信息系统在物业管理中的应用
信息系统在物业管理中的应用
来源：物业管理毕业论文编辑:欧李楚凡阅读：
　　信息系统在物业管理中的应用是小编为各位物业管理的同学推荐的论文，欢迎大家阅读!随着时代的发展，物流越来越受到我们的关注，为大家推荐!
　　一、物业管理信息系统的作用
　　(一)良好的可视性与可控性
　　物业管理信息化有助于建立规范、合理的业务流程，明确不同岗位的责任，保障相关业务高效的开展，尽可能地规避管理上的不足以及人为因素的不利影响，使企业拥有更为理想的运营效率，最终帮助企业在日趋激烈的市场竞争中占据主动地位。
　　(二)支持全方位的快速查询
　　物业管理涉及大量资料(如房产资料等)，若采用手工整理方式，不仅工作量大，且相当烦琐，对房产资料进行查询时往往耗时较长。利用信息系统能够通过设置不同条件分类(如业主姓名、房号以及面积等)进行查询，快捷且准确，大幅提升了查询效率[1]。
　　(三)完整的工程服务档案
　　在物业管理工作中，需要对工程服务(如维修等)进行管理。信息系统可对工程服务档案进行收集整理，如此一来，为管理人员及时掌握现状提供了极大便利，有助于管理人员科学规划自身的工作时间。
　　(四)各项费用的自动化计算
　　在物业管理中，各项费用的计算和整理属于核心工作之一，但费用项目众多，再加上计算方法烦琐，若采用手工模式，很容易出错，且耗时耗力。信息系统不仅运算速度快，而且准确率高，能够让相关费用的计算和整理变得简单起来。
　　(五)为决策奠定坚实的基础
　　物业管理信息系统之中的决策系统可以对相关数据进行综合分析，如此一来，决策者能够在大量的决策方案中筛选出最为合理的，指导企业实施科学的管理行动。
　　二、物业管理信息系统的主要功能模块及操作
　　(一)基础资料
　　基础资料模块主要由三大模块组成，即组织机构模块、职员模块以及辅助资料模块[2]。组织机构模块可以对不同组织机构(如总公司等)进行定义，职员模块可对不同组织机构之下的职员信息进行定义以及管理，辅助资料模块能够对相关辅助资料(如楼宇结构等)进行定义。以基础资料模块为工具，可对各项基础数据进行收集和整理，为物业管理企业建立信息化构架奠定坚实的基础。对系统进行初始化设置时，一般将物业管理企业规划成三级，一至三级分别是总公司、区域公司以及管理处;对于普通居民小区，通常设置三个级别的管理处;当完成对组织机构的设置之后，便可以在不同机构之下进一步设立与之对应的职员信息[3]。
　　(二)房产管理
　　房产资源管理模块主要包含了下述信息：(1)管理区信息;(2)楼宇信息;(3)房间信息;(4)停车场信息等[4]。依据不同类别对上述信息进行归纳整理，形成Excel表格后导入信息系统，实现对数据的初始化准备。对房产管理的同时，还能够执行房产验收作业，便于物业管理企业更加高效地验收项目，管理验收结果。这一模块还有一个比较重要的功能，就是可以对公共维修资金进行管理，能够十分清晰地记录每一户所对应的公共维修资金信息，有效提升了物业管理企业资金管理的规范性。
　　(三)客户关系管理
　　物业管理企业开展客户服务工作时离不开客户关系管理模块的支持。在该模块的帮助下，不仅能够建立一个信息较完整的客户档案，对所有住户的姓名、身份信息、联系方式等重要信息予以管理，还能针对每一位客户建立健全家庭成员的档案。对于以写字楼为代表的综合项目，信息系统能对业主和租户的信息分别进行详细的记录，为相关管理工作提供极大便利。通过&客户服务&，可以对内部服务进行合理派工，同时还可以开展投诉处理以及装修管理等工作。借助系统跟踪功能，对各项服务进行管理，做好内部沟通工作，及时且有效地解决客户提出的各项合理的服务申请，从而逐步提升客户的满意度[5]。
　　(四)收费管理
