青岛市贯彻实施《归档文件整理规则》
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来源：青岛市档案局
　　为进一步加强青岛市各级党政机关、事业单位和社会团体的档案管理工作，提高机关档案规范化、现代化管理水平，维护国家档案资源的完整与安全，日前，青岛市档案局制发《关于贯彻执行〈归档文件整理规则〉的通知》，要求全市各级各单位自日起按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，以下简称《规则》）要求整理文书档案，同时根据青岛市机关档案工作实际，对贯彻执行《规则》提出明确意见。一是明确要求各单位统一按照“年度-保管期限”分类法进行归档文件分类；二是明确全市所有按《规则》整理的档案，其档号结构统一定义为“全宗号-类别号·年度-保管期限-件号·子件号”，通过设置“类别号”为《规则》应用到其他门类档案提供了档号扩展空间；三是明确永久和30年的归档文件一般应使用不锈钢订书钉装订，特别厚的文件使用&“三孔一线”方式装订，这种装订要求便于档案长久保存，减轻档案人员工作强度，得到档案人员肯定；四是明确《规则》适用于文书档案整理，按照《规则》要求整理其他门类档案的，应按照同级档案行政管理部门具体安排执行；五是对新旧《规则》的衔接工作提出要求，避免各单位贯彻《规则》时出现标准应用混乱情况；六是对各级档案行政管理部门做好《规则》宣贯培训，确保《规则》及时、规范贯彻实施提出要求。您当前所在的位置：&&&
长沙市《归档文件整理规则》实施办法
发布日期：日&&&
&&& 来源：长沙市档案局 &&&
长沙市《归档文件整理规则》实施办法
长档发〔2009〕5号
第一章　 总&则
第一条&为了规范、统一全市归档文件的整理工作，推进档案管理模式改革，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22－2000〈以下简称《规则》〉）、《湖南省〈归档文件整理规则〉实施细则（试行）》和《关于开展档案管理模式改革的通知》（长办通知[2008]21号），结合我市实际，制定本实施办法。
第二条&本办法所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第三条&归档文件的整理应遵循强化收集、简化整理、深化检索、便于保管和利用的原则。
第四条&根据《规则》规定，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第五条&本办法适用于各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料和企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等纸质文件材料的整理工作。科技文件材料和会计等专业（专门）文件及声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。
第二章&归档文件整理的组织工作
第六条&凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫等工作及职能活动中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期移交档案部门归档，实行集中统一管理。
第七条&档案整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分散式、集中式整理或委托（外包）式整理。
第八条&档案人员应加强具体指导，严把质量检查关。检查的重点是：应归档的文件材料是否收集齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的要求；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案的整理方法是否符合要求，电子文件是否规范。
第三章&归档文件的整理单位与装订
第九条&归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件。来文与复文原则上为一件，也可视情况各自为一件。
第十条&归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，其他文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
第十一条&归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。装订用品采用钢夹或不锈钢订书针装订。
第四章　&归档文件的分类及排列
第十二条&归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归档等工作。
第十三条&为简化归档文件整理工作，我市归档文件采用“归档年度----保管期限”或“归档年度----机构----保管期限”方法进行分类，原则上不再区分党群、行政、业务类。
第十四条&在同一个归档年度内，先区分文件是否需要归档。需归档的文件分保管期限按文件事由、形成时间进行排列。有文号的可按文号排列；会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。
第五章　&归档文件的编号
第十五条&归档文件编号，是指用符号标识归档文件在全宗中的位置，并以归档章的形式在归档文件上注明。
第十六条&归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，除件号外，原则上要求使用黑色原子印章盖印。
第十七条&归档章设置全宗号、归档年度、保管期限、盒号、件号等必备项。机构为选择项（见附图1）。
全宗号：档案馆给立档单位编制的唯一代号。
归档年度：文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限：归档文件保管时间的简称或代码。根据国家档案局2006年第8号令规定，我市归档文件的保管期限简化为永久（Y）、定期（Q）两种。定期（Q）可分为10年和30年，最长为30年。
盒号：存放若干份归档文件的档案盒编号。
件号：文件的排列顺序号。件号的编制方法为：在同一归档年度内，按保管期限分别编制件号，每年各自一个流水号。
第六章　&归档文件的编目与计算机著录
第十八条&编目，是指编制归档文件目录。归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件逐件编目，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等（见附图2）。归档文件目录一般用A4纸张。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
件号：填写归档文件的排列顺序号。
&　 责任者：制发文件的机构或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本部”、“本局”、“本单位”等含义不明、难于判断的简称；联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者过多时可适当省略，但不能省“我”。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。
