请别忽悠！——公司OA系统建设的艰难历程 - 推酷
请别忽悠！——公司OA系统建设的艰难历程
随着公司发展越来越快、全国各地分支机构逐渐增加，如何更加有效的整合办公资源、规范业务流程，已经成为现阶段公司发展急需考虑的问题。经过信息部门的详细规划，报请公司领导批准，信息部门随即展开了OA产品选型及功能验证的漫长而痛苦的过程。现将个人在OA系统建设中的痛苦历程记录如下：
一、第一阶段——OA需求分析及调查
1、要解决业务应用、日常办公的流程审批问题，实现每工作节点的监控及可查。
2、架设全方位、不间断办公平台，保证业务流及事项审批的及时性，提高员工办公效率。
3、实现无纸化办公，解决现有手动办公方面存在的不足，将员工从繁重的人工业务处理中解放出来。
4、掌握每位员工的工作状态，对所有工作节点、流程均实现“痕迹保留”，作为各类考核的重要依据。
5、整合现有的多个业务平台（ERP、CRM等），实现“一个平台，多种功能”的目的。
6、实现“费用报销”功能的自动化、规范化，并自动生成财务凭证，减轻财务人员的工作量，并实现个人报销记录的可查性。
7、将现有CRM系统的主要功能集成到OA系统中实现（订单、销售报表等），并按角色赋予报表访问权限。
8、OA与用友U8ERP的高度集成，实现双向写入功能，进一步打造自动化办公平台，释放员工工作量。
9、将现有的考勤系统整合到OA中，实现人员外出、考勤信息、出差销假等的全面掌控及统计。
10、其他还有很多需求，此处省略... ...
& 该阶段主要是自身需求的调研、沟通、确认。关键是大多数员工对OA系统并不了解，信息部门在做调研的同时，还要给员工们普及OA知识，真的是很不容易。
二、第二阶段——品牌
1、Z-A公司
2、J-B公司
3、F-C公司
该阶段，最为耗时及复杂的是“产品试用”，三家公司的产品，均需由信息部门搭建出测试环境、配置好基础数据，并组织人员参与测试，并不断收集和记录试用结果，解决员工使用中存在的疑问及建议。测试所需各类表单，均需由信息部门制作，这在当时真的是极为痛苦的工作，天天加班呀。不过，与目前实施过程中遇到的困难和痛苦相比，想想这真的不算什么，这是后话了。至于我为什么这么说，后面会提到的。
三、第三阶段——产品定型阶段
在第三阶段，对我们来说应该是最纠结和最痛苦的。公司对自身需求一变再变（企业版及集团版的纠结），最初我们商定及接洽的均为企业版（单组织架构）。在与三家OA产品开发商洽谈一圈后，从公司长远考虑来看，还是决定更改为集团版。这意味着之前所有的洽谈工作均付之东流，全部要重新来过。更为重要的是，投入的成本也将成倍增加。
既然已确定采用集团版架构的产品，接下来是信息部门做选型对比报告了。供应商实力、产品功能、试用结果、产品报价均是核心汇报内容。以上三家供应商的产品，Z-A公司和F-C公司为JAVA平台开发，J-B公司为.NET平台开发，信息部门综合三家的情况，最后建议使用Java产品，Z-A公司及F-C公司进入互相PK阶段。
四、第四阶段——确定最终供应商及最后的功能验证
1、在确定产品开发技术为JAVA后，对入围的
公司，公司领导及信息部多次开会讨论及征求相关人员意见。在对比了产品功能、操作的难易度、销售及售前顾问人员的表现后，初步商定最终采用
的产品（集团版）。到这儿真的是大有感触啊，产品好固然很重要，但是如果销售人员、顾问人员表达能力不行，不能赢得客户的心，产品再好也是白搭。
的表现其实之前一直不好，可以说差一点就被出局了，原因就在于他们的销售人员技巧不行。最后一次洽淡，他们的售前顾问第一次参与会谈，我不得不说，该售前顾问水平实在是高，基本上是秒杀BOSS，但这正是目前实施中产生的问题的根源。现在看来，这位顾问真的是个大忽悠呀！~（这是领导的真实感受！）
2、项目谈到这个地步，接下来就是更为细节的交流了，包括详细的售后、实施的计划等。这一步也花了不少时间，几乎我们想要的功能，担心的问题均做了深入了解和沟通。到这个时候，我们对OA系统、对
都是抱有极大期望的。（希望有多大，失望就有多大！）