　　所谓收费管理模块，指的是物业管理企业对各类费用予以管理的一种功能模块，全部收费项目以及标准等均可根据需要进行自定义。应收费用主要有四大类，即常规费用、抄表费用、车位费用以及临时费用。以单个房间为单位，明确当月各个房间的应收费用，对于那些较特殊的收费标准，允许单独设置，设置好相应的收费标准之后，每月便可以执行&生成费用&操作。以水电收费为例，对水电表执行远程抄表操作之后，形成Excel数据，然后将其导入收费管理模块便可形成抄表费用[6]。对交费通知单，可通过自定义方式进行设置，并打印出来。缴费方式主要包括三种，一是现金交款，二是银行托收，三是预收款。收费员在收费管理模块中执行&缴费&操作之后，应收费用便会自动纳入已收费用，与此同时，还可以打印出对应的票据。对于收费管理模块而言，其还提供了不同类型的查询和统计服务，常见的如当期应收费用之中的当期应收、往期欠费以及提前预收等，仅需执行&报表统计&这一操作即可实现。
　　(五)系统维护
　　系统维护模块主要包含角色管理、用户管理、系统重置三大功能。角色管理功能能够以不同角色为对象，对其名下的功能以及数据权限进行设置。用户管理功能能够对用户角色进行定义。通过前面提到的两种功能可以建立一个比较灵活、完善的授权机制。项目人员仅可以对所属项目的相关信息进行操作，而不同级别的管理人员在获得授权之后可以进行相应操作。
　　(六)设备保运信息化
　　将大量设备设施相关数据录入信息化系统，形成一个大数据库，系统根据数据生成卡片式、线性操作规程，保运人员按照设定的路线进行标准化操作，操作记录实时传到系统内，生成数据并对其进行分析，使设备设施也纳入到物业的信息化管理之中。
　　三、信息系统如何更好地应用于物业管理
　　(一)政府和行业支持
　　相关政府以及行业部门应重视信息系统在物业管理中的应用，并落实到实际行动中去，组织建筑单位、研究单位以及其他相关单位制定物业管理信息系统的行业标准，明确具体的实施内容，并立足于具体情况，允许多重定位的存在，从而更好地满足不同档次及各类投资规模的实际需求。除此之外，政府部门还应基于更高层次视角制定和实施配套的协调性政策法规，突破行政壁垒的束缚，推动相关收费的社会化转变，制定城市物业管理的信息化发展规划，进一步明确物业管理信息系统的规模和类型，为其提供各类资源支持，从而促使信息系统更好地应用于物业管理系统，服务于现代智能物业社区的建设和发展[7]。
　　(二)开发商支持
　　开发商对工程进行规划时，便应该充分明确住宅的市场定位，即向何种社会群体提供何种档次的住宅，通过了解购房人在物业管理方面普遍关心的问题，确定物业管理信息系统应当具备的功能，如若缺少必要的事前调查环节，就会出现功能过剩，或者功能不齐全的情况。与此同时，还应立足于市场需求，对自身的投资能力进行理性分析，参考物业管理等各个方面的合理意见，邀请专业的物业管理企业进行系统的、高效的策划，结合项目具体的市场定位来研究其配套的信息化物业管理问题，不但要考虑项目的经济性、可靠性，同时还应考虑项目的可持续发展性。住宅是一项长期工程，物业管理企业通常会为业主提供长达数十年的服务。现今，科技正处于飞速发展之中，特别是信息技术的发展日新月异，所以，在建设物业管理信息系统的过程中，应积极地考虑技术的升级问题，如何赋予物业管理信息系统以理想的超前性及可拓展性，将成为开发商在和相关企业协商的过程中另一重要的议题。
　　(三)健全各项规章制度
　　完善的规章制度是至关重要的，这是做好小区物业管理工作的重要保障之一。物业管理企业应基于物业管理信息系统的具体特性制定和实施配套的维护制度与保养制度，并严格落实定期检修工作;建立并完善资料管理制度，及时对系统设备自动运行所涉及的资料予以整理和归纳，然后在此基础上制定针对性的防范措施，做好预防工作;除此之外，物业管理企业还需要建立和完善相关工作所对应的标准化流程，制定和实施以岗位责任制为代表的一系列规章制度。只有建立了较完善的规章制度体系，才能使物业管理信息系统真正发挥出应有的作用。
　　(四)建立高素质的物业管理队伍
　　物业管理企业应重视和做好对在职员工的培训工作，使他们及时了解并掌握物业管理信息系统的相关功能，与此同时，还应做好新员工招聘工作，为自身源源不断地补充新鲜血液，从而建立一支稳定的、业务素质过硬的物业管理队伍。建议物业管理企业将一些专业设备的操作、维修以及保养工作委托给相关专业企业，从而达成节约成本，提升自身管理质量和效率的目的[8]。
　　四、结语
