没有法人的同意和签字会计和出纳签字能从对公账户提款吗

纪小羊和她的出纳工作
纪小羊和她的出纳工作
假如你刚从大学毕业,一脚踏入社会,毫无实践经验,却应聘为一家公司出纳,如何开展自己的日常工作的呢?这本书很有可能对茫无头绪的你有一定的帮助。
首先是交接。大着胆子接下出纳,办好了移交,便有了责任。你能承担起这份责任吗?也许不光你自己没信心,财务的同事和领导也有疑惑。
然后要开展工作。从第一笔借款开始,本书列举了出纳在日常工作中所遇到的实例和问题,一一进行了详细的讲解。如何报账,收到货款如何开票,怎样开具支票,什么是日清月结,如何进行,什么是短款、长款,出现了长款、短款如何处理,怎样辨别钱的真假,收到假钱怎样处理,这些都是现实的问题,出纳无法回避的问题,天天要面对要处理的问题。书中的出纳新人纪小羊就是在解决这一个个的问题中,从一个一无所知的新出纳,成长为一名能熟练处理业务的老出纳。
本书作为一本入门书,用讲故事的形式,将出纳日常工作中所涉及到的事项和问题,进行了通俗易懂的讲解,活灵活现,完全颠覆了以往教科书理论说教的形式,让刚入门的纪小羊在实践中处理,在处理中学习成长,在身临其境中手把手地教会了入门者如何快速成长为一名合格的出纳、优秀的出纳。这是本书的一个特点。
书中的李会计既是出纳的领导,也是出纳的老师。这完全符合现实情况。李会计教导纪小羊:“出纳”的深意。“出”,由两座山叠加而成,说明出纳岗位重要,责任重大,不仅大如山,而且大如两重山;也可以说一座是收入的山,一座是支出的山。“纳”的左边是较丝旁,形容其如一团乱麻,右边是个“内”字,也就是说,要从一团乱麻中,找出其内在的规律,核心,关键之所在,然后才能解决问题。
出纳出纳,内当家。这个“内”字,也是出纳之核心所在。这也是李会计的教导。本书出纳新人纪小羊在老师李会计的精心教诲下,经历了一次又一次的新业务,从最基础的入门工作开始,逐步熟悉了出纳的现金核算与管理工作、银行存款的核算与管理工作,核算工资与发放工资,仓库存货盘点等等,并迅速掌握了出纳工作的技巧,还能协助会计从事其他综合性的会计工作,如办理工商营业执照年检、银行贷款卡年审、银行评级授信、接受集团公司审计、接受税务审计、开展经济普查等工作。在活生生的例子中,出纳新人纪小羊一步步成长。这是本书的第二个特点。
当然,师傅引进门,修行在自身。出纳的成长也不能全部依赖别人。出纳新人纪小羊边工作,边总结,也是本书的一个特点。如当出纳,就要做一个“有心人”,工作中要用心。又如:学问,学问,一学二问。再如“聪”,出纳要用耳听,用眼看,用嘴问,用心想。再如辨别钱的真假时,总结出来的一摸二看三听等等。实际上,这也是出纳快速成长的一种方法。
我的会计朋友们在看了这本书的初稿后,都说如获至宝,为什么当初自己学出纳、学会计时,就没有这样的书呢。有的说讲得实在,有的说身临其境,有的充满了人文情怀,说即使没有实践经验,也学会了当出纳处理业务的方式方法,有的甚至说,读完这本书后,即使是一个没有任何实践经验的出纳,开展工作也有了一定的底气。如果真能达到这样的效果,则我甚感欣慰。
交接交接,一交一接。交接哪些?一交账,二交钱,三交票证与印鉴,四交密码与钥匙,保管保密紧相连。
纪小羊怀着忐忑不安而又兴奋的心情,来到公司报到。她只认识公司两个人。一个是人事部的主管,那天在人才市场负责招聘的任主管。一个是财务部的张经理。在人才市场通过人事部的初审后,她是通过张经理的面试,才获得这份工作的。今天报到,她是向财务部张经理报到。她的职位是出纳。
在人事部任主管进行初审时,纪小羊介绍了自己的学历和工作经历。她学的是财会专业,但没有工作经验。公司出纳因故离职,走的比较急,公司急于招人,不可能去等一个现成的有工作经验的出纳来应聘,所以纪小羊才有机会进入了张经理的面试。虽然和自己同租的闺密香香一再叮嘱她,面试时不要太老实了,千万不能说自己没经验,要不别人不会录用你的,谁不想招个来了就能做事的,你一个新手,来了还要培训,还要适应,说不定还不能胜任呢。再说了,本来女孩子应聘就比男孩子难。都说了男女平等,可有的单位顾虑女孩子又是要请婚假又是要请产假,面对同样条件的男孩女孩时,就选择了男孩。香香出门时还拉着她的手语重心长地说:“小羊啊,你可千万不要太傻啦!”可自己就是不长记性,面试时,纪小羊还是坦诚地告诉张经理,没有实践经验,但自己会学,会以最快的速度成长,达到公司的要求。
应聘后回去告诉香香,说自己如实回答了没有实践经验,香香便气得指着纪小羊的鼻子说:“靠,不长记性的猪脑袋!没见过你这蠢的。”可当纪小羊告诉香香,说自己应聘上了时,香香睁大眼睛不相信地看着纪小羊说:“靠,时来运转了,一步登天了,蠢的遇到了更蠢的!太阳打西边出来了。”香香哪里知道,张经理正是看上了纪小羊的坦诚和上进的心态,才录用了她。没有实践经验不要紧,财务的李会计和我都可以带可以教呀,做财务的如果不坦诚,那可真不敢用了。而纪小羊当时想的却是我不能不懂装懂呀,不懂可以学,要是不懂装懂,可就将自己的后路堵死了,皇帝的新衣不总是要被戳穿的,瞒得了一时,瞒不了一世,到时露了马脚就更难看了。不用就不用吧。可没想到自己说没经验,反倒被录用了。
纪小羊比公司规定的上班时间早到十分钟,到财务部时,她才知道更有早行人,张经理已经在办公室了,办公室里还有两个人正忙碌着。张经理一一介绍,年长的是李会计,正在埋头工作的就是即将离职的出纳小王。
小王正在按张经理的吩咐制作移交表。先是交账。小王制了一个表格,如下图(表1~1)。
出纳账簿移交表
名称 数量 备注
现金日记账 1 余额相符
存款日记账 1 余额相符
移交人: 接交人: 监交人:
账簿移交简单,就是两本明细日记账。李会计告诉纪小羊,先接过来,移交表中的备注栏,等下面确定余额相符后,写上余额相符。然后再由移交人,接交人和监交人签字。纪小羊遵照李会计的指示,先将两本账接了过来。
接下来是资金移交。小王也制作了一个移交表。如下图表(1~2)所示。
出纳现金移交表
项 目 明 细 金 额
1.账面余额 9775.80
收入(1062.90) 收回司机报销出差费用冲领备用金余额 264.40
收到公司废品变卖收入 483.50
收到采购部采购低值易耗品临时借用未用完现金余额 315.00
支出(4620.6) 司机报销旅差费用 1735.60
采购低值易耗品费用 2685.00
临时劳务工资 200.004.现金余额(6218.10)
百元 60 张 6000.00
伍拾元 2张 100.00
贰拾元 5张 100.00
拾元 1 张 10.00
伍元 1 张 5.00
贰元 1 张 2.00
壹元 1 张(枚) 1.00
伍角 张(枚)
贰角 张(枚)
壹角 1 张(枚) 0.10
移交人: 接交人: 监交人:
李会计先核对了账面余额,告诉纪小羊,账面余额准确无误。并将小王的现金日记账翻开,指着最后的余额,让纪小羊和表中的账面余额相核对,让纪小羊群确认后,由纪小羊在移交表(一)中的现金日记账的备注栏,写上了“余额相符”的字样。然后核对未入账收入和未入账支出,这就要看单据了。小王从保险柜中将收支单据取了出来,收入和支出已经分好类了,小王拿出计算器,一张张加给纪小羊看,然后又让纪小羊自己一张张计算,看有没有出入。这是纪小羊第一次接触实务,不免有点紧张,手心出汗了,数字也加错了,和小王的数字对不上。她按捺住紧张的心,静下心来,认真复核了两遍,终于和小王的相同,方才郑重地点了点头,脑后的马尾也跟着一起一伏。
李会计告诉纪小羊,公司规定出纳的备用金额度是一万元,发工资的时候除外,其他时候,超过一万元,都要存入银行。出纳每天编制现金日报表时,应该没有未入账的收入和未入账的支出。移交表上的未入账收入和未入账支出都是昨天快要下班时发生的业务,小王已经编制好了日报表,所有收支单据都已经交给李会计了。比如司机报销差旅费,他借的备用金是2000元,实报1735.60元,退回264.40元。而采购低值易耗品借的备用金是3000元,实报2685元,退回315元。
接下来的现金余额,就是点票子。小王将现金分得很仔细,百元的钞票放在一起,五十元的,二十元的,十元的,五元的,他一一分了类,百元的,五十元的,他用点钞机过了一遍,然后又用手点了一遍,小面额的他直接用手点了两遍。所有的钞票都很齐整,像一群听话的孩子,快活地从小王的手中滑过,没有一个遇到磕碰,纪小羊的眼中自然地流露出钦佩。
点过钞票后,小王用计算机加给小羊看,总额和移交表上的数额相符。小王将钞票交给纪小羊后,半开玩笑半当真地说:“纪会计,你可要清点好噢,少了我可不补的。”纪小羊听了,心里马上凝重起来。李会计在旁边补到:“多了可是要退给王会计的。”这一说,纪小羊更不敢马虎了,接过的钞票,仿佛成了烫手的山芋,温度一下高了起来,那薄薄的几张钞票似乎千斤万两重似的。纪小羊心想自己一定要争气,一定要点准,而且以后要向王会计学习,点钞无非是熟能生巧的事,自己以后没人的时候,多学学,多点点,肯定能够达到小王的水准。大面额的,怕有假钞,她有样学样,也学小王的样,在验钞机上过了一遍。小面额的,她也清点了两次。然后汇总,确信无误后,她的马尾再一次在脑后起伏。
移交表的下面详细批注了移交人、接交人和监交人。小王先在移交人上签字。纪小羊等小王签字后,也郑重地在接交人上签上了她的名字。李会计极其熟练地复核后,在监交人上签上名字,又在空着的移交日期上填上了日期,方才交给张经理。张经理也复核了一遍,才签上他的大名。一旁的纪小羊舒了一大口气,以为出纳交接大功告成,自己终于可以开始工作了。可她不知道,移交还只刚起头,接下来的事还多着呢。