五、第五阶段——商务谈判及合同签订、付款
商务谈判和合同签订就没什么好说的了，这里省略... ...。但是有一点，在合同上一定要注意细节，最好拟定一份附加合同，将客户关心的问题、功能做一个书面描述，防止乙方耍赖！~
六、项目启动及实施（2012年10月~）
1、按照合同条款，实施周期为30个工作日。
2、日——软件安装及调试。
3、日——项目启动会议，确定双方项目组成员。
4、日~日——实施工程师入驻公司，进入实施阶段的需求调研。调研也是个折磨人的工作，对于实施工程师、信息部门来说都是如此，这部分就不细说了。
七、实施情况总结及存在的问题（我最最想说的话就在这里！~）
说实在的，当初选定
及其集团版产品，公司领导及信息部门都是一致同意的，抱着对OA系统的美好期待，抱着对
的极大信任，虽然该项目从最初接洽到最后结成正果耗时巨大，但是当合同签订后，我们也是松了一口气。
肯定也是大松一口气吧~！。
还是说说实施中主要存在的问题，及
的解决方式吧！
1、实施周期严重滞后，
派出负责我公司的实施人员只有一人，偶尔还要外调去支持其他的项目，导致有时实施工作陷入停顿，浪费不少时间（在多次反映后有好转）
2、实施过程中暴露出很多产品功能问题，
对客户提出的问题，反应迟缓、或者推脱、躲避。
3、对于合同签订时谈妥的问题及承诺，很多未兑现，客户打电话联系销售人员，甚至经常出现不接客户电话的严重问题。
4、对于客户的需求及多系统集成要求，
也许未做深入确认，或者未考虑周全，导致无法按承诺的时间、功能来实施。很多核心功能在实施中发现产品根本无法实现（当初是忽悠？）无法实现的功能客户想自行开发，
Z-A公司还不好好配合，这难道不是客户在帮
Z-A公司的忙吗？
5、对于多系统集成、开发需求，一味考虑和突出自身的成本因素，反复更改第三方合作方，项目实施几乎到了无法动弹的地步（还好最终已解决了）。
6、在多次催促无效的情况下，信息部门以邮件形式发送邮件给
项目组成员，均未获任何正式、正面的回应。万般无奈之下，信息部门首次致电
销售人员领导，对方保证在12月15日前完成实施并开始测试。（既然说了，那我们就等着吧~~）
7、在对方承诺的12月15日即将到来时，项目主要核心功能使用仍未有明显进展，此时公司领导已是心急如焚，信息部门于是决定自行开发一些功能，弥补Z-A公司所不能实现的功能。于是向
提出提供产品的“数据字典”，以便我们自行开发相关辅助功能（主要是CRM报表功能）。
8、对于数据字典，
开发部门提供的并不是完整的或者是对我们有用的字典。当致电对方领导时，对方的答复简直让我们惊掉下巴：我们有承诺过这些吗？合同条款有注明吗？产品的数据字典，我们不可能提供，就算是500万的项目，我们也不提供。态度之强硬，语气之犀利完全出乎我们的意料，此时客户成“孙子”了！既然不能兑现之前承诺的功能，也不提供数据字典，那安排开发人员与客户当面沟通总行吧？OK！没问题，请客户自行前往
公司吧，我们的人不去客户公司。这谱儿摆得高吧？我们的公司股东之一（分管技术方面）下午3点多亲自驱车与信息部门一起到了
公司，可人家给我们发的行车路线都是错的呀，害我们绕了一大圈，浪费了大把时间才赶到。5点多从
离开，堵车呀，近7点才返回到公司。当面沟通的结果也是毫无进展，我们离开
后是一个周末，但
Z-A公司一直
未有任何形式的主动答复。
现在真的是有点骑虎难下了，这个悔呀！~领导和信息部门终于明白了，对
公司算是有了深刻的了解！客观的来讲，我们的需求是很特殊的，但是签合同前我们已经和
说得非常明白了，我们想要什么功能，想要什么方式来实现，甚至把我们现有的系统集成方式也对他们展示了，
都答复可以实现！客观的讲，
产品的流程审批功能还是相当不错的，毫无问题。问题就在，当初承诺的东西，现在实现不了，就开始敷衍、躲避了。这不是一个有信誉的企业该干的事吧？客户总是第一的吧？不管怎么样，有什么话就说，有什么困难就提，用不着敷衍躲避吧？
项目还在实施中，但仅仅是表单制作的层面罢了，未触及到核心功能。
