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存货管理制度
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存货管理制度
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会计制度设计-存货管理制度.doc13页
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某某公司存货管理
模拟委托单位：某某公司
模拟委托单位负责人：
委托时间：日
设计单位：moum
技术顾问（指导老师）：王
设计人所在专业和班级：10级财会系注册会计师4班
设计人学号：1111
设计人姓名：
设计完成时间：日目
一、选题立项的起因、理由 2
二、设计内容 3
三、运行原理 7
（一）本设计运行原理 7
（二）本设计所需配套措施 7
（三）运行过程中的注意事项 8
四、设计自我评价： 9
1、本设计的创新点 9
2、本设计的实用价值 9
3、本设计的可行性 9
一、选题立项的起因理由
存货是指企业为销售而持有的库存商品或产成品，正在加工中的半成品，为生产产品，提供劳务以备消耗的材料物料等
在实习期间我发现所在公司关于存货的如下问题：
仓管员对当日发生的业务没有及时逐笔登帐及入进销存账，做到日清日结
对存放期限较长，逾期失效等不良存货，没有及时编制报表，报送相关领导及财务部。
没有依照采购申请单对来料货物填写入库单。
验收中发现物资毁损短缺，没有填制“毁损短缺货物处理单”
产成品入库时没有质检部门验收的“合格证”就已入库。
填制入库单时没有一式三份
由上可以看出公司在存货出入库管理方面存在问题，特设计以下程序，加以规范
二、设计内容
存货出入库管理办法
第一章、总则
存货是指企业在日常生产经营过程中持有的以备出售或者仍然处在生产过程在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等，包括库存、加工中的、在途的各类材料、商品、在产品、半成品、产成品、包装物等。这些财产物资是企业的劳动对象，是生产经营的物质基础，且其流动性较强
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孙军正:存货入库验收管理制度
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发布日期：
第章总则第条目的为规范对入库存货的质量、数量、技术规格等方面的检查与验收，保证存货符合采购要求，特制定本制度。第条存货验收权责单位．仓储部负责所有存货的数量、规格的验收，并检查包装及外观情况。．质检部负责所有存货的质量检验工作。．财务部负责核对发票与收料单，按合同及付款手续填制付款凭证。第章外购存货的验收程序第条检查《订货合同》、《入库通知单》、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。第条对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。第条对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行。第条对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对验收不符合要求的货物，应及时办理退货、换货或索赔。第条对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。主要检验方法如下。．视觉检验在充足的光线下，观察物料的颜色、状态、结构等表面状况，检验其是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等情况。．听觉检验通过摇动、搬运操作、听取声音、轻度敲击，以判断物料的质量。．触觉检验利用手感鉴定物料的光滑度、细度、柔软度等，以判断其质量。．嗅觉、味觉检验通过物料所发出的气味、滋味，测定其质量。．测试仪器检验利用各种专用测试仪器鉴定物料的品质。．运行检验对物料（如车辆、电器等）进行运行操作，检查其是否能够正常运行。第章自制存货的验收第条拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。第条由生产车间直接发至客户不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法办理出、入库手续。第章验收结果处理第条合格品的处理经验收合格的存货，仓库管理员应在外包装上贴“合格”标签，以示区别，仓库管理员可根据标识办理合格品入库定位手续；仓库管理员于每日工作结束时，将本日所收存货的数量汇总填入“验收日报表”，以作为入账销单的依据。第条不合格品的处理经验收不合格的存货，仓库管理员应在外包装上贴“不合格”标签，并于《验收报告》上注明不良原因，报仓储部经理请示处理办法。第章附则第条总经理负责本制度的修改、废止。第条本制度自年月日起开始实施。第条相关文件表单．《订货合同》。．“入库通知单”。．《验收报告》。．“验收日报表”。（摘自实战红色管理创始人孙军正老师培训课堂经典案例）
