：D1&单元，选择【格式】下的【组合单元】，如图4－4所示；8点【们本组合】或【按行组合】，会发现A1到D1成为一个损益表单元，然后单击工具栏的“居中”按钮，就可以将报表标题居中，再选择【格式】菜单中的【单元风格】，在【单元风格】对话框中设置表头字体为黑体，字号为16，确认。在&D2单元输入“会工02&表”，单击工具栏的【右对齐】按钮，将“会工02表”靠右对齐。同理，在D3单元输入“单位：元”字样，并单击工具栏的【右对齐】按钮。&&&&（2）定义关键字。选定&A3单元，选择【数据】菜单下的【关键字】后的【设置】，默认设置“单位名称”关键字，确认，A3单元中出现了红色的“单位名称：“×××××××××××”。重复上述操作，选择【关键字】将“年”和“月”&两个关键了加人，关键字“年”和“月”与“单位名称”&重叠在一起，无法辨别。选择【数据】菜单下的【关键字】后的【偏移】，设置月关键字偏移量为40，确认后，月关键字位置向后移动一定距离。由此，可以理解“偏移”&就是指各关键字在单元中的相对位置，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。如果这时单击【数据／格式】按钮切换到“数据”状态，就能清楚地看到损益表的表头了。&&&&4．制作表体&&&&（1）输入表体内各栏目内容。&&&&（2）定义行高。如果希望加大报表的标题行，首先单击行标“1”选择标题行，然后选择【格式】菜单中的【行高】，出现“行高”对话框。在对话框中输入希望的行高值，如8。定义行高时也可以把鼠标定位在第一行和第二行两个行标之间，鼠标变形为黑色双向箭头时，拖动鼠标到满意行高为止。可用鼠标一次调整多行的行高。首先选取多个行标，然后利用鼠标调整行高，选中区域的所有行将按新高度显示。单击表页左上角的全选钮后调整行高，可一次调整表页中所有行的行高。&&&&（3）定义列宽。定义列宽的操作与定义行高相似，不再赘述，将损益表各列调整为：A列：50；B列：16；C列：30；D列：30。&&&&（4）设置表体单元风格。单元显示风格即单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。例如，选择A4：D4区域，单击工具栏的【居中】按钮，将表头栏目居中。选择&B&列，单击工具栏的【居中】按钮，将“行次”栏各项居中。&&&&&5．画表格线&&&&选取要画线的区域人A4：D19。选择【格式】菜单中的【区域画线】，在【区域画线】对话框中选择“画线类型”和“样式”，本例中，选择“网格”类型和默认样式，确认后，A4：D19&区域出现设定格线。如果想删除区域中的表格线，则重复以上过程，在对话框中选相应的“画线类型”&样人为“空线”即可。&&&&6．设置单元属性&&&&系统对在格式状态下录入的单元默认为表样，如&A4：D4&及&A5：A19单元，其余单元均为“数估”需要设置单元属性时，选取要设置单元属性的区域，如&C5：D19，选择【格式】菜单中的【单元属性】，在【单元属性】对话框中设置单元的单元类型、数字格式和边框样式。&&&&7．定义公式&&&&这里，主要说明计算公式的定义。以C5单元为例，C5单元存放本月产品销售收人的贷方发生额。定义过程如下：&&&（1）在格式设计状态，单击C5单元。&&&（2）输入“=”或单击【fx】图标，出现【定义公式】对话框。&&&（3）在定义公式对话框中，单击【函数向导】按钮，出现函数向导对话框。&&&（4）在函数向导对话框中的函数分类列表框中，选择【账务函数】，在函数名列表框中，选择【发生】，单击【下一步】按钮，出现用友账务函数对话框。&&&（5）在用友账务函数对话框中，单击【冬照】按钮，出现账务函数对话框&&&（6）在账务函数对话框，选择账套号：999、科目：501、期间：月、会计年度：默认、方向：贷及辅助核算项目编码，最后单击【确定】，返回用友账务函数。&&&（7）在用友账务函数对话框中，单击【确定】返回。&&&（8）在定义公式对话框中，最终形成公式&C5＝FS（“501”，月，“贷”，999，），&确定。&&&（9）在C5&单元格内显示“单元公式”字样，在公式栏中显示C5&单元的公式定义。&&&&8．&制作表尾&&&&在&