信息建设大势所趋，很多企业都搭建了一个OA办公软件，然后很多人并没有对企业自身的审视就上了一套办公软件，你是跟潮流还是真实的需求呢？这里给大家详细的介绍一下企业采用OA办公系统有哪些好处：　　六业OA办公系统对企业的好处表现为：　　1、建立信息集成平台　　现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。　　2、建立信息发布的平台　　OA办公系统就是企业内部所有员工交流，传递信息的平台。在这个平台上，企业管理者可以发布最新的企业动态，让企业所有的人都可以在第一时间了解企业的发展。相比较传统的管理，效率就大大增加了。而且各部门之间，部门内部员工之间等都可以实现在线及时的传送文件，交流讨论工作事宜等，方便快捷，也可以实现工作的规范化。　　3、实现文档管理的自动化　　可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。　　4、实现工作流程的自动化　　变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。　　5、快速提升企业反应速度　　对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。　　6、极大的提高了工作效率　　六业OA办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。　　7、搭建知识管理平台　　系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。　　8、实现分布式办公　　变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。　　系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。　　9、通过OA办公系统，可以帮助提升企业的管理水平。　　OA办公系统帮助提高企业的执行力，现在企业发展规模越来越大，员工越来越多，并且是跨区域，公司的政策，制度，计划，任务如何细分到每个人，很好的执行，在OA办公自动化系统里都有很好的解决方案，如计划，任务分配，每天的日记对照任务提醒，流程的跟踪，查询等。　　以上是重庆六业科技针对【企业采用OA办公系统有哪些好处？】的简单介绍，如果您还有更多关于OA办公系统如何使用、订购价格以及软件问题处理等问题都可以通过重庆六业科技官网：.cn/lys进入了解，也可拨打全国服务热线：400-
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　　办公信息化管理是企业发展过程中的趋势，?通过统一的信息管理平台将公司的客户，销售，产品，库存，采购，办公、人员协助管理起来，?在通过借助管理系统平台，?不同职能岗位的员工及管理人员，?依据权限的划分，进行梳理各自的工作信息，?例如，业务员梳理自己的客户信息、跟单联系客户的信息内容的记录与提醒、报价，合同等，做好客户的维系，业务经理需要对业务员的客户情况的统计数据进行分析后进行点评指蝨，对业务员的报价，合同，费用，工作申请，请假?等单据进行及时的审核，?财务在系统中负责公司销售款项收入、费用款项支出、采购款项支出等进行确认收支，?仓库依据销售情况以及采购到货情况进行梳理仓库的进行库以及发货管理等。??企业管理软件协助企业整体做好内部各部门之间的无缝衔接，提高工作效率，节省企业成本，?帮助企业管理好企业的人，财、物等资源?。可以了解金智综合管理系统，主要功能包括办公，客户，销售，采购，产品信息，仓库、财务等方面
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请遵守言论规则，不得违反国家法律法规回复(Ctrl+Enter)企业管理软件/企业管理软件
