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& &1、预算与网上报销结合，有效降低日常经营费用　　云屹系统，可实现：在企业经营目标指引下，统筹规划企业各部门的费用预算项目与费用预算额度，严格规范费用预算编制、费用报销、审批、支付等流程，有效管控并降低日常经营费用。　　“费用事前规划”DD强调资源与责任相匹配的费用事前规划：U8+费用预算管理支持按部门或项目编制费用预算，以确立费用预算符合企业的整体经营目标。　　“费用事中控制”DD强调执行标准控制和费用总额度控制：云屹预算管理通过配置可自动进行超预算额度预警，保证费用不超预算；报销可设置报销审批流程和报销标准，保证报销不超报销标准。　　“费用事后分析”DD强调执行结果与预算对比分析，及时提出改进措施：预算执行分析，动态抓取实际报销的费用数据，实时与预算进行对比分析，发现问题，提出改进措施。　　执行情况分析2、防止超标准报销，超预算报销或绕过把关人，越权报销　　网上报销管理中，可根据不同的预算科目，严格规范和控制报销流程，防止故意违反公司规定的行为，确保费用管控执行力。　　细化预算科目：根据不同的费用用途，细化预算科目。该预算科目可以比照会计科目，亦可更精细，为进一步设置报销标准和审批流程打下坚实基础；　　预算科目设置　　超标准预警：细化费用项目并设置费用报销标准，当业务人员填写报销单时，若该项费用超过预定报销标准，自动报警，或强制不予保存；　　超预算预警：当业务人员填写报销单时，若该项费用超预算，根据预算方案中设置的控制规则，系统自动报警，或需专人审批，或强制不予保存或提交；　　严格执行审批流程：不同费用类型，可设置不同报销单据格式与内容，并针对某单据设置符合企业管理要求的审批流程和控制规则。系统会自动按预定的审批流程将报销单据推送给审批人，防止越权审批。如果例外发生，则自动启动例外审批流程。　　工作流程设置　　审批3、大幅减少异地分支机构或业务人员的备用金　　云屹预算报销管理系统既可支持单一组织的有效日常费用管控，也不受地域和距离限制，支持小集团与异地分支机构的费用管理，将分散的资金有效集中管控，降低资金成本，防范资金风险。　　借款限额管理：首先为员工建立个人或部门（或分支机构）信用额度，为进一步控制备用金做好准备；　　规范借款流程：员工借款时，报销管理中填写《借款单》，系统自动根据借款限额和本次申请借款金额，确定本次允许借款限额。超过允许借款限额，系统自动不予保存；同时，《借款单》填写完成后，会自动启动审批流程，相关审批人进行网上审批，审批通过后，出纳方可支付。同时在审批过程中可以随时查看此借款人的未归还的借款。　　规范员工报销流程：员工在网上填写《报销单》，按照不同的单据类型自动进入审批流程，实现无纸化审批，提高审批效率。报销时可冲销个人借款，省去业务人员还借款和财务人员催缴的麻烦。　　鼓励员工用信用卡，少借备用金：诸如差旅、办公用品、商业场所等消费，员工可信用卡消费。然后在网上填写《报销单》，网上快速审批，快速报销，快速支付，业务员满意，且可节省大量备用金。4、单据条码应用，提升财务办公效率　　云屹预算报销管理系统支持单据条码应，借款单、报销单打印时可以同时打印条码，财务部配备条码扫描设备后，可以通过条码扫描设备实现 扫码交单、扫码审批、扫码支付、扫码制单操作，而不需要手工录入单据号查询单据，工作效率可提升50%。5、与用友T6、U8、T+无缝集成　　云屹预算报销管理系统支持支持同步T6、U8、T+的基础档案，支持与T6、U8、T+建立档案对照，支持生成凭证到T6、U8、T+的总账系统中。6、有效提高提高员工报销、审批效率，提高员工满意度　　严格执行预算和报销管理制度后，一般容易导致业务部门抵触，甚至与财务人员冲突。但云屹预算报销管理系统的设计非常简单、快捷，可帮助业务员节省大量报销等待时间，并且预算费用控制对大家一视同仁，公平公正，逐步会得到员工认可。　　随时随地填写《报销单》：员工的报销不受地域、距离、人数的限制，可以在网上随时填写《报销单》，该《报销单》会自动根据预先设好的审批流程传递到审批人电子邮箱中或手机上，免去业务人员拿着纸质单据到处找领导签字的麻烦。　　随时随地审批《报销单》: 部门主管或财务主管甚至总经理，可以用电脑、手机及时处理业务人员的报销单据，适时审批。　　微信端登录　　成功客户应用典范　　中国民生信托有限公司　　中国民生信托有限公司前身为中国旅游国际信托投资有限公司, 成立于1994年。2003年3月，中国银行业监督管理委员会批准公司进行重组。日，公司完成重新登记，并于4月28日重新开业。目前，公司注册资本为10亿元，由中国泛海控股集团有限公司控股，公司董事长为卢志强先生。　　中国民生信托有限公司立志成为一家具备全球视野的、一流的金融服务公司；成为一家具有自身特色的企业文化，理念先进、模式领先、业绩稳定、灵活高效、值得尊敬的金融服务公司；为客户创造价值，为中国金融业的创新发展做出贡献。
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炎黄盈动预算报销管理平台解决方案（25页）
炎黄盈动 预算报销管理 平台 解决方案 （初稿） 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 2 页 目录 第 1 章 前言 ................................................................................................................................................ 4 第 2 章 网络报销背景 ................................................................................................................................ 4 念 ................................................................................................................................................ 4 统报销流程 ................................................................................................................................ 5 统报销弊端 ................................................................................................................................ 5 络报销流程 ................................................................................................................................ 6 络报销益处 ................................................................................................................................ 6 第 3 章 功能方案设计 ................................................................................................................................ 7 算管理功能设计 ....................................................................................................................... 8 算编制 ................................................................................................................................................. 8 算调整 ............................................................................................................................................... 