第三步是实物票证移交。小王也制了移交表。如下图(表1~3)。
出纳票证实物移交表
移交名称 内 容 明 细
1、现金支票 1、已用10张 77310
2、未用15张 票号: 77325
2、转账支票 1、已用20张 300020
2、未用5张,票号为: 1300025
3、收款收据 1、已用15张 3515
2、未用10张 3525
4、财务印鉴 财务专用章, 1枚
法人代表章 1枚
5、钥匙 办公室钥匙 1把
保险柜钥匙 1把
6、密码 保险柜密码 ******
办公电脑密码 ******
移交人: 接交人: 监交人:
第一项是支票,备注中注明已用10张,未用的支票15张,每张支票的票号。李会计在纪小羊边清点核对时,边指点她,如果支票开错了,一定要写上“作废”,并将作废的支票和支票存根一起保存,不能随意撕毁。
第二项是收据,备注中注明已开据15张,余下10张,起止号码分别为多少。纪小羊边核对时,李会计边告诉她,支票和收据都是重要票证,一定要妥善保管。
第三项是印鉴,财务专用章,法人代表章,共二枚。
第四项是钥匙,办公室的钥匙,保险柜的钥匙。
小王一一清点后交给纪小羊,纪小羊再次清点确认后,双方分别在移交人、接交人上签了字,李会计和张经理也随后在监交人上签上了名字。纪小羊签完字后,生怕小王要走,急忙红着脸说:“王会计,保险柜的密码你还没告诉我呢。”
小王和李会计、张经理一起笑了起来。李会计慢条斯理地说:“看把你急的,裙子底下捉跳蚤,一褶褶来嘛。”纪小羊被笑得不好意思起来,这才知道移交的第三项是移交密码,而这时李会计和张经理自觉地走出了办公室。小羊事后才知道,这是机密,不能有第三人知道的,即使李会计、张经理都应该回避。小王手把手地教会纪小羊怎样开保险柜,怎样锁保险柜,以及怎样更改保险柜密码后,又告诉了她电脑密码,然后让电脑重新启动,由纪小羊自己输入密码,成功开机后,小王才如释重负地舒了口气,仿佛完成了一项艰巨的任务。而这时的纪小羊却觉得身上的担子一下沉重了起来。
这时候,李会计和张经理进来了。张经理对李会计吩咐道:“李会计,你陪他们走一趟,到银行去核对下余额。”
李会计说好时,小王已经拿起包,对张经理点了点头。纪小羊这才知道,交接并未结束,还有一道工序呢。其实她以后才知道,公司的财务印鉴有两枚,除了法人代表的外,还有一枚是财务部张经理的,由张经理保管。如果单位的银行印鉴是法人代表和出纳的,更换了出纳,还需要更换印鉴呢。好在公司在银行的预留印鉴是法人代表和张经理的,要不还有一道工序呢。
在银行小王跟工作人员进行了介绍,这是公司新来的出纳纪会计,大美女,以后公司的事宜由她来办理,请多支持。银行工作人员边跟小王开着玩笑说,帅哥走了,换了美女,边说相互支持,一边将公司的发生额及余额表交给小王。小王交给李会计后,李会计和自己抄过来的账面数核对无误后,一行三人才回到公司,然后李会计指导纪小羊在移交表(一)中的存款日记账的备注栏中,写上了“余额相符”的字样,大家在移交表(一)上一一签字。后来纪小羊任出纳时,公司开通了网上银行,随时可以在电脑上查询余额,她交给下一任出纳时,就没有到银行去核对余额这一手续了。
这一系列手续办下来,花了近两个小时,大家都还没喝上一口水。小王已经背上了包,分别和大家道别,感谢李会计、张经理对自己工作的帮助。张经理和李会计也是依依不舍,都夸小王是个优秀的小伙子,水往低处流,人往高处走,祝福小王能够成就更一番事业,要小王以后有空多到公司来坐坐。最后小王主动和纪小羊握手告别,祝她工作顺利,并嘱咐,李会计既是同事,又是师长,以后有问题,多向李会计请教。纪小羊感激地点着头面向李会计说:“那是肯定的,必须的!”大家这才看到拘谨了半天的纪小羊终于放松了,李会计和张经理也不禁为之松了一口气。
等小王走后,李会计边收拾移交表,边对纪小羊说:“小纪,出纳移交是财务移交中的一个重要部分,必须要有会计和财务负责人现场监交,这是财务纪律,是对移交人和接交人负责,也是对公司财务负责,移交后的资料还要存档。”说完之后,真的将移交资料一一收好,放到了财务档案柜中。纪小羊听后,吐了吐舌头。原以为出纳是项最简单不过的工作,就是收下钱,付下钱而已,没想到手续这么复杂,仪式这样神圣。真是不入行不知道,一入行吓一跳。原来自己想得太简单太天真了,真是小儿科,以后真得听小王的,得多向李会计学习请教呢。纪小羊读书时便喜欢总结,已经形成了习惯,交接完后,她也对交接工作做了一番总结:交接交接,一交一接。交接哪些?一交账,二交钱,三交票证与印鉴,四交密码与钥匙,保管保密紧相连。
其实纪小羊不知道,交接更重要的是一种岗位责任、风险的交接,是一种工作状态的交接。对于交出方,是这个岗位责任的卸下,对于接交方,意味着接下这一摊子,如果在以后的工作中出现问题、风险和责任,接交方就要义无反顾地承担下来。同时,移交也为责任的划分确定了一个法律上的时间界限。
借款,是一件很普通很普遍的事情。到底借还是不借呢?借多少?怎样办手续?财务有制度,公司有规定,一切按规章办理,特殊情况特殊处理。
办理完交接手续,纪小羊将现金、票据和财务印鉴等锁到了保险柜中,整理抽屉,将自己的物品放到了办公桌的抽屉里面,打开电脑,上面有原任出纳小王做的现金日报表,她正在看前一天的报表时,司机小杨进了财务室的门。
行政部安排司机小杨陪同公司总经理郑总到省城出差,小杨要预借差旅费。小杨拿着总经理签批过的借款单,看纪小羊不熟悉,便到李会计桌前说:“李会计,我要陪郑总去出差,预借出差费用。”
李会计忙起身,将单据接了过来,快速浏览了一遍,然后交给身后的纪小羊说:“小杨,这是公司新来的出纳纪小羊,纪会计。”边对纪会计说:“这是公司的司机小杨,你们都是年轻人,好接触。预借的出差费用,原则上要有部门领导、财务经理审核和总经理签批,才能支付。他这笔借款,手续都齐了,你可以跟他付款。”
纪小羊接过单据,只见单据如下图(表2~1)所示。
****年**月**日 部门:行政部
借支人姓名  杨** 职务  
借支事由  到省城出差,预借差旅费
人民币 (大写) 叁仟元整 &#.00
核 准  同意借款 郑** 财务意见 符合借款规定及额度  张** 部门意见  情况属实 李** 借支人 杨**
借支单据的下面第一行写着借款日期和部门,第二行是借支人小杨,借支人的下面借支事由写着:到省城出差,预借差旅费。大写金额人民币叁仟元整。后面跟着小写。借款人是司机小杨的签名。下面是审批的。部门经理批的是“情况属实”,财务张经理批的是“符合借款规定与额度”,总经理批的是“同意借款”。
这是纪小羊接手出纳后的第一笔业务,她将单据看得很认真,仿佛要从单据里面看出花样出来似的。李会计说的话还在耳边回响,“预借的出差费用,原则上要有部门领导、财务经理审核和总经理签批,才能支付。”看来这张单据所有条件都符合要求,李会计刚才也说了,手续齐全,可以付款。纪小羊于是开了保险柜,取了钱出来,在验钞机上过了一遍,又用手清点了一次,才交给司机小杨。小杨在纪小羊用验钞机清点时,已在旁边看清了,接过钱也不清点,直接出了财务室,那边领导还等着他出差去呢。
小杨后脚还没迈出门,李会计便提醒纪小羊道:“小纪,不管钱多钱少,不管你清点了几遍,每次你都要提醒别人清点,说明出门之后概不负责。不然有事也说不清楚了。你看你在银行办业务时,银行的柜台上是不是有温馨提示:请客户认真清点,离柜概不负责。”
纪小羊一想,银行的柜台上还真有这样的提示呢,可惜以前没注意,也没细想,原来这里面也有学问。提醒完纪小羊的李会计又从档案柜中找出了一份资料“公司财务关于借款的规定”递给纪小羊,轻言细语地对她说道:“小纪,万事开头难。你要学的东西多着呢。我也不能一下子全部教会你,再说一锹也挖不成一口井,一口也吃不成一个胖子,我们慢慢来。来了借款的,我们就先学关于借款的规定。”
纪小羊接过资料,只见上面写着各种关于借款的条款。
1、个人不能因私事向公司借款。
2、公司职工因工作需要借款时,必须按规定办理手续后方可借款,借款手续规定如下:
(1)、借款用途属于预算范围。
(2)、填写借款单据。
(3)、经手人签字,部门负责人签名同意。
(4)、送财务审查核定预算并及财务经理签字。
(5)、呈总经理核准。
3、3000元以上时,除出差或其他经总经理同意的特殊需要外,不得借现金。
4、因公借款必须在事情办理完毕后迅速到财务报销,最迟不能超过一周,否则不予报销。
纪小羊将司机小杨的借款单拿出来和规定一一对照,部门签的“情况属实”,财务核定借款标准,财务经理签的是“符合借款规定与额度”,总经理批的是“同意借款”。难怪李会计看了说符合规定,让她付款呢。李会计看纪小羊认真对照,又补充到:“其实每个单位有每个单位的规定,俗话说,没有规矩,不成方圆。这就是我们公司关于借款的规矩。其他的规矩还多着呢。接触到什么,我就告诉你什么,让你一样样的学。”
“当然也不能死学,财务还要灵活应变。”李会计看纪小羊拿着规定翻来覆去地看,大有将借款相关规定背下来的劲头,又继续说道:“万一要是部门经理、财务经理或是总经理不在,而公司又有特殊情况,或是紧急事项要处理,需要临时借款,那我们还死守这个规定行不行呢?肯定不行。这就要变通,打电话向他们请示,征求他们的意见,先办理,等他们回公司后,再补签手续。”这一下说到纪小羊心里去了,她想的正是这些,仿佛被李会计看穿了心思似的,脸一下子红了起来。
不过纪小羊还是有疑问,特别是第一条,个人不能因私事向公司借款,她是初生牛犊不怕虎,也不怕冒昧,急切地问道:“要是职工有特殊情况,比如生病住院,或是家庭特别贫困,子女要上学,需要临时借款,以后用工资来还,可不可以呢?”
