大型活动项目执行手册
流程安排是纲领
前期准备是基础
合作执行是关键
控制应变是保障
细节的把控决定效果
后期跟踪是超越的所在
一、手册说明…………………………………………………………………2
二、活动环节一：信息沟通…………………………………………………2
三、活动环节二：方案制定…………………………………………………4
四、活动环节三：开会分工…………………………………………………6
五、活动环节四：活动筹备…………………………………………………6
六、活动环节五：全体排练…………………………………………………9
七、活动环节六：现场执行…………………………………………………9
八、活动环节七：会后跟进………………………………………………
九、工作人员礼仪
…………………………………………………………13
一、手册说明
本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。
本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。
二、活动环节一：信息沟通
信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。
活动信息沟通表
协办/联办单位
执行负责人
执行单位负责人
三、活动环节二：方案制定
活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整体流程如下：
执行负责人信息沟通
填写活动信息沟通表
制定活动方案与执行方案
与各处室讨论（第二版）
将活动方案（第二版）提交给领导审阅
根据意见确定最终方案
n一般性活动简要方案基本要素：
1、活动名称与目的；
2、活动时间与地点；
3、举办/联办/协办单位；
4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；
5、简要流程。
n重大活动精细方案基本要素：
1、活动名称、背景、目的、意义与口号；
2、举办/承办/联办单位；
3、活动时间地点；
4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；
5、活动详细流程；
6、赞助机构与合作媒体；
7、活动会务服务；
8、其它事项。
n活动执行方案的基本要素：
活动基本信息
活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等
执行团队分工
A、执行总负责人；
B、执行小组负责人；
C、具体组员名单。
前期筹备事宜
A、筹备事宜列项;
B、人员分工安排；
C、筹备日程安排。
现场执行事宜
A、现场布置说明；
B、现场活动流程；
C、现场任务列项。
D、人员分工安排；
活动后期工作
A、后期事项明细；
B、人员分工安排；
C、完成时限要求。
活动财务预算
活动合同签订
活动应急方案
大型公开活动同时需制定招商赞助方案。
四、活动环节三：开会分工
活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。
活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）
工作安排会三个目的：
1、讲述活动各项情况；
2、明确人员分工安排；
3、听取反馈意见。
工作安排会环节：
1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；
2、执行负责人介绍人员分工安排；
3、工作人员重述自身职责与安排；
4、听取反馈意见并及时协调；
5、领导总结发言。
分工管理方法：
由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。
由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。
项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。
活动的总体策划、监督、协调、控制
项目的监督、协调、控制
1、各处室协调
2、各部门协调
3、召开协调会
1、领导邀请（名单）
2、领导餐宿、签到
3、领导用车、礼品
4、领导演讲稿
5、领导参会路线检查
对接：后勤
1、嘉宾邀请（名单）
2、嘉宾餐宿
3、嘉宾用车、礼品
1、媒体邀请（名单）
2、媒体餐宿
3、媒体签到、礼品
1、舞美督促、检查
2、证件管理
3、各区域视觉管理
1、新闻通稿
2、领导演讲稿
3、主持人串词
4、会务文字资料
1、生活用水
2、餐宿、用车、礼品
1、证件检查
2、现场引导
3、现场管理
1、筹备前的影像
2、现场影像
3、活动资料收集
3、信息共享、通知
五、活动环节四：活动筹备
在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。
1、来宾邀请接待及接待方案：
领导邀请和接待
嘉宾邀请和接待
媒体邀请和接待
•邀请媒体名单
•新闻夹内容
•媒体签到
•住宿登记表
•媒介分工（活动现场位置）
•接待物料
•专访安排（名单、Q&A、）
制定严格的活动筹备各项内容的进度表：
•现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。
•活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场一部出现问题马上可切换另一部
•在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。
•如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。
•同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。
•活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；
•安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；
•场地建筑和设施的消防、安全情况；
•入场票证的管理、查验措施；
•场地人员的核定容量；
•迅速疏散人员的预备措施。
•安排专门工作人员负责用餐预订及送达
•指定工作人员用车和司机
•文件打印
•资料装袋、运输和存放
•物品领取登记
