在线费用报销惠及企业全员
提到在线费用报销，大家并不陌生，也就是我们常说的利用信息技术和互联网，通过系统进行费用的报销和审批。它打破了纸质费用报销审批所受的时间和空间的限制，只要可以上网，就可以随时随地进行费用报销和审批。大多数公司实施在线费用报销系统时，都是本着提高报销的审批效率，增加费用控制的有效性的目的。那么，在线费用报销系统实施后，究竟改变了我们什么呢？
业务人员的理解
很多时候，一提到在线费用报销，业务人员都是谈之色变，因为这无形中增加了他们的工作量，即要填写一遍纸质的报销单据，又要在系统中填写一遍。如果填写的不正确，又要回到起点重新填写，这样一折腾，报销时间又耽搁了几天，钱又要晚几天才到手里。实施在线费用报销系统时，听到业务人员抱怨最多的就是“下班了回去填写报销单去，又要折腾几小时，系统还那么复杂，报一项电话费，要填写10多个明细项目”。对业务人员来说，在线费用报销改变的是他们“懒散”的报销习惯和平时填写报销单据的不规范。同时，也要让他们感觉到在线费用报销对他们的价值呢。从整个流程的效率上，一定要比以前的报销时间有所缩短，这样他们才会感觉到系统有点价值。设计在线费用报销系统时，考虑到业务人员计算机水平普遍不高，从系统操作和界面上，一定要简洁，变成“傻瓜式”操作界面，一眼就能看懂。
财务人员的理解
实施在线费用报销系统时，常听到财务人员这样说，“我们公司实施了在线费用报销系统，并且与业务系统的财务模块关联，以后再也不用手工填制费用报销凭证了，工作量少了很多。而且可以实时的出具费用报表，可以方便的按公/子公司、区域、部门、人员、费用类型等维度进行费用分析。我们更多时间放在了对业务的了解和费用合理性的审核，以及各部门实时的费用使用提醒，从数据中发现存在的问题，及时与业务部门沟通。这样我们的工作重点就从以前的费用审批、做账转变成了以分析为主的支持性工作。”对财务人员来说，减少了做账的工作量，工作重点发生了转变，工作更有价值和意义。
实施在线费用报销的IT人员的理解。某IT人员这样说过，“我们主要是把企业的费用报销的管理理念，从技术上得以实现。有的企业在费用报销时，要求填写的内容非常详细，以前纸质报销时，只能靠企业管理规定要求填写的很详细，很多时候，填写的都不规范，要重新填写。现在我们可以把报销的要求，设置为必填项，不填写就不让提交报销。如报销招待费时，有宴请单位、宴请人员、宴请人数、宴请地点、陪同人员等字段，这些项目有一个不填，就不让提交报销审批。”
管理审批人员的理解
跟某管理者聊天时，他这样说到“我长期在外出差，以前一个月回公司一次，回去后签几百本报销单。现在使用网络进行审批，我有上网本，可以随时随地审批报销单，效率提高了，业务人员也不再向以前那样，天天打电话问我什么时候回公司（审批报销单）了。这也有一个适应的过程，电子签批是不是有效？我不看票据就审批会不会出问题？这都是以前担心的。现在让业务人员填写电子报销单时，要尽可能的详细，这样跟看纸质单据是一样的，而且更方便。电子签批是需要习惯的，习惯以后，跟纸质一样有效，这是大家共同认可且约定俗成的规矩。”
“以前费用报销审批时间、审批权限的审计，得需要一个个看单据去核实和统计，现在只需要把电子审批记录调出来，哪个节点用的审批时间长，是否超出了正常审批时间，是否超出了审批权限，这些都一目了然。”
在线费用报销，对不同的人，改变是不一样的。归结到一处，其实改变的是一种做事的习惯，树立的是一种做事的规范。习惯以后，我们会发现，以前的纸质报销太落后了，太土了。规范以后，我们会发现，我们报销比以前顺畅多了，比以前更方便、快捷了，问题更少了。
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国内资深财税实务辅导老师，拥有注会、注税、高会等任职资格，具有数十年财税实务及考试辅导经验。先后担任美国上市公司财务高级经理，财务顾问公司财税实务咨询总监，某股份（集团）公司财务总经理等职务。现任网校企业财税会员咨询专家，《会计主管5天10项核心能力特训班》、《财务负责人4天8项核心能力特训班》、税务师《涉税服务实务》等课程主讲老师。
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文章摘要：在合理前提下争取费用最低.2、任务明确,各部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人.3、费用发生情况公开、透明,财务按月分部门汇总数据,提供查询.4、凡费用报销,财务依据公司总经理批准的相关授权、各项费用的报销标准为准.二、费用报销……