李会计看着纪小羊一副孺子可教的可爱样,不禁乐了,笑道:“这是特殊情况,要向领导汇报,我想公司领导会从人性化的角度考虑的。只要手续办好了,我们就可以付款。不过我们也要防止别人找各种由头来借款。要按制度和规定来进行拒绝。”
关于借款,纪小羊没做出纳以前,也有自己的认识。自己的父母也曾向亲朋好友借过钱,别人也曾向自己的父母借过钱。自己上学时,同学之间也互相借过钱。这是一种很普通也很普遍的事情。但自己向别人去借钱时,老是觉得难为情,不好意思开口,别人向自己借钱时,自己有钱时好说,借小钱也好说,可自己没钱时总觉得难为情,特别是大钱,借了生怕别人不还,自己又还不好意思说出口,怕伤感情,不好拒绝。更不好意思的是自己的闺密,特别是香香,那可是什么话都说得出来的,平常她豪爽大方,一副女汉子的侠义作派,时刻准备着为朋友两肋插刀的人物,轻易可不敢得罪,也得罪不起。她要是向你借钱,你有多少就得借多少。单位就不同了,单位借钱有规矩,你得按规矩来。
纪小羊触类旁通,心想:这下好了,别人来借钱,我按规矩来,不存在难为情的事了,这是对事不对人。看来还是有规矩的好,我自己以后也要在心中立个规矩,私人借钱的,是怎样的朋友级别或是什么样的亲属关系才能借钱,什么级别的能借多少钱,以后处理这样的事情就是小菜一碟,再也不会为难了。更有意思的是领导审批也可以借鉴,我要向爸妈请示一下,或者说是跟男朋友陈诚商量下,因为我自己没有这么多钱,这可也是最佳理由。想到这里,纪小羊心里不禁乐了,呵呵,原来学出纳,还这样有趣呢。
纪小羊正暗暗自乐时,李会计又提示道:“小纪,昨天也有笔借款,不过借款单据你看不到了,但你可以看到借款的轨迹。”纪小羊想了想交接的事情,还有电脑里面的日报表,是有一笔2000元的借款,也是借的出差费用。但自己确实没看到借据。她于是充满了好奇地问道:“李会计,小王的电脑里是记录了一笔,但他今天没交给我呀。”
李会计循循善诱地提示道:“你想想移交表中的未入账收入是不是收到了司机退回来的264.40元,而未入账支出里面是不是报销了出差费用1735.60元?这两笔加起来是不是刚好2000元。你再对下小王的电脑,里面是不是记录借款2000元?”
纪小羊对了下小王的电脑,刚好记录的是借款2000元,再想想移交时,确实有退回来的264.40元在未入账收入里面,而未入账支出里面也有出差费用1735.60元,二者相加,恰好2000元整。这下纪小羊对李会计的记忆力佩服得五体投地,眼神中充满了崇拜。脱中而出道:“李会计,您真神了。还真是的呢。”
李会计却淡淡地笑道:“小纪,我跟你讲的只是一笔经济业务的始末,是经济业务发生的全过程。其实任何经济业务都有逻辑关系和因果关系在里面,按你们年轻人的话说,没有无缘无故的爱,也没有无缘无故的恨。昨天的借款,还回来时没用完,所以要退回。假如我们今天这笔借款,小杨回来报账时,用了3500元,你应该怎样处理呢?”
纪小羊不假思索地回答道:“再给他500元呀。怎么也不能让他自己出钱,为公司办事,您说是不是?”
李会计看着心直口快的纪小羊笑道:“就是这个理。”
听到李会计对自己的肯定,纪小羊心里不禁乐开了花。呵呵,这个李会计,人老心不老,还用我们年轻人的没有无缘无故的爱,没有无缘无故的恨来形容经济关系呢,不过这话听着舒服,也有道理,经济关系和财务知识都用爱情来形容,还跟会计扯上边了,印象深刻!心中一动,不由自主地想起了男朋友陈诚。他学的是计算机专业,从事的是IT行业,虽然为自己的工作操了一肚子的心,可那是有劲使不上,他对会计行业一窍不通,怎么帮得上自己的忙呢?工作的事,还得靠小女子自己来打拚。
纪小羊正思绪万千时,李会计又提醒道:“小纪,你将这笔业务记在你的现金日记账上。每发生一笔业务,都要随手登记,要养成良好的习惯。”
纪小羊边翻开现金日记账开始记录,边问李会计道:“李会计,为什么别人将现金日记账说成是现金流水账呢?”脑中有疑问,自己以前上作文课时,老师经常说谁谁的作文写得象流水账。当时自己就不懂,后来也经常听别人说流水账,好像就是说的现在要记的现金日记账。
“流水账是一种通俗的说法。在会计学上,流水账的正式名称为序时帐。它是以时间先后为顺序,依次登记账目的一种账簿,最为常见的是现金日记账和银行存款日记账。这种账簿的最大特点,是对发生的业务不加区分和分类,只是按照时间先后顺利加以记录,是一种最为基础、最为简单的记账方法。”李会计解释道:“别看一本小小的现金日记账,它里面的学问大着呢。”
李会计看纪小羊听得认真,又继续解释道:所谓“流水”的说法,是后世人们对这种采取序时流水式的登记方法的形象描绘。时光宛如奔流之水,源源长流不断。对财源物资的记录一笔复一笔,亦如潺潺流水,奔流不息,这是从形象上的比喻。此外,后世商贾在经营之中取于吉利,祈祷上天,祝愿财源茂盛之程度犹如三江四海不竭不尽之流水。他们还用朱笔在“帐簿”上缮写“流水”字样,以庆吉祥。这是“流水”之说另一来源。
纪小羊这才理解,原来流水账还有这样深刻的含义,看来自己真是小看它了。李会计继续说道:“俗话说,好记性不如烂笔头。每天发生的经济业务繁多,出纳记好日记账,可以方便随时查找错误。习惯成自然,时间长了,你就会发现其中的好处。”
听李会计这一说,纪小羊更要认真了。对了,小王移交过来的单据,还没在现金日记账上登记,是不是也要登记呢?应该要吧。纪小羊不敢自作主张,又问李会计道:“李会计,小王交来的单据,是不是也要在现金日记账上登记?”
李会计哈哈大笑道:“按你们年轻人的话说:肯定的,必须的!”
纪小羊听了也忍俊不禁。李会计还有蛮幽默感,紧跟时代的源流呢。
报账报账,一手交钱,一手交账。
纪小羊听了李会计对自己的认可,正乐不可支的时候,采购员小张进了财务室,他是来报账的。
小张跟司机小杨一样,不认识纪小羊,一看原来的出纳小王不在,小王原来的办公桌前,坐着一位不认识的美女,不好意思直接搭腔,只好到李会计桌前,将自己的出差报销单据交给李会计。李会计接过单据,快速浏览过后,边交给纪小羊,边给他们相互介绍。
纪小羊接过单据后,李会计并没像上次那样,直接告诉自己可以付款什么的,也就是没有直接指令,看来李会计是要看自己怎么处理了。纪小羊心里一下凝重起来,只见单据如下图(表3~1)所示。
出 差 费 报 销 单
部门: 采购部 报销日期: ****年 ** 月 ** 日 附单据 ** 张
出差人姓名     张**  事由 采购原材料
起止时间地址 车船费 在途补贴 住宿费   其他费用 合计金额
月 日 起程 月 日 到达 人 天 金额 人 天 金额 人 天 金额
 **  **  ****  **  **  ****  598.00  1 2   140  1  2  200        
 **  **  ****  ** **   ****                        
                                   
                                   
原借支&#.00 核销&# 退补&# 人民币(大写):玖佰叁拾捌元整
核准:郑** 财务主管:张** 部门主管:李** 出差报销人:张**
单据很简单,差旅费共用了938元,车船费和住宿费都有发票,附在了报销单后面,纪小羊一看发票二加金额,都和报销单上的一致,原借支1000元,核销938元,退62元,这都能理解,关键是在途补贴,一天70元,这是怎么回事呢?看来还是要听小王的,不耻下问,向李会计请教。
纪小羊看李会计正在档案柜里面找东西,采购员小张还在自己办公桌前等着呢,可不能让别人老等着,李会计有事也要先向他请教。于是纪小羊硬着头皮问道:“李会计,他这张报销单,后面的发票和金额都是准的,签字手续也都齐全,但是在途补贴是什么,我不懂,您能教教我吗?”
李会计已经从档案柜中找了资料出来,看纪小羊急得脸都红了,忙安慰道:“不慌,不慌。我找的就是这方面的资料。”那边小张听了李会计的介绍,方才知道纪小羊是新来的出纳。现在听纪小羊问李会计,知道她对公司差旅费的管理规定还不熟悉,也在一边解释道:“这是公司的规定,我们是按公司的规定来的。”
纪小羊接过资料,只见上面写着“公司关于差旅费的管理规定”:
1、出差人员应本着高效、节省的原则,尽快办理完出差事务,严禁故意拖拉或利用出差机会办理私事,否则,全部费用不予报销。
2、员工因公出差需要乘坐飞机、软卧、头等舱由总经理批准,其他只能乘坐火车硬卧、动车二等座、三等船舱或汽车,途间交通费用实报实销。
3、出差人员的市内(含辖区各县市)交通费、伙食补助费、出差补贴等一般实行分项计算,市内交通费按交通费的规定办理,伙食补助按30元/人/天计算,不补助住宿费。
4、市外出差住宿费、伙食补贴、市内交通补贴标准:
(1)、住宿费、市内交通和伙食补助费,均按出差的自然(日历)天数计算,自然天数是指出差人员从出发的当天起,到完成任务后返回原工作单位的当天24时止的日历实际天数,出发和返回的当天均按一整天计算。
(2)、具体标准见下表(表3~2):
项目 出差住宿费(元) 伙食费、市内交通费(元)
副总经理及以上 300 150
部门经理 150 100
职员 100 70
(3)、住宿费、市内交通、进餐费都有发票且在规定范围之内已经报销,则不另外补助。司机长途,可按每天70元的标准补助。
(4)、实行限额办法后,住宿费收据作为原始凭证在报销时交财务部备查。
纪小羊看完后,心想,怪不得住宿费是每天100元呢,原来公司有规定,一边问李会计:“李会计,是不是规定中的伙食费和市内交通费,就是单据上的在途补贴呢?”
李会计赞许地点了点头,纪小羊跟着自言自语又仿佛似向李会计请教地问道:“那他的报销就符合规定了,我可以给他办理了?”
言行沉稳的李会计再次点了点头,采购员小张已经准备好了退回来的62元,交给纪小羊。纪小羊接过钱后,拿出收据,再次似自言自语也似向李会计请教地说:“那我给他开张还款的收据?”看到坐在前面的李会计已经半白的头再一次起伏后,她给小张开了张收据,如下图(表3~3)。
收 款 收 据
****年**月**日 第一联:存根联
交款单位 采购部张** 收款方式
人民币(大写)壹仟元整 &#.00
交款事由 报销出差费用,还备用金借款
其中: 现金 62.00 转账 费用938.00
单位盖章: 财务主管: 会计: 出纳:纪小羊
纪小羊将收款收据开好后,拿给李会计。心想,收据中的收款方式不好填,他既报销有费用,也交了钱,按说收款方式应该是现金或转账。他这里既有现金,也有类似于转账的,实际是报销抵账。不好写,我就不写了,免得出错。
李会计快速看了一下后,在会计后面签上了自己的名字,然后还给纪小羊。纪小羊在单位盖章栏盖上财务章后,不知道还需不需要财务部的张经理签字,因为收据上还有一栏是财务主管,只得再次试探性地咨询李会计道:“李会计,还要张经理签字吗?”
