《归档文件整理规则》的实践与思考
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《归档文件整理规则》的实践与思考
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《归档文件整理规则》的实践与思考
　　【内容提要】文章认为实施《归档文件整理规则》后，简化了整理方法，减轻了档案员的工作量，有利于档案鉴定工作的开展。但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系，配套文件不够也影响了这一规则的推行。【摘&&要&&题】立卷与归档【关&&键&&词】《归档文件整理规则》/实践/利弊……【　　从日起实施《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）以来，崇州市档案局经过对《规则》的学习、宣传和对档案员的岗位培训，全市各机关、事业单位、乡镇全面开始实施。从各单位立卷归档工作的情况来看，《规则》的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。　　一、档案工作量减轻了，提高了工作效率。传统的立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录，程序多，难度高，即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。尤其是在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》以“件”为单位整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的物力、人力。尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。　　二、《规则》易学、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提不高，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。　　三、《规则》有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。传统的立卷方法中，档案的案卷由多份文件构成，装订成一卷，而利用者通常只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密。由于基层单位工作人员档案意识普遍不高，在利用档案时往往把案卷拆了，用完后再装订。反反复复的拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会导致没有用到的文件无端损耗，缩短自然寿命。实行按件管理后，档案利用者需要哪份调哪份，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。　　四、《规则》实施后有利于档案馆（室）开展鉴定工作和优化馆（室）藏档案。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚，并且装订、编目固定，使档案馆（室）不敢轻易开展鉴定工作，逐渐形成了档案馆（室）藏档案价值降低、利用效果差的局面。根据《规则》，档案的鉴定工作不再以卷为单位，也不需要重新整理，不再担心换卷皮，重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题，极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确定归档范围和保管期限时，尽量照顾各单位自身形成原则和业务主管原则，使档案室归档范围相对缩小，档案馆以后接收档案最大限度地避免了重复件。　　五、《规则》较好地解决了计算机管理和手工管理并存的关系问题。随着办公自动化的发展，计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更加便于档案管理系统的优化。但是在县、乡一级的基层单位，由于管理和经费等原因，没有配备计算机，更不用说档案管理软件了。但其形成档案数量少，内容较单一，也可根据《规则》进行手工管理。但是，在《规则》的实施过程中，我们也发现一些问题。　　1、由于《规则》取消了传统的立卷模式和立卷方法，长期以来我们在工作中所执行的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档与不归档范围》、《档案保管期限表》、《档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等规范已经部分失去价值，而新的相应的规范还没有出台，基层档案工作者有时有种摸着石头过河的感觉。　　2、《规则》实行文件级管理，文件改用盒装，使文件容易被撕破、丢失。在实际工作中，遇到如婚姻档案、调资，人员调动、毕业生分配、征用土地等内容相近但数量较多的情况时，以一事作为一件就不便于管理和利用。实践中，我们把几个人或几件同类的事由作为一件来处理。　　3、《规则》规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中，如果是平放则不利于放在底层的档案的调用。如果是竖放，有的盒内文件不是装得太满，就会产生盒内文件左重右轻或头重脚轻等现象，时间久了文件就会变形。　　