作为企业管理者，如何控制差旅费？ - 知乎9被浏览843分享邀请回答0添加评论分享收藏感谢收起差旅费的财务及税务处理
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差旅费的财务及税务处理
差旅费几乎是家家企业都会发生，因此差旅费的财税处理几乎会计人员都会遇到。但是，看似平常而简单的差旅费，你都做对了吗？一、差旅费具体包括哪些内容？对于差旅费应该包括哪些具体内容，目前的会计准则、财务通则和税法均无具体规定，实务中更多参照的是《中央和国家机关差旅费管理办法》的规定：差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。因此，大多数企业在实务中差旅费具体包括的费用有一下几类：1、交通费：出差途中的车票、船票、机票等；2、车辆费用：如果是自带车辆，出差路上的油费、过路费、停车费等；3、住宿费；4、补助、补贴：误差补助、交通补贴等；5、市内交通费：目的地的公交、出租等费用；6、杂费：行李托运、订票费等二、企业应该建立怎样差旅费报销（内控）制度？作为一个规范的企业应该建立健全差旅费报销制度或内控制度。没有报销制度的企业，作为财务负责人首要任务应该是建立健全制度。差旅费报销制度在网上也是很多的，自己没有能力起草的可以下载后结合企业实际进行修改。作为差旅费报销制度，重点有几点应关注：1、建立企业规范的补贴标准：按职位的不同，设置不同档次出差补贴标准；2、建立企业规范的住宿标准：按职位的不同，设置不同住宿酒店的星级标准或住宿费报销标准（需要考虑地区差异）；3、建立企业规范的出行交通工具乘坐标准：重点在于限制乘坐头等舱、铁路软卧、高铁豪华商务座等。4、建立企业出差的控制流程，从源头上控制差旅费，防止随意出差和假借出差之名办私事等。5、建立企业的差旅费预支和报账流程，目的在于促进出差人员及时报账。6、建立企业差旅费报销的处罚制度，对于在差旅费报销中有违纪违规的给予处罚的标准。各企业的情况不一样，企业起草、审定、修改、颁布企业内部制度的流程也不一样，但是无论财务部门是否差旅费报销制度起草的牵头部门，都应积极参与其中，献言献策，使其符合企业内部控制的要求。三、财务人员应如何审核差旅费报销单？差旅费报销的审核也是财务人员的一项职责，在审核中应重点关注以下几点：1、出差是否为企业相关负责人安排，是否为必须。规范的企业会有派差单作为证明的。2、复核出差线路是否合理或在派差单安排的行程中，重点关注是否有绕行旅游或办私事的情况，必要时可以通过一定形式进行抽查（如可行）。3、检查报销发票、车票、火车票等的真伪。如果有人要伪造出差，必然会有假发票、假火车票、假车票等。这些真伪的查询，可以借助税务网站、12306网站等，必要时也应通过其他形式核实（如可行）。4、复核差旅费报销的各种费用标准，重点关注限额费用是否超标的情况发生。四、差旅费应该怎么账务处理？对于差旅费的账务处理，会计准则并无具体规定，仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样，按照会计原则，实务中的差旅费报销主要计入两个会计科目：1、管理费用——差旅费：主要用于核算管理部门或后勤部门人员出差发生的费用。2、销售费用（营业费用）——差旅费：主要用于核算销售或营销部门为销售产品、市场推广等发生的差旅费。但是，对于一些特殊情况的差旅费，需要分析后，遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。1可能计入“制造费用”比如，制造型企业产品加工过程中，有一个环节需要委外加工，但是企业又不放心受托加工方的质量控制，决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。2可能计入“在建工程”企业基建部门为施工建设而发生的差旅费。3可能计入“研发支出”企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品而发生的差旅费。4可能计入“业务宣传费”比如，三聚氰胺事件发生后，国人对国产牛奶产生了严重不信任感。内蒙古一奶企为了增强国人对其产品的信心，利用暑假，开展了“游内蒙古大草原，参观XX牛奶厂”的活动，主要参观了其奶源基地和牛奶加工厂。在活动中，奶企承担了消费者往返内蒙古的差旅费等。