快递费和办公用品怎么填报销单可以填在同一张报销单上吗?

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2018-09-18 09:00 标签： 办公用品怎么填报销单
我是物流新会计，以前公司没有请过会计，费用报销单总是这么填写的：一边写收出车款，收某某货运站；一边写，支某某物流公司中转运费，支用餐住宿费，支汽车修理费等，请问该如何规范... 我是物流新会计，以前公司没有请过会计，费用报销单总是这么填写的：一边写收出车款，收某某货运站；一边写，支某某物流公司中转运费，支用餐住宿费，支汽车修理费等

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  1. 在“报销部门”处填写所属的部门或项目名称，如办公室。

  2. “用途” 此处填写支出的用途，按不同科目分列填写，完整的用 途摘要填写格式是:动词+名词+量词,如:购 水泥 **吨(或 购 水泥 一批), 购 A4 纸 两箱,在备注里可以填写详细内容。

  3. “金额”此处填写实际发生金额(发票或收据金额)。

  4. “合计”各项费用合计填写阿拉伯数字(小写)。“合计”此行上方 有空栏的，划S 线注销

  5. “金额大写”此处填写合计的大写金额。 人民币大写字样：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万

  6. 在费用报销单右下角的“报销人”处签字。

  7. 关于票据粘贴 （1） 所附发票真实、合法，抬头正确。 （2） 票据粘贴在费用报销粘贴单上，用胶水粘贴，从左到右,从上 向下顺着贴,粘单据时,不超过左边黑线以便装订,粘贴后不能超过粘贴 单的范围。票据分类粘贴并方向朝上。票据粘贴顺序和报销单封面所 列的项目顺序一致。

  8. 报销单用签字笔填写,不可用圆珠笔和铅笔.发票报销与收据报销 要分别填写.

  9. 工程项目类费用项目涉及: 原材料(钢筋,水泥,沥青及砼等), 材料运杂费(简称运费),机械使用费, 修理费,固体燃料（煤）、液体燃料（汽油、柴油）及水、电,环境保护费, 安全 施工费(建安费), 业务招待费，文明施工费, 混凝土、钢筋混凝土模板及支架费, 脚手架费等.

  10. 行政办公类的费用项目有:办公费(办公用品), 差旅费, 通信费， 劳动保护费（劳保用品）,汽车费用,业务招待费,印花税，社会统筹公司承担费 用（五险）等. 最后，把费用报销单和贴好的费用粘贴单重叠对齐，用回形针在左上角固 定（也可用胶水粘贴）交由上级领导签字审批后交给财务处。

本回答由企业管理分类达人 李雪推荐

既然是费用报销单，那就只能填写后面的中转运费、住宿费、汽车修理费，就不能在费用报销单据上记载收入。

1费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。

2.报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

3发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。

4对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

以下制度仅供参考，具体适用要根据各公司具体情况，有需要请专业人员指导。

1.1为了加强公司内部管理，规范公司业务报销行为，本着节约的原则，合理控制费用支出，特制定本办法。

1.2本办法根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为交际应酬费、车辆费用、培训费、食堂费用、会务费、工薪福利费、差旅交通费等。

1.3开支、报销审批权限

1.3.1所有费用均纳入年度费用预算范围进行管理；超预算或无预算费用报销依据核决权限管理手册规定审批，预算外费用须经过预算调整后方可报销。

1.3.2权限审批人：依据核决权限管理手册执行。

1.4本办法适用于XX控股集团、化纤事业部及石化事业部，其他事业部参照执行。

2.1报销附件详见附件一《报销附件说明》

2.2.1发票专用章：票面必须加盖清晰完整的出票单位发票专用章。

2.2.2购货单位名称：须注明公司全称，如“福建XX科技有限公司”，名称不全或名称中出现错别字，不得报销。

2.2.3开票日期：按开具发票日期填写完整；发票日期必须为本年。

2.2.4手写或机打发票公司名称必须与报销单位一致，发票归属地与实际发生地必须一致，费用内容应与实际业务发生相一致。

2.2.5发票必须符合国家有关发票管理制度的要求。住宿发票、零售商业发票、出租车发票等应为全国统一发票，并有税务局监制印章。发票印鉴必须清晰可辨，发票内容必须完整无误，包括：开票时间、付款单位、商品名称、数量、单价、大小写金额，并加盖财务专用章或发票专用章。

2.3票据的整理与分类

2.3.1按事项分类粘贴同一事项票据、相互间有金额对应关系的票据整理在一起，如办公用品、资料费、会务费、招待费、差旅费、设备维修费等，按照类别分别粘贴；其中差旅费的票据还应按照差旅费报销单中的项目再次分类，单独粘贴，附到差旅费报销单后边。