企业管理软件是能够帮助企业管理者们提高工作效率，而不是增加他们的负担。没有复杂的流程设计，没有复杂的表单设计等等。企业管理软件在重视系统功能的全面性，流程的可控性，技术的先进性，更要注重系统的易用性。企业管理软件易理解性易理解性是指用户认识软件的结构、功能、逻辑、概念、应用范围、接口等难易程度的软件属性。该特求软件研制过程中形成的所有文档其语言简练、前后一致、易于理解以及语句无歧义。包括宣传资料应实事求是，言简意赅，而不是过度包装；功能名称、图标、提示信息等应该直接、明了，没有歧义，容易理解，让用户一看就知道是干什么的，而不是猜测其作用；使用手册应该站在读者的角度，充分考虑普通用户的接受水平，语言直白、描述细致、逻辑清晰，尽量避免专业术语。易学习性易学习性是指用户学习软件应用（运行控制、输入、输出）难易程度的软件属性。该特征要求提供的的内容详细、结构清晰以及语言准确；要求用户进入操作界面后一目了然，能够很直观、很容易找到自己要使用的功能菜单，方便的完成操作，藏得很深的功能就不容易被发现，无法使用；在业务功能屏幕中不宜提供过多的操作功能使操作者眼花缭乱，摒弃无关信息的堆砌，简单的界面更能突出功能的强大；操作或处理错误的提示信息明确，不要说了等于白说，这使用户非常的苦恼；使用手册也需要站在用户的角度，每一操作步骤细致、清楚，让用户轻松获得帮助。易操作性易操作性是指用户操作和运行控制软件的难易程度的软件属性。该特征要求软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。易操作的软件让用户可以直接根据窗口提示上手使用，无需过多的参考使用说明书和参加培训；各项功能流程设计的很直接，争取在一个窗口完成一套操作；在一个业务功能中可以关联了解其相关的业务数据，具有层次感；合理的默认值和可选项的预先设定，避免了过多的手工；如果软件某操作将产生严重后果，该功能执行应是可逆的，或者程序应给出该后果的明显警告并且在执行该命令前要求确认；如果一旦出现操作失败，及时的信息反馈是非常重要的，没有处理结果或者是处理过程的信息反馈不是一个好系统；流畅自然的操作感觉，来源于每一次操作都是最合理的。在页面和流程上浪费用户的鼠标点击，也是在挥霍用户对于软件的好感。清晰、统一的导航要贯穿系统的始终；操作按扭、快捷键等遵循一致的规范、标准是必须的，不要给操作者额外记忆的负担。在易用性和功能性方面，产品设计是个取舍的问题，易用性和功能本身就存在一定冲突。更多的，可能使用户无所适从，核心业务的处理能力不够也会使用户的满意度下降，合理地规划和平衡易用性与功能性的取舍是值得关注的，这需要对应用软件的整体把握和经验的不断积累。如下的一些规则可以作为参考：（1）用户的注意力是有限的资源。在功能设计上不要浪费使用者的时间，应该减轻其工作强度和没有必要的操作，同时又要提高工作效率。（2）你将要添加的任何一项功能都将有可能是用户找到另外一项功能的。需要你认真分析增加新功能的必要性，现在的手机功能很多，但日常你又能使用多少呢？为此你要用较长时间才能找到你需要的功能。（3）如果必须添加一些功能，试图替换掉另外一项类似的功能是值得考虑的。不是功能越多越显示软件的强大，重要的是客户的感受，信息的再次加工和综合性展示是重要的。（4）经常需要为了一些功能的易用性牺牲另外一些功能是必要的。特别是在流程控制中，控制是必要的，但由于过多的控制使现实不可操作的做法是不可取的。（5）系统功能的个性化裁减、配置、收藏功能是必要的，每个操作者经常需要运行的功能在进入系统后会一目了然，没必要每天到处去寻找而浪费时间。一个优秀软件在用户界面的设计上是易用性的重要体现，他需要功能设计者和人机工程设计者的相互配合。功能设计者决定了业务处理的方便性和灵活性，页面设计者给操作者带来视觉的冲击和美观的感受，使每一天面对屏幕的操作不在是枯燥，而是一种工作的快感。为此应该在以下几个方面进行考虑：1. 符合标准和规范尽可能地符合现行的标准和规范，这是最好的选择。或者制定自己的标准和规范，并严格执行，保持页面的风格是一致的。包括快捷键、菜单选项、术语和命名、听众、　诸如OK和Cancel按钮的位置、色彩等等。&2. 直观、明了用户界面应保持洁净、不唐突、不拥挤，结构布局合理，提供的功能明显，没有多余，良好的帮助系统。可维护项、显示项明确。3. 操作灵活、方便多种视图的选择：状态跳转，状态终止和跳过。数据输入快捷，具有合理的省缺值、列表和快速查询选择代码操作。4. 舒适和友好好的视觉效果，减少给操作者带来视觉疲劳。操作提示易于理解，使用友好的、准确的、恰当的语言是必须的。操作执行的过程和结果要有反馈是非常重要的。5. 符合习惯、实用　　数据输入的顺序，查询的方便和显示格式，重要业务数据的相关性排列顺序等需要引起。
&企业管理软件作用/企业管理软件