&　 文号：文件的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录。
　&题名：文件标题。填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。抄录题名时应注意如下问题：
1、正题名能反映文件内容时，副题名一般无需抄录，当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
2、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一是文件标题是“通知”或“函”一类的，根据文件内容重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。新拟或补充题名加“〔〕”号表示。
3、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的，附件题名也应抄录，外加“（）”号。
4、每次会议记录原则上作为一件，并将每次会议的期次、时间和主要内容填写在目录上。同一类型的会议记录也可多次为一件。
5、上级指定的统一的统计报表、名册、审批单等，应根据具体范围、内容、对象填写题名。
　　日期：文件的形成时间，一般以8位阿拉伯数字标注年月日，如。形成时间不全的，可只标注年月或年度，如200806、2008。
页数：填写一件文件的总页数。空白页不计数；来往文书、正本与定稿作为一件时，应将构成该件的各页数相加作为该件的页数。
备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
第十九条&在计算机著录时，为保证档案数据在数据库中的唯一性及以后数据资源共享，应由标准的文档计算机综合管理系统自动生成档号。归档文件的计算机档号由以下项目组成：1、档案& 馆代码；2、全宗号；3、归档年度；4、保管期限；5、盒号；6、件号。
根据国家档案局颁布的《全国档案馆名称代码》，我市各级国家综合档案馆的代码如下：
长沙市档案馆&443002　　　　　 芙蓉区档案馆&443003
天心区档案馆&443004　　　　　 岳麓区档案馆&443005
开福区档案馆&443006　　　　　 雨花区档案馆&443007
长沙县档案馆&443008　　　　　 望城区档案馆&443009
浏阳市档案馆&443010　　　　　 宁乡县档案馆&443011
第二十条&归档文件计算机著录的必选字段如下：&
Archive_code
档案馆代码
Catalog_num
机构（问题）
Superscription
第二十一条&归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、归档年度、保管期限、机构等项目（见附图3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
第七章　&归档文件的装盒
第二十二条&归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒，其工作内容包括放置相对应的归档文件目录、填写备考表、档案盒封面及盒脊项目等。档案盒封面应标明全宗名称，单位全称统一使用条形印章盖印。档案盒的外形尺寸为310 ㎜× 220 ㎜（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 ㎜、30 ㎜、40 ㎜等。
第二十三条&档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、归档年度、保管期限、盒号、起止件号等必备项，并可设置机构等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号按保管期限分别编制，每年一个流水号。以上各项除盒号、件号外，原则上要求采用黑色原子印章盖印。
第二十四条&装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件分别装入档案盒中。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时，应视文件的厚度，选择适合的档案盒。
第二十五条&档案盒是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。
第二十六条&每一盒归档文件应设置备考表，备考表置于盒内文件之后（式样见附图4）。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
　&盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。
　&检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。
　&日期：填写归档文件整理完毕的时间。
第八章&附则
第二十七条&本实施办法自颁布之日起施行。
第二十八条&本办法解释权属长沙市档案局。过去与本实施办法不一致的规定和办法同时废止。
&附：归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示
&（全宗号）
（保管期限）
图1&归档章式样
归&档&文&件&目&录
题　　　　　　&名
关于整治城市乱贴乱画行为的通告
关于赵伯平等同志职务任免的通知
转发《关于加强重大建设项目安全生产监督管理预防重大事故发生的通知》的通知
在全市经济工作会议上的讲话
图2&归档文件目录式样
归档文件目录
*机构（问题）
&图3&归档文件目录封面式样
盒内文件情况说明：
年　 月　&日
图4&备考表式样关于转发国家档案局发布的档案行业标准《归档文件整理规则》的通知
阿克苏地区行政公署
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各县（市）档案局、地区各单位办公室、人民团体、大中专院校、大中型企业：档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T&22-2015），已经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，并代替了之前制定的DA/T&22-2000《归档文件整理规则》，对部分条款进行了修改或调整，如：对标准的总体编排和结构按照GB/T1.1-2009进行了修改；将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；调整了归档文件分类方法；增加了归档文件组建和纸质归档文件整理、装订、编页、排架要求；增加了归档文件档号结构和编制要求；将室编件号、馆编件号统一为件号；在附录中增加了归档章事例、直角装订方法等内容。现将自治区档案局《关于印发国家档案局发布的档案行业标准〈归档文件整理规则〉的通知》（新档办字【2016】5号）转发你们，《归档文件整理规则》（DA/T&22-2015）自日起实施，请各单位认真组织学习，结合实际贯彻执行。执行中有何问题，请及时反馈地区档案局业务监督指导科。附件1：《关于印发国家档案局发布的档案行业标准〈归档文件整理规则〉的通知》（新挡办字【2016】5号）　　2、&
主办：新疆阿克苏地区行政公署
承办：新疆阿克苏地区行署办公室
技术支持：新疆阿克苏地区电子政务管理办公室
备案序号：新ICP备号
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