2.3.2按性质分类粘贴同一个经济事项有多张发票的，按性质进行分类，例如报销差旅费将酒店住宿费票据与交通费票据分开粘贴；将火车票与市内出租票分开粘贴等。

2.4.1 OA为首页，其他票据粘贴与粘贴单附在其后。

2.4.2做到粘贴单基本平整，大小折成与报销单首页同等大小，不应高低不平。单据应在费用粘贴单上有规则的呈梯状粘贴，在金额较大发票背面应注明用途、日期及经办人签名。车票等小张单据也要作画销处理，严禁用订书机装订。

2.4.3粘贴发票时，每张发票的左侧为粘贴处，要求将发票按“从上至下、从右至左、先大后小、先长后短”的次序，整齐有序排列，均匀合理分布于整张粘贴单上。将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右四个边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出票外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。

3.费用报销的一般规定

3.1费用报销的一般规定：

3.1.1报销单据必须

填写报销人姓名、所属部门、业务发生日期、报销内容（简明扼要）、付款方式、收款人姓名/单位名称、账户、账号，要写清用途（招待费只须在招待申请表上注明）、计算过程、费用项目及费用承担部门（如“付A公司4月份快递费4100元：其中一部600元，二部1700元，三部1500元，四部300元”）。其中汇款账户必须详细写明收款银行信息，如XX省XX市（县）XX分理处（支行）。

3.1.2报销单报销金额必须要大小写填列，并且大小写金额要一致，字迹清晰。如发票金额与实际报销金额不一致的，应在报销单摘要栏内注明“因XX 原因，实报XX” 字样。实报金额不得超过发票金额或报销单载明的金额。

3.1.3手续必须齐全：公司采购固定资产、办公用品，生活用品及其他物品，必须有请购单（资产购置单），购货发票，仓库入库单（验收单）缺一不可。公司员工外出采购或办事，相应发生的相关费用，必须要有出差申请单和相关的发票作为报销依据，否则不给予受理。

3.1.4报销人员应妥善保管好原始票据。发票遗失者不予以报销，相应的飞机票、火车票等遗失，由出差同行人员证明，并由所在部门负责人审核，一级部门负责人批准后方可报销凭据。

3.1.5所有附件均应提供原件，如确因客观情况需以复印件报销，需事先征得财务同意，并经有关单位证明，同时，经办部门人员须在复印上签章注明“内容属实”或“与原件一致”，以明责任。

3.1.6公司内部表单需有制单人及审核审批人签字，单据项目必须填写完整无误，否则视为无效单据。

3.1.7多人共同发生的费用，应经有关人员签字确认，原则上不得跨部门代为报销。如费用承担部门与报销部门不一致，实际发生费用必须经费用承担部门负责人签字确认，报销部门不得以业务发生前的部门联络单或业务招待费用申请等文件作为各部门实际发生费用确认依据。

3.1.8根据内控要求，业务经办人及验收人等不相容岗位应相互分离、制约和监督，因工作需要跨部门业务产生的费用或业务特殊按规定无法办理入库物资及零星配件，经办人及证明人（或验收人）须在结算凭据上签名确认及注明业务发生日期。如采购部外出派车，司机报销，过路费发票背面须经派车出行人员签字及注明日期。

3.1.9按规定的审批程序报批。若需提前借款，借款人按规定填写《借款单》，依据公司相关核决权限审批。

3.1.10原则上收款人与合同上注明的收款人及发票的出票人一致（即资金流与票流一致），若实际收款单位与合同规定不一致，须合同收款人提供盖有委托单位公章的书面委托书，由经办部门一级负责人核实签字确认，方可办理结算或付款业务

3.1.11严禁经办人私自以现金形式代收代付代领。支付现金额在1000元以上应从银行转帐支付，并且需提前一天通知资金部以便备款。

4.费用报销的一般流程:

4.1详见《福建XX控股集团有限公司流程说明》财务中心6个流程；

4.2 OA系统财务开支单据说明

合同付款审批单/付款审批单

转帐、电汇、信用证、承兑

收款单位必须和发票一致

报销人同收款人必须一致

收款单位必须和发票一致

收款人姓名必须为公司职员

5.费用报销审核审批内容：

5.1.1报销人所在部门负责人（经理、分管副总）审核业务需要、支出用途和报销金额的合理性，出具审核意见并签字。

5.1.2各部门负责人须对费用的真实性、必要性负责，指导所属部门人员按公司要求规范正确填写报销单据，对于制单不规范、手续不齐全的单据，不得签批。

5.2.1财务部复核相关票据的真实性、合规性，是否符合公司管理制度，报销金额是否填写准确，并确认报销款项是否在预算范围内及审批程序是否完整。具体如下：

1）支出行为是否经批准，支出项目是否超授权范围；

2）支出内容是否真实、合规，是否有预算和用款计划，支出金额是否超预算、超计划；

3）支出单据审批流程是否合规；

5.2.2通过各级审批后，由财务部核实是否有借款，如果有借款应扣减借款金额后再予以报销，没有则复核报销金额的计算加总，办理款项结算；

5.2.3一切收付款业务必须凭证齐全，收付款业务完成后出纳人员必须在原始凭证上加盖收付讫的印章。

5.2.4对于财务部审核质疑及要求提供对账单、合同等有关资料，报销人员应积极主动配合，若报销人员未能提供合理有效说明，财务有权参考类似经济业务予以核销或退回单据不予报销。

6.1业务招待费范围：

6.1.1接待客人的茶叶、水果、饮料等费用；

6.1.2宴请客人的用餐、住宿、正常的娱乐活动（包括喝茶、洗浴、唱歌等休闲活动）等费用；

6.1.3赠送客户纪念品、旅游观光、报销客户差旅费等；

6.1.4公司定点消费仅总经理（含）以上级别人员才能签单；

6.2业务招待费审批程序和标准

6.2.1业务招待费审批程序和标准参照《招待管理办法》；

6.3业务招待费开支管理原则

6.3.1公司对业务招待费实行“预算控制，超支自理”的原则。

6.3.2来宾来访一天以上的，一般只安排一次宴请，其他安排工作餐；

6.4.1部门经办人应当在实施招待后5个工作日内，凭合规发票、招待申请单、以及相关领导的审批意见办理报销手续，无发票的开支费用须经事前审批方可报销；

6.4.2费用申请及报销必须是“一事一项”，不得将几项招待活动合并填列；审批后的招待标准不得超出规定标准，如超出规定标准的报销，应根据实际发生额经核决权限规定获得审批权人审批后财务予以报销；

6.4.3所有招待费支出必须是因公性质，严禁私自以公司名义个人用餐；

7.1车辆费用开支纳入行政费用预算范畴进行管理和控制。

7.2.1公车的保险、车船税的缴纳，由行政部按规定统一办理。其他费用（包括停车费、过桥过路费、专用道路费等），行政部负责人按出车登记情况核准，财务部审核票据和出车登记后予以报销。

7.2.2公司车辆实行定点加油刷卡制度。油卡保管、使用由司机负责，油卡充值由行政部统一管理，车辆油费充值付款需附车辆单位公里油耗统计表、车辆油费申请表等有关资料。各部车辆按行政部规定时间申请油费充值，原则上现金油费发票不得报支。

7.2.3行政部负责人每月根据驾驶员出车公里数统计加油情况进行核准，统一办理结算。因公务长途用车而在外购买油料的费用，行政部负责人审核出车登记和公里数，财务部审核票据予以报销。

7.2.4车辆定期保养、年审或故障需（送厂）维修的，由驾驶员提出，经行政部鉴定确认（送厂）维修。

7.2.5每月15日前，行政部必须提供上月中石化油费发票及每部车辆发生油费清单，以便财务核销冲账。

7.2.6车辆费用公司统一按车辆设置核算，报销时报销单上必须注明车牌号。

7.3驾驶员违章罚款、赔偿费用按《车辆管理办法》的规定执行。

7.4.1私车公用补贴条款：参照《车辆管理办法》条款执行；

8.1人力资源部根据年度培训计划作出培训预算，审批后作为总额控制的依据，纳入年度预算范畴进行管理和控制。

8.2由人力资源部外派参加各类培训的员工，参照《员工外派培训管理办法》审批后方可报销。

8.3公司鼓励员工个人针对能力培养进行专业提高的培训，培训内容需与岗位职责相关，申请流程参照《员工外派培训管理办法》执行，员工参加培训所需费用由个人垫支（公司指定的培训除外），培训结束或成绩通过，凭成绩单、报销凭证，凭经审批后的《员工外派申请表》报销学费，原则上公司按学习费用的50%给予报销，培训的资料费等其他费用由个人自付。

