采购人员的内部和外公司内部沟通机制

谈新型采购人员应具备的能力
随着集团不断发展壮大,我们的采购业务也不断增加,从以前的单纯饲料原料采购到目前整个公司的物资采购,发生了很大的飞跃,同时采购工作人员的业务能力也相应得到了提高。
过去的采购行为是生产什么产品,需要什么原料,采购部门就买什么原料,需要多少数量就买多少数量,完全是按生产部门制订计划而照单行事。在新型物质采购环境中,应用传统的采购方法是行不通的,所以我们传统的采购观念要向新型的采购技能转化。那么,新型采购人员应具备哪些采购技能呢?
第一、新型采购人员要充分了解原材料的市场行情。采购人员最重要的一点就是价格谈判。当一般的商业手段使材料的价格降到一定程度,若要想继续降低其价格的话,那我们就必须从行情、生产成本、技术分析入手。通过充分掌握原料行情、生产成本、技术参数以及分析原料价格影响的因素,才能发现对采购成本影响的机会,从而降低采购成本。例如我们在采购豆粕时,首先得了解大豆成本、加工费用、大豆出油率、出粕率、损耗率、豆油价格、豆粕价格,然后分析其油厂加工利润,从而掌握谈判空间。通过分析我们发现,供应商在报价时,往往都是将价格透明的部分报得很低,而把价格不是很透明的部分报得很高,这样可以掩饰其获取高额利润。如果说我们对其产品的原料行情及技术标准不了解,我们就没有办法判断其报价是否合理,无从进行谈判,因而不能达到降低采购成本的目的。
第二、新型采购人员要掌握产品技术标准。掌握了产品技术标准,我们可以分析产品质量要求,在满足质量要求的前提下,选择成本更低的材料,降低采购成本。这一点我们在饲料原料采购中经常用到,往往是以同质低价的原料替代同质高价的原料。为了增强产品的市场竞争力,开发就近资源,生产适销对路的产品,在饲料原料采购中,采购人员经常会认为掌握产品质量标准是技术部门的事情,与采购人员无关。其实在新型采购的模式下,采购人员掌握技术标准对新产品开发,以及降低采购成本更有利。因为采购人员对价格更敏感,技术人员只注重产品质量,而往往忽视价格因素。在生产备件采购中,如果我们不懂得技术标准,就很难做到降低采购成本。因为同一种型号的产品,其技术含量不同而价格差异特别大。我们如何做到质与价的平衡,这要通过技术标准来掌控。新型采购人员要在日常工作中,不断积累与分析构成产品成本方面的信息,对占成本比例大的部件和材料,不断搜索和评估其差异性,从而树立有效的采购标准。
新型的采购人员切记只关注价格采购,一味追求低价采购往往会给我们带来隐形成本的增加,如低廉的质量带来的产品维护成本、维修成本、供应商的转换成本、还可能影响公司的形象等等。
第三、新型采购人员要充分了解和分析原料供应商行业特点。如产品的生产工艺所用的原料行情、供应商的投资和生产规模与生产成本的关系。同时要建立供应商成本分析和对比档案,为日后的采购谈判,以及与具有战略合作伙伴的供应商共同挖掘成本创造潜力。与供应商的合作,特别是与建立战略合作伙伴的供应商合作,我们更应该注重与供应商一起开发降低采购成本的渠道。战略性合作伙伴的供应商供应的产品往往占公司采购成本的比重较大,所以从根本利溢出发,我们应与供应商一起进行行业分析、技术更新、新产品开发等,进而达到降低采购风险的目的。
第四、新型的采购人员还要有很强的沟通能力,包括内部沟通和外部沟通。我们向外采购,就是一个沟通过程,如果没有沟通能力,如何达到降低采购价格,完成采购任务的目的。对内部来说,来料装卸与堆存、质量事故的处理、货款的结算与支付等等,也都存在沟通协调问题。沟通不畅,直接影响采购工作的顺利开展。
第五、新型的采购人员同样还要有对市场的敏锐感,对市场能够做出快速的反应,以创造机会利润。集团对原料采购实行“零库存”管理,我们不能以“零库存”管理为由,只是保证生产不断料为目标,而不去作市场预测分析,让机会利润白白溜走。例如四川汶川发生了地震,作为采购人员首先应想到的是磷酸氢钙、磷酸二氢钙、元明粉等化工原料的供应影响,交通运输造成的各种饲料原料供给影响,养殖行情影响等等。只有以不变应万变能力的人,才能做出快速成反应,然后采取行动,获得采购的主动权。
第六、新型的采购人员还要具备供应商的管理能力,能够识别主要供应商,建立供应商的绩效考核。在新型采购环境中,我们的供应商网络繁多,如何有效地利用客户网络资源,我们要根据不同的采购品种对客户源进行分类。只有通过分类管理,我们才能有重点地进行客户管理与开发,这样我们的采购工作才会顺利开展。
因此,新型采购人员是非常专业的采购,不是靠乱砍价而是靠专业的采购技术,包括成本分析、价格追踪、材料价格差异体系、供应链管理等等,都要树立新型的采购标准。
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