企业管理软件价值企业管理软件全面满足集团企业从制造-分销-流通不同发展阶段的多业态经营管理需求，为集团企业提供全方位信息化解决方案，让企业适时掌握全球信息，运筹帷幄于千里。由于企业都致力于追求速度与创新，因此产品是否够多样化、是否能随时机动应变市场快速反应，进而达到客户满意、是否能与策略伙伴达到协同运作，甚至全球运筹优化，都变成企业快速发展不可或缺的要素;而成功的企业也无法仅满足于现况，因为竞争者紧追在后，如此一来，企业自然不能仅以导入ERP为满足，企业除了要有对的营运模式外，更要懂得以强化功能管理的IT工具优化企业运作的各个环节，让各部门的绩效都能与营运模式结合。企业管理软件的设计思维是以&ERP&为核心，依企业管理、产业价值链运作、信息管理各种维度将信息应用做高、做广、做深。以企业管理的维度，从执行面、管理面、决策面将企业内部流程环环相扣，充份发挥管理效能;以产业价值链运作的维度，从企业内部协作流程延伸到外部，提升商业活动的时效与质量;以信息管理的维度，提供各种信息工具快速发展各类应用，以应变企业多变的经营模式。
中大企业管理软件选型/企业管理软件
& &&FAS与其它同类企业软件的最大不同之处在于实时整合数据的能力。新技术可以让决策者实时看到整个企业所有的活动及其结果。实时的信息，一体化管理的信息，和汇总上来可层层点击深入钻取细节的信息能帮助企业管理者更快速准确地预测趋势和尽可能早地发现问题。& &同样地，实时一体化的信息能帮助业务经理，生产线经理，项目经理以及所有的团队成员快速高效地完成工作，及时发现问题和解决问题。能为企业不同职责的人员提供不同层面和不同层次细节的信息。实时一体化的信息帮助用户尽可能早地发现项目依赖的潜在变更，资源的短缺和承诺与结果的偏差，从而能及时采取行动解决问题或减少差距。如果没有一套像8Manage&FAS的系统，现代很多企业的管理者和员工都因为滞后分散的信息，没有代表性和不能向下钻取细节的信息变得相互责备而并不真正解决问题。选型重要性企业选型时关注的五大性能：产品的适用性、延展性、集成性以及系统的稳定性和总体拥有成本。
第一，产品的适用性。不断发展和变革是大型企业的主要特点，因此ERP产品必须能够在满足他们当前业务应用的同时，能够兼顾未来发展，可以实现一体化管理，这是大型企业选择ERP时的首要关注点。比如业务的拓展，用户关心的是当现行业务获得满足以后，未来业务发展了，发生了多样性的变化，那ERP产品是否仍然适用?此时，如何保护现有的投资，而不是不断采购新的ERP产品来适用当前的业务，或完全推翻先前的系统，重新部署实施?
第二，产品的延展性。大型企业希望ERP能向供应链的两端延伸，上游能够连接SRM系统，下游能够连接CRM系统。另外，在企业内部深化应用时，又可以连接SCM、PLM和MES系统等。目前，除了SAP外，国内的在这一块做得不错，它的一体化管理系统在研发的时候已经把用户眼前和未来的需求考虑进去，系统自身就带有CRM、PM等管理模块，延展性很强。另外，系统还提供了多个集成管理接口，为企业系统的延展提供了便利。
第三，系统的集成性。大型企业非常担心异构系统会极大增加系统的使用成本，因此关心ERP系统之间的集成性、数据的一致性和业务的完整性。他们希望多系统构成的应用平台也能够像一个系统那样平稳、透明。
第四，系统的稳定性。大型企业对ERP系统稳定性的要求包括两个层面，一是ERP厂商的稳定性，产品能被有计划不断升级完善，可以得到厂商持续的技术支持。二是产品的稳定性。
曾有许多ERP厂商因自身发展等原因被收购了，而已有的产品不会再进一步开发，他们的用户被迫面临这样的选择，要么更换新的ERP产品，要么在缺乏支持的情况下坚持使用被淘汰的产品。选择前者，则需要增加一份支出，而选择后者的话会出现一系列的系统问题，甚至可以严重影响公司利益，因此都将会把企业推上“绝路”。
另外，大型企业中，有些业务要求24小时不可停顿，因此对ERP系统本身的要求也很高。有些大型企业要求ERP产品能支持大数据量的处理，有些要求能支持大量工作人员的同时工作等。
第五，系统的总体拥有成本。作为一个大型的企业，在选择ERP产品的时候，除了关心当下的采购成本以外，他们最关心未来的总体拥有成本。包括性价比、投资回报比、系统技术支持成本和未来升级的成本等。
个部门应用/企业管理软件