4、以件为单位管理，随办随归，从一定程度上会破坏文件之间的有机联系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部门处理，根据不同的来源和价值、时间的先后存放于不同的盒内，割断了文件之间的互相联系，看不出事件的产生发展过程，从而在一定程度上影响了档案的利用，并且在提供利用时，同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出，很不方便。这种现象在实现了文档一体化管理、随办随归的单位比较突出。　　5、《规则》的实施，也会给档案馆的接收工作和统计工作产生影响。依据《档案法》，各单位形成的永久、长期档案在保存十年后要移交进档案馆。由于是以件为单位逆行管理，档案馆在接收档案时，不得不一盒一盒地打开，对照归档文件目录，逐件检查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数与顺序号与盒外标注是否一致等，这将大大增加档案的工作量，这个问题将在《规则》实施十年后很尖锐地摆在我们的面前，　　此外，在进行档案数量的统计时，传统立卷方法一般是以卷为单位，现在是以“件”为单位呢？还是以“盒”为单位？如果计算库存总量，又以什么为计量单位？今年的达标升级在统计档案数量时马上就要面临这个问题。　　当然，尽管我们在《规则》的实施中遇到一些暂时的问题和疑惑，但是还是感觉到它能够解决我们在档案馆（室）工作中的许多现实问题，作用是相当明显的。我们认为，《规则》的实施不仅仅是改变了我们的立卷方法，而且将会改变我们在档案工作的某些习惯性思维。　　《规则》实施后，立卷工作简化了，我们的业务指导工作也要相应地改变。从前，业务指导人员终年穿梭子各基层档案室，忙于指导如何分类、组卷，如何编目，指导方式原始，内容单一，效果也不明显。今后，档案工作的业务指导应该站在更高的起点上，可以侧重于档案工作的执法检查、档案的价值鉴定、参考资料的编写和现代化管理。这就对档案业务指导人员提出了更高的要求，只有努力提高自己的综合素质，掌握最新的档案学理论和现代化管理知识，才能够适应新形势下档案工作的需要。　　《规则》实施后，也会使沿袭多年的机关档案工作重心发生变化。从前，机关档案工作侧重于年复一年地组卷，仅仅编写一些简单的检索工具和参考资料。现在档案人员可以节省出大量的精力，尤其是对档案实现现代化管里，提高了工作效率之后，档案员可以加强档案的鉴定和编研工作，在机关的全面工作中发挥更大的作用。
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目录
前言 1范围 2规范性引用文件 3术语和定义 4总则 5管理职责 5.1通用职责 5.2建设单位职责 5.3勘察、设计单位职责 5.4监理单位职责 5.5施工、调试单位职责 5.6总承包单位职责 5.7物资供应、招标单位职责 5.8运行单位职责
6项目文件编制 6.1基本要求 6.2竣工图编制要求 7项目文件收集 7.1收集要求 7.2收集范围 7.3收集时间 8项目文件整理 8.1分类 8.2组卷 8.3排列 8.4编目 8.5装订 8.6卷盒、表格规格和制成材料 8.7检索工具编制 9照片收集与整理 9.1照片收集 9.2照片整理 10电子文件的收集与整理 10.1电子文件收集 10.2电子文件整理 11项目文件归档 11.1归档要求 11.2归档范围 11.3归档时间 11.4归档份数 11.5归档手续 12项目档案移交 12.1移交要求 12.2移交程序 13项目档案专项验收 附录A（资料性附录）电网建设项目档案分类（8类～9类）及使用说明 A.1电网建设项目档案分类（8类～9类） A.2电网建设项目档案分类（8类～9类）使用说明 附录B（资料性附录）电网建设项目档案分类、归档范围及保管期限划分表 附录C（资料性附录）档案用表 附录D（资料性附录）电网建设项目照片归档范围参照表
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根据《建设工程文件归档整理规范》，建设工程档案验收应符合的要求有( )。A．列入城建档案管理部门档
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提问人：匿名网友
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根据《建设工程文件归档整理规范》，建设工程档案验收应符合的要求有( )。A．列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行验收B．国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加C．对不符合技术要求的建设工程档案，一律直接退回编制单位进行改正、补齐D．监理单位对编制报送工程档案进行业务指导、督促和检查E．地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收此题为多项选择题。请帮忙给出正确答案和分析，谢谢！
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1《建设工程监理规范》规定，监理规划编写的依据包括(　　)。A．建设工程项目审批文件B．施工组织设计文件C．建设工程设计合同D．建设工程设计文件E．监理大纲2《建设工程安全生产管理条例》规定，建设工程施工前，施工单位负责项目管理的技术人员应当对有关安全施工的技术要求向(　　)做出详细说明。A．监理工程师B．施工作业班组C．施工作业人员D．现场安全员E．现场技术员
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