•生活用水、礼品
活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。
10活动相关物资
会议物资项目
打印机、订书机、纸笔、胶带等
会议电子材料
演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频
会议发放材料
嘉宾签到簿、活动议程单、会议介绍、会务其它资料
六、活动环节五：全体排练
针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。
n排练人员安排
•排练总导演：执行负责人
•排练人员：被排练环节的工作执行人员；
•陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；
•问题纪录人员：&&&&&&&&
七、活动环节六：现场执行
1、再次排查：
于活动正式开始前，所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。
•人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位；
•物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐；
•房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁；
•电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位；
•领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。
2、领导接待：
设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。
接待工作的通常流程：
•联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；
•领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；
•对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导；
•活动礼仪引导领导入休息室，并马上安排茶水。
•活动开始接待人员负责引导至活动现场；
3、现场配合：
活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作。
4、活动用餐：
•提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整齐摆放桌牌；
•及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完成；
•在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料，并确认是否有领导物品遗落；
•用餐现场至少有一名工作人员，及时调配服务员，服务现场。
5、欢送领导及礼品发送
•首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其它领导或企业家；
•对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部门领导；
•对于未带司机的参与领导，活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。
八、活动环节七：会后跟进
会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：
1、感谢短信发送
于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。
2、会议/活动纪要
于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。
3、活动新闻稿
活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。
4、音像资料整理
活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等
5、活动文件归档
在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。
九、工作人员礼仪
1、着装礼仪：
n男士着装礼仪：
男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；
n女士着装礼仪：
女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；
2、仪态仪容：
在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。
保持微笑，热情大方。
3、迎接礼仪：
4、现场礼仪：
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如何做好大型会议策划、会展策划？
　　如何做好大型会议策划、会展策划？
　　 一般企业会议、会展、或者论坛，都会考虑请专业的会议会展策划公司，或者是活动策划公司来完成，因为会议会展是一项非常系统、繁杂而重要的项目，所以一般企业和个人是做不来的。那么当会展公司或者活动策划公司在接到任务后，首要的任务就是进行会展策划，而会展策划可是一个细活。接下来，先知品牌根据多年的实践经验，现总结如下：
　　 会展策划细节十分重要，可以用&十分细节，八分经验&来形容。会展是个新兴的产业，策划师这个职业也是刚刚诞生不久。不少人之前从事过这个职业，但因为没有对这个职位定义，有的人还不知道自己从事的职业实际就是会展策划师。
　　 拿到一个展览，首先要考虑它的规模，人流量有多少?可以和主办方沟通，因为主办方经常参展，他们非常有经验，对于人数和规模基本都有一个很准确的预测，也可参考更近参展的票面统计数据。然后就是确定展览的地点，地点确定后就要策划设计方案了，要根据不同展览设计不同方案内容，首先要设计序厅，人流的走向，然后是休息厅、互动厅以及各个展厅的位置，展台和标准展台的摆放以及和人流走向的关系，统统要考虑进去。每个细节都要考虑到，进门放在哪边?观众从什么地方进入，专业人员如何进场?