8.4公司内部组织的各类培训，由人力资源部根据年度计划，依据在《核决权限管理手册》审批后方予以办理，如需支付讲课费，按《XX标杆学院讲师管理办法》规定执行。

8.5员工到外部（机构）参加培训、学习的，参照《员工外派培训管理办法》审批后方可报销。

9.1食堂费用开支纳入费用预算范畴进行管理和控制。

9.1.1食堂需要购置的主食、菜品原料、调料、调味品及其它食堂用杂物如洗洁精、毛巾、用具、碱粉、洗衣粉、肥皂等，每月经行政部负责人审核报销。

9.2 食堂费用核算及报销规定：

9.2.1食堂采购应实行批量采购、定点采购，以降低采购成本。

9.2.2费用报销审批单上必须注明联系人、联系电话，以便审计核实。

9.2.3食堂伙食费报销必须附《食堂采购清单》，采购人员必须按表中内容填写清楚。“计量单位”必须以重量、容量作为核算单位，如有“包、件、桶”为计量单位，必须在备注栏中详细注明每包、每件重量及每桶容量，“品名”不得写“青菜、调料”等汇总名称，必须具体写清菜名及调料，否则不得报支。

9.2.4对外接待以及其它的临时费用必须单列，由经办人签字，并附上清单、招待申请表等有关资料，按规定报销。

10.1会务费开支纳入费用预算范畴进行管理和控制，由公司内部组织的会议发生的费用由行政部管理列支，参加其他单位组织的会议所发生的费用由计划参加部门各自预算列支。

10.2行政部为内部会议费用列支的归口管理部门，其他各部门无权开支。

10.3内部常规性会议均在会议室举行，原则上不发生会议经费。属大型会议或活动，需在公司以外租借场地，或需聘请外部专家并包食宿的，要严格控制在预算范围内。

10.4如会议需支付专家咨询费的，按“咨询费开支”有关规定执行。

11.工薪福利及相关费用支出

11.1工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险（不含五险一金）及各项福利等费用支出。

11.2人力资源部负责对员工工资基本信息的维护，财务部负责员工工资的审核及发放。递交工资审核时人力资源部应将本月经一级部门负责人审核的工资标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）及其他手续齐全的审批资料附上作为财务部审核依据。

11.3每月22日前（遇节假日按节假日天数相应提前）人力资源部必须跟踪完成工资审核审批程序，并将审批好的工资表递交财务部进行工资发放准备工作。

11.4每月25日（遇节假日顺延）由财务部通过银行代发形式支付工资，原则上在职员工禁止工资以直接领取现金形式发放。人力部应督促新入职员工在次月15日前按公司规定要求提交办卡资料到财务部。

11.5外部临时工工资可根据工作实际情况由总裁审批后发放，并按要求提供劳务报酬发票。

11.6社会劳动保险费支出为人力资源工资费用，由人力资源部列表，财务部审核，报总裁审批后予以核销。

11.7其他福利费支出由人力资源部及行政部按公司福利政策执行标准办理相关手续统一发放。

12.1 参照《出差管理办法》

13.报销时间的具体规定

13.1付款前置条件：各业务部门需在符合合同约定付款条件下方可办理付款审批手续，所有最终审批至资金结算中心出纳的OA审批单不得带有条件方可支付。

13.2.1每周二及周五办理非现金业务付款，周四领现金工资。

13.2.2承票付款（除主材、预付款外）在每个月按规定收单后25前统一安排支付。

13.2.3每月1-5日为公司结账期，期间财务部不对外办理签单业务。

13.3报销的时效要求：

13.3.1按公司T+5报销时效的原则，员工需在取得发票或差旅结束后5个工作日内，完成业务费用的报销工作，并结清所借款项。需异地邮寄报账的，不得超过T+15个工作日。

13.3.2借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者从当月工资中扣回，且按借款全额按银行同期贷款利率计收利息，特殊情况由各部门报财务部门审核及一级部门负责人特批。

13.3.3超过T+5 ，业务费用未按期报销的，每天扣报销金额的10%后报销，扣完为止。

14.1资金结算中心于每周三及周五收单，接收单据后资金结算中心在OA系统中有关单据点“暂存待办”进入排款流程，即周三所收单据在周五安排支付，周五所收单据在次周二安排支付。

14.2承票付款（除主材、预付款外）审批单：在每个月15日前周四申报资金计划时将付款审批单一次性和资金计划一并送至资金结算中心。

14.3信用证至少需提前5个工作日将相关审批单送到资金结算中心方可安排支付。

14.4紧急付款审批单在资金计划范围内至少需提前一天送至资金结算中心安排付款。

15.承票付款凭据管理：

15.1以承票结算方式付款，必须提供单位委托书、收款收据、经办人身份证原件及复印件，并由业务部门陪同到资金结算中心办理。承票是以邮寄方式的，业务部门必须跟踪该笔承票业务并在一周内取得对方公司开具的收款收据并交

