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例会、总结会、交流会、座谈会、启动会、推进会……在办公室工作的你，是否常常会务缠身？

如果您还在为如何更高效地做好会务工作而伤神，不妨看看农总行办公室一名工作人员根据切身体会写的这篇文章，或许会有所启发哦！

会议是机关办公的重要形式。如何高效组织会议、提升参会人员满意度，是会务组织工作者面临的主要课题。

作为一名办会人员，我常常把自己的角色想象成一位舞台导演，虽然看不到灯光、鲜花和掌声，但这份幕后工作却是舞台上一切精彩的保障，它的意义、价值与贡献值得我们去思与想、感与悟。

把握五个要素 做好三项工作

主持和出席领导、时间、地点、议题、参会部门及人员等五大要素。

办好会务工作，核心就是掌控和把握这五大要素。

要把这五大要素落实到一场成功的会议上，当然还离不开

作为支持手段的会议服务工作，作为呈现形式的会场布置工作，和作为内容支撑的材料收集工作。

把握住这五大要素、三项工作，并把它们逐一落实，需要及时响应、严谨细致、动态跟踪。

在从行领导秘书或办公室领导处得到第一手会议信息之后，应该第一时间迅速启动会务工作：经过请示确认，完善会务要素；编制会务信息，通知参会部门；联系主办部门，跟进上会材料；沟通业务处室，掌握议题内容；监督会服工作，做好会场安排。

会务工作的组织与执行，离不开严谨认真的作风和细致入微的行动。在办会的每一个阶段都要反复核对信息，确保不遗漏、不出错；对上会的每一个议题都要提前了解熟悉，确保能掌控、能应变；在会场的每一个角落都要仔细查看细节，确保有把握、有准备。

会务工作五大要素，自启动至开会前，将始终处在调整、变化和更新的状态之中，加之几项要素之间存在互相影响的联动关系，因此，办好会务工作应该以动态的眼光和敏捷的思维来跟踪与应变。

设定进阶目标 提升工作质量

会务工作事关重大、牵涉面广，从行领导到主办方、从汇报部门到参会部门，人人都是会务工作的体验者、工作质量的评判人。

科学设定会务工作发展阶段是提升会务工作质量的必要前提。我将此分为三步：

熟悉和掌握会务工作的全部流程，从高视角掌控办会过程，确保每项会议顺利、平稳、有序完成；

梳理风险点，排查隐患处，重视小事、追求细节，让行领导、办公室领导感到满意，对会务工作找不到缺点、挑不出毛病；

从参会部门角度出发，设身处地为参与者考虑、为受众方着想，努力为他们减轻一点负担、减少一些麻烦，让每一位参会领导对参会过程感到顺畅、舒心。

在此，分享几点自己的感悟。

会务工作既有对错之分，更有优劣之比，只有以点带面重视小事、精益求精追求细节，才能不断提升办会质量。

比如，主汇报部门往往有多位领导出席，此时应该与之深入沟通，了解领导们的发言顺序、就坐喜好等，为主汇报部门排定合适的座次。

又如，在总行办公室安排会务工作，要熟知京外各部门各领导的行程特点，对于经常在京出差的部门领导，应该提前逐一询问是否现场参会，以免遗漏。

再比如，观察提前到会的领导同事在会场内走动而出现的各种情形，在行领导进入会场之前，及时提醒安排，确保会场内转椅转向一致、材料整齐有序。

此外，会后及时回收材料防止泄密、公开材料经办人信息便于部门间沟通等等，也都十分必要。

总之，发现办会过程中有待提高的细节，是一种经验累积的成果，更是提高质量的必经之路。

每一场会议就犹如一台现场直播的大型晚会，头绪庞杂繁多、变数难以预料，直播镜头前不容有任何的失误，所有的差错都会在聚光灯下被放大。这就要求导演、演员等在直播开始前反复彩排、排查风险、找出隐患，在最后一刻登上舞台之前调整到最佳状态。