但时间已然肯定是来不及了，现在已经是2013年1月底了，实施仍在进行中。那请问这个后果该谁负责呢？毫无疑问该由
负全责。原因就在U8插件及考勤开发事宜一直未找到确定的第三方公司来做，时间就这么一直耽误着。到今天，考勤开发依然没有启动，最新消息说要等到2013年3月，实在无语了！~
最后，我可能必须得平心静气的说几句，我并不是在此故意诋毁
，也没什么好诋毁的！事实就是这样，我们的OA实施遇到了巨大的问题。像我们这样特殊需求的客户，
之前肯定未实施过，看得出来是毫无经验，没认识到问题的复杂性，多系统整合能力还是比较差的。关键的一个，
的销售人员，以至于领导，实施人员，工作主动性、责任心，对客户的重视程度均有待提高。虽然签了合同，但你不能事事都不汇报和沟通吧？客户问你个问题，麻烦你办个事，你当时答应的好好的，可事后不能就毫无动静了吧？不论结果如何，总得有个回复吧！这是起码的做人、做事的道理吧？
& & 实施人员说春节前基本能结束除考勤和订单功能之外的实施工作，我要感谢辛苦工作的Z-A公司实施人员，感谢您们的付出，您们真的辛苦了！
实施中的各种情况，Z-A公司伤透了我们甲方OA项目组所有人员的心！我们真的不能轻易释怀！！！我们真的是看好
的，但实施搞成这样，
真的是意料之外！
项目无论好坏，可春节又要到了，OA系统的实施也只能死马当活马医，退而求其次了。这次的教训实在太深刻了... ...！
永记Z-A公司的伤害，永记此次项目的教训！
为避免不必要的纠纷和人身攻击，文中OA软件商均以代号表示，爱猜谁去猜，但与我无关！***
***此博文仅作为个人备忘之记录，谢绝任何形式的转载及复制重发布！！！***
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(C) 列表网&京ICP证100421号&京ICP备号-1&琼公网安备08现在的企业OA能做到哪些事？我们体验了4家公司的OA系统，好多功能都堪称“神奇”，你们家的呢？
早上进公司连上Wi-Fi后就能自动打卡；需要开一个会，手机摇一摇就能轻松预订到离你最近的闲置会议室；午餐前先用手机看看食堂里人多不多，人流监测可以告诉你什么时候就餐效率最高；下班了，打开手机看看附近的公司班车从哪里上车最方便……&这是当下OA系统的正确打开方式，它不再是一个单纯方便管理者掌握公司人工作流程的管理工具，而是一种服务公司人，让员工能更便利地工作的协同办公系统。OA系统在1980年代就已经存在了，官方名称叫做办公自动化（Office Automation），一开始只是为了实现无纸化办公，方便管理生产。由于当时的企业多以工厂为主，为了让生产任务和管理精神下放，更有序地做好企业管理，OA系统诞生了——管理者有了追溯衡量工作过程的工具。30年后再谈OA，我们发现这个词可能需要重新定义。OA的概念在2010年左右开始模糊，在2013年创业潮兴起之后更是突出——这是一个追求快速创新的时代，冗长的流程管理、繁复的事务处理会耽误很多时间，相反，高效的团队沟通、协作的需求被逐渐放大。OA的边界也因此打开，加入了企业协同的概念。移动互联技术的加入让这件事情有了更大的想象空间。现在很多公司人日常的办公、考勤、行政流程都可以在一个手机App上完成，通过它还能集成公司邮箱、内部通讯、通知传达、项目管理等全方位功能，让信息始终处于流动的状态。尤其是很多技术类公司在这些事上玩得更high，它们自行开发了一些小功能比如订班车、监测食堂人流、发票报销、订健身房、找医生等，OA也从方便工作开始扩大到了方便生活。OA系统在这个时候也开始成为企业文化的一部分，能帮助组织强化团队感。我们体验了4家大公司的OA系统，它们都围绕自己的公司文化、工作方式和员工需求开发了一些定制化的OA功能，我们甚至能从这些办公应用中判断出这是一家什么风格、以什么为导向的公司。当然，就如很多人都在抱怨微信让我们变得24小时都在聊工作一样，移动OA方便了公司人的日常工作，同时也方便了公司对我们的管理。技术就是这样一种可爱又可怕的东西，这次我们来看看它可爱的一面。