　　 一下是先知品牌活动策划公司简单整理的一个会议会展策划的概要。
　　 会议会展策划概要：
　　 更，要研究参展会客户心理。
　　 ，要充分做好人、时、地、物、钱等准备。
　　 第三，要编组。
　　 第四，寻找潜在客户
　　 第五，产品介绍
　　 第六，拓展品牌度
　　 第七，通盘考虑，要赚回来。
　　 第八，更后根据有效资料，实行会后跟进。
　　 接下来先知品牌活动策划公司就来给大家说一说会议会展策划的细节流程。希望能够给大家带来帮助。
　　 会议会展策划流程：
　　 会议会展策划流程一：对企业进行有针对性的市场调研
　　 收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排，结集归档。
　　 会议会展策划流程二：制定详细完整的会展策划方案。
　　 确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。
　　 会议会展策划流程三：实施前的培训。
　　 让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。
　　 会议会展策划流程四：印刷材料的设计制作。
　　 利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。
　　 会议会展策划流程五：展台的布置及展示。
　　 设备的调试安装，展台的人员配备。
　　 会议会展策划流程六：相关的会展服务。
　　 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
　　 会议会展策划流程七：做好对活动的评估。
　　 开好总结会，做好善后公关工作。
　　 会议会展策划注意事项：
　　 1、调查与分析
　　 会展的市场调查是选定会展项目的重要依据。它是会展策划的基础，也是必不可少的更步。一般情况下市场调查要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展会设施条件等特点，围绕市场进行调查。市场调查的主要内容包括会展环境的调查、会展企业情况的调查、会展项目情况的调查、会展市场竞争情况的调查以及参观商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态等信息的基础上，才能有的放矢地进行策划。
　　 2、决策与计划
　　 作会展决定是一个决策的过程，应该掌握一定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等，会展的决策与计划应从分析决策的要素入手，确定会展的基本目标、集体目标和管理目标，然后决定展会的战略安排、市场安排、方式安排等。
　　 3、运作与实施
　　 会展的运作与实施是进行会展的中心环节，也是会展策划的重心之所在。在这个阶段，会展策划人员根据《会展策划书》的计划与安排进行广告宣传工作、组织招展招商工作、会展设计工作以及会展相关活动策划等具体安排会展的工作方案。
　　 4、效果评价与测定
　　 计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。
　　 以上就是先知品牌活动策划公司给大家整理的会议会展策划的主要内容，希望能够给大家带来帮助。选择会议会展策划公司，先知品牌！
大型会议策划、会展策划公司--先知品牌活动策划
美国Amsted品牌经理 Godfrey
先知品牌全案策划很专业，无论是服务能力，还是服务态度，都具有国际高水平品牌全案营销策划公司的能力和水平。
阿里巴巴集团总裁 金建航
先知品牌全案策划公司的服务给我留下了深刻的印象，尤其是总顾问思翰先生的文化底蕴很深厚，能将文化应用于品牌策划及品牌全案很有竞争力。
俏十岁面膜董事长 武斌
俏十岁的定位及品牌系统化的形象是先知队完成的，过程很顺利，结合科技面膜定位的品牌全案策划，对品牌的成功起到了至关重要的作用。
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一、大型活动的定义
　　大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。这一定义要把握三个重要概念：
　　第一、大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源，包括人力、物力、，这是大型活动的目标。没有目的而耗费资金做活动是不可能的，目的不鲜明也是不值得的。
　　第二、要有计划性。凡事都应有计划，大型活动更不例外，而且更要求有周密的计划。
　　第三、众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动，就应该有众多的人参与，但并不是参与人数多就是大型活动。大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量，而且还在于活动的质量的高低和影响力的大小，对于校园活动来说要看其是否能真正意义上打造社团精品并促进校园文化建设。
二、大型活动的策划
从程序上说，大型活动策划和实施，一般要经过以下几步：
第二、进行调查和可行性研究。可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的校园适应性，包括校园环境和活动范围的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用？如户外活动要考虑天气的情况，野外活动考虑更多的是安全设施问题，等等这些都是我们要进行可行性研究的范畴。