李会计头也没抬,边忙自己的边说:“张经理的办公室在隔壁,你将收据和小张的报销单据一起拿过去。”
纪小羊得了李会计的明确指示,忙锁好自己的抽屉,到张经理办公室。张经理接过纪小羊递过来的单据,看了看上面纪小羊写的字,还蛮秀气的。又看了看后面小张的报销单据,签上了自己的名字。
纪小羊回到财务室后,将第一联存根联保存,将第二联收据联撕下来交给了采购员小张,将第三联记账联撕下来和小张报的出差费用放在一起,准备下班前编制好日报表后,一起交给李会计。
采购员小张拿到收款收据后,看纪小羊的字写得很秀气,和她的人一样,心情舒畅,自己的出差业务已经结清,还有另外业务要办理。他将一份合同交给李会计。这是代表公司进行采购的,签定的采购合同,合同上注明了交货时间、地点,也注明了付款方式、时间和金额。合同上面有张联系单,是采购部的,部门意见上面有采购部经理的签字,公司意见栏中也有总经理郑总的签字。
李会计审核合同时,纪小羊已经开始编制自己的日报表,先按原出纳小王的格式,复制了日报表,将内容清空之后,在支出栏中将司机小杨的借款进行了登记,然后在收入栏中登记了小张的还款,小张报销的出差费用则登记到了支出栏中。她对自己今天上班以来到目前为止的表现还比较满意,给自己打了80分。
昨天男朋友陈诚担心自己上班第一天会出洋像,因为自己毕竟没有工作经验,还一个劲地跟自己打气,要自己多向会计请教,遇事多想,冷静,涉及到钱的事,责任重大。当时说得自己的头都大了。本小姐又不是三两岁的小孩,反倒是自己宽慰他,世上无难事,只要肯学习。闺密香香也是一副不相信自己的样子,看着就气人,不就比我先上班一个月吗?俨然一副老江湖的口吻,自己应聘前就说要隐瞒没工作经验,还说什么“不听老人言,吃亏在眼前。”我哪里吃亏了呢?不仅没吃亏,还因为我的坦诚,因祸得福了呢!怎么样,本小姐今天工作得好好的,气死你!以前常听别人说报账,还不知道是怎么回事,今天不就处理了一笔吗?这样简单。纪小羊总结为:报账报账,一手交钱,一手交账。
将一天的收支事项搞清楚,编制日报表,然后将单据附在后面,交给会计审核。会计审核过后,准确无误,会计签字,出纳就将当天的单据全部交给会计了,自己就没责任了。最后清点现金余额,看一天来收到的钱,付出去的钱,有没有错。有错便赶紧查找,没错,便是日清了。
纪小羊将支票交给采购员小张后,行政部的小吴过来,通知纪小羊去领工作服。纪小羊听了,恨不得一蹦三尺高。哈哈,小女子今日也有工作服了。香香姐应聘得比自己早,工作服早就上了身,看她每天回来的那个臭美样,神气劲,自己心里还真羡慕呢,同时又有一种说不出口的酸溜溜的味道。忙不迭地锁了抽屉,随小吴过去。
小吴也是女孩子,穿的就是工作服。上身的短袖腰身处收窄,将她的曲线勾勒得无比完美,下身的短裙说短也不短,刚好到膝盖,小吴个高腿长,身材修长苗条,一套平常的工作服竟然也将她职业女性的美体现到了极致。纪小羊还在读大学时,就梦寐哪天能穿上工作服,也好神气神气。小吴按纪小羊报的尺寸,发给纪小羊二套夏装,二套春秋装。纪小羊恨不得将小吴抱过来,狠狠地吻上她一口。
抱了工作服回办公室,办公室又有人等着了,都是些零星的开支报账。经过一个上午的熟悉,纪小羊完全没了那种拘谨,处理起来也开始得心应手。刚办完,手机短信响了起来。从包包里拿出来一看,五个未接电话,两个是闺密香香的,三个是男朋友陈诚的。再看短消息,娘耶,竟然十多个。陈诚的有五六个,怎么不回电话?工作还顺利吗?上班第一天就忙?回电话的时候都没有?要不也回个消息呀!香香的却是你个小女子死到哪里去了?让人为你急死了!单位好不好啊?有没有人欺负你?可要小心办公室的色狼噢!
看得纪小羊哭笑不得,却也内心充满了感激,他们都是在为自己担心呢。哼,也不想想,本小姐十年寒窗,岂是平庸之辈?难不成现在倒成了三岁小孩?不就一个小小的出纳嘛,有什么大不了的,能难住本小姐,不看本小姐今天工作得好好的吗?就不回,急死你们!却又于心不忍,还是分别给他们报了个平安。
转眼就到了快要下班的时候。这时候才感觉到,一天过得真快。自己还没将单据交给李会计,日报表也还没填报,李会计也还没签字,自己一天的工作还没完成呢。纪小羊赶忙开始编制日报表。
以前读书时,常看到日清月结这个词,出现的频率很高,以前自己也不懂。现在通过实践,自己终于明白了。什么是日清?就是将自己当天的收支事项搞清楚,编制日报表,然后将单据附在后面,交给会计审核,会计审核过后,准确无误,会计签字,出纳就将当天的单据全部交给会计了,自己就没责任了。最后就是清点自己的现金余额,看一天来自己收到的钱,付出去的钱,有没有错。有错便赶紧查找,没错,肯定就是日清了。
原来的出纳小王走时,电脑里面有一个电子表格,里面就是现金日报表的格式。自己已经抽空将它进行了复制粘贴,里面的内容已经清空了。首先是要填上自己的期初余额,也就是小王交给自己的现金数额。然后在收入栏中填上今天的收入,在支出栏中填写上今天发生的支出,用期初余额加上收入,减去支出,算出今天的余额。最后要清点的现金,也就是今天的余额了。道理纪小羊清楚,只是以前没有做过而已。有什么关系呢,什么事都有第一次嘛。我今天该经历了多少个第一次,还差这个第一次吗?再说自己的现金日记账和银行存款日记账已经记录得够详细了,日报表相当于将现金流水账复制一遍,打印出来,有什么难度?
纪小羊很自信地开始了日报表的编制。她编制的日报表如下图(表6~1)所示。
现金日报单
核算单位:   日期 年 月 日  
项目 收入项目 收入金额 支出项目 支出金额 现金余额
上期余额           
 本期余额          
主管 会计 出纳
编制好后,纪小羊怕出错,仔细检查了一遍,才打印出来,对照表上的余额,开始清点自己的现金。百元的,伍拾元的,她从点钞机上过了一遍,然后再用手清点。其实这百元的,伍拾元的,今天都不知从点钞机上过了多少遍了。纪小羊心想,要是人从这个机器上过几遍,只怕皮都要脱几层了。虽然心里为自己这个较有创意的设想感到得意,但还是一如继往地从点钞机上过。一是点钞机上有数字,可以和自己用手清点的数字核对,二是万一要是有假钞呢?小女子刚上班,我可只吃得起补药,吃不起泻药啊。所以虽然麻烦,但纪小羊还是不厌其烦。
现金清点也和日报表上的余额一致,纪小羊如释重负,看来今天一天的工作没白做,不说有成绩嘛,至少没出错。好了,交给李会计吧,让李会计审核。错不错,现在可不是本小姐说了算,得看李会计的。纪小羊这样想着,将打印好的日报表和附在后面的单据一起交给了李会计。
李会计这时候也有了闲暇,正难得悠闲地喝着茶。接过纪小羊的日报表和单据,放下茶杯,戴上老花镜,一一核对起来。
李会计核对完后,相当满意地微笑起来,语气也变得轻柔了,没有叫纪小羊纪会计,而是说:“好的,小羊,钱没有错吧?没有错就可以在上面签字了。”
纪小羊听到李会计的话,如聆天乐,喜不自禁,乐颠颠地在日报表上签了字,然后交给李会计。李会计也在上面签了字,将单据收拾好,并未锁到档案柜中,准备纪小羊走后来编分录。但他并未给纪小羊放学,而是提示纪小羊道:“你将今天的现金日记账和银行存款日记账拿给我看看。”
纪小羊忙不迭地将现金日记账和银行存款日记账给李会计递了过去,心里也是忐忑不安。李会计审查时,纪小羊心想,应该没有错啊。虽然纪小羊觉得今天的业务很多,但在李会计却是司空见惯,哪几笔业务基本背得,所以审查起来也快捷,余额和自己的也相符。看没什么问题,李会计才如释重负地将日记账交还给纪小羊说:“好了,还可以,没出错。”
李会计不知道,纪小羊才是如释重负。她关了电脑,锁了抽屉,准备回家,出于礼貌,还是坐在办公桌前,想等李会计收拾完了一同下班。
李会计看纪小羊还毕恭毕敬地坐在椅子上,忍不住笑了:“怎么?还有事?不下班啦?”
纪小羊不好意思地说:“等您一起下班呢。”
李会计笑道:“你先走吧,不要等我这个老家伙了。我可和你们年轻人走不到一块。”
纪小羊挎了自己的包包,提了发的工作服,边轻快地走出去,边说:“那请您锁门呢!”