16.1本办法由财务中心制定，报公司领导批准后实施，解释权归财务中心。：

关于规范商业企业发票管理严格行政事业单位办公用品采购报销制度的意见

市直各部门、单位，各有关商业企业：

　　为了进一步规范我市商业企业发票管理工作，严格行政事业单位办公用品采购报销制度，针对我市个别商业企业在经营活动中乱开商品发票、开具与实际购买商品名称不符发票，致使部分违规支出通过虚假发票方式在企业和行政事业等单位财务账内得以报支，严重违反了国家有关发票管理和财务会计制度规定，给我市正常的经济活动造成了不良影响，现结合我市实际情况对有关问题提出如下意见：

　　一、商业企业开具发票管理要求

　　（一）加强对纳税人开具发票的管理。要认真落实《中华人民共和国发票管理办法》的规定，收款方在收取款项时， 应如实填开发票，不得以任何理由拒开发票，不得开具与实际内容不符的发票，不得开具假发票、作废发票或非法为他人代开发票。付款方不得要求开具与实际内容不符的发票，不得接受他人非法代开的发票。

　　（二）加快推行税控机具开票、逐笔开具制度。对已推行税控收款机的单位，要全面推行税控机具开票，纳税人要按规定期限向主管税务机关报送相关数据；使用机具开票的电子数据，必须妥善保存五年以上，做到不丢失、不更改，确保所存储的每一张发票电子存根数据与付款方取得的发票联数据一致。发票电子存根数据视同纸质发票存根保存。　　    

　　（三）继续推行普通发票“三奖”管理办法。要通过开展普通发票“三奖”活动，鼓励消费者主动索要发票，鉴别发票真伪，积极检举发票违法行为，促使纳税人依法开具、使用发票。

　　（四）严格执行验旧购新制度。凡使用税控收款机开具发票的纳税人，税务机关要按规定通过税控管理后台对其报送的开票电子数据进行采集认证，即“验旧”，验旧通过的，准予“购新”；凡使用手工开票及未实行电子数据报送的纳税人，税务机关要定期核验发票使用情况，并将纳税人使用发票的开具情况、经营情况与纳税情况进行分析比对，发现问题及时处理并相应调整供票量。　　　

　　（五）认真落实管理和处罚规定。销售单位应按规定开具发票，对应开不开发票、虚开发票、制售假发票、非法代开发票，以及非法取得发票等违法行为，应严格按照《中华人民共和国发票管理办法》的规定处罚；对纳税人使用不符合规定发票特别是对票实不符的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。有偷逃骗税行为的，依照《中华人民共和国税收征收管理法》的有关规定处罚；情节严重触犯刑律的，移送司法机关依法处理。

　　二、党政机关、行政事业单位、社团组织报销单据规定

　　（一）完善内部财务管理制度。全市各级党政机关、行政事业单位、社团组织等单位要在认真搞好自查自纠的基础上，针对财务账内报销的发票品名、金额与实际购买物不符、无详细购物清单，特别是以办公用品名义报销其他用品的问题，提出相应的整改意见，制定具体的整改措施，进一步完善单位内部财务管理制度，杜绝类似问题的发生。

　　（二）严格财务审核手续。各单位财务部门要对本单位报销的各种发票、单据认真审核，严格按照财务会计制度规定把关，严格各项费用报销审核程序，做到计划管理、分级负责、层层把关。财务报销单据应有经办人、科室负责人、分管财务的领导签字才能报销。对没有具体品名、未附商品明细资料、未注明事由的发票不允许报销，确保各种报销发票真实合法。

　　（三）认真落实各项财政改革措施，按照规定要求采购办公用品。一是符合政府采购目录及额度要求的必须通过政府采购；二是符合国库集中支付条件的必须通过国库集中支付程序付款；三是已经实行公务卡改革的单位，只要供货方有pos机设备的，必须使用公务卡采购。

　　（四）加强财政、审计监督，依法查处各种违反财经纪律的问题。各级财政、审计部门要在日常财务检查中，有重点地对党政机关、行政事业单位、社团组织等单位各项费用支付情况进行监督，依法查处和纠正以虚假发票报销报支等问题。对未按照规定执行政府采购、国库集中支付和公务卡相关制度的单位，要按照相关法规规定对单位给于经济处罚；对未认真履行审核监督义务的直接责任人及具体经办人，要依法追究行政责任。

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