预算执行控制 ....................................................................................................................................... 12 算统计与查询 ................................................................................................................................... 12 ...................................................................................................................... 13 款申请单的格式和说明 ................................................................................................................... 13 款流程设计 ....................................................................................................................................... 13 款流程的特殊情况处理 ................................................................................................................... 14 ...................................................................................................................... 15 子报销流程 ....................................................................................................................................... 15 销冲抵借款业务流程 ....................................................................................................................... 16 销流程中的特殊处理 ....................................................................................................................... 17 款管理功能设计 ...................................................................................................................... 17 票管理功能设计 ...................................................................................................................... 18 合查询 ...................................................................................................................................... 19 算执行情况的查询 ........................................................................................................................... 19 算项目执行情况查询 ....................................................................................................................... 19 人业务查询 ....................................................................................................................................... 19 人借还款查询（个人信用） ........................................................................................................... 20 门借款报销情况查询 ....................................................................................................................... 20 合查询 ............................................................................................................................................... 20 第 4 章 项目实施后的效果分析 .............................................................................................................. 20 快支付速度 ,节约 成本 开 支 .................................................................................................... 20 现集 中 报帐记帐 ,降低管理 费 用 ............................................................................................ 20 成 报销业务数 据的源 头 采集 .................................................................................................. 20 现远 程管理 ,动态 核算 ............................................................................................................ 21 本 实现会计 工作 从 核算 会计 向管理 会计 的 转变 .................................................................. 21 容性和可 扩 展性分析 .............................................................................................................. 21 第 5 章 项目效 益分析 .............................................................................................................................. 21 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 3 页 接效益分析 .............................................................................................................................. 