李会计挥挥手道:“好的,早点回去吧。”
纪小羊走出去没多会,财务的张经理便进了财务室的门。他是来和李会计沟通的,看纪小羊这个出纳到底怎样,能不能胜任出纳的工作。虽然出纳只是个小职员,可岗位重要,责任重大,张经理和李会计都不敢马虎。昨天晚上李会计一夜没睡好,张经理也是辗转反侧。小王走得急,公司又不能一天没有出纳。张经理录用纪小羊,也是有顾虑的。通过今天一天的试用,看来还可以,基本能够胜任。但还是要听听李会计的看法。
李会计对张经理的到来心知肚明,端起茶杯抿了一口茶,如释重负地对张经理说:“这个小女孩还可以,头脑灵活,反应灵敏,手脚麻利,虽然没有实践经验,但完全可以培养。”说完叹了一口气,又说道:“现在的年轻人,学东西快,不像我们年龄大的人,反映迟钝,记忆力也是一日不如一日。”
张经理听李会计这样一说,心里更踏实了,看着李会计半白的头笑着说道:“那我就放心了。出纳岗位的重要性,出纳所需要的责任心,这些职业道德方面的内容,我们慢慢来教她吧。您可以回去睡个安稳睡了。”
李会计笑道:“是啊,还说我呢,你不也是一样,早点回去休息吧。我把今天的业务处理完再回去。”
财务人员要心细如发,考虑问题要周全。这些经验都是在实践中丰富的,经历过一次后就有了印象,虽然繁琐细致,但也不是什么高科技,难度其实并不大,主要是当有心人。
时间过得真快,一天又快结束了。纪小羊今天收了几笔小额货款,都是交的现金,库存现金已经有大几万了。昨天交接时,李会计说公司的库存现金限额是一万元,超过的部分要存到银行,这是公司的规定。纪小羊跟李会计请示后,跑了一趟银行,先将多余的钱存到了公司的银行户头,但心里还是有疑问,什么是库存现金限额呢?昨天太忙,没来得及问,从银行回来后,她便不耻下问。
李会计是有问必答,百问不烦。库存现金限额是指为保证企业日常零星开支的需要,允许企业留存现金的最高数额。库存现金限额由银行根据企业的实际需要核定,一般为3~5天日常零星开支,边远地区或不方便的可多于5天,但不能超过15天的需要确定。我们公司虽然位在市区,但每天的现金流量还是比较大的,日常零星支出也多,所以核定的是一万元。
李会计回答得很详尽,纪小羊觉得真是学无止境,难怪俗话要说:活到老,学到老。弄清楚库存现金限额的问题后,纪小羊便开始做现金日报表。
今天经手的业务虽然不多,但都对她有深刻的印象,她自己总结了一下:一是遇到了麻烦怎样解决,遇事要冷静,沉着应对;二是面对诱惑,要行得端,立得正;三是财务人员要心细如发,考虑问题要周全,比如对发票的审核,而且这些经验都是在实践中丰富的,经历过一次后就有了印象,虽然繁琐细致,但也不是什么高科技,难度其实并不大,主要是当有心人。对,就是有心人。纪小羊对自己总结出的“有心人”很满意。
报表很快就做完了。她开始例行公事地清点自己的现金。结果很快就出来了。竟然不对,相差九块钱。坏了,自己怎么会出错呢?她又清点了一次,还是相差九块钱。九块钱是个小数字,如果今天赔九块钱,明天就说不定要赔九十,后天说不定要赔九百。肯定不行。绝对要查出来,不然回去,饭也吃不香,觉也睡不好。纪小羊又开始将单据拿出来一张张核对。
李会计看纪小羊清点了两次现金后,并没将日报表交给自己,反而重新开始核对单据,心里就知道她肯定对不上了。但李会计耐得住性子,也不说破,先让小女孩自己查查,绝对有好处。
纪小羊心急,越急越无头绪,况且又是新手,太嫩了,眼里看的都是正确的,没有丝毫差错和半分出入。额头上细细的渗出了一层汗,脑中早已转了千万个弯,开始了无数个假设,同时又自怨自艾,刚才还在得意洋洋,你这个不知天高地厚的小女子,怎么样,现在出错了吧,看你还得不得意?没入行时就听别人说,有的老会计为查找一分钱的错账,一查就是一个晚上呢。还有的说,差一分钱都不是账。我这相差九块钱,肯定也不是账。这该如何是好,怎么跟李会计交待?纸是包不住火的,隐瞒只会害了自己,还是坦白从宽,抗拒从严吧,老老实实跟李会计请教,人家是老会计,说不定就能帮上你,让你少走弯路,少吃苦头。
纪小羊正这样想着的时候,李会计发话了,却并不点破。“怎么样,搞好了吧,小纪?搞好了就交过来。”
纪小羊红了脸,嗫嗫道:“搞好了,李会计。但还不能交给您。我差九块钱。”
李会计听纪小羊如实汇报后,心里反倒踏实了。就怕小女孩有什么事放在心里,不说,那才是真正的大麻烦。有事是正常的,有事了,想办法解决。如果隐瞒,那将后患无穷。“没关系,你先将单据交给我吧,我来看看。”李会计口气平淡地说。
纪小羊听李会计没当回事的口吻,芳心稍安,将单据一起交给了李会计。李会计接过来一看,其实小女孩做得较好,收入、支出都分了类,审查起来方便,现金日报表也打出来了,核对时一目了然。纪小羊如个听话的小学生,站在李会计身边,看李会计眼镜后面的眼睛,炯炯有神,仿佛放着光,厚厚的老花镜的镜片,有如照妖镜一般,扫过他手中的单据。纪小羊控制着自己的心跳和呼吸,尽量不影响到李会计。
很快,李会计找了一张单据出来,交给纪小羊。这是一张报销费用的单据,金额陆佰零壹元。各项审批手续齐全,大小写正确,发票李会计也查了,还用铅笔在上面写了个“查”字,应该没有什么问题呀。难道问题就出在这张单据上面?纪小羊心中正疑惑时,李会计又将现金日报表递给纪小羊,指着支出栏中的这笔记录,并不说话。
纪小羊将单据和日报表一对照,哈,果然不出所料,问题还真出在这,自己将陆佰零壹元,在日报表上打印成了陆佰壹拾元。再看自己的现金日记账,竟然也是犯了同样的错误,难怪相差九块钱的。李会计真神了!她在心里感叹道。
既然查出来了,就好办了。纪小羊马上回到电脑上,将日报表中的数字改了过来,心中的一块石头也落了地。没做报表前,自己还总结今天的经验,其中之一就是做财务的要心细如发,你看你纪小羊,心都有一箩筐粗了,这要回去说给香香听,她还不骂死自己:“靠,粗心大意的笨小羊!”
纪小羊正自怨自艾时,李会计反倒安慰起她来。“小纪,虽然说我们做财务的要认真细致,但我们也是人,不是神。俗话说,人非圣贤,孰能无过?宰相都还有走笔之误,何况我们呢?类似的情况,我年轻时也犯过。但我们要力争不犯错,少犯错,少犯同样的错。而且错了之后要迅速改正,金无赤足,人无完人,谁都有可能犯错,最重要的是知错就改。”
纪小羊知道李会计这是在安慰自己,可话里也有话,知错就改,如果自己隐瞒的话,那便明知是错,却还想隐瞒,不思悔改,长此以往,便会错上加错。李会计也在告诫自己,只不过说得委婉一点罢了,这是表扬性的批评。良药苦口利于病,忠言逆耳利于行。自己怎么都要努力,方才对得住李会计这番苦口婆心。纪小羊在心里暗暗发誓。
纪小羊修改日报表时,李会计又说道:“小纪,你刚才说的差九块钱,不符合财务术语,用财务专业语言来说,应该是短款,这是约定俗成。还有其实你并没有短款,只是你在登记日记账和编制报表时,出现了差错。”
噢,原来差钱,还取了个名字,短款。而且自己今天并未短款,只是粗心大意,数字写错了。纪小羊边将日报表和单据交给李会计边说:“记住了,李会计。”
日报表上李会计签了字,单据也交给李会计了。纪小羊以为没事了。可李会计却说道:“小纪,日报表好改,是电子文档,可你登记好的现金日记账,改过来了吗?”
纪小羊拍拍脑子,怎么把这忘记了,只想着没有错账余额相符就行了,现金日记账真还没改过来,忙拿了橡皮擦,准备将错了的部分擦掉后重写。李会计看她拿橡皮擦,已经猜到了她下面要进行的动作,忙阻止道:“这样乱改可不行,小纪。错账更正有错账更正的方法。我来给你讲讲。”
纪小羊闹了一个大红脸,忙放下手中的橡皮擦,听李会计告诉自己如何进行错账更正。
李会计将现金日记账翻到以前的日期,从中找了一笔出来。只见有错记的文字和数字上,小王划了一条红色的直线,在其上方用黑色的字迹写明了正确的内容。李会计讲解道:“这种更正错误的方法,就是划线更正法。你这种错误,便适合用划线更正法。”
纪小羊听了李会计的讲解,又看了小王划线更正的样板,心想这种更正方法,比自己拿橡皮擦乱擦一气好多了,红色的线划在那里,一看就知道是错了,上面重新写正确的数字,一目了然。自己要是乱擦一气,账页擦穿了都说不定,背面的字迹还要擦没。前人总结出来的,科学就是科学。
转眼下班时间就到了。明后两天是周末,纪小羊不知道公司的情况,是不是周末正常休息,看李会计还没有走的意思,也不好意思说走,便开始捋起袖子,收拾桌面,然后又拿了抹布,准备打扫卫生。
李会计惊讶地抬起头来,看纪小羊忙得热火朝天的样子,想起她早上来上班无精打采的样,忍不住笑道:“怎么啦?到了下班时间还舍不得回家?明后两天是周末,不和男朋友约会啦?”
一句话说得纪小羊脸烫烫的,耳根都红了起来。很显然,李会计告诉自己了,周末正常休息。耶!回家啰!马上放下抹布,逃也似的出了财务室。
纪小羊刚走,张经理便来到了财务室。张经理心想纪小羊上班有两天了,从两天的表现情况来看,本人看人没看走眼,这个人招对了,是个可造之才。但还是要和李会计沟通,毕竟她和李会计朝夕相处,李会计了解得更全面。
李会计是公司多年的老会计了,公司上下对他的评价都很好,上班总是来得最早的,下班总是走得最迟的,平常节假日还主动加班,而且工作认真负责,有许多工作,领导没有安排,他便主动做了,有些事领导没有想到,他还及时提醒。有了李会计这个帮手,张经理当财务经理轻松多了。张经理也尊重李会计,大事小事都和李会计商量,听取李会计的意见。自然纪小羊这个关键的出纳,肯定也要看李会计对她的考察评价了。
李会计首先肯定了纪小羊的诚实,这和张经理招聘时的看法一样。纪小羊应聘时并没有因为想应聘上而说谎,没有经验就是没有经验;今天清点现金时,发现错了九块钱,错了就错了,也没有隐瞒,主动向李会计汇报。也就是说,品质是可以的。从昨天到今天收款付款的情况看,还是比较熟练,开支票、开增值税发票,上手都较快,也肯学习,不懂就问,没有不懂装懂,更没有自作主张。缺陷是实践经验少了点,随机应变能力不强,也只会简单的业务,心还不够细致,没有深入进去,只看到了业务的表面现象,没有深究其中的内涵和实质。今天的现金日记账便登记错了一笔,编制日报表时都没查出来。看来这还要一个漫长的过程。
听了李会计对纪小羊的点评,张经理也将心安到了肚子里。只要品质好就行,业务不熟悉,可以慢慢教,慢慢学。谁是生来就会做财务的,还不是学会的,没有生而知之,只有学而知之嘛。
“既然如此,那就跟郑总汇报,让人事部的任主管下周和纪小羊签正式劳动合同吧。”张经理看李会计支持自己的想法,便提议到。
“也好。”李会计赞成道:“早点让她吃个定心丸,小孩子的心思,我们老家伙还真不好揣摩,免得她七想八想,五心不定。签了合同,便有了保障,同时也有了约束,也好让她一门心思做工作。”
真的假不了,假的真不了。要想辨真假,就得懂绝窍。纪小羊在工作中又学会了辨别真假钱币的三个绝招。
纪小羊签完劳动合同后,愉快地回到财务室。李会计正在接电话,主管税务局打过来的。通知企业会计明天到税务局参加学习,以前企业交税,每月都要填报手工报表,并主动到税务纳税大厅申报。现在方法改进了,改为远程申报,电子申报,企业电脑里面要装税务申报软件,企业、税务和银行还要签订三方合同,不需要每月跑税务局了,银行会从企业的存款账户中直接将税款转到税务局。
李会计在笔记本上记了下来,看纪小羊进来,说道:“小纪,记得提醒我一下,明天上午要到税务局去开会学习。年纪大了,记性不好。”
纪小羊爽快地答应道:“好的,李会计。明天一定提醒您。”
正说着,销售员小赵带了一个客户进来。纪小羊对小赵印象深刻,那天小赵没有提醒自己:先拿支票和进账单去进账,然后才能开发票。自己险些铸成大错,不然今天还要跑银行去进账,公司的货款至少迟进账四天。这位帅哥来,自己可得多长个心眼。
不过还好,这是个上门采购的小客户,带的是现款。纪小羊先对销货清单,然后点钱,最后开票。程序纪小羊早已轻车熟路,可清点时,有张百元钞票在验钞机上过时,验钞机里面传出了提示音:“请注意,这张是假币。”
纪小羊马上将这张钞票拿了出来,重新在验钞机上过了一遍,传出来的声音,还是说它是假币。纪小羊右手将它拿出来,左手拿张真币,对照检查,还真有点不像,但具体在哪,自己也说不清楚。没当出纳前自己也遇到过假钱,伍拾元的,怎么来的自己都不知道,去买东西时,售货员说是假钱,闹了纪小羊一个大红脸,好像自己做了贼似的,赶快换了一张,回家就将假钱撕了,一边撕,一边在心里痛骂造假钱的,用假钱的,给自己假钱的。
总的还好,几千元,也就一张假币。客户也许跟自己当初一样,假钱是怎么来的都不知道。纪小羊于是客气地说道:“不好意思,请您换一张。”
客户也红了脸,神情极端尴尬,边换边解释说:“不好意思,不是故意的,我自己都不知道。”
处理完业务,客户走后,李会计感慨万端地说:“我这多年的老会计,也有阴沟里翻船的时候。去年手里不知怎么就有了一张假钱,真是防不胜防,只好自认倒霉。”说着从他的抽屉里拿了一张假钱出来,递给纪小羊看。
纪小羊接过来,正看反看,左看右看,也觉得有点假,但假在哪里,也说不出个所以然。醒目的是李会计在上面划了一个大大的叉,用红笔写上了“假币”二字。
李会计接着说:“这方面,以前的出纳小王经验丰富。噢,对了,他总结出了经验,还说了个一二三四五,讲得头头是道。我去年有了这张假钱后,他就专门送给我一张纸条,上面写着他揣摩出的几个绝招。我找找。”
还真找出来了。李会计将纸条递给纪小羊。上面写着辨别假币三绝招:一摸二看三听。摸,真钱的凹凸感强,光洁度好,厚薄均匀,假钱则反之;看,真钱[政治词汇被过滤]头像水印清晰,立体感强,正面有一条完整显眼的金属线,隐形数字“50”或者“100”,迎着光看,很清晰,“孔方”图案能对接;听,用手指轻弹,或抖动,或轻拉,听到清脆的响声就是真钱。
想来惭愧,自己做了几天出纳,还真不会辨别钱的真假,只能借助验钞机。纪小羊将保险柜中的钱取了几张出来,对照王会计的绝招,一一验证。
慢慢的,摸出感觉了。李会计那张假钱,怎么摸,都跟真钱有点不同。手感粗糙,有涩感,松软,没有力气似的,[政治词汇被过滤]图案衣领处,国徽和“中国人民银行”字样,摸时就没感觉,再摸真钱,明显感觉到凹凸感。
有意思。纪小羊摸来了兴趣。再看。自己以前看真钱假钱,也看[政治词汇被过滤]头像,但不知道专业术语是水印,也看金属钱和隐形数字,但从来没听说过“孔方”图案。她不懂就问:“李会计,这孔方图案是什么,您能告诉我吗?”
