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浅谈地市级烟草公司货币资金内部控制风险点及措施_陈洁
C O N T E M P O R A R Y E C O N O M I C S
浅谈地市级烟草公司货币资金 内部控制风险点及措施 ○ 陈 洁 (六盘水市烟草公司 贵州 六盘水 553001)
【 摘要 】 本文从把好资金支出关 、 管理资金注入点 、 银行开 户点 、 现金盘存点 、 银行对账点 、 票据印鉴密钥保管点出发阐述 了地市级烟草公司货币资金内部控制的风险点 , 提出了以风险 管理为导向 , 以岗位牵制为前提 , 以银行账户管理为基础 , 以规 范收支行为为重点 , 以内部监管为保障的一系列控制措施和程 序 , 确保地市级烟草公司货币资金的安全和完整 。
【 关键词 】 烟草公司 货币资金 内部控制风险点 措施 货币资金是烟草行业经营运行的命脉, 贯穿烟草行业生产 经营的整个过程 。 烟草行业自 2004年行业取消县级公司法人 资格后, 地市级烟草公司成为生产经营主体, 业务涉及烟草专 卖管理, 烟叶生产 、 收购 、 调拨销售 、 卷烟购进 、 销售及烟叶生产 基础设施建设补贴等,每年有上亿甚至几十亿的资金在市 、 县 两级 、 多个部门 、 环节 、 不同的对象 (工业 、 卷烟零售户 、 烟农 ) 之 间循环周转 。 而由于货币资金是流动性极强的资产, 所以极易 被盗窃 、 挪用 、 短缺或发生其他舞弊行为, 作为生产经营主体的 地市级烟草公司必须建立一套全方位覆盖的行之有效的货币 资金内控制度确保每年上亿的货币资金的流动是合理 、 恰当 的, 确保货币资金的安全和完整, 做到对货币资金的收入与流 向进行全方位的跟踪与监督, 防范行业资金风险 。
一 、 地市级烟草公司货币资金内部控制的方法及重点 地市级烟草公司货币资金内部控制应该是以风险管理为 导向, 以岗位牵制为前提, 以银行账户管理为基础, 以规范收支 行为为重点,以内部监管为保障所制定的一系列控制方法 、 措 施和程序 。 重点是把好 “ 一关 ” , 管住 “ 五点 ” , “ 一关 ” 是把好财务 支出关, “ 五点 ” 是指资金收入点 、 银行开户点 、 现金盘存点 、 银 行对账点 、 票据印鉴密钥保管点 。
二 、 各环节上具体风险控制点
1、 财务支出内部控制风险点
主要有:无预算或超预算范围开支; 未经有效审批导致虚 列支出 、 套取或转出资金; 不相容岗位未相互分离, 缺乏相互制 衡机制; 财务部门未对支出的合法性进行会计监督, 未对借款 及时催收销账, 留下公款私用 、 借款无法收回以及弄虚作假的 漏洞 。
2、 资金收入内部控制风险点
主要有:不相容岗位未相互分离, 缺乏相互制衡机制; 各项 收入业务未经过有效审批, 未按法定 、 规定或约定收费; 收入管 理失控 、 内部监管缺位, 造成应收未收, 收入不按规定及时缴存 银行或入账, 坐支收入, 资金游失, 转移收入等后果; 卷烟货款 结算控制不严谨, 造成在途资金过多, 货款差错, 以及 POS 机收 款进遭受信用卡诈骗等风险 。
3、 银行开户管理控制风险点
主要有:银行账户的开立 、 变更 、 撤销未经审批, 导致多头 开户 、 随意开户, 以及闲置账户未能及时销户 、 账户被盗用等漏 洞; 银行账户管理失控, 导致小金库 、 账外账 、 公款私存等潜在 风险 。
4、 现金内部控制风险点
主要有:出纳兼任其他不相容岗位, 缺乏相互制衡机制; 未经 过授权审批, 随意支付现金; 现金收付不符合相关法律规定, 出现 白条抵库 、 公款私存, 坐支现金, 超范围使用现金等违规现象 。 5、 银行对账内部控制风险点
主要有:不相容岗位未相互分离, 缺乏相互制衡机制; 利用 伪造对账单弄虚作假 、 未定期据实对账编制银行余额调节表, 导致银行存款账实不符; 银行余额调节表未经有效复核 、 稽核 及审核, 不能发现虚假对账记录; 未及时解决长期未达账项, 致 使资金流失 。
6、 票据 、 印鉴及密钥内部控制风险点
主要有:票据 、 印鉴及密钥管理未分开保管; 票据 、 印鉴及 密钥使用未经过适当授权审批; 票据 、 印鉴及密钥管理缺失, 导 致遗失或被盗用等后果 。