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存货出、入库控制制度
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资产作为企业重要的经济资源，是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础。资产管理贯穿于企业生产经营全过程，也就是通常所说的“实物流”管控。在企业早期的资产管理实践中，如何保障货币性资产的安全是控制的重点。在现代企业制度下，资产业务控制已从如何防范资金挪用、非法占用和实物资产被盗拓展到重点关注资产效能，充分发挥资产资源的物质基础作用。资产管理的总体要求为促进实现资产管理目标，企业要加强各项资产管控，全面梳理资产管理流程，及时发现资产管理中的薄弱环节，采取有效措施及时加以改进，建立健全各项资产管理制度。（一）全面梳理资产管理流程一般工商企业，存货、固定资产（和无形资产）在资产总额中占比最大。无论是新企业或是存续企业，为组织生产经营活动，都需要或已经制定了相关资产管理制度，按照严格的制度管理各项资产。为了保障资产安全、提升资产管理效能，在管理上，既要注意从大类上区分存货、固定资产和无形资产，又要分别对存货、固定资产（和无形资产）等进行细化。比如，存货需要从原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等进行管理；固定资产需要从房屋建筑物、机器设备和其他固定资产进行管理。企业资产管理，应当贯穿各类存货、固定资产（和无形资产）从“进入到退出”各个环节。比如，对存货通常可以从验收入库、仓储保管、出库、盘点和处置等环节进行管理。应当审视相关管理制度是否科学、是否能够较好地保证物流顺畅、是否能够不断减少物流风险、是否能够不断降低相关成本费用、各项资产是否最大限度地发挥了应有的效能,等等。（二）关注资产管理薄弱环节查找关注资产管理薄弱环节，是企业强化资产管理的关键步骤。这些薄弱环节若不引起重视并加以及时改进，通常引发资产流失或运行风险，或者企业资产不能发挥应有的效能。针对当前企业资产管理实务中存在的实际问题，应该分别存货、固定资产（和无形资产），要着力关注下列主要风险：一是，存货积压或短缺，可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断；二是，固定资产更新改造不够、使用效能低下、维护不当、产能过剩，可能导致企业缺乏竞争力、资产价值贬损、安全事故频发或资源浪费。企业应当在全面梳理资产管理流程的基础上，着重围绕上述三个方面的主要风险，结合企业实际进行细化，全面查找资产管理漏洞，确保资产管理不断处于优化状态。（三）健全和落实资产管控措施在全面梳理资产流程、查找管理薄弱环节之后，企业应当对发现的薄弱环节和问题进行归类整理，深入分析，查找原因，健全和落实相关措施。企业应当按照内部控制规范提出的各项存货、固定资产和无形资产管理要求，结合所在行业和企业的实际情况，建立健全各项资产管理措施。属于缺乏相关资产管理制度的，应当建立健全相关制度；属于现行管理制度不健全的，应当对现行制度予以补充完善；属于现行制度执行不到位的，应当加大制度执行力，避免形式主义作“表面文章”。一些企业由于“实物流”管控不严，导致重大风险的发生，往往不是属于制度不健全，而是制度一大堆，手册到处有，更多的是用于应付检查，实际执行是两回事。这种做法是自欺欺人，到头来是企业自身遭受损失。在激列的竞争时代，企业只有科学管理，强化管控措施，确保各项资产安全并发挥效能，才能防范资产风险，提升核心竞争力，实现发展目标。存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。要包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及周转材料等；企业代销、代管、代修、受托加工的存货，虽不归企业所有，也应纳入企业存货管理范畴。不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式；即使同一企业，不同类型存货的业务流程和管控方式也可能不尽相同。企业建立和完善存货财务管理制度，必须结合本企业的生产经营特点，针对业务流程中主要风险点和关键环节，制定有效的控制措施；同时，充分利用计算机信息管理系统，强化会计、出入库等相关记录，确保存货管理全过程的风险得到有效。合信木制品公司存货管理案例：合信木制品公司是一家外资企业。从1999年到2004年每年的出口创汇位居全市第三，年销售额达4300万元左右。