采购必备的财务知识是否隶属于财务

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2017-05-05 20:25 标签： 采购财务流程
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　　XX集团有限公司董事会：
　　集团企管审计部根据核准的yyyy年年度审计计划，于yyyy年XX月dd日-dd日对XX有限责任公司实施了内部控制审计。本次审计的主要目的是检查和评价采购及付款、销售及收款、存货管理及成本核算等业务流程相关的有效性和日常执行的遵循性。我们审阅了相关制度，与相关采购、销售、仓储、财务等部门人员进行了面谈，并抽查了相关业务的处理文件。现将审计中情况如下：
　　一、财务收支管理
　　公司财务核算总体比较规范，能够按《企业会计制度》执行，公司财务部制订了财务管理使之成为日常财务管理、核算的标准。现主要突出的问题是财务总监如何直接参与企业业务管理，特别是对重大的资本性支出、费用性支出加强事前审核和监督。
　　1、货币资金支出缺乏财务总监的审批手续
　　本次审计，我们抽查了公司部分收付款凭证。发现公司在部分收付款作业中相关业务单证及审批手续并不完备，特别是财务总监没有在重要财务收支上履行审批责任。举例如下：
　　审计建议：
　　公司制订了完备的财务部管理文件，对财务部的日常工作都作了相应的。但没有对各种支出的审批程序、审批权限作出清晰的，出现了以上情况，我们建议：
　　任何一项财务收支均应由内部填制单证，并经授权程序批准。包括提现、资金划拨等业务。建议公司设计相关单证及授权审批程序。
　　二、采购及付款
　　公司采购有较为完备的采购作业管理标准。对供应商质量审计、采购物资入库时的质量检查及验收、付款审批等环节的实务操作有适当控制;公司采购部门及相关岗位对采购管理和岗位职责较为熟悉。
　　采购环节的主要审计发现：
　　1、供应商相对集中，主要原料采购供应商选择，缺乏年度复查程序，供应商名录基本维持不变，新供应商开拓力度较弱。
　　审计建议：
　　(1)我们建议公司宜实施一年一度的供应商复审制度，同时通过对供应商的供货质量、 过去履约情况以及生产现场等方面进行年底系统复查，来选择有利于公司生产和成本较低的供应商。
　　(2)密切关注供应商竞争环境及市场出现的新供应商，逐步开拓新的供应商，&&。
　　(3)有些原料如需维持独家供应情形的，&&。
　　2、采购价格缺乏系统、严格的询价、比价等价格核定程序，采购价格合理性缺乏足够的支持。
　　审计时，我们通过对主要原料两年的采购价格收集与分析，公司主要原材料采购价格较去年均有较大幅度的增长。
　　部分主要原材料不含税进价对照表　　单位:元
　　品名　　单位　　本年进价　　上年进价　　同比增长%
　　目前公司所有的采购都没有保存过询价、比价资料，经了解公司采购价格以采购员询价为基础，价格变动不大由供应部负责人予以核定，变动较大的口头上报主管厂长和总经理核定后实施采购。由于这种做法缺乏系统、严格及时的询价、比价等价格核定程序和书面文件，我们担心采购价格合理性是否能够得到保障。
　　审计建议：
　　(1)对于固定供应商，我们建议公司应制定价格审核机制。该机制可根据采购料件的特点，采用定期独立询价、议价，收集公开市场成交价格等方式来控制价格。
　　(2)采购部门应密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，进行趋势预测，提出最有利的采购时机和合理交易价格，为管理层采购决策提供支持。
　　(3)询价、比价资料是证明采购人员谨慎勤勉的直接资料;也是保证采购人员谨慎勤勉的重要控制手段。对于大宗物资采购，公司应该建立询价比价制度，并制定统一的询价表、制定规范的比价记录规则，并要求采购人员留有询价、比价资料，为管理层决策提供必要的依据，也为未来采购提供参考。。
　　3、签订采购缺乏必要的核准程序。
　　我们抽查了公司当年与供应商签定的采购合同，在上述合同中，没有看到管理层同意订立合同的核准资料。
　　审计建议：
　　采购合同应经一定的核准程序。核准程序应有书面纪录。我们建议公司设计合同会签单，按分层授权原则核准采购合同。所有合同的盖章生效，必须依签核完整的合同会签单为基础。
　　三、存货管理
　　公司已制定存货管理标准，对岗位设置、存货分类、出入库单据及流转、存货计量以及存货储存等控制环节已作明确，在日常操作中，原材料和成品仓库由供应部负责管理，实际控制较好。主要不足之处为：
　　1、公司仓储部门隶属于采购部门，有违不相容岗位必须分开的原则。
　　仓储部门在公司管理体系中承担着检查核实供应商提供的物资在数量、外观质量等方面是否符合核定的采购订单要求，和评估供应商售后服务质量的职责。仓储部门隶属于采购部门，客观上会削弱对采购业务的监督。
　　审计建议：
　　按目前公司组织体系和生产规模，我们建议仓储部门直接隶属于财务管理。这样做，一方面可解决岗位冲突问题;另一方面，可更好的保证库存信息质量。
　　2、公司存货中存在一定比例的残次冷背，并且没有计提足够的减值准备。
　　经对存货库龄以及生产领用、销售出库等调查分析，截止审计基准日，公司材料中1年以上的冷背物料 万元，成品中呆滞品 万元，二者占存货总成本的 %，公司未计提任何减值准备。
　　审计建议：
　　(1)加强市场开发和加大冷背存货的消化力度以减少资金占用，并计提相应减值准备。
　　(2)对存货减值损失应考核到相关责任人。
　　3、公司存货管理方面的表单填写存在不规范的情况，对业务的完整记录产生不利影响
　　审计建议：
　　(1)检查所有表单，对没有编号进行重新设计，同时完善表单间的引用设计。并根据需要制定编号原则。编号一般以月度为单位连续编号为好，个别业务量较少的单据可以年度为单位连续编号;
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<div class="ds-thread" data-thread-key="28034" data-title="内控审计报告模板" data-image="">采购部在公司组织的位置
一、采购部门隶属于生产部
如下图所示，采购部门隶属于生产部，其主要职责是协助生产工作顺利进行。因此，采购工作的重点是提供足够数量的物料以满足生产上的需求，至于议价的功能则退居次要地位。而、仓储工作等另归其他单位负责，并未归入采购部门的职能中。
将采购划归生产部，比较适合&生产导向&的企业，其采购功能比较单纯，而且也比较稳定。
二、采购部门隶属于行政部
如下图所示，采购部门隶属于行政部，采购部门的主要功能是获得较佳的价格与付款方式，以达到财务上的目标。有时采购部门为了取得较好的交易条件，难免延误了生产部门用料的时机，或购入品质不尽理想的物料，不过采购部门独立于生产部之外，比较能发挥议价的功能。
该类型的采购部门适合于生产规模庞大，物料种类繁多，价格经常需要调整，采购工作必须兼顾整体企业产销利益均衡的企业。
三、采购部门直接隶属于总经理
如下图所示，采购部门直接隶属于总经理，这提升了采购的地位与执行能力。此时，采购部门的主要功能在于发挥降低成本的效益，使采购部门成为企业创造利润的另一个来源。
该类型的采购部门，比较适合于生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销售成本所占比重较高的企业。
四、采购部门隶属于资材部
如下图所示，采购部门隶属于资材部（或资料管理部），其主要功能在于配合制造与仓储单位，达到物料整体的控制作业，无特别的角色与职责，有时甚至可能降至附属地位。
该类型比较适合物料需求管制不易，需要采购部门经常与其他相关单位沟通的企业。
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