在这一过程中，企业目的就是为了宣传，实际作用也是宣传，因此该活动发生的费用应计入“业务宣传费”。5可能计入“业务招待费”比如，企业为维护客情关系而承担了客户到企业的差旅费的。6可能计入“董事会经费”比如，企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费。以上仅仅是我列举的几种情况，实务中可能遇到的情况会更多、更复杂，在进行账务处理前一定要先进行职业判断，恰当地计入不同会计科目。五、差旅费中的出差补助是否必须要发票？VS出差补助要交个人所得税吗？这两个问题其实是一个问题，重点在于出差补助是否交个人所得税以及怎么交。涉及到差旅费补贴的个人所得税规定有：1、《征收个人所得税若干问题的规定》（国税发（号）下列不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入，不征税：①独生子女补贴；②执行公务员工资制度未纳入基本工资总额的补贴、津贴差额和家属成员的副食品补贴；③托儿补助费；④差旅费津贴、误餐补助。六、为外单位人员报销的差旅费能否税前扣除？经常有网友咨询：根据约定，我们企业承担了外单位人员的差旅费，能否税前扣除？对于这个问题，经过搜索发现各地税务局对此回答并不一致，有说可以税前扣除的，也有说不能税前扣除的：1、外单位有偿提供劳务，合同约定了差旅费由本单位承担或报销，而自己企业承担或报销差旅费属于劳务费支付的一种形式。因此，企业应就承担或报销外单位人员的差旅费代扣代缴增值税，然后可以税前扣除。比如为律师报销办案差旅费，为注册会计师报销去外地子公司审计的差旅费等。2、外单位人员提供无偿劳务，或虽是有偿劳务但是合同并未约定差旅费，而是企业志愿承担或报销了住宿、交通费的，可以视为业务招待费进行税前扣除。3、只要是与生产经营相关的合理支出，可以税前扣除。4、外单位人员的差旅费，不是本单位的支出，不能税前扣除。由于本问题全国尚无具体规定，建议财务人员多与主管税务局沟通，多向主管税务局说明其发生的合理性，争取到税前扣除资格。当然，还有一种办法就是在报销外单位人员差旅费时，最好由本单位人员报销，摘要不要写的太清楚明白，企业自己能明白就行。后一种办法，是一种万不得已的办法，不做推荐，如有采用，风险自担。看了这些问题，有些人又要晕了吧。这就是实务与理论的区别：看似简单，可是你的处理却不一定对！
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差旅开支的管控
& 07:36:08
　　全球经济危机迫使许多企业收缩经营规模，加大成本控制，而差旅开支是企业第二大可控制成本，企业需要制订更高效的差旅政策。
　　差旅管理是指企业利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本的目的。传统的差旅管理模式存在巨大的浪费、有着难以克服的管理漏洞，而现代化的差旅管理能够为企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。
　　中国企业差旅管理的现状
　　目前中国多数企业缺乏差旅管理意识，其差旅费用的报销流程复杂而繁琐，财务人员的工作量巨大，出差员工差旅费用控制薄弱，管理效率低下。
　　1.企业管理层缺乏差旅管理意识
　　企业的并购、商务谈判、营销、采购已经牵扯了中国企业管理层太多的精力，他们决不肯花时间去考虑一年来有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费开支的总额是多少。管理层认为这些事情应由企业行政人员或财务人员管理，而实际上企业行政人员多能从预订酒店和机票中获得高额回扣，财务人员本着多一事不如少一事的观念缺乏对差旅费用进行管理的积极性，因此应用差旅管理的中国企业数量不多。根据《Corporate
Travel Management and Travel Practices in
China》报告显示，在被采访的国内私营企业中只有5%使用差旅管理服务，而国有企业的这个比例尚不足5%。
　　2.针对出差费用缺乏管理控制力