更 多内容源自 通告 物业管理公司费用报销制度（七）一、费用支出管理原则1、从工作需要出发,厉行节约,从严控制,在合理前提下争取费用最低.2、任务明确,各部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人.3、费用发生情况公开、透明,财务按月分部门汇总数据,提供查询.4、凡费用报销,财务依据公司总经理批准的相关授权、各项费用的报销标准为准.二、费用报销程序1、由经办人将取得的原始票据分类粘贴在票据粘贴单上,按规定填写事由、金额、并签字.2、经办人将此票据交由部门经理审核签字.3、经办人将此票据交由小区核算人员审核,核算员应对该票据进行真实性、合法性、合理性、完整性、正确性、及时性的审核,对审核合格的票据进行签字.对真实、合法、合理但内容不够完整、计算有错误的票据,应退回给经办人员,由其负责将有关单据补充完整、更正错误后,再办理正式会计手续；对于不真实、不合法的单据,有权拒绝受理.4、由核算员将审核过的原始单据于规定报销日交由公司财务主管审核签字.5、由核算员将由公司财务主管审核合格的票据报于总办主任审核,最后由总经理审批.6、由核算员凭此票据到财务出纳处办理报销或冲帐手续.7、2000元以上对公款需到财务上办理转账支票.8、大额现金支出应提前一天向财务部报送用款计划.9、各项费用于每周二上午、周五上午和每月28日进行集中审批报销.三、各项费用支出具体规定1、交际应酬费①交际应酬费支出本着必要、合理、节约的原则,由部门经理严格把关,财务部按实际支出额分部门登记交际应酬费用台帐,并按年汇总与年度经营业绩、绩效考核挂钩.②部门经理的交际应酬费在限额以内的可自主把握,在限额以上的需请示总经理后才可发生.③部门经理以下人员如需发生交际应酬支出,无论大小,均需先请示部门经理同意后才可发生.2、差旅费（1）外埠差旅费①任何职员可乘坐除飞机以外的任何交通工具,凭原票实报实销.若因公务需要乘坐飞机,需总经理批准.②出差人在报销凭单上应列明出差往返时间及地点方可报销.③住宿费在下列规定的标准内实报实销:职别住宿标准部门经理300部门主管250其他职员200④两人以上同行出差,可与职级最高者享受同一标准；对于投亲靠友者自行安排住宿,每晚按100 元计发补贴；由对方单位提供住宿的,不计发补贴；参加会议在会务安排的,凭发票实报实销.⑤出差地方市内交通费:机场、车站、码头等住宿地或工作地的往返交通费实报实销.⑥行李费、票务费、基金等实报实销.⑦出差期间的交际应酬费按交际应酬费报销程序办理.（2）市内交通费①因公务需要配备专车的部门经理,每月限额报销50元市内停车费,不再批准其他形式的市内交通费.②其他人员因公务外出需填写用车单报总办批准,在无车可派又不能暂缓办理的公务,需请示部门经理同意后方可乘坐出租车,在报销凭单上列明所办公务出发地至到达地名称后方可报销.③各服务中心每月市内交通费根据计划限额控制,实报实销.3、机动车费（并入总公司统一管理）4、书报资料费①书报资料费归口总办管理,公司下一年全年的报纸、杂志订阅应在每一年的第四季度做出预算,列入年度计划执行.②各部门由于工作需要购置专业书籍,需经部门经理同意,购回后由图书管理员验收并办理好登记、借阅手续,审批后凭发票实报实销.5、职员培训费用①职员培训费用归总办管理.②对于集体参与的培训,由总办制定出培训计划、用款额度,报总经理审批后凭票实报实销.③对总经理安排的职员脱产学习或培训,执行以下费用规定；学费由公司实报实销,往返路费实报实销,限乘坐硬卧.培训机构指定住宿地点的,凭发票实报实销.培训机构不负担餐饮的,每天补助餐费20元.6、通讯费（1）移动话费:
1.移动话费的额度及执行日期由总经理专门批准.2.通讯费用仅作为通讯补助,不按实际发生额计算,每月由财务部门统一充值.有特别情况的,由各部门经理进行上报经总经理审批.（2）固定电话费:按年度计划控制.7、行政后勤费用①购固定书籍、办公机具、等归口总办管理.②对于日常消耗性的办公用品(纸、笔、本、色带、碳粉等)由各小区依据管理人员每月10元的标准额度进行购买,工作人员每个月向三家以上供应商发出询问价,选用质价优的为阶段性供应商,每季度竞选1次,循环往复,所购用品在仓库管理员签收后依据审批程序实报实销.四、借款制度1、因公出差,交际应酬,购买办公用品,日常消耗品等需借款的,可按下列规定办理借支备用金手续；①因公出差借款,实际额度控制,集体出差数额按出差地点和工作时间确定,出差、交际应酬、购买物品等借款由经手人填写“用款申请书”,注明借款用途、预计还款时间等,依序审批后,方可借款.②任务完成后应在七个工作日内到财务部办理借款报销手续,对借款未还清者,不得再借支备用金,对借款后超过一个月不办理报销手续的,从该职员下月工资中扣还.2、备用金规定根据工作需要,有关人员可按批准的限额领用备用金,支出依序审批后,凭发票实报实销.每年度终了时办理结算手续,下年度开始时再依规定金额重新领用.更 多内容源自 通告
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