2005年以后该企业的业绩逐渐下滑，亏损严重，2007年破产倒闭。在税务部门的检查中发现：该企业的产品成本、费用核算不准确，浪费现象严重。经过对存货的采购、验收入库、领用、保管各环节检查，发现存货管理主要存在以下问题：1.董事长常年在国外，材料的采购是由董事长个人掌握，材料到达入库后，仓库的保管员按实际收到的材料的数量和品种入库，而实际的采购数量和品种保管员无法掌握，也没有合同等相关的资料。财务入账不及时，会计到月末自己估价入账，发票几个月以后，甚至有的长达一年以上才回来，发票的数量和实际入库的数量是不是一致，也不进行核对，造成材料的成本不准确，忽高忽低。2.期末仓库的保管员自己盘点自己管的物资，盘点的结果与财务不核对，不一致的，也不去查找原因，也不进行处理，盘点流于形式。3.材料的领用没有规范的领用制度和手续，也没有领用计划，车间在生产中随用随领，多领的物资不办理退库手续。生产中的残次余料随处可见，随用随拿，浪费现象严重。案例分析：这样一家中型的外资企业，从鼎盛到衰败，探究其原因，不排除市场同类产品的价格下降，原材料价格上涨等客观的变化。但内部管理的混乱，是其根本的原因，归根到底的问题是缺乏一个良好的内部控制管理制度。第一，合信木制品公司基本没有内部控制制度，更谈不上机构设置和人员配备合理性问题。在内部控制中，对单位法定代表人和高管人员对实物资产处置的授权批准制度作出相互制约的规范，非常必要。对重大的资产处置事项，必须经集体决策审批，不能搞一言堂、一支笔，而要为单位负责人企图一个人说了算设置制度上的障碍。第二，该公司没有对入库存货的质量、数量进行检查与验收；没有建立存货保管制度，保管员自己盘点自己管的物资，会导致保管员对存货进行盘点的结果随意调整。采购人员应将采购材料的基本资料及时提供给仓储部门，仓储部门在收到材料后按实际收到的数量填写收料单。登记存货保管账，并随时关注材料发票的到达情况。第三，没有规范的材料的领用制度，也没有定额的管理制度，材料的消耗完全凭生产工人的自觉性。第四，存货的确认、计量没有标准，完全凭会计人员的经验，直接导致企业的成本费用不实。应细化控制流程，完善控制方法。实物资产的取得、使用是多个部门共同完成的采购部门负责购置，验收部门负责验收，会计部门负责核算，使用部门负责运行和日常维护。实物资产的进、出、存等都有多个部门参与，为什么还会出现问题？由此看来，不是控制流程不完备就是控制方法没发挥作用。一个人、少数几个人想要为所欲为，在制度面前就根本不可行，除非他买通所有的人。正是因为这些原因导致一个很有发展前途的企业最终失败。一、存货管理的主要环节及其主要风险（一）采购取得存货的取得有诸如外购、委托加工或自行生产等多种方式，企业应根据行业特点、生产经营计划和市场因素等综合考虑，本着成本效益原则，确定不同类型的存货取得方式。主要风险：存货预算编制不科学、采购计划不合理，可能导致存货积压或短缺。（二）验收入库不论是外购原材料或商品，还是本企业生产的产品，都必须经过验收（质检）环节，以保证存货的数量和质量符合合同等有关规定或产品质量要求。主要风险：验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好、账实不符。（三）仓储保管一般而言，生产企业为保证生产过程的连续性，需要对存货进行仓储保管；商品流通企业的存货从购入到销往客户之让也存在仓储保管环节。主要风险：存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费。（四）领用发出生产企业生产部门领用原材料、辅料、燃料和零部件等用于生产加工、仓储部门根据销售部门开出的发货单向经销商或用户发出产成品，商品流通领域的批发商根据合同或订货单等向下游经销商或零售商发出商品、消费者凭交款凭证等从零售商处取走商品等，都涉及存货领用发出问题。主要风险：存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。（五）盘点清查存货盘点清查一方面是要核对实物的数量，是否与相关记录相符、账实相符；另一方面也要关注实物的质量，是否有明显的损坏。主要风险：存货盘点清查制度不完善、计划不可行，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况。（六）报废处置报废处置是存货退出企业生产经营活动的环节，包括商品和产成品的正常对外销售以及存货因变质、毁损等进行的处置。主要风险：存货报废处置责任不明确、审批不到位，可能导致企业利益受损。二、存货管理制度的主要内容（一）采购取得应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。（二）验收入库企业应当重视存货验收工作，规范存货验收程序和方法，着力做好以下工作。1．外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。2．