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国家海洋局公文处理办法
国家海洋局公文处理办法
第一章　总　则
&&&&第一条 为推进国家海洋局公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T ）、《国家海洋局工作规则》，结合工作实际，制定本办法。
&&&&第二条 国家海洋局公文（包括电报等，下同）是国家海洋局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、依法行政和进行公务活动的重要工具。
&&&&第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文管理包括公文保密、日常管理等。
&&&&第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
&&&&第五条　国家海洋局各级领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守《党政机关公文处理工作条例》及本办法，加强对公文处理工作的领导和检查。
&&&&第六条　局办公室是国家海洋局公文处理的管理机构，主管局机关的公文处理工作，并对局属各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
&&&&第七条 负责公文处理工作的人员必须具有较高的政治素质，工作积极、作风严谨、忠于职守、保守秘密，熟悉领导工作分工和各职能部门职责，具备有关专业知识，熟练掌握现代办公设备的操作和使用技能。
第二章　公文种类
&&&&第八条 国家海洋局的公文种类主要有：
&&&&（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
&&&&（二）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
&&&&（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
&&&&（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
&&&&（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
&&&&（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
&&&&（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
&&&&（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
&&&&（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
&&&&（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。
&&&&（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
&&&&（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
&&&&第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
&&&&（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
&&&&（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
&&&&（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。
&&&&（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。
&&&&（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。
&&&&（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，居右空1字，编排在发文机关标志下空二行位置。
&&&&（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形。
&&&&（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。应根据工作需要和公文内容准确确定主送机关，不随意扩大或缩小主送范围。
&&&&（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。正文一般用3号仿宋体字；文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
&&&&（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
&&&&印发或转发文件时，不应将所印发或转发的公文列为附件。
&&&&（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
&&&&（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
&&&&加盖印章的公文，成文日期一般右空4字编排，以成文日期为准居中编排发文机关署名。不加盖印章的公文比如拟制电报时，发文机关署名在正文下空一行右空2字编排；成文日期在发文机关署名下1行编排，首字比发文机关署名首字右移2字，如长于发文机关署名，应使其右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
&&&&（十三）印章。公文除纪要、电报外，应当加盖发文机关印章，并与发文机关署名相符。联合上报的公文，可只由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
&&&&（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的其他事项。公文如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公开方式可在附注处标注，主动面向社会公开发布、依照申请可以公开的公文，分别注明“此件主动公开”“此件依申请公开”。
&&&&（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件标题应当与附件说明的表述一致。附件应当另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
&&&&（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，最后一个抄送机关名称后标句号。
&&&&（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各单位的办公室或文秘部门。
&&&&（十八)页码。公文页数序号。公文有附件的，附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
&&&&第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T）执行。
&&&&第十一条 公文文字从左至右横写、横排；少数民族文字按其习惯书写、排版。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
&&&&第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
&&&&第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
&&&&第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
&&&&第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
&&&&（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
&&&&（二）沿海地方海洋行政主管部门向局请示、报告重大事项，应当经本级人民政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送国家海洋局。
&&&&（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
&&&&（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
&&&&局属各单位报局的“请示”一般只送1份，“报告”送3份。机关各部门报局的“请示”“报告”统一使用内部签报形式。
&&&&（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
&&&&（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
&&&&第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
&&&&（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
&&&&（二）国家海洋局在职权范围内可以向沿海地方海洋行政主管部门行文。
&&&&（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
&&&&（四）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
&&&&第十七条 局和局党组在职权范围内可以与中央国家有关部门相互行文。
&&&&未经党中央同意，局党组不得向地方党委发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求；未经国务院同意，局不得向地方政府发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。需经国务院审批的具体事项，经国务院同意后可以由国家海洋局行文，文中须注明已经国务院同意。
&&&&第十八条 国家海洋局可与国家部委、地方人民政府联合行文；可与同级或相应的军队机关、人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
&&&&局办公室可与上述部门和单位的办公厅（室）联合行文。
&&&&除办公室外，机关各部门不得对外正式行文，即不得向局机关以外的其他机关（包括海洋系统）制发政策性和规范性文件，不得代替局审批下达应当由局审批下达的事项；如需与相应的其他机关商洽工作、询问和答复业务工作中的具体问题，可以函的形式（信函格式）行文。