　　中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出，这类专门人员在为企业订购机票、酒店时可以获得高额回扣，出差员工住酒店时采用虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”;另一方面，中国的一些大中型企业在国内的摊子铺得很大，公司职员每年都要坐上好几回飞机，可谓是航空公司标准的大客户，但从来没有人想到去和航空公司协商，获得一定的折扣。酒店费用也是如此：由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店，使得企业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量，因此很难和某家酒店签订长期合同，以获得更优惠的价格。由于缺乏有效监控，与差旅活动相关的票据的真实性、合法性难以甄别，加大了管理成本，严重影响了企业利润的获得。
　　3.报销流程复杂、数据无法用于管理
　　根据《Corporate Travel Management and Travel Practices in
China》报告，在被采访的112家企业中，有1/4的受访企业惟一使用的是手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批，另有56%使用纸质表格和电子邮件结合的方式处理申请和审批。78%的受访企业使用手工流程和纸质表格进行差旅费用报告。由此看来，中国企业多采用传统的方法管理差旅费支出。
　　企业传统的差旅管理流程复杂，出差人员要被迫填写各种纸质单证，单证填写容易出现不规范现象，需要花费大量的人力、物力去判断其合法性与合理性;领导们的审批可能会由于其出差而被耽搁，从而影响业务的执行，大量的纸质单据传递到财务部门后给财务部门增加了很大压力。由于各种出差相关票证种类繁多，对其进行装订、统计和汇总工作量极大，工作效率低下，还极易出现人为错误，造成不必要的损失。记录着企业的业务运作过程的纸质单据上有着重要信息，分析这些信息可以得出公司一年里飞机、火车、酒店所有开支，差旅时间的分布、旅途的时间等对公司经营有用的数据，但是由于是纸质介质，使分析和统计很不方便，难以形成规范而有价值的差旅管理报告。
　　4.现金是首要的差旅费支付模式
　　在中国，现金是差旅支付的最主要模式，用于现金预付款和费用报销。这一模式对所有类型的公司，包括跨国公司都适用。在112家受访企业中，有52%的受访跨国企业、86%的民营企业和91%的国有企业表示进行现金预付款并用现金支付差旅报销费用，这与世界其它地方的公司依赖于企业信用卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比。
　　实施现代化差旅管理的建议
　　1.建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策
　　企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。在制定差旅政策时还应注意以下问题：
　　(1)差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上。通过分析以往的差旅费支出找出规律性的出差行为，例如经常入住的酒店、经常乘坐的航班、经常出差的城市，这样可以了解到哪家航空公司可以成为指定航空公司以获取最低机票折扣，哪个城市出差最多，哪种交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成为协议酒店以获取最优惠的价格。
　　(2)差旅政策制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡。如果一味地控制成本挫伤了员工的工作热情，影响了企业的整体形象，向外界传递了企业资金短缺的信息，这将给企业的经营带来负面影响;如果一味地迎合员工，则会使企业差旅成本大幅提升，利润减少，最终也会影响企业的长远发展。因此在制定差旅政策时要充分听取企业各方人士的意见，尤其是要倾听经常出差员工的心声，还要让财务人员会同差旅经理一同参与差旅政策的制定。例如出于节约成本考虑，企业或许规定某个职位的员工出差到车程12小时以上的地区必须坐硬卧，而当时的折扣机票可能只比火车票价贵出一至两百元钱，坐飞机则可以快速到达。出差员工倾向坐飞机出行，那样不仅能够得到很好的休息，又能提高工作效率。然而财务人员则会认为成本加大了，财务效率降低。针对这一矛盾，在差旅政策中可以加上如下条款：在交通工具选择中，飞机机票折扣如果达到一定标准，可以选择乘机旅行。