业务员数据录入1、客户信息的录入及维护：业务员在日常业务拓展过程中，将名片或从其它途径收集到的客户及相关联系人的信息及时录入系统，如果客户的地址、电话或联系人等信息发送变更时，也及时对系统中的客户资料进行更新； 2、联系记录的录入：业务员平时联系客户，不管以电话、邮件、即时通讯、上门拜访等各种联系方式，应将与客户联系沟通的内容及时录入系统；3、报价单的录入：业务员平时给客户报价，可将报价信息录入系统，系统可按预设好的打印（用户可自行设计定制）打印报价单或转为Excel表格，大大节省手工制作的时间，并方便查询历史报价。日常使用1、客户联系的提醒：&1）、今天或明天应联系的客户；2）、逾期未及时联系的客户；3）、逾期未及时下单或长期没有业务往来的客户；2、客户资料的查询和分析统计：按客户名称关键词模糊查询，防止撞单；3、每天客户联系拜访情况的查询和分析；4、业绩查询和统计；5、应收款的提醒；6、工资、提成及费用的查询。销售助理数据录入：1、合同订单的录入：客户传真订单过来、或与客户签订销售合同后，及时将订单信息录入新航，包括订购产品的型号、数量、单价、金额等数据；如果每张订单的产品不超过5个，一般录入时间不会超过1分钟；以每天30-50张订单计算，录入时间为半小时-1小时；2、出货单的录入：录入出货单，包括出货日期、出货仓、出货产品明细等信息；如果之前已录入订单，可直接从订单将相关信息导出，不必重新录入，系统可根据预设好的打印模版（用户可自行设计定制）打印出货单，如果要打印一式多联的出货单，企业应配备针式打印机使用多联专用打印纸。日常使用：1、订单查询及交货提醒；2、统计销售部门业绩；3、打印出货单。财务主管数据录入：1、收款后在系统内做收款处理，冲销应收款；2、付款后在系统内做付款处理，冲销应付款；3、录入企业日常运营的各种费用支出，如房租、水电、办公支出、员工工资、提成奖金、各种费用等。日常使用：1、应收款提醒：本日、本周有哪些应收款，逾期未收的应收款，逾期30天以内、30-60天、60-90天、90-180天、180天以上的逾期应收款；2、应收款统计分析：哪些客户应收款比例较大、哪些客户逾期款累计金额超限、账龄过长；3、收/付款查询和统计：任一时期的收/付款进账/出账明细，按收/付款方式、按业务员、按年、月等进行分类统计，显示各种统计图表，反映企业资金流入、流出情况；4、新航系统费用查询和统计：查看企业各类费用和明细支出情况，并可按费用大类、费用项目、按年/月、按业务员进行统计，显示统计图表。采购员数据录入：1、采购订单的录入：录入供应商名称、采购产品明细等，可根据预设好的模版（用户可自行设计定制）打印/传真采购订单，或导出Excel表发送邮件。2、采购收货单的录入：供应商发货收妥入库后，录入收货信息，如果之前有录入采购订单，可直接从采购订单将相关导出，不必重新录入。
软件安全性/企业管理软件
对于企业管理软件来说，它的安全性有什么要求呢？操作权限设定企业内不同部门不同岗位的使用人员可分别设定不同的操作权限，比如普通业务员只能看到自己的客户资料、合同、应收款、费用等数据，而销售部门主管或办事处主任、分公司经理可以看到其所属团队成员的相关数据，老板和销售总监则可以看到所有的数据；业务员人员不能看到及使用与采购有关的功能及数据；反之亦然。数据自动备份可设定每天固定时间自动备份，系统自动将所有数据打包备份在服务器硬盘的备份目录下，每天1个备份文件，根据硬盘大小可存储任意多个备份文件，平时只需经常从服务器硬盘的备份目录下使用U盘或移动硬盘复制备份文件即可增加保险系数。一旦发生意外，只须一份最近的备份文件就可还原恢复所有数据。异地分支机构访问的安全控制使用VPN软件或设备，可对在互联网上传输的数据进行打包加密，提高访问速度，防止数据被窃取，还可进行身份认定，只有通过远程访问身份验证的设备和用户才可连接到公司服务器。
如何选择/企业管理软件
简介联合汇创认为，管理软件要选择与业务联系紧密、功能简单实用、实施难度小、周期短、风险小，真正、好用的管理软件。具体有以下几点：能保证成功应用管理软件贯穿企业实际管理的各个环节，影响到公司每一个人的工作效率和整个公司的运转效率。如果应用成功，将成为企业快速发展的助推器。但如果应用不成功，所有数据都在里面，人员已经习惯这种模式，这样导致上不上，下不下，结果还要重新选型，中间耗费的时间成本、管理成本、机会成本将远远高于当时购买软件时的费用。所以，选择一套适合自己的管理软件，不仅仅是软件本身的稳定性和扩展性很重要，同时厂家对客户的支持和后续服务也非常重要。软件即是服务，真正应用过软件的过来人应该都会有很深的体验。