复星：移动化实现扁平管理 特色功能 黄页：按照需求找到你需要的人 就餐小秘书：实时监测食堂人流量 健康小秘书：随时预约内部医疗资源 复星的移动OA系统叫做复星通，这个员工人数超过10万的超大型公司，部门众多，层级复杂，大家对办公软件的最大诉求就是化繁为简。于是这个系统从设计之初就盯牢“实用”二字。因为是嵌入钉钉——一款针对企业的办公协同工具，再由公司IT部自行定制开发，一开始员工内部还组了一个“小白鼠群”，群里既有80后、90后的基层员工，也有CEO梁信军，每个人都基于自己的工作需要来提建议，现在这个OA上搭载的功能多达几十种，都是为解决实际的需求而存在的。在手机App上打卡、报销、请假、订会议室等都只能算基础功能，前面提到的化繁为简体现在一些更高级的设置上。比如一个审批的绿色通道功能，当事情比较急的时候，可以直接在系统里拉一个群，把相关的负责人都拉进来讨论、做出决定——这个通道允许之后再补上审批资料。“就因为OA系统里有这样一个绿色通道，之前我们建一个信息技术子公司前后只用了一周。”IT部总经理梁剑峰说，这是一个紧急情况，但按照传统OA一天要走完10个流程几乎不可能，于是他们在复星通上拉了个群，把各个流程环节的负责人都拉进群里并直接汇报，最终非常高效地在一周内完成了公司注册。复星通另一个广受好评的功能，是黄页功能。在一般的企业通讯录里，假设你要修理电脑或者开视频会议却不知道怎么连接，这个时候即便打开通讯录，你也不知道该找里面的谁。复星员工的通讯录自带黄页功能，他们只要打开通讯录，根据自己的需要，比如“IT维修”，就可以找到对应的人，并给对方发送邮件寻求帮助。这个友好的功能在公司新人里特别受欢迎，即便在刚进公司谁都不认识的情况下，他们也可以很快找到需要的人。“以前我们会用微信来沟通，但10万人的公司，总不能每个员工都加微信吧？”IT部总经理梁剑峰觉得黄页功能对于这样规模的大公司很实用。OA要受欢迎，只单纯解决工作的问题肯定不够。对于大部分员工来说，“就餐小秘书”大概更加深得人心，毕竟它解决了实实在在的就餐问题。因为复星食堂里有一条比较狭窄的过道，以往在用餐高峰总是会出现大排长龙的情况，但现在大家吃饭前都会先看看就餐小秘书，它可以实时反映目前食堂的用餐人数，当它显示一个绿色微笑表情时，就表示“现在不是人流高峰，去吃饭不用排队了”。此外，员工还可以在复星通上实现很多“省事儿”的功能，比如觉得身体不舒服的时候，可以直接在移动端预约和集团合作的医疗专家；想要锻炼身体，打开看看有没有空闲的羽毛球场……基本相当于一个智能助手。有没有一种坐在办公室里就把杂事顺手解决了的运筹帷幄感？最近，听说那个很多公司OA系统里都有的“规章制度”功能要在复星通里被下架了，原因很简单，因为通过每日后台监测的日活和员工反馈来看，这个功能“大家使用得不多”。IBM：让全球的员工都可以一起工作 特色功能 打标签：智能机器人给大家设置了标签，让你可以快速搜索到需要的能力专家 邮件驱动：项目工作都从邮件入口，提供即时聊天、资源库、会议纪要、组织架构图谱等功能 要在IBM里找一个专家，可能用不了10秒钟，一同提供的，还有对方的电话、邮件、企业微博，在这个全球化的公司，唯一可能阻碍联络的，就是时差。员工只需要在OA系统中输入关键词，其他就交给智能机器人Watson处理。它早就给全球的专家们打好标签，只要接到搜索指令，它会立刻把符合要求的对象筛选出来，并按照和关键词的相关性排序。之后，员工可以直接点开候选人的个人页面，看到对方之前参与过的项目和所在的团队，来验证对方是不是符合自己要求的人。这种情况下，即便是几个完全不认识甚至在不同国家工作的人，也有机会很快地组成一个临时项目组，并在线上合作一段时间。邮件是他们开始工作的入口，当这个临时项目团队组建完成，组织者可以给团队成员发送任务邮件，如果有附件，还可以直接拖拽到网盘，形成虚拟小组的资源库。邮件来往次数多了以后，对方就会被默认成“重要联系人”，当重要联系人的邮件来了，系统会提醒使用者要不要考虑优先处理。