　　另外，在差旅政策中还可以加上如下条款：严格出差审批，如果用电话或视频以及电子邮件可以解决的业务坚决不批准出差;在出差时间确定的情况下，应提前数天预订机票和酒店以获得更为优惠的折扣等，这些条款的制定不仅能够有效节省不必要的开支，而且也不会遭致出差人员的强烈抵制。
　　(3)差旅政策的制定应体现企业文化。如果企业强调以人为本、上下级平等的企业文化，非常注重员工的感受，在出差规定上，也应该力求人人平等，高级管理人员和普通员工间的待遇不要过于悬殊;如果企业强调权本等级的企业文化，那么在差旅政策的制定上应为不同等级员工制定不同的差旅标准，以体现等级观念。
　　(4)在差旅政策的制定上要细致入微。差旅政策中应严格规定可以报销的差旅费用明细以及出差人员的职责，例如出差员工必须严格执行差旅和住宿标准，必须在规定的时间内用规定的预订系统完成预订机票和酒店，并利用信用卡支付与之相关的费用并打出消费明细，必须按照规定的流程和期限报销差旅费用，不得报销与公司业务无关的消费支出，不得将公务舱位转换为经济舱位，从而为同行的配偶换取机票等。在差旅途中会遇到很多不确定因素，在差旅政策的制定上应列示安全旅行指南，与此同时应注明列示有关保险的条款以保障出差员工的权益。
　　(5)对企业员工进行差旅政策的培训，确保差旅政策的顺利实施。差旅政策作为企业的重要公共文件应放在公司网页，以便员工熟悉了解。在执行差旅政策时，要加强与员工的沟通，例如对新员工进行差旅政策的宣讲，提供一个公司内部的论坛用以讨论政策的相关条款，这样能够增强员工对公司差旅制度的认知和理解，并自觉遵守。
　　2.任命差旅经理，确定差旅经理职责
　　当一家企业或者企业集团每年的差旅费用达到一定规模，任命一名专门负责企业或者企业集团差旅事务的经理人员将是十分必要的。其工作职责应该包括：
　　(1)参与制定差旅政策，负责向员工宣讲差旅政策。差旅经理应配合企业差旅业务发展的需要，协同财务人员、经常出差的员工参与制定差旅政策，提出适合企业文化和业务需求的建议;差旅政策一旦确定，差旅经理所带领的差旅管理团队需要采用网上公示、进行培训、和出差人员充分沟通等方式确保差旅相关人员了解该政策。
　　(2)担当外部商旅供应商与企业内部出差员工的中介。差旅经理所带领的团队有义务与每位差旅者进行沟通，使他们了解安排差旅时能够利用哪些资源;当差旅政策中列示的供应商发生改变时，差旅部门应及时将新供应商名单告知全体员工，同时定期更新和增加差旅网页的信息，使出差员工及时了解差旅管理部门的工作;随时与以下供应商签订合同并协调关系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽车租赁公司、企业信用卡提供商等。
　　(3)监控差旅活动。差旅经理需要监控、追踪并评估公司差旅过程的各个方面，并就差旅工作质量进行管理和监督，确保差旅工作的准确性和及时性;及时妥当地安排差旅事务中遇到的特殊情况;根据差旅业务的需求，引进新的差旅服务方案并制定相应的工作计划，以达到高效率、高标准地服务内部差旅员工的目标;负责开发新的商旅供应商以及评估现有供应商，保证现有供应商所提供的服务能够最大程度地满足本企业差旅需求。
　　3.选择适合企业的差旅管理公司
　　一家专业的差旅公司，能够消化企业差旅管理中较为繁琐且专业性甚强的内部事务，而使企业将有限的精力集中于主业的开拓上。在选择差旅管理公司时要注意以下几点：
　　(1)选择经验丰富、讲求信誉的差旅管理公司。认真审阅差旅管理公司的“报价表”，确认其所提供服务的全部内容和标准是否符合公司的经营目标，是否能够与公司的差旅政策相符合。
　　(2)挑选具有强大网络的差旅管理公司。网络强大的差旅管理公司可根据企业的各种实际要求和变化对差旅活动适时进行调整和重新做出安排，以确保企业差旅活动的顺利进行。
　　(3)差旅管理公司应能够在为企业开辟的专门网页上提供在线预订服务，使企业员工能够方便地使用该系统进行机票和酒店以及行程的预订。
保证企业的差旅政策与差旅管理公司的系统相整合。例如将差旅审批、各部门差旅预算、各种人员出差住宿的标准等嵌入差旅公司的预订系统。预订系统通过自动辨认个人账号和个人身份证号码，为出差员工显示他(她)所能够乘坐的舱位和入住的酒店，因此出差人员只需输入事先得到的个人账号，输入身份证号码即可在网上申请出差，出差申请被批准后购买机票、挑选座位、预订宾馆、租车等均不需担心会违反企业的相关规定。企业在差旅政策中可能会要求员工在预订时选择最低票价，那么在预订系统中就会有相应的提示。