自制存货的验收，应当重点关注产品质量，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。（三）仓储保管经验收合格的存货进入入库或销售环节。仓储部门对于入库的存货，应根据入库单的内容对存货的数量、质量、品种等进行检查，符合要求的予以入库；不符合要求的，应当及时办理退换货等相关事宜。入库记录要真实、完整，定期与财会等相关部门核对，不得擅自修改。1．对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。2．仓储部门要登记详细的存货保管台账，列明库存存货的品种、批次、存放地点、存放要求、保管负责人、收以及结存数量等内容。3．存货仓储期间要按照仓储物资所要求的储存条件妥善贮存，做好防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作。不同批次、型号和用途的产品要分类存放。4．对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。5．仓储部门应对库存物料和产品进行每日巡查和定期抽检，详细记录库存情况；发现毁损、存在跌价迹象的，应及时与生产、采购、财务等相关部门沟通。6．存货在不同仓库之间流动（内部移库）时，应当办理出入库手续。7．生产现场的在加工原料、周转材料、半成品等要按照有助于提高生产效率的方式摆放，同时防止浪费、被盗和流失。8．结合企业实际情况，加强存货的保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险。（四）领用发出企业应当根据自身的业务特点，确定适用的存货发出管理模式，制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续，加强存货领用记录。1．对于一般的生产企业，仓储部门应核对经过审核的领料单或发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确；符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付。２．在商场超市等商品流通企业，在存货销售发出环节应侧重于防止商品失窃、随时整理弃置商品、每日核对销售记录和库存记录等。３．无论是何种企业，对于大批存货、贵重商品或危险品的发出，均应当实行特别授权；仓储部门应当根据经审批的销售（出库）通知单发出货物。（五）盘点清查企业应当建立存货盘点清查工作规程，结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容，定期盘点和不定期抽查相结合。（共4点）１．盘点清查时，应拟定详细的盘点计划，合理安排相关人员，使用科学的盘点方法，保持盘点记录的完整，以保证盘点的真实性、有效性。２．盘点清查结果要及时编制盘点表，形成书面报告，包括盘点人员、时间、地点、实际所盘点存货名称、品种、数量、存放情况以及盘点过程中发现的账实不符情况等内容。３．对盘点清查中发现的问题，应及时查明原因，落实责任，按照规定权限报经批准后处理。４．至少应当于每年年度终了开展全面的存货盘点清查。全面清查时，需多部门人员共同盘点，充分体现相互制衡。（六）报废处置存货的毁损或流失可能发生在采购、运输、生产、存储等多外环节，可能是人为因素生成的，也可能是由于自然灾害等非人为因素造成的。定期对存货进行检查，及时、充分了解存货的存储状态，对于存货变质、毁损、报废或流失的处理要分清责任、分析原因、及时合理。三、案例分享（一）案例分析案例——CH公司的存货控制CH公司仓库保管员负责登记存货明细账，以便对仓库中的所有存货项目的收、发及结存进行永续记录。当收到验收部门送交的存货和验收报告后，根据验收单登记存货领料单。平时，各车间或其他部门如果需要领用原材料，都可以填写领料单，仓库保管员根据领料单发出原材料。公司辅助材料的用量很少，因此领用辅助材料时，没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余，这些剩余辅助材料，由车间自行保管，无须通知仓库。如果仓库保管员有时间，偶尔也会对存货进行实地盘点。案例分析——存在的缺陷通过分析CH公司存货控制的特点，不难发现以缺陷：1、存货的保管和记账职责没有分离，这将可能导致存货保管人员监守自盗，并通过篡改存货明细账来掩饰舞弊行为，存货可能被高估。2、仓库保管员收到存货时不填制入库通知单，而是以验收单作为记账依据。这将可能导致一旦存货数量或质量发生问题，无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。3、领用原材料未进行审批控制。这将导致原材料的领用失控，造成原材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。4、领用辅助材料时未使用领料单和进行审批控制同，对剩余的辅助材料缺乏控制。