21 金占用成本 ....................................................................................................................................... 21 销 及 业务审批 成本 ........................................................................................................................... 22 务 审 核成本 ..................................................................................................................................... 22 务 账务 付款成本 ............................................................................................................................. 22 工 个 人 账户报 告成本 ..................................................................................................................... 22 息 重复成本 ..................................................................................................................................... 22 接效益分析 ............................................................................................................................. 23 司形象 ............................................................................................................................................. 23 工 满意 度 ......................................................................................................................................... 23 务 工作透明化 ................................................................................................................................. 23 息 质 量成本 ..................................................................................................................................... 23 部控制 ............................................................................................................................................. 23 部复核 、审计 ................................................................................................................................. 24 划控制 ............................................................................................................................................. 24 金管理 ............................................................................................................................................. 24 务业务管 理 ..................................................................................................................................... 24 附录一：部分典型客户 ............................................................................................................................ 25 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 4 页 第 1章 前言 随着信息化在企业管理中的不断深入，财务管理也发生了重大革新，一个网络财务时代已经到来。网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全企业乃至整个供应链，在预算、成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革命。费用内控管理一直企业领导所关心的核心业务之一， 当需要了解企业某项费用预算占用执行使用情况时，必须通过财务部门相关人员进行手工统计，这样的数据往往是滞后 的，无法做到实时掌控企业的费用使用前的控制情况。所以现代企业的管理者急需要一种专门针对费用管理的内控系统，同时可以跟企业原有相关系统进行集成，与前期ＩＴ规划一致 第 2章 网络报销背景 念 炎黄盈动 网上报销是基于 财务报销流程。该流程可以使员工在任何时间、从任何地点提交报销申请，领导可以用数字签名的方式在任何时间、任何地点，并且根据历史借款、历史报销、预算情况进行审批，财务人员对原始发票审核发无误后进行批量付款，相关的财务数据可以自动生成记帐凭证。 网络报销是将电子商务的理念用 于组织理财的一项创新，网络报销系统在实现报销流程的基础上，通过网络报销、网络银行、帐务处理、预算控制等系统规范，实现了对相关数据的细化分析处理，这将是财务继会计电算化后的再次革命。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 5 页 统报销流程 统报销弊端 ? 无法在业务发生时就得到控制，无法进行实时统计、分析数据。 ? 各级主管每天需要耗费大量的时间和精力用于单据签批，不能专心于更重要的管理工作。 ? 审批流程 复杂、缓慢，员工日常支出经常会因为找不到签批主管，或者财务部门过于繁忙不能得到及时处理，在费用报销上浪费了过多时间，有效工作时间的浪费直接导致组织运营成本的增加。 ? 由于业务量大，员工单据填写不规范，财务部门普遍存在前台占用人员多，工作低效率重复，出错率较高等问题。 ? 财务部门提供的费用开支信息迟滞，不能反映组织资金流动的实际状况，直接影响高层决策。 ? 预算控制情况得不到有效的执行，预算的控制管理不能贯穿审批的每个环节。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 6 页 络报销流程 络报销益处 ? 各级主管可以利用空闲时间在任何时间、任何地点集中 签批，从而可以将更多的精力投入到更重要的管理工作中去。 ? 员工可以在任何时间、任何地点提交报销申请，通过互联网完成整个报销流程。高效率的办公环境在增加员工对组织认同感和荣誉感的同时也降低了组织的运营成本。 ? 财务部门可以提高工作效率，实现费用报销的零出错率，杜绝报销舞弊行为，及时提供组织即时的费用开支与资金流动信息 ,规范企业报销制度与报销流程。 ? 能够使经费预算从业务发起时就得到控制，加强了预算的控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。 ? 减少前台财务人员，实现财务工作由核算型向管理型的转变，使财务人员更多地关注于用户的需求，从事深层次管理工作 ,有助于组织树立良好的外部形象 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 7 页 第 3章 功能方案设计 在对借款报销业务与预算管理业务关联关系分析的基础上设计网上报销系统的功能，满足 本 公司对借款报销信息化支持借款报销业务的功能和操作友好性方面的要求。炎黄盈动预算报销平台功能树如图 4示。 图 3统 功能总体框架 借款报销业务包括借款、报销、还款三大业务，其中报销根据是否偿还以前的借款又可以分为报销及报销冲抵借款两类。三大业务之间 的关系如图 3示。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 8 页 还 款报 销报 销 冲 抵借 款借 款报 销图 3款、报销、还款业务关系示意图 算管理功能设计 预算管理业务涉及预算编制、预算调整、预算执行控制及预算查询四个方面的内容，如图 3示。 图 3预算管理业务内容示意图 算编制 全面预算按照年度核批，当年的预算指标当年使用，不结转下年。为了在借款、报销业务中实行预算控制，每年年初，需要在网上报销 系统中生成该年度的预算表，作为该年度预算管理和控制的基础。 预算编制 ? 生成预算表 ? 预算类 ? 预算项目 ? 预算数等 ? 生成表的方式： ? 手工录入； ? 入 ? 复制历史数据 ? 系统导入 预算调整 预算执行控制 预算统计与查 询 ? 年中预算表调整 ? 预算项增减 ? 预算数增减 ? 预警量调整等 ? 调整方式 ? 手工调整 ? 系统接口 ? 借款，报销流程中有权限的节点可以显示该预算项目余额 ? 提供预算预警 ? 超预算强制不予报销与借款 ? 自动生成预算执行情况表 ? 按权限提供预算执行情况的查询 ? 穿透查询某预算项目发生明细 ? 按条件查询预算调整记录 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 9 页 算表所含内容及说明 预算表中的各项内容说明如下： 预算表中的项目名称潜在的包含预算类别，一级预算子类，二级预算子类、预算项目等概念，呈层层分支关系，最终形成树型目录结构。如“日常公共管理经费”的预算类下含“公共办公费、物业费、离退休费”等一级预算子类；“公共办公费”的一级预算子类下又含“公共办公用品、会议费、交通费”等二级预算子类；“公共办公用品”的二级预算子类下含“办公耗材及设备维修、办公用纸”的预算项目。 只有预算 项目是最终需要进行预算数分配的项，在进行预算统计时，预算类或某一级预算子类的预算总额或预算余额总数由该预算类或该级预算子类下所包含的所有的预算项的预算数或预算余额加和形成。 单位名称 是实现集团化管理方案（多帐套） ， 不同的单位可以对应不同的 帐套。 一个单位的 任何一个预算项目对应其 设置的 帐套。 归口部门是该项预算项目的归口管理部门。 预算表编制时，对某个预算项给出的年度控制数；该数可在年终时进行调整。 对每个预算项，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或 按百分比（当该预算项余额为该预算项初值的百分值之内时），系统会产生报警提示。 对每个预算项，可定义为公共开支。如果该预算项不是公共开支，则只有隶属于其归口部门的员工才可以在借款或报销时申请动用该预算项目；公共开支的预算项目为总部所有员工都可以在借款或报销时申请动用的款项。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 10 页 算表的生成方式 系统提供以下四种预算表的生成方式：①手工录入方式；②历史数据复制方式；③ 格导入方式；④全面预算管理系统接口导入方式 （针对有浪潮、用友或其他的全面预算系统的客户） 。上述四种方式 都由系统中定义的预算管理员来执行，预算管理员为总部财务部财务处相应人员。 系统提供界面，让预算管理员增加预算类和预算项；分配该预算项的归口部门和责任人；界定预算数，给出预警类型和具体的预警量；定义是否为公共开支预算。 同时系统提供友好的编辑界面，对于已生成的预算类和预算项进行编辑和修改，包括：预算类和预算项本身的删减，预算数、预算归口部门、责任人、预算预警类型预警量、及是否为公共开支的调整；同时提供预算项目之间先后顺序调整的手段。 每年年初在预算未批准之前，系统要提供 根据往年历史数据，按照某种规则自动生成本年度预算的功能。在该方式上，用户目前的潜在需求包括两方面，一是可以往年任意一年的预算编制表或预算执行表为范本，生成本年度初始预算表，再调整；二是选择范本后，可以定义以该范本中各项预算数的某一百分比值（如 1/3）来自动生成本年度初始预算表。 格导入方式 提供根据 格形式的预算表，直接导入系统的功能。 预留与全面预算系统的接口，全面预算系统中完成预算编制后，预算编制表直接由全面预算系统导入网上报销系统 ,同时预算的 调整、预算的执行等功能都在全面预算管理系统中进行。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 11 页 算调整 算调整的内容 预算年度中支持预算项目的增加和删除。但要注意，一旦该项目已经有发生额，则不允许删除该预算项目。 预算年度中支持任一预算项目中相关的预算数、预算归口部门、预算负责人、预警量、是否为公共开支等的调整；并可以填写调整说明。 算调整的方式 支持两种调整方式：一是手工调整；二是全面预算管理系统调整后，通过接口直接由全面预算系统导入。 算调整的特殊需求 当预算管理员想删除有发生额的预算项目时，系统将自动将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为 0。系统按上述规则处理完成后，弹出友好提示，请预算管理员确认并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保存。 其调整后的预算数小于实际已发生额的处理 该情况的处理，和想删除已有发生额的预算项目的处理类似：系统将自动将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为零。系统按上述规则处理完成后，弹出友好提示，请预算管理员确认并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保存。 当预算项目与费用类型有对应关系。当预算项目发生增加或删减时，将影响 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 12 页 到该对应关系。要求系统在预算项目发生增减时，强制弹出可能发生的对应关系的调整的界面，让预算管理员调整对应关系，以免无此对应关系后可能产生的出错情况。 在全面预算管理系统使用后，要严格界定预算管理系统和网上报销系统在预算调整业务上的工作方式，以避免 两个系统数据不一致的问题。建议在全面预算管理系统使用后，所有的预算编制和预算调整工作都在全面预算管理系统中进行，然后以接口的方式导入网上报销系统。 算执行控制 在借款审批流程或报销审批流程中，默认的（或被授权的）该项借款或报销费用项目所关联的预算项目负责人可以根据表单上显示的预算余额，判断该笔借款或报销是否通过，以此达到预算过程控制的目的。 对每个预算项目，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或按百分比（当该预算项余额为 该预算项初值的百分值之内时），系统会产生报警提示。以此达到预算预先控制的目的。 当超过预算时，在借款人或报销人填单环节，就弹出提示信息，不予报销或借款。 算统计与查询 在预算统计与查询方面，系统需要提供以下功能： ? 自动生成预算执行情况表 ； ? 可穿透查询某个预算项目的具体发生情况； ? 部门领导可查询本部门归口管理的预算项目执行情况； ? 个人可根据授权查询相关预算项目执行情况； 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 13 页 ? 公司领导可查询公司 总体 的预算执行情况； ? 按预算表、预算项目、预算周期等条件查询预算调整记录。 款申请单的格式和说明 借款申请单的格式如单据 3示。 待补充 电子《借款申请单》的栏目注释如表 3示。 表 3子《借款申请单》栏目注释表 栏目名称 栏目注释 部门 借款人所在部门；当借款申请人填写该单据时，系统自动生成 日期 借款人提交《借款申请单》日期 借款人姓名 借款人的姓名，当借款人填写单据时，系统自动生成 预算项目 预算项目类型；在借款人填写单据时弹出字典项供选择，预算项目类型参见附件 1；需要和借款流程类型 关联，即如果选择部门预算项目，则仅出现部门预算项目类型 支付方式 支付方式；在借款人填写单据时弹出字典项供选择；用户可自定义支付方式，常用支付方式有：现金、入银行卡、 刷卡、限额支票、定额支票、汇款、汇票、托收承付等。 