&&&&第十九条 国家海洋局制发的公文，主要分为《中共国家海洋局党组文件》、《中共国家海洋局党组》函、《国家海洋局文件》、《国家海洋局》函、《国家海洋局办公室文件》、《国家海洋局办公室》函等6类。
第五章 公文起草
&&&&第二十条 按照职责分工，确定公文起草部门和起草人。重要或涉及重大问题公文的起草，应采取集体研究、个人执笔的方式进行。起草部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
&&&&第二十一条 公文起草应当做到：
&&&&（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
&&&&（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
&&&&（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清晰，表述准确，文字精练，语句流畅。
&&&&（四）定密准确，文种正确，格式规范。
&&&&（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
&&&&（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。
&&&&（七）公文使用国家法定计量单位。
&&&&（八）公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。一般不得使用外文字符，确需使用的，应当在首次出现时注明准确的中文译名。
&&&&（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。
&&&&第二十二条 拟制公文时，对涉及局内其他部门、单位职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。
&&&&公文会签如有意见分歧，主办部门主要负责人应当进行协调，有关部门要积极配合，不得将未经认真研究、协商的问题上报。协商后仍不能取得一致意见的，主办部门应如实列明各方理据，提出建设性意见，报请局领导协调或裁定。
&&&&第二十三条 起草发文时，主办部门一般应附发文说明，简要说明办文依据、基本情况、办理过程和拟办建议等内容。需会签的公文，有关部门如有意见，应使用会签意见专用纸，会签意见要明确。
第六章 公文审核
&&&&第二十四条 起草部门对所办理公文的内容和形式要认真审查，力求准确无误，经部门负责人签署后送办公室。
&&&&公文属规范性文件的，起草部门在文稿送局领导签批前，应当提交政策法规部门进行合法性审查后送办公室。
&&&&第二十五条 公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：
&&&&（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
&&&&（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
&&&&（三）涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
&&&&（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
&&&&（五）紧急程度、印送范围是否准确；密级、公开方式是否标注。
&&&&（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
&&&&第二十六条 经审核如发现公文文稿不符合要求或需要对文稿作进一步修改的，由起草部门修改完善后重新报送。经审核不宜或无需发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。
&&&&第二十七条 未经办公室审核，不得将公文直接呈送局领导签发。
第七章 公文签发
&&&&第二十八条 公文应当经机关负责人审批签发。
&&&&（一）国家海洋局重要公文和上行文由局长签发，局长出差出访时由授权主持工作的局领导签发。国家海洋局平行文、下行文由分管局领导签发；内容重要、涉及面广、对全局工作具有普遍指导意义的公文，由分管局领导核报局长签发。
&&&&（二）以中共国家海洋局党组名义制发的公文，由党组书记签发，党组书记出差出访时由授权主持工作的局领导签发。
&&&&（三）以国家海洋局办公室名义制发的公文，由办公室领导签发。重要公文，报送局领导核签。
&&&&机关各部门、局属各单位需以国家海洋局办公室名义发文的，可由部门、单位写出代拟稿，交本部门、单位负责人审核后送办公室。
&&&&第二十九条 对一些例行性、事务性公文，经局领导授权，可以下放部分公文审批权限，由有关部门负责人签发。根据工作需要，可以收回已经下放的公文审批签发权限。
&&&&第三十条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第八章 收文办理
&&&&第三十一条 收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等主要程序。
&&&&第三十二条 对收到的公文应当对照清单逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。清点发现收到的公文与清单不符的，应立即提出并查找原因。
&&&&第三十三条 收文登记应当详细记载公文的标题、密级、紧急程度、发文字号、发文机关、份数、收文日期等主要信息和办理情况应当。涉密公文、非涉密公文应当分开登记，其中绝密级公文应当在专用登记簿上登记。
&&&&第三十四条 对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。
&&&&局收到的公文，经初审不符合规定的，经办公室领导同意，可退回来文单位并说明理由。机关各部门、局属各单位收到办公室批转办理的公文，经初审认为不应由本部门、单位办理或牵头办理的，经本部门、单位负责人同意，应及时退回办公室并说明理由。
&&&&第三十五条 收文按照职责分工进行签批。
&&&&（一）局收到需要办理的上级机关公文，由办公室按局领导分工，报请分管工作的局领导签批；涉及几个部门职责的，应明确主办部门，报请分管主办部门的局领导签批；分管局领导认为需要的，由其批请其他局领导签批。重大、紧急事项报送局长签批。
&&&&局收到需要阅知的上级机关公文，直接分送局领导、机关各部门和局属各单位。
&&&&（二）局收到需要办理的同级和下级机关公文，由办公室批请相关部门和单位办理。重要公文，由办公室报送局领导签批后，按局领导签批意见办理。
&&&&局收到需要阅知的同级和下级机关公文，视来文内容和份数分送有关部门处理。
&&&&第三十六条 承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
&&&&收文标注特急的，应在2个工作日内办理完毕；标注加急的，应在4个工作日内办理完毕。
&&&&收电标注特提的，应即刻办理；标注特急的，应在2个工作日内办理完毕；标注加急的，应在4个工作日内办理完毕；标注平急的，应在6个工作日内办理完毕。
&&&&第三十七条 国务院领导同志批示事项的办理，机关各部门、局属各单位应按照上级机关或局领导批示的时限要求办结；没有时限要求的，一般应在7个工作日内办结，情况复杂的，应在30个工作日内办结；特殊情况需要延长办理时间的，主要部门应及时报告原因和进展情况。
&&&&第三十八条 机关各部门和局属各单位之间征求意见或者会签的公文，有关部门应在规定时限内回复。未规定时限的，一般应在7个工作日内回复。如不能按期回复，有关部门应主动与主办部门沟通并确定回复时限及方式，否则主办部门可以视其为没有不同意见，据此继续办理有关公文，但应当在报送的公文中说明有关情况。
&&&&第三十九条 机关各部门呈批的紧急公文，应当给局领导留出研究、决策的时间，同时说明紧急程度和紧急原因。需要在4个工作日内办结的，应标注加急；需要在2个工作日内办结的，应标注特急。
&&&&主办部门应指定专人跟踪办理紧急公文。
&&&&第四十条 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。紧急公文的传阅传批应采取分传方式。
&&&&（一）公文的传阅、传批原则上由办公室秘书处按领导排序依次呈送局领导。传阅件由前向后呈送，传批件由后向前呈送。如遇领导出差出访等情况，一般继续按顺序往下呈送；紧急和重要公文，在安全保密的前提下，采取有效途径向局长或分管局领导报告。
&&&&（二）文件传阅过程中，如局领导批请有关部门负责同志阅知的，一般先继续传阅，待其他局领导传阅完毕后处理。如局领导批请有关部门办理的，办公室秘书处应及时将批件印送有关部门办理，原件继续传批，并注明已印送有关部门。
&&&&文件传批过程中，如局长作出批示，应当采取回传方式，将局长的批示意见送已阅批过的相关局领导阅知。
&&&&（三）国务院领导同志批示件原则上只供局领导阅看。如局领导批请有关部门办理确需下传的，一律采取“批示抄清”的方式印送承办部门，不得将批示件直接复印下传。
&&&&第四十一条 交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
&&&&第四十二条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第九章 发文办理
&&&&第四十三条 发文办理包括复核、印制、登记、核发等主要程序。
&&&&第四十四条 已经局领导签批的公文，应当由办公室确定发文字号。
&&&&第四十五条 公文需经主办部门对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核后，方可正式付印；以局党组或局文件形式制发的公文，还需经办公室秘书处复核确认后方可正式付印。
&&&&已经签发的公文，一般不得再行修改。需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
&&&&第四十六条 公文印制必须确保质量和时效。公文印制完成后，文印部门应立即通知承办部门领取。主办部门应当对公文印刷质量进行检查、签收。如发现内容错误需要重印的，需经办公室领导审核批准后从快重印。
&&&&第四十七条 发送公文，主办部门应认真登记公文的标题、密级、紧急程度、发文字号、份数等主要信息后送机要部门分发。其中涉密公文，应严格记录每份公文的发送去向。
&&&&第四十八条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第十章 整理归档
&&&&第四十九条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
&&&&第五十条 局各类公文由主办部门负责归档。联合办理的公文，原件由主办部门归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
&&&&第五十一条 机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