李会计过来,拿起一张真钱,指着正面自左1/4中心处的一个小圆圈说:“这不是,以前我也没注意过,还是小王教我的。”然后将钱反过来,指着背面自右1/4中心处的一个小圆圈说:“背面也有,正反两面,一面一个。”
纪小羊一看,还真有个类似古钱币的图案,半边明显半边暗,反过来是另外半边明显半边暗,原来是阴阳互补的图案。迎光透视,两个圆圈中的图案都能准确对接,组合成一个完整的古钱币图案。今天又长了见识,原来这就是所谓的“孔方”图案。
再听。一想到听,纪小羊就想到了电影电视里面经常出现的画面,那里面的人收了银元,也听,用手指头弹一弹银元,然后放在耳边听,是真的便露出笑眯眯的神态。她按小王所记的绝招,也用纤手玉指轻轻弹了一下手中的一张真钱,头早已侧了过来,耳朵都快贴着钱了,果然听到了清脆响亮的声音。
李会计看到纪小羊憨态可掬的样子,忍不住笑了起来。小女孩认真起来还真可爱。纪小羊听到李会计的笑声,也不在意,反问李会计道:“李会计,小王怎么这样精通?他跟谁学的?”
很显然,她知道小王不是跟李会计学的,李会计的教训还摆在她的桌子上,那张划了一个大大的叉的假钱,要不然,小王说不定还不会教李会计辨别真假。
“他呀,也是出钱买教训。有次到银行去存钱,竟然有两张假钱,当场被银行没收,给他开了张收据。他回来肠子都悔青,心里疼得要命,这才摸索出你看的三绝招。”
“哎呀,这样的倒霉事,千万不要找我。”纪小羊听了,心里马上一个咯噔,看来出纳真不简单,不认真就要赔钱,自己还真要有火眼金睛才行,手要摸,眼要看,耳要听。按李会计所说,熟练之后,凭的就是一种感觉。
正说着,司机小杨进了财务室,他是来报销出差费用的。纪小羊知道他上周和郑总到省城出差的事情,现在人也熟了,径直到了她面前,不是再去找李会计。纪小羊马上将李会计的那张假钱还给了他,将真钱都收了起来,放入保险柜中,将小王的绝招夹到了自己的笔记本中,开始给小杨办理业务。
差一分钱都不是账,必须查清。多了钱并不是什么好事,更不能放在自己兜里,逢多必少,也许隐藏在多后面的少更加重要。少了并不可怕,关键是要及时查找原因,也许并没有少,还是在账里面,只不过是账记错了而已。
纪小羊编制好日报表后,计算出当天的现金余额,从保险柜中取出库存现金进行清点。天,今天怎么多了3114元。这可不是小数字。上次短款,只有9元,现在一下子多出这么多,到底是怎么回事?刚才还说今天李会计不在,没有出现什么问题,可李会计一回来,自己就发现了错误,真是百密一疏。快点检查。
单据加了两遍,也一张张看了,日报表数字加了两遍,还是没有错误,现金也清点了两遍,结果还是一样,纪小羊脑子里面又过电影似的将发生的业务转了两圈,还是想不出个所以然来。没办法,请师傅。
纪小羊老老实实地跟李会计汇报道:“李会计,今天不知怎么多了3114元。我查了几遍,查不出来,您帮我看看。”心想李会计可不是一般的人,上次短款9元,李会计三下五除二,几分钟就查出来了。师傅就是师傅,不服都不行。
李会计正悠闲自在地喝着茶,心想小纪这孩子还真争气,以前没有实践经验,来了也没几天,学得还挺快的,今天就能一个人单独处理业务。等她业务熟练后,过几天再给她派些另外的工作,锻炼锻炼,我也相对轻松些。正这样想着,纪小羊来请教了。
纪小羊嘴里说得轻松,请李会计看看,其实心里很着急,这可不是小数字。钱肯定不会多的。李会计第一天就说了,没有无缘无故的爱,也没有无缘无故的恨。天上不会掉馅饼。肯定是自己错了,但错在哪里,却又茫无头绪。
李会计放下茶杯,边接单据和日报表,边问:“多少钱?”
“3114元。”
李会计拿支铅笔,记下数字后,用计算器乘2,记下数字,又除2,再记下数字。乘0.9,记下数字,又除以0.9,再记下数字。然后将日报表和单据拿过来进行查找。很快李会计就从单据中找了一张出来,又和日报表上进行核对。确认无误后,将单据放在纪小羊面前,又用铅笔将日报表中的错误标了出来,并不说话,又端起了茶杯。
纪小羊一看,是张支出单据,大写是叁仟肆佰陆拾元整,小写也是3460元,只不过0写得有点小,自己没看清楚,登记日报表时,将它看成了346元。4。李会计是怎么查出来的呢,而且一查一个准,又快又迅速?李会计查时,自己也看了,乘2,除2,肯定都不准确,乘0.9,也得不出结果,除0.9?纪小羊脑中迅速闪出,
=3460。原来李会计是根据这几个数字来进行查找的。难怪。看来这里面有规律,有讲究。得好好请教下李会计,以后有了类似的错误,自己就可以查找,不需要再麻烦李会计了。
“李会计,我两次错误,您都能又快又准地查出来,肯定跟小王验钞票一样,有绝招。教下我,好吗?”
李会计哈哈大笑道:“小纪,我哪里有什么绝招,只不过是些比较实用的经验而已。你想学也行,我可以将肚子里的货全部倒给你,就看你自己能接收多少了。”
“好啊,好啊。”纪小羊小女孩的天性显露无遗,迅速拿了个笔记本出来,等着李会计传经送宝。
“出现了差错,先不要急,首先分析范围,是大错还是小错,数额小,比如是元角分的差错,我们就可以在有元角分的单据里面进行查找,这样既缩小了范围,又可以节约时间,还可以起到事半功倍的效果。”
“如果是大错呢?”
“大错的查找方法就很多了。首先我记下了你相差的数额,如果是漏记了,一笔笔看,肯定有你漏记的数,也是一查一个准。如果是方向记反了,乘2,或除2,也可以查出来。这个也好查。不好查的是数字写大了,或写小了,还有邻数颠倒了。比如你就是将数字写小了,3460,写成了346。相差3114。这个可以用差额除9法,,刚好等于3460,你单据里面不是有张3460的。这是写小了,还有写大的。比如50,写成了500,相差450,450/9=50。你照样一查一个准。”
“难怪您这样神奇的,原来都有规律。”
“这也是在实践中总结出来的。有的书上专门讲查账的方法,比我讲的好得多。你有空上网查查,绝对有收获。在我看来,最难查的是邻数颠倒了。你上次虽然只错了9元,就是邻数颠倒的问题,601写成了610,还是610写成了601?”