借款金额 由借款人填写借款金额，在“￥”后填写小写金额， 系统自动生成对应的大写金额， 如为限额支票借款，请填写限额支票的限额数。 借款事由 填写该借款用途及经费出处。 。。。。 。。。。。。待补充 款流程 设计 根据所借款项从哪类预算项目中支出，可将借款业务流程分为部 门预算项目借款流程和公共开支预算项目借款流程两类。 部门预算项目借款流程如图 3示。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 14 页 申 请 人在 线 填 单处 室 领 导审 批部 门 领 导审 批财 务审 核出 纳付 款生 成凭 证接 口开 始结 束网 上 报 销 系 统财 务 管 理 系 统图 3款流程示意图 借款流程中各节点说明如 下表 所示。 节点 节点说明 填 写借款 单 选择预算项目、费用类型、支付类型、借款金额、借款事由等项，及其他相关信息。 支付方式为 汇款 或 汇票时，还需要提供收款人、收款人账号等信息 部门 领导审批 申请人所在处室领导审批，决定是否批准此项借款业务，可填写审批意 见；如果不批准选择退回申请人；如果通过选择提交部门领导审批。 财务审核 财务部负责人员决定是否通过此项借款业务。 出纳付款 出纳以电话等方式通知领款人领款。领款时，领款人在纸质《借款申请 单》上的实际领款人栏手写签名； 生成凭证 出纳付款后，通过接口，将有关数据传送到财务管理系统， 现金或汇款支付方式需要 生成凭证。由相关人员打印《记账凭证》，和《借款申请单》等贴在一起存档。 款流程的特殊 情况处理 于大额借款业务的特殊 处理 待补充 司领导层借款 处理方式 待补充 于一张借款申请单多笔款项的问题 要支持 一张《借款申请单》借多笔款项（如多张支票，多笔汇款）的业务 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 15 页 需求。申请人要分别填写每笔借款的附加信息，如每张支票的收款人，限额数，用途等。 子报销流程 型报销流程 典型报销流程如图 3示。 申 请 人在 线 填 单处 室 领导 审 核部 门 领导 审 核财 务审 核出 纳付 款生 成凭 证接 口开 始结 束票 据 整 理 并 粘 贴 ， 注 明 报 销单 流 水 号 及 报 销
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炎黄盈动 预算报销管理 平台 解决方案 （初稿） 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 2 页 目录 第 1 章 前言 ................................................................................................................................................ 4 第 2 章 网络报销背景 ................................................................................................................................ 4 念 ................................................................................................................................................ 4 统报销流程 ................................................................................................................................ 5 统报销弊端 ................................................................................................................................ 5 络报销流程 ................................................................................................................................ 6 络报销益处 ................................................................................................................................ 6 第 3 章 功能方案设计 ................................................................................................................................ 7 算管理功能设计 ....................................................................................................................... 8 算编制 ................................................................................................................................................. 8 算调整 ............................................................................................................................................... 预算执行控制 ....................................................................................................................................... 12 算统计与查询 ................................................................................................................................... 12 ...................................................................................................................... 13 款申请单的格式和说明 ................................................................................................................... 13 款流程设计 ....................................................................................................................................... 13 款流程的特殊情况处理 ................................................................................................................... 14 ...................................................................................................................... 15 子报销流程 ....................................................................................................................................... 