三 、 各风险点上的控制措施
针对以上资金控制风险点主要控制包括不相容岗位相分离 控制, 授权审批控制, 流程和会计系统控制, 内部监管控制等 。 1、 财务支出内部控制风险点的控制措施
(1) 预算控制 。 财务支出应严格控制在上级批复的预算范 围内使用, 当遇到政策等经营管理环境发生重大变化或发生突 发事件及其他特殊情况需要调整的事项时, 必须履行预算调整 事项, 经审批后方可开支 。
(2) 不相容岗位相分离控制 。 支付申请的经办员 、 授权批准 人 、 会计制单 、 复核 、 出纳等岗位相互分离, 严禁未经授权的部 门 、 人员办理货币资金业务或直接接触货币资金 。
(3) 出纳人员应实行强制休假制度及岗位定期或不定期轮 岗制度 。
(4) 建立严密的财务支出授权审批制度, 重点控制大额物 资采购 、 烟水工程补贴款 、 在建工程款 、 宣传促销项目 、 捐赠支 出 、 专卖打假支出 、 大额借款等支出项目 。
(5) 建立资金从支付申请 — 支付审批 — 支付复核的流程控 制 。 支付申请:月初市公司根据县级 (分公司 ) 的资金计划下拨 月度预算资金,特殊情况可根据专项资金申请办理临时拨款, 同时对县级 (分公司 ) 核定月末资金存量; 经办人员报销或预付 货币资金时, 应填制专门的 “ 支出申请单 ” 或 “ 报销单 ” , 注明款
企 业 经 贸 24
《 当代经济 》 2011年 4月 (下 )
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外地一分公司要注销，账面余额怎么处理？
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外地一分公司要注销，账面余额怎么处理？有货币资金、其他应收款、其他应付款、固定资产、材料，实收资本（应消掉，可不会消）等，其中其他应收款都是收不回来的，如付的租金没发票、和另一分公司的资金往来，总公司应怎么做账务处理？请高人帮忙指点
首先，分公司没有实收资本，因为不是独立法人。
其次，除非得到总公司授权，分公司不能对外产生债权债务关系，如果产生，由总公司承担。
其三，所有资产、负债等，承受者都是总公司。
所以，在当地注销了工商税务等就行了，所有资产负债法律责任等都直接由总公司承担。
&有资产负债法律责任等都直接由总公司承担&,账面怎么处理？具体分录和做法说说，要不回来的其他应收款和其他一些烂账怎么能消掉？
总公司和分公司之间有往来科目，通过往来科目冲平，差额最终进损益。
原帖由 qianglijia 于
14:43 发表
,账面怎么处理？具体分录和做法说说，要不回来的其他应收款和其他一些烂账怎么能消掉？
具体的分录处理，要结合当初成立分公司和向分公司提供资产时的分录处理来进行。
要知道，诸如“其它应收款和一些烂账”，其实就是总公司的其它应收款和烂账。
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对于任何一个企业而言，财务核算框架都是最基础的事项，其质量的高低影响着管理风险与管理决策。那么，如何建立一套完整的财务核算框架，并有效的予以实施，很多企业都在做符合自己特色的尝试，这是需要一个长期迭代动态调整的过程。本期嘉宾以服务多家企业完善财务核算体系的经历，来梳理出关键步骤、要点、难点及注意事项等，协助企业建立扎实发展的完善财务信息基础。本期活动由元年云快报APP协办。
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百分网【安全制度】 编辑：姜锡阳