一是要反复查看“行领导一周活动安排”，争取熟记未来两至三天的所有会议计划及其要素信息。

二是要反复核对全部会议要素信息，并对信息传导过程中的每一个环节进行质量把关。

三是要将总行机关各部门地理位置熟记于心，临会前根据与会场相距远近依次通知，留足步行至会场的充足时间，确保人员及时到位。

四是对会场座次排序进行两次以上的检查，对疑点排序早请示、早确认、早调整。

五是重点关注行领导、京外部门参会领导的现场材料是否齐全，掌握会议材料来源及存放位置，以备不时之需。

六是及时跟进非办公室主办会议的进展情况，把关会场布置等相关工作，确保不出差错。

会务工作常常呈现临时性、突发性、变动性和紧要性的特点，应对这些特点，需要保持紧绷的状态、战斗的精神，凡事把握先机、争取主动。

一是行领导同意待上会议题上会之后，第一时间与经办部门联系，尽早完成议题上会的全部准备工作。

二是熟悉各会场布局结构、地理位置，熟记各部门会务工作人员联系方式，以应对各种突发情况。

三是以待上会议题数量、召开频率、“行领导一周活动安排”为依据，预判、预留党委会、行长办公会等重要会议的召开时间，做到心中有数、准备充分。

四是定期对各会场设备设施是否可以正常使用、各层会服桌签存放是否完备等会服工作进行监督检查，确保能够有效应对临时会议和突发状况。

发现工作价值 拓展深度广度

为了避免会务工作成为简单重复的事务性工作，我们需要不断研究、提升办会工作对议题内容和会议效果的附加值与影响力，思考、挖掘办会工作对自身素质和业务能力的有益性与贡献度。

在议题的酝酿、审签、成熟直至上会的一系列过程中，会务工作可以从不同角度适当介入，根据办会的经验从不同方面为部门提出意见建议，促进会务工作与议题准备的有机融合，推动各项议题高效顺畅上会，从而增加会务工作的附加价值。

比如，对上会材料的结构和内容进行浏览审阅，提出相应的修改建议；对主汇报部门提出的议题参会部门，可根据各部门的职责权限提出增减建议；对内容重叠的多个议题，可根据议题之间的并列包含关系提出合并或分拆上会的建议；对排队上会的积压议题，可根据议题的紧迫性和重要性做出排序建议，等等。

行领导会议往往是对行内重要事项的讨论研究、重大决策的安排部署、重大成果的集中展示，会议议题和上会材料涵盖了各条线各领域最紧要、最前沿的课题素材，是一份难得的要点全面、内容精炼的学习资料。

会务工作者应该充分利用接触材料既多又广的优势，在第一手会议材料的学习上花时间、下功夫，努力实现业务能力和办事能力的同步提升。

会务工作主要依靠统筹协调，大小会议离不开总行机关各部门的配合支持，广泛的议题沟通、业务交流和会务合作，可以熟悉各部门的业务和人员，有助于高效开展协调工作。

会务工作点多量大，头绪繁杂，勤于学习思考、不断总结提高，有助于提高统筹协调、化繁为简的能力。各类会议议题的更迭变化，深刻反应着全行经营发展的战略变化、外部政策的监管变化、经济社会的环境变化，是业务知识积累的一条主线，顺着这条线索不断积累、深入学习，有助于全面学习业务知识。

文 | 农总行办公室秘书一处 闫柯

编辑：农银报业新媒体中心 胡蓉 李彦赤

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　　1、接受任务，拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算；

　　2、文稿准备：主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证；

　　3、制发通知：会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间；

　　4、收集名单：单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组；

　　5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生；

　　6、后勤准备：文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动；

　　7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障；

　　8、接会议代表：了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆；

　　9、会间服务：签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动；

　　10、会议秘书：会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件；

　　11、会议收尾：食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算；

　　12、会务工作总结。

　　会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。这里，郑重介绍一下会议秘书工作的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍。

　　（一）会议的概念会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。

　　（二）会议的作用在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于"会海"；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。

　　（三）会议的类型1、按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：（1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。（2）中型会议，人数在一百至一千人之间。（3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。（4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。2、按照会议性质和内容划分，主要有5种：（1）规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。（2）日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。（3）专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。（4）纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。（5）座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。3、按照会议形式划分，可划分两种：（1）有会有议的，多数会议属于这种类型。（2）会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。4、按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。5、按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。6、按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。

　　（四）会务工作会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作（也叫会务工作），会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。

　　（五）会务工作的特点第一，政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。第五，综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为"通才"和"杂家"，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。第六，保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。第七，时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。