第三、提炼主题，进行创意。
第四、方案论证。
1、成立活动筹备组，召开筹备会议。由筹备组成员共同协商对本次活动进行宏观总策划，最终将活动涉及到的工作分成诸如宣传、外联、物品筹备、节目等几大部分，并将每一项工作选出负责人，同时选出本次活动的总负责人。
2、根据筹备会议精神，认真制定活动计划书，将其作为工作的指南，一切行动原则上必须按照活动计划书进行，同时将活动程序表、活动日程安排表等关于活动的基本资料打印装订成册，保证个负责人人手一份，这样有利于活动的有序进行。
3、各分项负责人，组织自己小组成员展开工作，在工作中要分工明确，责任明晰，权利对等，但各负责人要以会议或座谈等形式及时进行沟通和联系、团结协作，这样以便随时了解活动的进程，同时要向自己上一级的领导汇报工作，对在自己经验和能力范围内无法解决的问题提出援助要求。
4、最后的一点是总结提高。对社团活动而言，要不断总结、反思，做到既有一定的模式，又有突破和创新，而非一直在一个套路中打转。不开动脑筋，不去创造一些学生喜闻乐见的新活动，社团活动就会缺乏吸引、缺乏新意。要使社团充满活力，一定要解放思想，在实践中摸索，与时俱进，开拓创新。这样的社团才会永葆生机，活动才能凝聚人心，汇聚人气，社团之路才会越走越宽广。
三、操作实施过程应注意的问题
1、进行必要的现场模拟。从经验看，我们应该非常重视计划方案的现场模拟。我们看到一些协会的活动，都存在这样的问题：计划很好，但是由于缺少演练或彩排，在操作过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以，在原则方案确定以后，还要进一步进行现场模拟。
　2、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序，这在活动中其实就是对细节的把握和处理。
　3、方案培训。在大型活动里，为了保证活动参与人员的素质，进行培训显得尤为重要，这样不但保证了活动的质量，而且会极大地调动活动参与人员的积极性，使其感觉到参加活动的意义在于学习和自身素质的提高而不是最终的输赢，更重要的是维护了社团的声誉和影响力。比如音乐爱好者协会、舞蹈协会、风行吉他社、演讲与辩论协会、各球类协会在举办活动的时候都可以进行培训，同时培训还有一层意思是是对活动工作人员培训，假如参与的工作人员不了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策划实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能出力，这些往往以讲座、专门辅导、召开会议等进行，既简便又高效。
四、策划的技巧
在策划方面讲两个技巧性的问题，一个是策划的眼，这个眼的概念是我从文章的文眼，或者唱歌的歌眼引申出来的。大型活动策划需要创造这样一个非常精彩的地方，像一个文眼，歌眼，我们的活动之眼，这时候往往是我们创意大型活动过程中应该重点考虑的问题，要有高潮，要有精彩的地方，要把这个活动表达的更有传播性，关键看这个高潮是不是设计的好？如果一个活动创意的核心在哪里？这应该是关键。
五、大型活动策划案例
社团十周年庆典
十载风雨，十载收获，社团的十年是不同寻常的十年，十年意味着所有社团人不懈的努力、无悔的追求和顽强的拼搏。为了见证社团十年的发展，我们把社团十周年庆典的相关活动作为了工作的重点和核心。
为了筹备好本次庆典，在学期之初常委会成员马上成立了筹备组，对本次庆典进行了宏观规划，同时将工作分为活动组、公关组、宣传组、日常管理组，并一致通过由张志鹏主席带领公关部、秘书部负责公关组和日常管理组的工作；由肖英杰副主席带领活动策划部负责活动组的工作；由彭涛副主席带领宣传部进行宣传组的工作。
经过筹备会议的招开，活动策划部马上依据会议精神制定出活动计划书，并对各协会上报的协会系列活动进行审核和指导同时也展开了庆典晚会节目征集工作；公关部独立召开了全体公关人员会议，对本次庆典所需经费进行了合理分析并进行了对我校周边商家基本情况的分析，同时交流了拉赞助的方法及措施，他们在选定商家后便及时开始了经费筹集工作。
宣传部展开了庆典的相关宣传活动，他们为各协会的活动进行及时的宣传并积极的筹备社团宣传手册；秘书部在作好庆典的相关工作的同时，主要负责社团的日常考核和管理。就这样一切工作进入了正常轨道。
在各项工作有序开展的过程中，我们更注重的是相互协作的团队精神培养。社团四大职能部门于每周三汇报工作进展情况，并及时总结分析近期工作开展情况。公关部在成功取得商家赞助意愿时，其他三大部协助公关部共同与商家进行谈判并签订合作意向书；由于庆典期间各协会活动较多，活动策划部不能对每一项活动进行协助和考核，因而其他三部门也积极配合活动策划部的工作，帮助各协会活动开展活动。在庆典晚会的当天公关部、宣传部负责嘉宾及领导的接待；秘书部负责社团成员的入场、落座，荧光棒发放等工作；活动策划部负责演员的化妆及舞台的布置。
社团十年庆典取得了圆满的成功，我们的工作始终能有条不紊的开展，首先源于严密、细致、合理的工作计划，再就是各部门及各协会人员对工作的认真负责，实干+精干+巧干的结果，同时我们得到的深刻启示是大型活动的程序繁琐复杂，因而明确分工、各斯其职、及时协调、相互合作是我们必须坚持的原则和工作的方法。
采纳率：64%
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