&&&&第五十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
&&&&第五十三条 公文归档应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
&&&&第五十四条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第十一章 公文管理
&&&&第五十五条 公文由文秘部门或者专人统一管理。局属各单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
&&&&第五十六条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
&&&&公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
&&&&第五十七条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
&&&&涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
&&&&经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
&&&&第五十八条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
&&&&复制公文要履行登记手续，不得擅自变更公文密级、保密期限和知悉范围。复印件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
&&&&第五十九条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
&&&&第六十条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
&&&&第六十一条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，到指定场所由二人以上监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
&&&&第六十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
&&&&工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
&&&&第六十三条 办公室应对局公文的拟制、审核、办理和管理进行检查，并对有关情况予以通报。
第十二章　附　则
&&&&第六十四条 公文处理中涉及电子公文的有关规定另行制定。
&&&&第六十五条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
&&&&第六十六条 局属各单位可根据本办法，结合工作实际，制定本单位公文管理制度。
&&&&第六十七条 本办法由国家海洋局办公室负责解释。
&&&&第六十八条 本办法自印发之日起施行。日发布的《国家海洋局公文处理办法》停止执行。09年自考公文写作与处理复习资料第三章_新浪教育_新浪网
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09年自考公文写作与处理复习资料第三章
　　第三章 公文的体式与搞本
　　第一节 公文的体式
　　一、公文体式概述
　　公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。
　　公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。
　　二、公文的文体
　　公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
　　公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。
　　1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。 主要有：叙述、议论、说明
　　1)叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★(公文叙事与一般记叙文的不同：1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2、主要是顺叙 3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法)
　　2)说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。 (说明的主要方法有：1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。 2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。 3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。 4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。 5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。 6、图表说明 7、引用说明 8、分析说明)
　　3)议论，是义事说明把道理说清楚。(议论的要素：1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2、论据，是证明论点真实性的根据。3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题―是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。)
　　三、公文的语言特点：1)准确(是公文语言的主要特征和基本要求) 2)简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。 3)庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。 4)得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。
　　四、公文中的常见词语：
　　1)特定用语――它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：
　　1、端用语―用于表示行文目的、休养所与原因的。
　　如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。
　　2、引叙用语―在引叙来文(电)时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。
　　3、经办用语―表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。
　　4、称谓用语―用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局(公司、厂、处)等。
　　5、期请用语―用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。
　　6、表态用语―用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。
　　7、综合用语―对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。 8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。
　　8、过渡用语―在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。(为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等)
　　9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。
　　10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。)
　　2)惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。
　　3)缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”
　　4)成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。
　　5)引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。
　　①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。
　　第二节 公文的构成要素与书面格式
　　一、公文的构成要素(公文的组成部分)：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等―是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。
　　二、公文的书面格式
　　公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。――是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。
　　★公文的眉首部分包括：
　　1)公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号(不是所有都需要)――规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字(不得少于2位)组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”(零)补齐
　　2)密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。
　　标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
　　位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。
　　保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
　　绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
　　机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