　　总而言之，物业管理只有积极引入和应用信息系统，尤其是采用联网管理模式对信息系统进行管理，才能使得各项物业管理工作更加标准化，为物业管理工作的高效开展提供有用的参考信息，方便物业管理企业及时且准确地制定相关决策。与此同时，也方便了物业管理企业实时掌握自身的运营状况，在此基础上可以作出针对性的经营决策，推动物业管理朝着现代化、智能化的方向不断迈进。
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针对物业公司所属的一切房产，对房产信息进行集中管理。房产资源管理模块可详细描述记录小区、楼盘、住户单元的位置、物业类型、小区设施分布、房屋结构、房号、户型等信息，并可对小区、楼盘、房屋提供“实景图片、照片”的描述接口。 客户管理
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保安消防管理完成对保安、消防设备安装情况、使用情况、公共区域监控状况等信息的录入、查询、统计、分析。 清洁绿化
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社区文化模块主要是通过组织和实施各种社区活动，建立社区文化，交流社区内部、外部感情，维持社区内部、外部之间的关系。 综合查询
可综合地查询到房产、客户、收费等物业资料，从而使用户无需在多个模块进行切换查看物业资料，方便的为领导层提供全面数据，有助于科学决策。用户分别可以按房间、按客户、按电话、按车号对房产资料、客户档案、收费情况、出入证、车位情况、客户服务进行查询。此模块主要面向管理人员、领导层。 服务调度
根据酒店总台制的思想，对客户报事进行统一处理，包括登记报事、下达任务、执行任务、对客户进行回访、登记客户意见的流程管理，并将产生的费用发送给财务部门，减少客户办事环节，提高服务质量，实现高效、准确的客户内部调度。 租赁管理
面向物业公司的房产租赁中介部门使用，能够对所管物业的使用状态进行管理，可以按租赁状态等方式进行分类汇总、统计，还可根据出租截止日期等租赁管理信息进行查询、汇总，预先对未来时间段内的租赁变化情况有所了解、准备，使租赁工作预见性强。 会所管理
对一些大型社区或高档商住物业经营的会所进行管理，主要对会所经营的活动、会所的资料和会员进行系统管理。 智能化集成管理
将各智能化子系统的信息集成在一个软件平台上进行统一的处理和分析,在整个管理处一级共享现场的信息资源，以实现小区智能化集成管理；支持WEB查询，让住户在外地就可以通过互联网查询到家里是否安全等实时信息。 分包管理
系统提供了“分包管理”模块，帮助物业公司有效地管理分包商。包括分包商资料管理、分包合同管理、分包工作考评记录、支付管理等。 领导查询
系统提供了“领导综合查询”模块，专门供公司领导查询各区域公司、各管理处、各项业务的处理状况和所有管理处的综合统计数据，方便管理人员分析问题。 数字化社区
在数字化的社区，社区的住户可以在任何地点用电脑、手机等通过Internet访问登录到一个特定的虚拟社区，用户在上面可以获得有关自己居住的现实社区所有的管理信息以及服务，可以进行网上商品订购，还可以得到教育、娱乐、保健等全方位的生活资讯及其服务。
数字化社区主要有三方面的功能：社区管理服务信息功能、社区电子商务（网上商店）功能以及网上生活资讯（包括网上学校、网上医疗保健、网上娱乐等等）。
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　　物业管理包括物业管理专项业务、小区服务、物业管理合同约定的其他内容等。其包含的内容和物业管理收费应该是满足等价的原则。　　第一，物业管理专项业务。这是物业管理的基础工作，主要包括：　　①建筑管理。包括对各类、各种用途房屋、建筑物的公共部分的保养与维修，使之保持良好的可使用状态。　　②设备管理。指对公共供水、供电、供暖、空调、通风、通讯、燃料等设施进行保养、维修，使之保持良好的使 用状态。　　③小区内的交通组织与管理。