“601写成了610。”纪小羊对自己所犯的错误倒是记得清清楚楚。
“我这里有张相邻数字颠倒对照表,你可以复印一张,以后可以对照检查。”
纪小羊接过一看,李会计的表如表14~1所示。
表14~1 相邻数字颠倒对照表
大数颠倒为小数
(左边为颠倒的数,右边为被颠倒的数) 差
额 小数颠倒为大数
(左边为被颠倒的数,右边为颠倒的数)
89 78 67 56 45 34 23 12 01 9 10 21 32 43 54 65 76 87 98
79 68 57 46 35 24 13 02 18 20 31 42 53 64 75 86 97
69 58 47 36 25 14 03 27 30 41 52 63 74 85 96
59 48 37 26 15 04 36 40 51 62 73 84 95
49 38 27 16 05 45 50 61 72 83 94
39 28 17 06 54 60 71 82 93
29 18 07 63 70 81 92
19 08 72 80 91
表中的差额栏中第一栏便为9,相邻的两个数分别是01和10。自己一对照,601写成了610,还真是的,兴奋不已。
“好了,这些知识也不是一天两天就能学全的,也要靠日积月累。你先将日报表改过来,单据交给我后,我好做凭证。”李会计看纪小羊兴奋得脸红红的,提醒道。
纪小羊这才想起,哇,要下班了。忙将电脑中日报表上的数字改了过来,重新打印了一份,连同单据一起交给李会计。李会计收了单据和日报表后,再次进行了复核,确认无误后方才签字。
改了日报表,还要改现金日记账,这些都是连环的,一错都错,一改都改。上次李会计告诉了她划线更正法,纪小羊早已轻车熟路,很快也更正过来。
如果出纳心存侥幸,放松了对日清月结制度的要求,明日复明日,错过了查错回忆的最佳时机,前面倒是省事了,可后面的麻烦会不断。时间拖得长,业务数据和账目累积在一起,难以回忆出错的细节,查错的难度将会越来越大。
到了月底,李会计安排纪小羊做第一次月结。
由于平时的工作已经做到位了,每天的日清做得认真仔细,即使再忙,也要完成当天的清点、登记、核对工作,每天的日报表都交李会计审核,出现的错误都在第一时间进行了更正,月结自然很简单了。也就是将一个月所发生的收支进行分类汇总,现金和银行存款科目结出余额等收尾工作,然后统计核对,清点结算。
李会计闲下来的时候,经常说起他的经历,他所接受过后教训。有些出纳心存侥幸,明日复明日,以为没什么要紧,或是一有事便担搁了,错过了查错回忆的最佳时机,放松了对日清月结制度的要求,结果前面倒是省事了,可后面的麻烦不断,时间拖得长,业务数据和账目累积在一起,难以回忆出错的细节,查错的难度加大。不仅害了出纳,还害了他这个会计。会计也有责任呀,会计对出纳负有监督指导的责任。有时一查就是几个月,账都翻烂。那可真是伤透了心。所以他现在吸取了经验教训,不管再累再忙,一定不让错误过夜,严格执行日清月结制度,把每天发生的错误隐患在当天解决。如果前面不怕麻烦,把工作做细致了,后面的工作,自然便省心省事,顺风顺水了。
纪小羊也怕出错,前面曾经出过两次错误,一次是短款9元,一次是长款3114元,其实也不是真的短款,更不是真的多了3114元,两次都是账面出错。当时自己就急了,请李会计帮忙核对。好在李会计业务精通,一查一个准。不仅查出了问题,还教会了自己查错的方法。纪小羊也明白了其中的道理:差一分钱都不是账,必须查清。多了钱并不是什么好事,更不能放在自己兜里,李会计说,逢多必少,也许隐藏在多后面的少更加重要。少了并不可怕,关键是要及时查找原因,也许并没有少,还是在账里面,只不过是账记错了而已。所以李会计安排纪小羊做好月清工作,纪小羊认真地配合李会计的监督检查。
现金日记账纪小羊每天都结出了余额,是根据上一天的余额加上当天的收入,减去当天的支出结出来的,而且也和自己保管的现金进行了核对,分文不差。但是没有将一个月的收入汇总,也没将一个月的支出汇总,并用上个月的余额加上本月所有的收入,减去本月所有的支出,再结出余额。如果这个余额也和自己每天结出的余额相符,那说明自己的现金日记账是不错的。纪小羊先是一天一天地核对,每天的收入汇总,每天的支出汇总,与余额核对,然后将每天的收入小计相加计算出一月的收入总计,再将每天的支出小计相加计算出一月的支出总计,最后用上月余额加上本月收入总计,减去本月支出总计,计算出本月现金余额。总计的余额数和按每天结出的余额数相符。最后她在EXCEL文档中,打印了一份现金月结表表格如表(18~1)所示。
出纳现金月结表(18~1)
日期 内容 收入 支出 余额
复核: 制表:
现金日记账完成月结后,便是银行存款的月结了。公司在银行的基本账户是工行的,但供应商和销售商不可能也都是统一在工行开户的,为了结算方便,公司在其它银行也开设有一般账户。所以银行存款的月结要稍微繁琐一点,主要是有几个账户。纪小羊先从工行的基本账户开始月结。
程序和过程基本一致,只不过计算的数据不同而已。纪小羊一一对银行账户进行了月结,余额核对相符后,也分别用EXCEL文档进行了汇总,并打印出来,一起交到李会计手上,请李会计核对。
现金日记账李会计很快核对完毕,因为有每天核对的基础,做月结的时候自然省事多了。银行存款收款时肯定是进了公司的账户,而付款时,实行的是印鉴分管制度,出纳纪小羊一个人是付不了款的,还需要审核,最后还要到财务部张经理处盖章,资金的安全性是可靠的,所以李会计没有每天核对。但每天纪小羊报过来的单据,李会计都记账了,银行存款下也分设了明细科目,核对银行存款日记账,就是和他的明细科目进行核对了。李会计很快发现了问题。
小女孩还是不够细致啊,有两笔资金串户了,也就是甲账户的钱,记到了乙账户上,乙账户的钱,记到了丙账户上。这样虽然资金总额是相符的,但明细却不相符了。要是自己月头到银行去将银行对账单拿回来,肯定一对一个错。李会计将纪小羊叫过来,开始耐心地跟她讲解。纪小羊一路过关斩将,都是相当顺利,满以为今天没有什么差错了,不想还是犯了这样小儿科的错误,看来出纳时时刻刻都得小心谨慎,会计江湖的规则太多了,一不小心,就着了道儿,以后最好睡觉时都要睁着一只眼。
除了串户问题,还有一个小错误,银行转过来的单据中有一笔是公司的利息收入,虽然数额小,但也是公司的收入,应该加入银行存款之中,而纪小羊却漏记了。李会计也将它指了出来,让纪小羊补记进去。
李会计将用友账上的银行存款下面的本月明细账的发生额及余额表分别打印了出来,让纪小羊核对。纪小羊很快找出了自己出错的几笔,但心里还是不甘心,根据这几笔,找了原始凭证出来,一核对,乖乖,人家李会计全部是正确的,自己正好错了这几笔,不服气都不行啊。先是老老实实地在银行存款账上进行了更正,然后再在月结表上进行更正。一边更正,一边心想,这更正来更正去的,跟一个大美女一样,好好的,却在脸上左贴了一块纱布,右贴一块膏药,弄得账簿难看死了,而自己就是跟大美女贴纱布、贴膏药的罪魁祸首。呸呸呸,不长记性的纪小羊!都这大的人了,还颠三倒四,丢三落四的,像个什么话!
自从上班以来,自己不断地在学习中实践,在实践中学习,有意识地提高自己的理论水平和实务能力,养成良好的职业习惯,培养自己的职业判断能力,并运用自己所掌握的知识、技能和经验开展工作,履行职责。晚上和周末还在家里不停地充电,自觉地补充知识,更新知识,也将李会计教自己的,自己在工作中总结的,时时温习。现在还犯这样低级的错误,看来提高技能这个话好说,做起来跟抗日一样,是个持久战,需要日积月累,要走漫长的道路。
都说腰缠万贯不如一技在手,现在自己虽然数字和账已经成了日常生活的必须品,但这一技还远没到手,三字经刚起头,九九八十一难,还只过了一难两难,离取到真经还远着呢。
更正、补充。纪小羊一边工作一边柔肠百转,自责的同时也在暗下决心,这不是什么高科技,世上无难事,就怕有心人,本纪大小姐不相信铁杆就磨不成针。
悟通了“道”后,纪小羊便顺理成章地理解了自己做为一个小出纳,为什么要遵守那么多的规定,为什么有那么多的制度来约束自己,为什么有那么多的条条框框来框着自己,为什么自己的头上总是有那么多的紧箍咒。
税务部门的检查过后,公司接到了会计局关于组织财务人员参加后续教育培训的通知。张经理和李会计商量后,决定李会计和纪小羊分开去学习,财务部不能没有人值班,还要留个人处理日常事宜。李会计每年都参加后续教育培训,知道每年培训的内容都不相同,他每年都是认真参加了后续教育培训的,也知道后续教育培训对自己的帮助。这次因为税务部门的纳税评估报告还没来,他提议让纪小羊先去。
纪小羊第一天学习的会计职业道德。老师首先说的是道,会计之道,会计人要明道。从事会计这种职业的目的是什么,目标是什么,要做什么,怎样去做,都是与职业理想与宗旨分不开的。而要解决理想和宗旨的问题,老师说首先要明道。韩愈在《师说》是说“师者,所以传道授业解惑也。”,在他看来,师者的首要任务是传道。宗教人士宣传宗教也是传经布道。老子说“道可道,非常道。”他又在《道德经》中说“道生一,一生二,二生三,三生万物”。什么是会计之道呢?
老师说:道,是真理,是道路,是方向,是方法,是道理,是道德,是法则,是规律。会计之道,就是以上这些道之解释的综合。只有明道之后,我们才会树立崇高的职业理想,也才会明确正确的职业宗旨,才不会只顾埋头拉车,而不抬头看道,才会走上阳光大道,而不是走上歪门邪道。
纪小羊在工作中,李会计时常提醒自己,要讲究会计职业道德,但以前自己没有系统的认识,没有理论上的认识,现在听老师一讲,心里开始有了系统的认识。会计职业道德规范有八条,分别是:爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持原则、提高技能、参与管理、强化服务。这看似简单的八条,做到却不容易。它时时刻刻陪伴着你,走过你的会计人生。自己在工作中,李会计说得多的是爱岗敬业,其它的自己也有隐隐约约的感知,但却又说不出个一二三四五来,现在听老师一一讲来,终于有了全面的理解。
老师讲会计职业道德的时候,有些学员听得不认真,因为来参加后续教育培训的,基本都是参加了工作,而且是在不同的财务工作岗位上工作的,大部分人是抱着来听一下实务课,来进行理论充电,来向老师请教专业问题,让老师答疑解惑的。职业道德,基本是老生常谈,没有什么新意。老师列举了一系列的财务人员未遵守职业道德而引发的案例,以及他们受到的处罚,来达到警钟常鸣的效果,但许多学员并未引起重视。纪小羊却听得认真,而且在听课时,常常将老师讲的内容,和自己的日常工作联系起来,和自己的企业联系起来,和自己联系起来。别人没当回事,她倒是觉得,这堂职业道德课,触及了自己的灵魂,
对自己以后从事财务工作大有益处。
老师在总结职业道德时,说这八条规范,要薪火相传。在具体到每条规范时,基本都讲了一个或几个小故事。
爱岗敬业中,他讲了鲁班。同为泥瓦匠、木匠的他能成为一代宗师,就是因为他爱岗敬业,正所谓三百六十行,行行出状元,我们也可以成为会计行业的状元。这一条纪小羊深有感触,李会计对自己有言传身教之功,还要自己爱上会计,自己现在确实也爱上了会计,就像爱上陈诚一样,只等谈婚论嫁了。