这将可能导致辅助材料的领用失控，造成辅助材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。5、未实行定期盘点制度。这将可能导致存货出现账实不符现象，且不能及时发现，及计价不准确。案例分析——改进措施1、建立不相容岗位分离制，即存货的保管和记账职责相互分离。仓库保管人员设置存货台账，按存货类别、名称分别登记存货的收发存的数量；财务部门设置存货明细账，按存货的类别、名称分别登记存货收发存的数量、单价和金额。存货台账与会计存货明细账互相核对、互相牵制。2、仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后，应根据入库情况填制入库通知单，并由交接各方签字后留存及送交送货人及财会部门，据以登记存货实物收发存台账。入库通知单应事先连续编号。实务中，也可以将送货单、验收单、入库单合并，但应留有各自记录、审核等栏次。3、对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。即各材料领用部门根据生产计划编制领料单，经授权人员批准签字，经仓库保管员检查手续齐备后，办理领用。对已领未用的原材料和辅助材料等各种存货实行退库手续，根据实际情况，可以实行“假退库”。4、建立永续盘存制。即根据存货实物流进行逐笔收发存登记，形成存货序时台账，并定期盘点实际存货，与账面结存情况核对，发现问题及时处理，确保账实一致。（二）案例赏析案例——JJJ公司的存货管理制度（以出入库为例）一、入库业务的流程（一）初检入库待检区1．仓库收料员/仓库质检员：供应商送货至仓库，仓库收料员核对到货计划和供应商发运单，仓库质检员协助收料员检验外观是否完好、标签与物料是否一致、供应商是否已经核准，收料员与供应商送货员共同清点数量。2．仓库收料员/仓库质检员：质检员和收料员初检合格的物料进入仓库待检区，收料员开临时入库单，供应商送货员和收料员分别在临时入库单上签字，临时入库单一式四联，第一联存根联，第二联仓库记账联，第三联供应商联，第四联总统计员记账联。收料员将第三联供应商联交供应商送货员，第二联仓库记账联和第四联总统计记账联每日汇总交仓库统计员，仓库统计员将第二联作为仓库三级明细账记账凭证，将第四联传递给总统计员，作为仓库二级明细账记账凭证，第一联收料员留存。3．仓库收料员/供应部采购经理：初检不合格的物料，收料员拒收，填写物料拒收记录并通知供应部采购经理。4．仓库质检员/质量技术部质检员：仓库质检员对进入待检区的物料，根据取样标准进行随机抽样，开出请验单，请验单一式两联，第一联连同送检物料交质量技术部质检员，第二联仓库质检员留存。（二）出具质检报告书质量技术部质检员完成检验程序，出具质检报告书。１．质量技术部质检员/仓库质检员/供应部总统计员：质检报告书一式四联，第一联质量技术部留存，其余三联交仓库质检员，仓库质检员将第二联与对应请验单一并留存、第三联和第四联交仓库统计员和总统计员。２．仓库质检员/仓库收料员仓库质检员：通知收料员质检结果，在货物位置卡上填上质检报告书出具日期和检验结果，收料员将物料由待检区移入合格区或不合格区放置。３．仓库质检员/供应部采购经理：仓库质检员将不合格物料的检验结果通知供应部采购经理，由采购经理联系供应商补货。４．仓库统计员/总统计员：仓库统计员收到质检合格报告书，做备查登记并将第四联传递给总统计员，总统计员开出正式入库单，作为仓库二级明细账的物料入库凭证。５．仓库统计员/总统计员：仓库统计员收到质检不合格报告书，做入库冲红单并将质检报告书第四联传递给总统计员，总统计员做备查登记单据及报告，包括临时入库单、正式入库单、请验单、质检报告书、物料拒收记录。二、出库业务的流程1．生产部领料员/车间主任：生产部领料员将车间主任审批签字的请领单交仓库发料员。2．仓库发料员：收到领料单后，仓库发料员根据请领单，按先进先出原则，将合格区物料办理出库。3．仓库发料员/生产部领料员：收到领料单后，仓库发料员和领料员共同核对数量，验收无误。4．仓库发料员/生产部领料员：验收交接后，仓库发料员和生产部领料员，分别在请领单和出库单上签字，请领单一式三联，第一、三联生产部留存，第二联交仓库发料员。5．仓库发料员/仓库统计员/总统计员：每日仓库下班前，仓库发料员汇总当日出库单。出库单一式四联，第一联存根联，由仓库发料员留存；第二联财务联和第四联记账联交仓库统计员，仓库统计员将第四联记账联作为仓库三级明细账的记账凭证，将第二联传递给总统计员，作为仓库二级明细账的记账凭证；第三联车间联由生产部领料员带回交生产部统计员。【案例赏析】在存货的内部控制制度上，JJJ公司是成功的案例，成功在企业存货内部控制的每个环节都强调程序化、规范化，严格按程序办事，某一个环节出现问题，会很快在其他环节发现，杜绝个人作弊的可能。
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