　　(5)差旅管理公司应能用电子邮件将旅行路线图以及机票确认号码发送给即将出差的员工，而员工也可利用在线预订系统、打印确认函确认电子机票和酒店的预订是否成功。
　　(6)差旅管理公司的预订系统能够与企业的网上报销系统、企业的ERP系统，网上银行实现数据的共享，从而最大程度地避免信息孤岛，提高工作效率，规避风险。
　　(7)差旅管理公司将能提供除预订行程以外的其他增值服务，例如提供差旅管理报告以便于企业对各种出差数据进行分析、协同企业差旅经理分析现有差旅政策的合理性并提出改进建议、利用企业消费的数据向航空公司和酒店议价，为企业争取最优惠的价格。
　　4.制定信用卡计划
　　信用卡能够有效地帮助企业管理日常开支，如机票、酒店住宿、餐饮以至办公用品的支出等，为企业省时省钱。采用信用卡结算机票和酒店等一系列差旅费支出能使企业透过此卡所提供的全面性综合报告，对账项一目了然，掌握全盘开支，也免除了预借现金、归还现金的环节。由于信用卡具有免息期的功能，也避免了占用企业流动资金，能够有效地提高企业资金的使用效率。
　　具体做法是为企业不同级别的人员办理不同信用额度的信用卡。企业工作人员外出公务消费时，可以不再预借现金，而是持信用卡先行刷卡支付，并取得发票及刷卡凭证，出差回来后通过网上提请单位财务进行报销，单位财务审核无误后将在银行预先确定的信用卡还款日前将款项打入工作人员信用卡账户。由于企业财务人员可以通过专门的信用卡支持系统直接查询该工作人员公务消费的时间、地点、消费金额、商户名称等十多项明细信息，并与发票及刷卡凭证一一核对审核，杜绝利用虚假发票报销等漏洞，提高了差旅费用支出的透明度，并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企业担心公卡私用，其实这个问题很好解决，只要在差旅政策中规定可以报销的明细项目和消费限额，如果出差人员的消费不符合差旅政策，那么他(她)多花费的钱应自动从其下月工资中扣除。
　　当企业选择信用卡发卡行时应考虑免息期是否足够长、是否能够提供较为完善的网上银行服务，从而便于企业在网上进行消费明细的查询、还款，并能够方便地将交易数据下载至企业会计系统，极大地方便企业对差旅费用的管理。
　　5.选择自助式差旅管理模式
　　近年来航空机票实现了电子化，各家酒店开始建立电子商务平台，在其开放式的网络平台上查询价格、预订房间、查看消费报表和消费记录成为可能。分销渠道的价格优势已经不像以前那样突出，因此一些中小型企业开始转向使用软件公司开发的网上差旅管理系统，这个系统可以使差旅计划制定、预订机票和酒店全部自动化，这种差旅管理系统与企业ERP系统、人力资源系统等能够做到无缝联接，前提是全部采用一家公司的软件。这种差旅管理系统能够与企业的差旅政策全面集成，当出差员工提出超出政策的要求时系统将提示员工使其计划合理化，也可以选择严格地执行政策并防止他采取超出政策的行为。月末或者年度终了，该系统将生成差旅管理报告，由企业的差旅经理所率领的团队自行分析，得出结论。这种自助式差旅管理模式省去了支付给差旅管理公司的服务费用，同样也能实现一定的差旅管理的目的。
　　6.对差旅费支出进行事后分析
　　企业无论是使用哪种差旅管理模式，最终网上差旅管理系统都能够向企业提供每一位员工的详尽消费报表，包括：消费日期、内容、金额等。比对员工消费和其正在开展的项目收益，方便对员工进行绩效考核。在一定程度上能够避免虚开发票、增开发票等问题的发生。报表还提供了员工消费排名、城市消费排名和航空公司消费排名等情况，透过这些信息可以知道在过去的一年里最常出差的人员，热门的出差地点，每个出差人员的话费，出差的时间，差旅费用的部门分布，主要交通工具等。如果对信息进一步分析，能够得出员工到哪些城市出差的频率最高，是否需要在那里建立办事处或者分公司;哪些出差行程对公司的业务最有帮助，机票和酒店的折扣价是否还可以降低。分析员工出差过程中的各种消费不仅可以帮助企业了解所有费用支出的合规性、合法性和合理性，而且统计企业员工出行工具、所选航空公司以及酒店的信息，可以为企业进一步修订差旅政策、改进差旅管理、进行差旅费支出的控制奠定数据基础。
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