诚实守信中,他讲了现代会计之父潘序伦创办立信会计学校时所立的校训:信以立志、信以守身、信以处事、信以待人、毋忘立信、当必有成。可见信,对于会计之重要。诚实方能守信。禅宗六祖慧能说:“犹如灯光,有灯即光,无灯即暗。灯是光之体,光是灯之用。名虽有二,体本同一。”诚实守信亦如灯光一样。诚实是灯,守信为光。不能诚实,何谈守信?诚实是守信之体,守信是诚实之用。诚实守信实为一体。诚实守信不是摆在案头看的花瓶,也不是口是心非的舌灿莲花,诚实守信是你的无形资产,是你的长期投资,是你发自内心自律性的道德范畴,是你的一种软实力。
廉洁自律中,他讲了陈毅说的“手莫伸,伸手必被捉”。
于谦在《石灰呤》中说“粉身碎骨浑不怕,要留清白在人间。”,这也应该是会计人廉洁自律的心声。会计人应该将自己的清白记录到会计分录之中,装订到会计凭证之中,汇总到会计报表之中。
客观公正中,老师引用的是佛家的故事。和尚神秀说“身是菩提树,心如明镜台,时时勤拂拭,莫使染尘埃。”,这已经够客观的了,可和尚慧能说“菩提本无树,明镜亦无台,本来无一物,何处染尘埃。”这就更加客观了。自古邪不压正,天地之间有正气,只要你的心是正的,是客观的,邪恶的尘埃怎么会进来呢?正所谓苍蝇不盯无缝的蛋,正是有了不客观的尘埃进来,你才需要时时勤拂拭。客观公正是会计人修成正果的必由之路。
坚持准则中,老师讲了在生命受到威胁之时,还能发表经典文章《蓝田之谜》,揭露蓝田水股做假之事的刘姝威,还有敢于揭露皇帝新衣假象的小孩,这些都给纪小羊深刻的印象。
提高技能中,老师引用了韩愈在《进学解》中说的“业精于勤,荒于嬉;行成于思,而毁于随”,他说提高技能要靠勤奋。孔子说“学而时习之,不亦说乎?”,新安理学的著名人物朱熹提出了“理一分殊”的道理,他用“月印万川”的比喻来进行说明:天上的月亮只有一个,但倒映在江湖河川里的千万个月亮各不相同,但都不是这个月亮的部分,而是这个月亮的全部。正如不管是哪个行业的会计制度,其原理都是一样的。我们会计人一样也可以“理一分殊”,成为万川中不同之月亮。
会计参与管理,需要钻研与单位相关的业务知识,否则一问三不知,一窍不通是谈不上管理的。同时也要熟悉单位的业务流程,了解行业情况,知己知彼,才能百战百胜,否则情况不明,只能是两眼一抹黑,即使出谋划策,也是出的昏招,是臭棋篓子,出的是馊主意,对单位有害无益。纪小羊对此深有感触,自己参加算工资,到仓库、车间参加盘点、参与企业的经济普查,对自己的帮助都很大,这为自己以后参与管理,提供了良好的基础。
强化服务纪小羊也有深刻的感受,上班没多久,李会计就跟她讲过会计的形象、财务的形象问题,有时还是代表公司的形象。虽然服务有时是看不见摸不着的,但会计人员在从业过程之中,只要做到讲文明、讲礼貌、讲信誉、讲诚信,努力维护和提升会计职业的良好社会形象,会计人的服务就成了看得见,也摸得着,并能感受到的具体形式。
以前讲职业道德,总认为是虚的。现在通过学习,纪小羊觉得自己的内心充实了许多,丰富了许多,精神上有了支柱,仿佛有种脱胎换骨的感受。要说跟李会计在实际中学到了许多财务知识,那是“术”,而现在老师讲的职业道德,便是“道”,虽然李会计有时也传授自己一些“道”,但那都是零散的,不成体系的,没有上升到理论的。自己在大学里面,也很少学到这样的知识。现在通过系统的学习,纪小羊觉得自己的境界在无形之中有了一种提升,她感觉自己以后只要坚持这些“道”,便可以在会计江湖上立于不败之地。
悟通了“道”后,纪小羊便顺理成章地理解了自己做为一个小出纳,为什么要遵守那么多的规定,为什么有那么多的制度来约束自己,为什么有那么多的条条框框来框着自己,为什么自己的头上总是有那么多的紧箍咒。
接下来是关于“术”的培训,学习的是企业内部控制规范。
学校里面全部学的是理论,感觉那全是空中楼阁。工作中全部接触到的是实际,工作时又很少将其与理论联系起来。也就是说,理论和实践脱了钩。后续教育培训,就是让理论和实践相结合的一种培训方式。
纪小羊在学习企业内部控制规范时,很好地将内部控制与自己所在的公司联系了起来,将自己的日常工作联系了起来,将老师所讲的理论与自己工作中的实际联系了起来,起到了事半功倍的效果。
企业的内部控制环境,纪小羊在参与企业经济普查时,有了大致的了解。企业的内部控制环节有许多,其中财务是重要的一环,而自己的这个出纳岗位就是财务这一环中的一小环。什么管钱不管账、管账不管钱、管审批不管账也不管钱的三权分离制度,什么印鉴分管制度,什么现金支付管理规定,什么不能坐支的规定,什么李会计每月坚持自己到银行拿对账单,而不是作为出纳的自己去拿,什么日清月结制度,什么内部审计制度,包括人事部的主管跟自己说的保密制度,公司内部规定的借款制度,费用报销制度等等,现在都能和老师讲的内部控制联系起来。以前自己只看到了这些制度的现象,没有去想这些制度控制的本质,现在有了这种质的升华,纪小羊觉得自己受益匪浅,仿佛真如在太上老君的八卦炉中修炼了一般,精神上有了一个质的飞跃。
纪小羊参加培训期间,也没担搁工作。中午休息的时间,她便赶回公司,处理业务,下午培训结束后,她也不是直接回家,而是先回公司,处理事务,编好日报表,做好日清工作。张经理和李会计都很满意。纪小羊培训完后,李会计去培训,财务部里就成了纪小羊一个人坐镇了。纪小羊有过这样的经历,再说经过这次培训后,自己更加成熟了,完全能够独挡一面,处理事情起来也是游刃有余。张经理在隔壁办公室冷眼旁观,明显感觉到了这种变化。
李会计的感受更直接,因为李会计参加培训后,每天也是先回公司处理当天的事务后才回家的。在处理当天的事务时,便会发现纪小羊的进步与成长,特别是和纪小羊沟通培训的体会与感受时,纪小羊都能发表自己的观点,说得头头是道,还真是那回事,能透过现象看本质,能举一反三,真有点崂山学道,取了真经的味道,李会计发现和纪小羊沟通起来比以前简单得多了,有了许多共同语言,而且纪小羊整个人像变了一个人似的,比以前稳沉多了,来了什么事,也是不慌不忙,处理事情起来有章可循,有条不紊,办得井井有条,挑不出什么毛病出来,出现的问题也比以前明显的少了。请李会计这个师傅帮忙的事越来越少了,自己还有点不习惯这种清闲,相反倒是她经常在给曾经的师傅李会计帮这个忙,帮那个忙。看到这些变化,李会计看在眼里,乐在心里。
离任的最后一件事:交接
清清白白地走,正如我清清白白地来。我轻轻地挥一挥衣袖,不带走一片云彩。
会计事务所的审计报告还没来,公司人事部的任主管和财务部的张经理便将纪小羊叫到了任主管的办公室,找纪小羊谈话。集团公司去年对本公司进行审计时,已经考察了纪小羊,现在集团公司本城的另一家子公司缺一名记账会计,集团公司想到了纪小羊,征求本公司的意见,张经理虽然有点舍不得,但为了纪小羊的发展,还是忍痛割爱,答应了集团公司,公司的出纳人选也向集团公司汇报了,由生产部的核算会计杨会计来接任。现在是要跟纪小羊做工作,做好交接工作。
纪小羊应聘到公司,第一个认识的人是任主管,第二个人是张经理,没想到要走了,还是这两个人来谈话。任主管和张经理充分肯定了纪小羊一年来的工作,说明并不是纪小羊的工作做得不好,对她进行岗位调整,而是根据集团公司的需要和她自身发展提高的需要出发进行的调整,同时这也是财务人员进行轮岗的必要,也是内部控制的一项内容。张经理更是有种依依不舍的感觉,现在用起纪小羊来,相当顺手,什么情况都熟悉,什么事项都经历过,换个新手又要一个熟悉的过程,虽然生产部的杨会计是公司的老员工,对公司的情况熟悉,也在生产部工作过多年,有一定的财务工作基础,但毕竟以前未在出纳岗位工作过,多多少少有一个适应的过程。但既然是集团公司决定了,自己肯定要服从上级领导的安排,做好纪小羊的思想工作,做好后续的交接工作。
这一突然决定,让纪小羊一下子没有缓过神来。任主管和张经理说了很多,她刚开始脑中都是一片空白。好不容易一年来的工作,在工作中她已经爱上了她的这份出纳职业,按李会计的说法爱岗敬业,她现在是真的做到了。可现在一下子就要离开这个岗位,到新的岗位去工作,她心里真的还有点不好受。但任主管和张经理都说了,这是公司财务内部控制的一个范畴,也是集团公司的需要,同时还考虑到了自己的发展,怎么都没有理由推脱。
何况自己也想在事业上有所发展,还想考中级职称高级职称以及注册会计师,这哪能是在一个财务最基础的出纳岗位上做得到的,至少没有多少接触实践的机会。自己刚开始到公司应聘工作时,便是没有实践经验,现在公司提供的这个机会正是自己成长的机会,为自己提供的可以参与实践的机会,何乐而不为呢。
时间短暂,纪小羊来不及跟陈诚商量了。再说跟他商量,他又不懂财务,大主意还得要靠自己拿。于是纪小羊在心中经过短暂的纠结后,痛快地回复了任主管和张经理:“您们放心,我绝对服从公司的安排,您们说什么时候移交,我就什么时候移交。如果是现在移交都可以。”
任主管没想到纪小羊这样雷厉风行,张经理倒是很理解,这是财务一贯的作风,不过他还是有计划有安排的。“小纪,今天移交肯定来不及了,你今天准备一下,明天上午一上班就移交。有什么问题吗?”
“好的。张经理。那我回去准备了。”纪小羊回财务室准备时,任主管又分别找李会计和生产部的杨会计谈了话。
李会计一听要将纪小羊调到集团公司的另一家子公司去任记账会计,心里顿时五味杂陈。真应了那句老话:铁打的营盘流水的兵。光出纳从自己手中出去的就有了好几个,除了小王跟自己相处的时间长点,大约有三年左右的时间,其它的都只有一二年,纪小羊是最短的,还不满一年。站在自己的本位立场上,他巴不得出纳能够多工作一段时间,这样自己也可以轻松点。好不容易将纪小羊培养起来,刚熟悉,刚顺手,就要调走,心里怎么好受呢。但人家纪小羊还年轻,年轻人要求上进,而且这是集团公司的决定,是集团公司的需要,你能不支持吗?心里只祈求最好来一个有实践经验的熟手,当听到是生产部的杨会计来接出纳时,心里总算有了平衡和安慰。
杨会计在生产部工作也有多年了,她见证了公司一步一步的发展,虽然没在财务部工作过,但她所从事的工作也和财务紧密相联。再说她对公司各方面的情况都比较熟悉,人事部的任主管和张经理对她的人品也都认可。既然是公司的决定,还有两位领导郑重其事地找她谈话,她当然要服从安排了。
这些工作都是幕后的,纪小羊并不知晓。从任主管的办公室出来,她心里想的就是怎样搞好出纳移交。原任出纳小王移交给自己时的情景还历历在目,人家小王移交可是没出一点漏洞,你纪小羊不说比别人做得好,至少不能比别人做得差。出纳这个岗位的特殊与重要,自己心中有本账,一定要清清白白地来,清清白白地走,如林黛玉一般“质本洁来还洁去”,这是财务人员的基本素质和要求。
早上纪小羊早早地来到了办公室,最后一次打扫卫生。财务室虽然小,但这是自己近一年来在公司的家,现在要走了,还真有点舍不得。开水打来了,李会计的茶杯也洗干净了,师傅对自己像亲生女儿一样,手把手地教会了自己多少知识,自己要感恩呢。虽然昨天已经将要移交的事项进行了整理,但只要是一天还没有移交,自己就还要承担一天的责任,站好最后一班岗。晚上回家后,基本是一夜无眠,一年来的一幕幕如电影一般在脑中闪现,心里强迫自己睡时,又

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