15 销冲抵借款业务流程 ....................................................................................................................... 16 销流程中的特殊处理 ....................................................................................................................... 17 款管理功能设计 ...................................................................................................................... 17 票管理功能设计 ...................................................................................................................... 18 合查询 ...................................................................................................................................... 19 算执行情况的查询 ........................................................................................................................... 19 算项目执行情况查询 ....................................................................................................................... 19 人业务查询 ....................................................................................................................................... 19 人借还款查询（个人信用） ........................................................................................................... 20 门借款报销情况查询 ....................................................................................................................... 20 合查询 ............................................................................................................................................... 20 第 4 章 项目实施后的效果分析 .............................................................................................................. 20 快支付速度 ,节约 成本 开 支 .................................................................................................... 20 现集 中 报帐记帐 ,降低管理 费 用 ............................................................................................ 20 成 报销业务数 据的源 头 采集 .................................................................................................. 20 现远 程管理 ,动态 核算 ............................................................................................................ 21 本 实现会计 工作 从 核算 会计 向管理 会计 的 转变 .................................................................. 21 容性和可 扩 展性分析 .............................................................................................................. 21 第 5 章 项目效 益分析 .............................................................................................................................. 21 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 3 页 接效益分析 .............................................................................................................................. 21 金占用成本 ....................................................................................................................................... 21 销 及 业务审批 成本 ........................................................................................................................... 22 务 审 核成本 ..................................................................................................................................... 22 务 账务 付款成本 ............................................................................................................................. 22 工 个 人 账户报 告成本 ..................................................................................................................... 22 息 重复成本 ..................................................................................................................................... 22 接效益分析 ............................................................................................................................. 23 司形象 ............................................................................................................................................. 