一、货币资金管理制度的概念（一）货币资金管理制度的定义货币资金管理制度，是企业&加强对货币资金的内部控制，规范货币资金行为，&保证货币资金的安全完整，提高资金效益，&防范货币资金管理过程中的差错和舞弊&的财务&管理制度。（二）货币资金管理制度的总体作用（建立货币资金管理制度应遵循的目标）１．保证货币资金的安全性保证企业货币资金的安全性，预防被盗窃、诈骗或挪用。２．保证货币资金的完整性保证企业收到的货币资金全部入账，预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现。３．保证货币资金的合法、合规性保证货币资金的取得、使用符合国家财经法规要求，手续齐备。４．保证货币资金的效益性保证合理调度货币资金，发挥货币资金的最大效益。（三）货币资金管理制度的地位1&．货币资金管理制度是企业财务管理的基础制度货币资金业务是企业最常见、最基本的业务，也是风险最高、最容易出现问题的环节，任何一个企业必须建立货币资金管理制度。２．&货币资金管理制度是企业财务管理的根本制度财务管理是企业管理的核心，货币资金管理又是财务管理的核心。货币资金管理制度是其他财务管理制度的根本，它统驭着其他财务管理制度。二、货币资金涉及的主要业务流程这是建立货币资金管理制度的根基（一）资金收付业务基本流程1&．资金收付需要以业务发生为基础资金收付，应该有根有据，不能凭空付款或收款。所有收款或者付款需求，都有特定的业务引起。因此，有真实的业务发生，是资金收付的基础。２．授权部门审批资金支付涉及企业经济利益流出，应严格履行授权分级审批制度。不同责任人应该在自己授权范围内，审核业务的真实性，金额的准确性，以及申请人提交票据或者证明的合法性，严格监督资金支付。３．财务部门复核财务部门收到经过企业授权部门审批签字的相关凭证或证明后，应再次复核业务的真实性，金额的准确性，以及相关票据的齐备性，相关手续的合法性和完整性，并签字认可。４．收取资金或支付资金收款方应该向对方提交相关业务发生的票据或者证明，收取资金；出纳或资金管理部门在收款人签字后，根据相关凭证支付资金。（二）收款流程（以现金为例）1&．业务部门填制内部现金收款单；2&．会计部门根据审核无误的内部现金收款单填制对外收款收据或发票；3&．会计部门根据审核无误的收款收据或发票填制收款记账凭证；4&．现金出纳员根据审核无误的收款记账凭证收取现金，与交款人核对、确认无误后，由交款人在收款记账凭证上签字，并将盖章的收款收据或发票交给交款人，同时在收款记账凭证上加盖“现金收讫”章。（三）付款流程（以现金为例）1&．业务部门（人员）填制现金支出审批单并提交收据或发票；2&．会计部门根据审核无误的现金支出审批单和收据、发票填制现金付款记账凭证；3&．现金出纳员根据审核无误的现金付款凭证及所附的现金支出审批单、收据或发票等原始凭证向业务人员支付现金，由领款人在现金付款凭证上签字。（四）现金出纳员工作流程１．提取现金以备用&；２．收取现金或支付现金；３．将收取的现金和未使用完的现金送交银行出纳员&；４．登记库存现金日记账；５．盘点库存现金；６．与会计对账；７．制现金日报、现金周报、现金旬报、现金月报等。（五）银行出纳员主要工作流程１．提取现金以交银行出纳&；２．收取支票等银行存款或支付支票等银行存款；３．将现金出纳员将来的收取的现金和未使用完的现金送存银行&；４．登记银行存款日记账；５．与银行对账单对账，编制银行存款调节表（这一点是实际工作中常见做法，但与不相容岗位分离制度不符）；６．与会计对账；７．编制银行存款日报、银行存款周报、银行存款旬报、银行存款月报等。三、货币资金管理制度的主要内容（一）授权审批制度明确资金收、付的条件、权限和程序，实行资金预算管理，做到统一筹集、分配、使用和管理资金。（二）不相容职务相互分离制度１．支付申请岗位与批准支付岗位２．收付款岗位与记账岗位３．采购岗位与付款岗位４．销售岗位与收款岗位５．银行印鉴管理、票据管理等岗位与出纳岗位（三）现金的使用、保管与盘点制度加强现金的使用范围、库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入银行，并定期和不定期地进行现金盘点，确保账实相符。（四）银行存款定期核对制度安排专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，并编制调节表，使账面余额与银行对账单的余额一致。（五）印鉴保管和使用制度加强银行预留印鉴的管理，实行印鉴分离，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的业务，必须严格履行签字或盖章手续。