　　秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。
　　3)急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。 (包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。)
　　4)发文机关标识(文头)，是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
　　位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。―使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
　　5)发文字号：指由发文机关编排的文件代号。(由发文机关代字、年份(加六角括号[ ])和序号组成)
　　★发文字号作用：1)统计发文的数量，便于公文的管理 2)在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
　　编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令(令)”则在公文标题下面当中，写“第X号”。
　　6)签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行
　　★公文主体部分包括：
　　1)公文标题，：由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列(省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的)
　　2)主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。(一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了)位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。
　　3)正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：
　　①导语(导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头)
　　②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。
　　正文主体一般要求：1)内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2)所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3)内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4)文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5)公文中的数字年份均不能回行。
　　③结束语，正文的结尾
　　4)附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，――应在正文下一行加以标识
　　形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。 位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件
　　5)成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。(年、月、日要写全-用汉字)
　　位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
　　注意事项：
　　(1) 一般情况下，以领导人签发日期为准。(2) 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。 (3) 法规、规章类文件以批准日期为准。 (4) 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。 (5) 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
　　6)公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。
　　(1) 单一发文机关(落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识)
　　(2) 联合行文印章(3) 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明―用调整行距和字距的方法处理
　　7)附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
　　★公文的版记部分：
　　1)主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
　　★主题词作用：1)可以准确简要地概括文件的主要内容；2)提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率
　　(主要表现在：一快，二准，三全)；3)有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
　　注意事项： (1) 必须在公文主题词表中选用主题词。 (2)公文主题词表中的类别标题不作主题词。 (3)主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。(4)一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。(5)在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。
　　2)抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。(抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。)
　　位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
　　3)印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅(室)，使用全称或规范化简称。 印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。
　　注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分―双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。
　　三、公文的特定格式：1)信函格式 2)命令格式 3)会议纪要格式
　　第三节 公文的排版形式与装订要求
　　一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
　　包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
　　1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
　　公文排版的有关问题：
　　1)公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm
　　2)公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。(少数民族文字除外)，正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：(一)、(二)、(三)……第三级用：1 、 2、3、……第四级用：(1)、(2)、(3)
　　3)字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
　　发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。
　　4)排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。
　　5)制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。
　　6)印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。
　　二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。
　　第四节 公文的稿本
　　一、公文的稿本1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。 草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。
　　2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿， 是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。
　　定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。
　　二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
　　公文文本按不同用途可分为：
　　1)正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。(特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力)
　　2)副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。(作用：代替正本供传阅、参考和备查使用)
　　3)存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。(特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。
　　4)修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5)试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6)各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。
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