指对小区内的平行交通和垂直交通(电梯和人行扶梯)的管理，包括通道、屋顶等空间的清理、路灯的保养等。　　④消防管理。指消防制度的建立和执行、消防器材的设置、消防人员的管理等。　　⑤保安管理。包括小区范围内的安全、保卫、警戒等，但一般没有强制权力。还可延伸为阻止违反业主公约行为的发生和发展，提醒和劝阻邻里间干扰正常生活的情况等。　　⑥绿化管理。指对小区内的绿化设施进行维护保养以及必要的更新，为业主提供良好的生态环境。　　⑦清洁管理。包括垃圾、各种废物、污水、雨水的排泄与清除，以求保持一个清静、卫生的环境。　　第二，小区服务。包括家务总揽、教育卫生、文化娱乐、商业网点、社会福利等。　　第三，物业管理合同约定的其他内容。　　目前，物业管理中存在的问题主要有以下表现：　　1、没有成立正规的物业管理公司，造成物业管理水平低，服务质量差。　　2、公用设施专用基金不落实，造成小区公用设施的维修、兴建、保养等问题难以解决。　　3、制度不健全，管理秩序混乱。　　4、管理者与业主之间权责利不明确，影响小区物业管理的正常进行。　　5、乱收费现象严重。
　　随着信息时代的到来，企业的生存和竞争环境发生了根本性的变化。对于企业而言，信息化无论是作为战略手段还是战术手段，在企业经营中发挥着举足轻重的作用。互联网的迅猛发展为企业带来了极大便利，企业的运行将更多依赖信息系统的支持。　　物业管理系统是现代居住小区不可缺少的一部分。一个好的物业管理系统可以提升小区的管理水平，使小区的日常管理更加方便。将计算机的强大功能与现代的管理思想相结合，建立现代的智能小区是物业管理发展的方向。　　小区物业管理系统的主要功能有以下方面：　　第一，人事管理子系统，从员工的招聘、任用到员工的离职进行全面有效的管理，详细记录员工的个人资料、家庭成员、员工合同、岗位考核、在职培训、离职手续办理等资料。　　第二，房产信息管理，记录管理区、大楼、楼层、房间及配套硬件设施的基本信息。主要模块：项目(小区、写字楼、别墅等)基本信息管理、楼宇基本信息管理、房间管理信息模块。　　第三，客户信息管理，实现对业主购房、出租、退房的全过程管理，可以随时查询住户历史情况和现状，加强对业主及住户的沟通和管理。包括业主信息管理、业主家庭成员、车辆信息、电话信息、宠物信息、报修欠费历史等信息。　　第四，租赁管理，提供给物业公司的房产租赁部人员使用，能够对所管物业房产的使用状态进行管理，可以按租赁状态等方式进行分类汇总、统计，还可根据出租截止日期等租赁管理信息进行查询、汇总，预先对未来时间段内的租赁变化情况有所了解、准备，使租赁工作预见性强。　　第五，租赁合同管理，对租赁合同进行管理，合同的中止、续签、延期、作废、变更等进行管理，可以进行实时查询统计。　　第六，工程设备管理，建立设备基本信息库与设备台帐，定义设备保养周期等属性信息;对设备运行状态监控并生成运行记录，故障记录等信息，根据生成的保养计划自动提示到期需保养的设备。　　第七，收费管理，在收费管理中，系统将收费分为社区、大楼、楼层、房间等多个级别。主要功能模块：收费项目定义、合同管理、应收款管理、实收、欠费管理、收费情况统计查询。　　第八，保安消防管理，消防保安管理是企业正常运转的重要保证。本模块主要包括保安人员档案管理、保安人员定岗、轮班或换班管理、安防巡逻检查记录、治安情况记录以及来人来访、物品出入管理等功能。　　第九，保洁环卫管理，环卫管理主要包括三个方面：绿化管理，保洁管理，联系单位。绿化管理即绿化安排及维护记录，保洁管理包括清洁用具管理、保洁安排及检查记录，联系单位即联系单位信息及联系记录。　　第十，资产管理，对公司固定资产、低值易耗等的台帐进行登记管理、使用变更情况、折旧情况进行记录。
