机要文件试述收文处理过程中应注意的事项要注意哪些事项

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2018-08-12 05:27 标签： 试述收文处理过程中应注意的事项
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机要文件管理规定
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大学机要文件管理规定
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机要文件是指中共中央、江苏省委省政府、XX市委市政府及上级主管部门所制发的，并通过机要交换渠道投递、电子公文传送的正式文件及涉密的党内刊物。为了进一步规范机要文件的管理和使用，确保收发、传递、传阅、借阅、留存、清退、销毁等环节的时效、保密、安全，充分发挥机要文件作用，更好地为学校各项工作服务。根据上级有关规定和保密要求，结合我校工作实际，特制定如下暂行规定。一、机构与人员（一）我校机要文件管理部门是党政办公室。党政办公室设机要室，配备专职机要秘书，负责机要文件的管理工作。（二）机要文件保管人员必须模范执行党和国家的保密制度，视党和国家的秘密如同生命。在任何情况下，特别是在紧要关头，都必须采取一切可靠措施，保证文件的安全。（三）机要文件管理人员必须严格遵守党和国家的保密纪律，认真执行各项保密，做到：1．不在闲谈、电话和私人通信中涉及党和国家的秘密事项。2．不向自己的家属亲友泄露党和国家秘密。3．不将机要文件私自带出办公室或给无关人员阅读。4．不私自销毁秘密文件。5．不擅自翻印、复制、摘记和抄录秘密文件内容。不擅自在公开发表的文章中引用秘密文件材料。6．保持高度警惕，及时向有关领导和部门反映保密和安全工作情况，发现问题及时纠正。（四）机要文件管理人员调换时，必须如数清点机要文件，做好移交工作，办理移交手续。二、文件管理（一）阅读及使用、保管机要文件的所有人员都必须模范执行党和国家的保密制度，在任何情况下都必须确保证文件的安全。（二）机要文件必须由办公室机要人员签收。收文时要按照机要号码、密级、件数逐件核对、签收，并按照文号、题目、份数及文件序号逐项登记。发文时，要按照上级来文的发放范围下发文件，并按照文号、文件序号、件数逐项登记后发文。（三）机要文件须专柜保管、分类存放，设备和地点须有安全设施。（四）文件的留存、清退按上级有关规定办理。需销毁的文件要登记造册，由主管领导核签后，送市保密委指定的专点进行销毁，不可作为废品随意处置。（五）各部门凡参加上级召开的各种会议带回的机要文件，一律交机要室保存。三、阅文（一）机要文件要严格按照上级规定的阅文范围阅读，严禁横传，不得自行扩大文件阅读范围和传达范围。要严格履行阅文登记、注销手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误。急件要及时处理，时限性强的要及时分送，以免压误。（二）传阅机要文件由机要文件管理人员负责，严格履行签字手续，严禁横传，阅后及时退还机要室。（三）机要文件的阅读要在机要室进行，分送校领导传阅时，一般情况当天归还，不得将文件带出办公室或携入公共场所。一般情况下，因公外出人员，个人不准随身携带秘密文件、资料。不得随意复印、摘记和抄录机要文件内容。（四）涉密文件、资料不准带出机要室阅读。（五）涉密文件一般不外借，特殊情况需借阅机要文件，应严格履行领导审批借阅手续，限定借阅时间和阅读对象，用毕及时退还机要室。四、机要室管理（一）机要室必须具备防盗、防火等安全措施。室内严禁吸烟，以免引起火灾。（二）保持室内环境安静、清洁、卫生，室内陈列刊物在阅后要放回原处。（三）禁止无关人员进入机要室，不得在室内搞任何形式的娱乐活动。（四）阅文时间与办公室工作时间相同。
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机要工作即做好涉密文件的管理工作，要认真完成机要文件及传真电报的阅办，做好机要保密，其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。所以，机要工作人员务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。同时，还必须注意时效性。收到文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。这就要求工作人员熟悉领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，准确领会领导指示精神，掌握文件的急缓程度，机动灵活，掌握时机。因此，机要工作在要注意做好文件的传阅管理登记工作，及时将传阅完的文件收回，按顺序分类，确保文件安全。
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