（六）票据保管和使用制度加强与货币资金相关的票据管理，明确各种票据的购买、保管、领用、转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据遗失和被盗用。（七）文件记录管理制度对货币资金的收支活动形成完整的文件记录，并应做好保管工作。主要是各种授权审批文件、货币资金收支记录、现金盘点记录、银行对账单、银行存款余额调节表等。（八）内部审计监督制度明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地对货币资金业务进行内部审计监督，监督内容主要包括货币资金业务相关岗位及人员的设置情况、货币资金授权批准制度的执行情况、支付印鉴的保管情况、票据的保管情况等。四、货币资金管理各环节存在的的主要风险制定货币资金管理制度应关注的主要问题能够控制住这些风险，是货币资金管理制度切实发挥作用的关键（一）审批环节付款业务未经审批或审批不严，可能导致资金或物资等损失（不应该支付的款项付出去了）。（二）复核环节付款业务未经复核或复核不严，可能导致资金的支付不合规（如会计、税法等规定）或不符合企业实际情况（如不符合当期资金收支计划等）。（三）收支点资金的收付没有相应审核无误的原始凭证、会计凭证等，出纳直接收付款，造成未经授权的款项的支付（即不该付的付出去了），收款未及时入账，导致资金成本增加或资金体外循环或造成直接经济损失。（四）记账环节出纳、会计不记账或记账不及时、不完整，账实不符，导致资金损失。（五）对账环节出纳与会计不对账，现金出纳不将现金日记账现金余额与库存实有现金核对，银行出纳不将银行存款日记账与银行对账单对账核对，未达账项不及时处理。（六）资金保管环节现金出纳不按规定盘点库存现金；银行出纳不与银行对账。（七）银行账户管理环节缺乏对银行账户数量、种类、余额的监控，导致资金的利用率不充分的损失及银行账户设立不合规。（八）票据与印章管理环节缺乏对空白支票的管控，签发空头支票、金额空白支票，造成资产损失；支票、汇票等丢失；财务印章管理不严，可能导致印章丢失或未经审批的付款发生。第一章&&& 总&&& 则第一条为加强货币资金管理，实行全面预算体制，依据国务院发布的《现金管理暂行条例》及中国人民银行发布的《银行结算办法》、《现金管理暂行条例实施细则》，结合本公司实际情况，制定本规定。本规定适用于总公司及各所属企业。第二条本规定是在全面预算体制下，月份资金计划基础上，对本公司经济业务的所有货币资金的收支进行管理、控制和监督。货币资金包括银行存款、现金以及其它货币资金（外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金、信用证存款等）。第三条财务本部和各所属企业财务部负责本规定的具体贯彻实施，并设专职稽核员负责经济业务的收支计划和审核管理工作。第二章&&& 总公司资金计划控制第四条总公司财务本部负责对总公司资金运作进行“全面计划、整体协调、统筹安排、宏观控制”。第五条各所属企业必须于每年12月底前将各自下年度用款计划上报总公司财务本部，财务本部于每年底根据总公司下年发展计划及资金情况进行统筹安排，并制订总体资金年度安排计划及季度、月份资金计划，报总公司总经理批准后下达。第六条各所属企业财务部门负责各自单位的年、季、月资金计划安排和落实，并在实际工作中控制、监督资金计划的执行情况。第七条总公司各部门、各所属企业借领计划内大额款项，采取“提前通知，积极筹措”的办法。（一）金额在1000万元以下，必须提前5天通知财务部。（二）金额在1000万元以上，必须提前10天通知财务部。（三）在手续齐全的情况下，开信用证须提前3天，改证须提前之大通知财务部，信用证原则上允许改两次。（四）办理汇票须提前两天通知财务部。第八条计划外借领大额款项，业务部门或专业公司须办理调整计划手续，经公司总经理批准后交财务部，财务部根据资金情况进行安排、筹集，提前通知期暂定10天。第九条各部门不按规定的提前期通知财务部，而影响用款，申办部门自负其责，第三章&&& 现金管理第十条现金的收入、支出范围：（一）现金收入包括：公司经济业务范围内的一切现金收入以及支用款项的退回现金等。（二）支出范围：1．职工工资、各种工资性津贴、劳务费，劳保。福利费以及国家规定的对个人的其他支出。2．出差人员必须随身携带的差旅费。3．结算起点以下的零星支出。