　　以下是小区物业管理方案，详情如下：　　第一部分前言(省略)　　第二部分物业管理的整体构想与创优规划　　XXXX住宅社区作为建设开发有限公司“东方城市系列”的又一经典之作，以其建筑的现代风格和完美的协调性，构筑了又一具有现代生活气息的城市景观。“以人为本”不仅仅是一句口号，在东方明珠城的每一个细节都充分体现　　出建筑对人的关心，以她的色彩、材质、结构、尺度以及施工质量，点点滴滴、方方面面都是工程学、建筑学、文化艺术的杰作，透射出人文关怀，使业主的居住生活在舒适、便捷中体现出物业的价值。　　针对东方明珠城社区物业管理的整体情况，我们确立了东方明珠城住宅社区物业管理的管理构想。　　一、管理思想　　公司将凭借自己的人才优势、技术优势、文化优势、管理优势，把东方明珠城社区创造成为一个温馨家园。　　二、管理组织　　公司将建立一支年轻化、专业化，高素质、复合型的管理队伍，对东方明珠城社区实施专业化的物业管理与服务。　　1、多层次、多角度的激励员工，满足员工的物质和精神需求。　　2、主张管理者与员工之间的沟通，体现人与人之间的平等。　　3、关注员工自我价值的实现，使员工与公司共同发展进步。　　4、为员工创造公平竞争的工作氛围，实现“能者上、相形见拙者下”。　　5、建立培训体制，使每一个员工掌握物业基本技能，能够胜任本职岗位工作，成为合格、称职的物业服务人员。　　三、管理特色及创新点　　公司坚持“业主至上、服务第一”的宗旨，“全方位管理、多功能服务”的管理手段。　　1、推行首问负责制，第一个接待业主或被业主询问的公司员工，不受部门的限制，均应热情接待，解答疑问，杜绝让业主等候回音的现象。　　2、倾听业主的心声，在社区内设置“心连心信箱”，了解业主需求，解决业主反映的问题。　　3、关注业主生活质量的提高，倡导“以业主为圆心”的服务理念，我们不仅做好24小时安保服务，24小时接待服务，16小时保洁服务，管理处还将经常组织各种活动，增进物业与业主的交流，创造祥和文明的住宅社区。　　四、创优规划　　(一)、近期工作目标　　第一年内，业主开心入住，装修无违规现象;　　第二年内，创市物业管理示范住宅小区;　　第三年…… 保市优、创全国物业管理示范住宅小区;　　(二)、实施方案　　1、在公司总经理领导下，在行业主管部门指导下，专门成立由公司职能部门人员、管理处主任和其他部门负责人组成的创优领导小组，其中管理处主任为执行组长，并明确创优小组职责。　　2、完善各部门、各岗位的操作规程，规范日常操作。　　3、做好日常工作记录，注意资料的积累、整理，做好考评、资料的归档及达标申报等工作。　　4、由创优小组按管理处巡检制度进行日常的考核检查，公司创优指导小组做好东方明珠城社区创优的指导、监督工作。　　5、建立“服务明星”评比制度，明确奖惩措施，引导员工共同做好优秀社区的创建工作。　　第三部分管理机构设置和管理人员　　的配备、管理及物资的配备　　一、管理机构模式　　东方明珠城住宅城社区的物业综合管理工作，由天祥物业有限公司下属的东方明珠城管理处负责，管理处下设综服科、安保科、维修部、环境科。　　组织结构图　　二、管理人员的配备　　管理处定编94人，其中主任、副主任各1名，各部门负责人4人，由物业公司聘任，授权到东方明珠城住宅社区实施综合管理。　　接待员：2人，接待业主的来访和投诉并及时处理。　　文员：1人，负责社区房屋及业主的有关资料的存档工作和信息收集工作。　　财务：1人，负责社区的经济核算和各种费用的收缴工作。　　卫生清洁工：21人，负责社区的卫生清洁工作，每天清扫公共场所、绿化带及人行道、楼梯道等公共部位。　　绿化管理养护工：2人，负责社区内的绿化及花草树木的养护培植工作，并对业主的垂直绿化(阳台摆花)和庭院绿化进行指导。　　治安员：54人，负责住宅区内的治安、保卫防范、车辆管理工作，配合派出所、车管、消防等部门维护正常治安秩序，负责管理社区的停车场以及出入社区的各种车辆，维护社区的交通秩序;　　维修工：7人，负责社区的房屋及设施设备的维修、养护。　　三、管理人员的录用与考核、培训计划　　(一)、管理人员的录用要求　　分类岗位职责条件备注　　管理处主任全面负责社区物业管理工作大专以上文化，三年以上物业实际管理经验公司选派。　　综服科科长负责财务、接待业主来访以及社区各项服务事业的经营、管理大专以上文化，具有管理经营能力，两年物业管理综合服务工作经验公司选派。　　保安科科长全面负责社区安全管理和车辆管理。
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