23 工 满意 度 ......................................................................................................................................... 23 务 工作透明化 ................................................................................................................................. 23 息 质 量成本 ..................................................................................................................................... 23 部控制 ............................................................................................................................................. 23 部复核 、审计 ................................................................................................................................. 24 划控制 ............................................................................................................................................. 24 金管理 ............................................................................................................................................. 24 务业务管 理 ..................................................................................................................................... 24 附录一：部分典型客户 ............................................................................................................................ 25 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 4 页 第 1章 前言 随着信息化在企业管理中的不断深入，财务管理也发生了重大革新，一个网络财务时代已经到来。网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全企业乃至整个供应链，在预算、成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革命。费用内控管理一直企业领导所关心的核心业务之一， 当需要了解企业某项费用预算占用执行使用情况时，必须通过财务部门相关人员进行手工统计，这样的数据往往是滞后 的，无法做到实时掌控企业的费用使用前的控制情况。所以现代企业的管理者急需要一种专门针对费用管理的内控系统，同时可以跟企业原有相关系统进行集成，与前期ＩＴ规划一致 第 2章 网络报销背景 念 炎黄盈动 网上报销是基于 财务报销流程。该流程可以使员工在任何时间、从任何地点提交报销申请，领导可以用数字签名的方式在任何时间、任何地点，并且根据历史借款、历史报销、预算情况进行审批，财务人员对原始发票审核发无误后进行批量付款，相关的财务数据可以自动生成记帐凭证。 网络报销是将电子商务的理念用 于组织理财的一项创新，网络报销系统在实现报销流程的基础上，通过网络报销、网络银行、帐务处理、预算控制等系统规范，实现了对相关数据的细化分析处理，这将是财务继会计电算化后的再次革命。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 5 页 统报销流程 统报销弊端 ? 无法在业务发生时就得到控制，无法进行实时统计、分析数据。 ? 各级主管每天需要耗费大量的时间和精力用于单据签批，不能专心于更重要的管理工作。 ? 审批流程 复杂、缓慢，员工日常支出经常会因为找不到签批主管，或者财务部门过于繁忙不能得到及时处理，在费用报销上浪费了过多时间，有效工作时间的浪费直接导致组织运营成本的增加。 ? 由于业务量大，员工单据填写不规范，财务部门普遍存在前台占用人员多，工作低效率重复，出错率较高等问题。 ? 财务部门提供的费用开支信息迟滞，不能反映组织资金流动的实际状况，直接影响高层决策。 ? 预算控制情况得不到有效的执行，预算的控制管理不能贯穿审批的每个环节。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 6 页 络报销流程 络报销益处 ? 各级主管可以利用空闲时间在任何时间、任何地点集中 签批，从而可以将更多的精力投入到更重要的管理工作中去。 ? 员工可以在任何时间、任何地点提交报销申请，通过互联网完成整个报销流程。高效率的办公环境在增加员工对组织认同感和荣誉感的同时也降低了组织的运营成本。 ? 财务部门可以提高工作效率，实现费用报销的零出错率，杜绝报销舞弊行为，及时提供组织即时的费用开支与资金流动信息 ,规范企业报销制度与报销流程。 ? 能够使经费预算从业务发起时就得到控制，加强了预算的控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。 ? 减少前台财务人员，实现财务工作由核算型向管理型的转变，使财务人员更多地关注于用户的需求，从事深层次管理工作 ,有助于组织树立良好的外部形象 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 7 页 第 3章 功能方案设计 在对借款报销业务与预算管理业务关联关系分析的基础上设计网上报销系统的功能，满足 本 公司对借款报销信息化支持借款报销业务的功能和操作友好性方面的要求。炎黄盈动预算报销平台功能树如图 4示。 图 3统 功能总体框架 借款报销业务包括借款、报销、还款三大业务，其中报销根据是否偿还以前的借款又可以分为报销及报销冲抵借款两类。三大业务之间 的关系如图 3示。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 8 页 还 款报 销报 销 冲 抵借 款借 款报 销图 3款、报销、还款业务关系示意图 算管理功能设计 预算管理业务涉及预算编制、预算调整、预算执行控制及预算查询四个方面的内容，如图 3示。 图 3预算管理业务内容示意图 算编制 全面预算按照年度核批，当年的预算指标当年使用，不结转下年。为了在借款、报销业务中实行预算控制，每年年初，需要在网上报销 系统中生成该年度的预算表，作为该年度预算管理和控制的基础。 预算编制 ? 生成预算表 ? 预算类 ? 预算项目 ? 预算数等 ? 生成表的方式： ? 手工录入； ? 入 ? 复制历史数据 ? 系统导入 预算调整 预算执行控制 预算统计与查 询 ? 年中预算表调整 ? 预算项增减 ? 预算数增减 ? 预警量调整等 ? 调整方式 ? 手工调整 ? 系统接口 ? 借款，报销流程中有权限的节点可以显示该预算项目余额 ? 提供预算预警 ? 超预算强制不予报销与借款 ? 自动生成预算执行情况表 ? 按权限提供预算执行情况的查询 ? 穿透查询某预算项目发生明细 ? 按条件查询预算调整记录 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 9 页 算表所含内容及说明 预算表中的各项内容说明如下： 预算表中的项目名称潜在的包含预算类别，一级预算子类，二级预算子类、预算项目等概念，呈层层分支关系，最终形成树型目录结构。如“日常公共管理经费”的预算类下含“公共办公费、物业费、离退休费”等一级预算子类；“公共办公费”的一级预算子类下又含“公共办公用品、会议费、交通费”等二级预算子类；“公共办公用品”的二级预算子类下含“办公耗材及设备维修、办公用纸”的预算项目。 