4．发给职工的各种奖金。5因采购地点不确定、交通不便。收款对方元银行帐号不能办理转帐结算或对方当地有特殊情况等，必须使用现金结算的。6．中国人民银行确定的需要支付现金的其它支出。第十一条以各部编报的、经财务部平衡、公司总经理批准的月度货币收支计划为依据，由财务部进行日常经济业务的现金收支管理，对超计划支出，又元批准计划调整追补支出的，财务部拒绝支付。第十二条现金收支业务的管理（一）现金收入的管理1．无论是否签合同、协议，公司的所有现金收入，经办部门必须连同收款说明书、发票或收据副本等，于收进日（最晚于次日）如数交付财务部，收款部门不得挪作他用，更不准留存于经办部门内。2业务人员办理业务预借的现金，其未支用部分应连同有关业务凭证（发票或收据支出凭单）送交财务部冲销预借款，不得余款不报，留作他用。（二）现金支出的管理1．预算内零星采购，由经办部门开具经费支出报审表（代借款单），写明用途、金额，总公司部门总经理或各专业公司总经理签字后交财务本部总经理或专业公司财务经理签批后办理，稽核员按预算审核。2．预算内经常性费用支出（办公费、小额招待费、市内交通费等），无预借款直接报帐的，由指定经办部门开具费用支出凭单，写明用途，经总公司部门总经理和专业公司总经理签字，连同发票或收据交财务部稽核员审核后，交财务部经理签字办理。3．预算外或超预算支出，由经办部门提出书面申请，按全面预算管理办法执行。4，业务部门借领现金（不包括差旅费借款），必须在15天内报帐，对逾期末报的通知该部门报帐或追回现金，必要时停办该部门现金借领业务。试工人员不许借款，由该部门经理代借。5业务人员出差借款5000元以上的差旅费时，不得付给现金，可开出支票转入其个人信用卡中（不能使用信用卡的城市例外）。第四章& 银行收支结算管理第十三条根据中国人民银行规定，本公司目前采用银行汇票、商业汇票、汇兑、支票、委托收款等结算方式，在国际贸易业务和对外经济合作业务中采用信用证结算方式。第十四条银行结算资金管理（一）银行结算收入的管理。1通过银行转来的非支票结算方式的营业收入凭证，财务部转交业务经办部门，由经办部门填写收款说明书，并附有关凭证，交财务部稽核员审核后，由主管会计办理有关手续，并进行会计处理。2．由银行转来的与其他单位及本公司所属企业的往来款的单据，收到后交经办部门，经办部门填写收款说明书，附带结算凭证，交财务部稽核员审核，交主管会计处理。3．业务部门收到外单位开具的支票，连同有关凭证、收款说明书，送交财务部，由稽核员审核，交银行出纳员于当日送交银行并作会计处理。4．信用证结算按我公司（迸出口业务财务管理规定）中的有关规定办理。（二）银行结算支出的管理1．根据合同、协议的规定，由业务部门申办的对外投资、对内贸易等需要银行办理汇票、电汇、银行本票等方式支出时，由经办业务部门填写经费支出报审表，交财务部稽核员按计划项目审核用途后，交财务部经理签字。需签报本公司领导的，由财务部签署意见后签报。2日常采购物资或支出费用领用支票按预算报财务部审批。3严格控制签发空白支票，如因特殊情况确需签发，必须在支票上写明收款单位名称、用途、签发日期和规定限额，在银行规定开空白支票范围内才可以开出。4．专设领用空白支票登记簿，由领用人签字。逾期一周未用的空白转帐支票要及时交回财务部。财务部根据空白支票登记簿，对逾期末交的空白支票进行查询。5．一个部门已领用三张支票，不按规定时间报帐，财务部书面通知该部门启行查询，一周内仍无反馈，财务部门停止对该部门签发新的支票。第五章&&& 报帐销帐第十五条各部门预借的支票，结算款项业务处理完毕，应及时执有关凭证（发票或收据、支出凭单等）在一周内到财务部报帐销帐。第十六条为贯彻经济责任制，报帐采取上级审签办法，即：总公司业务人员报帐，属预算内支出，由部门总经理审签，报财务本部按权限审批；属预算外支出，均须报总公司主管财务的领导审批。部门总经理报帐由总公司分管领导审签，总公司副总经理报帐由总公司总经理审签。第十七条应付现金的金额在2000元以上的报帐，原则上以支票转入报帐人信用卡内。第六章&&& 附&&& 败第十八条本规定由财务本部负责解释和修订。
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