遇到需要讨论的问题，团队成员可以在邮件中即时聊天，而聊天记录可以直接备份成“会议纪要”。新加入的成员可以查看自动生成的人员架构图谱，了解自己该向谁汇报、和谁合作。因为虚拟团队中经常存在异地工作的情况，所以成员彼此未必很了解对方当下的的工作状态——是不是在忙别的事情。所以邮件系统里关联了音视频系统，也就是说，当对方正在音视频会议中时，他的头像旁边就会显示“会议中”的小标识——嗯，那就稍后再议。是不是还挺方便的？尤其对于这个全球化企业来说，虚拟团队的工作形式很常见，所以IBM现在的OA系统更强调协同工作的功能。作为OA系统的鼻祖，IBM从1995年就开始建立OA系统，所以他们的大部分员工从进公司开始就已经在使用这套系统。“如果你问IBM员工，我们的OA系统怎么样？他们可能并不明白，因为很多人都没有意识到，自己已经随时都处在OA系统中。”IBM社交商务技术总监徐刚告诉《第一财经周刊》。京东：开放平台，允许各部门自行开发 特色功能 班车查询：可找到最方便的上车点 提供电子书：每周可在App上免费领取 预订会议室：摇一摇即可自动匹配合适的会议室 报销：一键报销员工外勤或加班用车的对公结账 开会前还在跟前台预约会议室？实在太out了……看看京东的小伙伴，要找会议室时只要打开手机OA摇一摇，就能轻松get到一个最符合他们要求的闲置会议室，不过这大概只能在京东OA系统的实用排行榜中排第二名。使用得更多的是班车系统。下班后只要打开应用定位自己的地理位置，系统就会根据附近班车的分布给你推荐一个最适合上车的站点，并且它还会告诉你这趟班车之后的行驶路径，不仅如此，你还能查到班车司机的联系方式。这些好用的功能都可以在京东的移动OA系统ME里实现，不过这还远远不能满足一群技术控。尽管ME里已经有30个通用功能了，但当各个部门又提出更独特的需求时，怎么办？那就自己开发吧！ME的一大特点是它是一个开放平台，允许各个部门在这个平台上开发、增添自己需要的功能——当然也只有技术公司能这么玩。于是，用户体验部开发了一个可以横向比较京东App客户满意度的功能，它可以按周统计用户的评价并反馈到体验部；营销部的人开发了一个“京东罗盘”，这样他们就能每周检测不同产品的销量和价格。“目前ME上自主开发的功能有近20个。”移动办公团队产品经理李卓说。京东有一个很特殊的地方在于，除了办公室员工，它还有近8万名一线员工，比如仓储、配送、客服等岗位，这些员工没有配工作电脑，所以设计移动版也是为了方便他们的工作。这样，即便是在新疆、陕甘宁等偏远地区的一线员工也可以通过移动版OA随时打卡、查询工资。爱奇艺：少即是多，做员工需要的 特色功能 视频会议：多终端会议系统 打卡：摇一摇150米内自动打卡 同步报销：平级部门可同时审批 只要进入了设定的距离范围（公司方圆150米），就可以提前打卡，避免迟到，这个“充满爱”的设置叫做“附近打卡”，估计能在爱奇艺员工喜欢的OA系统功能中排名前三。和前几家公司相比，3000人左右的爱奇艺规模算不上庞大，日常使用的OA系统也相对精简，更追求实用，用开发团队的话来说，就是“用什么就装什么”。比如差旅申请的审批。新的OA系统允许几个平级的部门同时在系统里审批这笔差旅，任何部门发现不合理的需求都可以立刻喊停，这能减少很多时间的浪费，出差任务很急的同学最喜欢，“这个功能很方便，假如我要向3个部门申请一个差旅而且明后天就要走，3个部门可以同时在系统里审批，节省了很多时间。”爱奇艺副总裁王学普说。此外，作为视频网站，爱奇艺的OA系统在各项远程办公活动里植入视频的功能自然也是出神入化。视频会议是基础配备，他们甚至可以在团建时做视频直播，加入VPN后也可以随时和任何一个同事通过视频讨论工作，并且，绝对不卡！互联网行业最讲究的大数据，OA系统也能支持。在后台，他们还能看到属于业务板块的视频大数据分析，可以直接了解自己板块的工作效果，比如滤镜筛选的观众最喜爱片段、观看完成率等，当然，有些数据会有权限设置。联系编辑：
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