资金投入合理一般企业的规模和资金都较为有限，因此在选购时，不可能像个别的大型企业那样一掷千金。事实上，大部分中小企业的信息化都是一个循序渐进的过程，在企业的不同阶段，对相关硬件和软件产品的需求也有所区别，这就类似于一个“分期付款”的过程，因此要选择适合自己的软件，并且价格不是非常昂贵，且软件可以不断升级，时刻适应您不断变化的需求。但同时我们也要避免进入另一个误区，就是认为价格是越低越好。根据经济规律，价值与价格从基本面上应该是对等的，不管是产品的研发、升级，还是后续的服务、培训和技术支持，每一个环节都会有成本产生，拼价格，牺牲的将是和服务，最后，应用不起来，真正受伤害的还是企业自己。实施周期短对于企业来说，时间就是金钱，时间就是效益，面对瞬息万变的市场和白热化的激烈竞争，管理软件项目的实施周期越长，意味着企业所要承担的风险也越大。因此为了尽可能地防范风险，您要选择开发项目的实施周期尽可能短的管理软件。操作人性化企业中员工大都只会简单的电脑操作，不可能人人都是电脑高手，因此在实际过程中，管理软件应当具备交互界面友好、可操作性强、设计人性化、健壮性和容错性高等特点，这样才能让您的员工只需要通过简单的系统培训，甚至根本不需要培训就能轻松上手。软件扩展性强不同行业、不同规模的企业，对管理软件产品的需求也会有所不同。这就需要您选择的软件供应商有非常好的扩展性，并且可以与您保持良好的沟通，给您提供完善的服务，能真正做到随需而变。高度稳定性在数字化、信息化的社会，一旦管理软件在实施过程中出现问题，将会给企业带来难以估量的巨大。所以如果管理软件的稳定性得不到保障，就算价格再怎么便宜，也是绝对不可取的。技术支持好在企业管理软件项目的实施，以及后期维护的过程中，都有可能遇到各式各样的问题，这就要求软件供应商的技术服务人员要具备较强的技术水平和出色的响应速度，能够通过电话指导、Email邮件、上& ，门，服，务等手段为企业快速问题，缩短不必要的等待时间。能随需应变企业的业务、人员、部门不可能是一成不变的，所以这就要求管理软件能够做到“随需应变”，根据企业的变化情况做出相应的灵活调整，可以及时快速的适应企业的管理，所以说企业管理要求拥有创新型的人才。
常见的企业管理软件/企业管理软件
国外：sap，Oracle，quick books ，sage，，IFS，国内：用友，金蝶，管理123，金动力，企业管理软件，软件　　它们以ERP,OA,SCM,CRM,PLM.....等方式做分类
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贡献光荣榜文档管理系统对企业带来的价值有多大
发布于： 15:34
来源:开始云
　　由于IT产业历史发展的原因，企业文档的价值在近两三年来才被重视，但所有行业的业务系统已经在10年前都已经定型，因此，大量生产过程中用于沟通、决策的各种文档，或者根本无法进入系统，或者由于业务系统本身功能的缺失，无法有效的查找和共享。作为企业知识的有效载体，企业文档无法得到有效的挖掘与利用。
　　从2010年开始，行业信息应用进入一个海量文档智能管理时代。在这个时代，海量的非流程化文档的管理与利用，成为企业面临的重要挑战。业务系统绝对不是文档管理系统，一个强大文档管理系统的建立，将与原有的业务系统珠联璧合，并使原有的IT投资价值得到淋漓尽致的发挥。从投资发挥的价值上看，的价值是无限的。
　　现在，很多企业和政府组织部门都已经部署或者正在计划部署建立一个专业的文档管理系统，那么，它们到底应该投入多少费用、人力才能搭建起一个专业、可靠、领先的文档管理系统吗？投入数十万元，半年的时间？一个强大的专业文档管理系统建设的软件费用标准是5万元以内，而系统安装的时间应该在3分钟，员工经过一次简单的培训，或者无须培训即可操作应用。总结成一句话就是：专业可靠，简单易用，经济低廉。这样，专业的文档管理系统才能做到&四两拨千斤&的效果，才是一个&补丁式&应用软件应该具有的价值。
　　目前，市场上有很多文档管理软件，需要用户采购数据库、WEB服务器和中间件，这就很大程度上增加了用户的成本，使一个仅用数万元就能搭建的大型企业级文档管理软件，需要用户投入数十万元，而功能和性能根本没有改善，甚至还因为系统的复杂性，用户体验大为降低。
　　由上海开始网络科技有限公司自主研发的开始文档管理软件是一款智能化的办公软件，性价比高，它的几大核心功能帮你解决企业或个人的文档、文件管理。