只有预算 项目是最终需要进行预算数分配的项，在进行预算统计时，预算类或某一级预算子类的预算总额或预算余额总数由该预算类或该级预算子类下所包含的所有的预算项的预算数或预算余额加和形成。 单位名称 是实现集团化管理方案（多帐套） ， 不同的单位可以对应不同的 帐套。 一个单位的 任何一个预算项目对应其 设置的 帐套。 归口部门是该项预算项目的归口管理部门。 预算表编制时，对某个预算项给出的年度控制数；该数可在年终时进行调整。 对每个预算项，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或 按百分比（当该预算项余额为该预算项初值的百分值之内时），系统会产生报警提示。 对每个预算项，可定义为公共开支。如果该预算项不是公共开支，则只有隶属于其归口部门的员工才可以在借款或报销时申请动用该预算项目；公共开支的预算项目为总部所有员工都可以在借款或报销时申请动用的款项。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 10 页 算表的生成方式 系统提供以下四种预算表的生成方式：①手工录入方式；②历史数据复制方式；③ 格导入方式；④全面预算管理系统接口导入方式 （针对有浪潮、用友或其他的全面预算系统的客户） 。上述四种方式 都由系统中定义的预算管理员来执行，预算管理员为总部财务部财务处相应人员。 系统提供界面，让预算管理员增加预算类和预算项；分配该预算项的归口部门和责任人；界定预算数，给出预警类型和具体的预警量；定义是否为公共开支预算。 同时系统提供友好的编辑界面，对于已生成的预算类和预算项进行编辑和修改，包括：预算类和预算项本身的删减，预算数、预算归口部门、责任人、预算预警类型预警量、及是否为公共开支的调整；同时提供预算项目之间先后顺序调整的手段。 每年年初在预算未批准之前，系统要提供 根据往年历史数据，按照某种规则自动生成本年度预算的功能。在该方式上，用户目前的潜在需求包括两方面，一是可以往年任意一年的预算编制表或预算执行表为范本，生成本年度初始预算表，再调整；二是选择范本后，可以定义以该范本中各项预算数的某一百分比值（如 1/3）来自动生成本年度初始预算表。 格导入方式 提供根据 格形式的预算表，直接导入系统的功能。 预留与全面预算系统的接口，全面预算系统中完成预算编制后，预算编制表直接由全面预算系统导入网上报销系统 ,同时预算的 调整、预算的执行等功能都在全面预算管理系统中进行。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 11 页 算调整 算调整的内容 预算年度中支持预算项目的增加和删除。但要注意，一旦该项目已经有发生额，则不允许删除该预算项目。 预算年度中支持任一预算项目中相关的预算数、预算归口部门、预算负责人、预警量、是否为公共开支等的调整；并可以填写调整说明。 算调整的方式 支持两种调整方式：一是手工调整；二是全面预算管理系统调整后，通过接口直接由全面预算系统导入。 算调整的特殊需求 当预算管理员想删除有发生额的预算项目时，系统将自动将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为 0。系统按上述规则处理完成后，弹出友好提示，请预算管理员确认并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保存。 其调整后的预算数小于实际已发生额的处理 该情况的处理，和想删除已有发生额的预算项目的处理类似：系统将自动将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为零。系统按上述规则处理完成后，弹出友好提示，请预算管理员确认并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保存。 当预算项目与费用类型有对应关系。当预算项目发生增加或删减时，将影响 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 12 页 到该对应关系。要求系统在预算项目发生增减时，强制弹出可能发生的对应关系的调整的界面，让预算管理员调整对应关系，以免无此对应关系后可能产生的出错情况。 在全面预算管理系统使用后，要严格界定预算管理系统和网上报销系统在预算调整业务上的工作方式，以避免 两个系统数据不一致的问题。建议在全面预算管理系统使用后，所有的预算编制和预算调整工作都在全面预算管理系统中进行，然后以接口的方式导入网上报销系统。 算执行控制 在借款审批流程或报销审批流程中，默认的（或被授权的）该项借款或报销费用项目所关联的预算项目负责人可以根据表单上显示的预算余额，判断该笔借款或报销是否通过，以此达到预算过程控制的目的。 对每个预算项目，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或按百分比（当该预算项余额为 该预算项初值的百分值之内时），系统会产生报警提示。以此达到预算预先控制的目的。 当超过预算时，在借款人或报销人填单环节，就弹出提示信息，不予报销或借款。 算统计与查询 在预算统计与查询方面，系统需要提供以下功能： ? 自动生成预算执行情况表 ； ? 可穿透查询某个预算项目的具体发生情况； ? 部门领导可查询本部门归口管理的预算项目执行情况； ? 个人可根据授权查询相关预算项目执行情况； 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 13 页 ? 公司领导可查询公司 总体 的预算执行情况； ? 按预算表、预算项目、预算周期等条件查询预算调整记录。 款申请单的格式和说明 借款申请单的格式如单据 3示。 待补充 电子《借款申请单》的栏目注释如表 3示。 表 3子《借款申请单》栏目注释表 栏目名称 栏目注释 部门 借款人所在部门；当借款申请人填写该单据时，系统自动生成 日期 借款人提交《借款申请单》日期 借款人姓名 借款人的姓名，当借款人填写单据时，系统自动生成 预算项目 预算项目类型；在借款人填写单据时弹出字典项供选择，预算项目类型参见附件 1；需要和借款流程类型 关联，即如果选择部门预算项目，则仅出现部门预算项目类型 支付方式 支付方式；在借款人填写单据时弹出字典项供选择；用户可自定义支付方式，常用支付方式有：现金、入银行卡、 刷卡、限额支票、定额支票、汇款、汇票、托收承付等。 借款金额 由借款人填写借款金额，在“￥”后填写小写金额， 系统自动生成对应的大写金额， 如为限额支票借款，请填写限额支票的限额数。 借款事由 填写该借款用途及经费出处。 。。。。 。。。。。。待补充 款流程 设计 根据所借款项从哪类预算项目中支出，可将借款业务流程分为部 门预算项目借款流程和公共开支预算项目借款流程两类。 部门预算项目借款流程如图 3示。 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 14 页 申 请 人在 线 填 单处 室 领 导审 批部 门 领 导审 批财 务审 核出 纳付 款生 成凭 证接 口开 始结 束网 上 报 销 系 统财 务 管 理 系 统图 3款流程示意图 借款流程中各节点说明如 下表 所示。 节点 节点说明 填 写借款 单 选择预算项目、费用类型、支付类型、借款金额、借款事由等项，及其他相关信息。 支付方式为 汇款 或 汇票时，还需要提供收款人、收款人账号等信息 部门 领导审批 申请人所在处室领导审批，决定是否批准此项借款业务，可填写审批意 见；如果不批准选择退回申请人；如果通过选择提交部门领导审批。 财务审核 财务部负责人员决定是否通过此项借款业务。 出纳付款 出纳以电话等方式通知领款人领款。领款时，领款人在纸质《借款申请 单》上的实际领款人栏手写签名； 生成凭证 出纳付款后，通过接口，将有关数据传送到财务管理系统， 现金或汇款支付方式需要 生成凭证。由相关人员打印《记账凭证》，和《借款申请单》等贴在一起存档。 款流程的特殊 情况处理 于大额借款业务的特殊 处理 待补充 司领导层借款 处理方式 待补充 于一张借款申请单多笔款项的问题 要支持 一张《借款申请单》借多笔款项（如多张支票，多笔汇款）的业务 北京炎黄盈动科技发展有限责任公司 第 15 页 需求。申请人要分别填写每笔借款的附加信息，如每张支票的收款人，限额数，用途等。 子报销流程 型报销流程 典型报销流程如图 3示。 申 请 人在 线 填 单处 室 领导 审 核部 门 领导 审 核财 务审 核出 纳付 款生 成凭 证接 口开 始结 束票 据 整 理 并 粘 贴 ， 注 明 报 销单 流 水 号 及 报 销
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