　　开始云深耕企业文件管理领域十余年，对于项目文件管理有着深刻而又独到的见解。其中，KASS企业内容管理系统作为开始云的核心产品之一，其针对性的文件管理解决方案已得到了超50000家客户的验证和认可。而管理项目文件，重点就是管理其完整的生命周期。
　　创建：模板、命名、分类、权限
　　创建一份新的项目文件，绝不仅仅是新建一个文件或文件夹就完成了。
　　首先，任何项目文件的创建都需要遵循固定的文件模板，满足其对内容、格式的基本要求，以便更好的体现出文件所要展现的内容。例如，设置文件的页眉页脚格式、文件的目录样式以及文件的字体等。不同类别的文件应具有不同的模板，以便操作者能够更好地明白，在建立不同文件时所需要采用哪种类型的模板。如果文件模板发生变更，必须及时知会使用者，做好文件的模版管理。
　　其次，需要注意文件的命名与分类。管理者必须规定项目文件命名与分类的依据和要求，以便使用者能够快速准确的定位自己所需的文件。
　　最后，为新建的文件设置权限。由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此，权限设置必须类型广、组合多。针对特殊情况具有特殊的方法来应对。这里应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文件，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。
　　审批：以文件为核心建立流程
　　值得强调的是，文件管理审批的出发点和传统项目管理软件不同。文件管理的审批应该以文件为核心建立流程，不论是文件的权限申请还是文件会签，一切操作始终围绕着文件本身。因此，放弃用OA走流程，用邮件传附件的文件审批方式，采用一套以文件为核心的在线流程，可以让审批变得简单。
　　发布：统一、快速、准确的发布渠道
　　如何将项目文件的创建、修改等消息快速而又准确的通知到每一个人？渠道很关键。所有信息均是围绕着文件操作，保证信息的准确性。同时，要满足现在移动办公的时代潮流，不论是网页、APP还是微信，都要保证能在第一时间收到信息。
　　处理：在线搜索、移动使用、版本管理
　　文件处理是文件管理的重中之重，因为围绕文件建立的一切标准和要求最终都是为了方便使用。在项目文件使用中，大家最常遇到的问题是如何查找文件、如何快速预览和修改文件、如何管理不同版本的文件。
　　搜索则是大家查找信息不可或缺的手段。相比于按照结构树一层一层去寻找，根据文件内容、属性等标签去搜索文件无疑会事半功倍。强大的搜索应该覆盖文件的方方面面，不论是文件的名称、内容、修改时间，还是修改人、分类和自定义属性。越详细的搜索条件，就能越快速的定位所需文件，这时候，前面的文件分类和标签就起到了相当大的作用。
　　在这个移动办公越来越普遍的时代，许多工作不再受时间和地点的限制。相匹配的，大家也应该能够随时随地的查看文件。不论是网页、平板还是手机，不论是Word、Excel还是PDF，只要有网络，各种文件的预览需求都应该统统被满足。
　　最后，还要管理好文件的不同版本。在一个项目中，文件在使用过程中发生变更是很常见的现象。对于发生变更的文件，最好的方法就是版本管理。首先，要有详细的文件变更日志，知道何人何时修改了文件，通过版本比较，能快速的找到不同点；其次，文件的最终版要能够方便人使用，如果出现只能看变更历史才知道最终版本，将大大提高使用成本。对于旧版本，同样应该记录保留，不论是版本查阅还是版本回溯，完善的版本管理会将每一个文件版本的价值最大化。
　　分发：分享、发布、订阅等
　　文件分发与消息发布的要求类似，既要保证传递文件的准确性，同时要保证消息的及时性。使用QQ、邮箱来传递文件，不仅速度慢，而且容易造成文件的丢失和损坏。因此，文件分发必须要保证统一、安全、快速。通过文件分享或发布取代传统的附件形式，既能够在同一平台上实现文件的快速流转，又能够满足不同人员的不同权限要求。
　　定稿：签收、归档、备份
　　当文件经历创建、修改、审批等种种过程之后，最终被批准定稿。一个已经定稿的标准化文件，是不允许随意变更或移动的。那么，如何确保文件内容的准确性与完整性呢？一方面，可以通过完善的权限管理来约束相关人员的操作，另一方面可通过文件的状态标记为文件设置一定的操作限制，从而达到项目文件的管理需求。当然，为了应对各种突发状况，文件的容灾备份也是必不可少的。