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企业财务软件应用问题及第三方解决方案需要修改(1)
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企业财务软件应用问题及第三方解决方案需要修改(1)
官方公共微信作为一个追求升职加薪的财务工作者，如果不懂IT技术是不是会很痛苦？ : 经理人分享
作为一个追求升职加薪的财务工作者，如果不懂IT技术是不是会很痛苦？
我是一个毕业没几年的会计，职业目标是升职到财务总监或者更高，在学校学了电脑，但是发现在实用过程之中并不足够应付。每天不只是和仅跟一堆报表、凭证较劲，还必须在各个财务软件上忙乱 ，现在税务、审计、报表等都用电脑解决，不擅长电脑感觉真的很痛苦啊。
借助一篇老文章来回答你这个历史悠久的问题，其实从PC诞生开始，就有很多财务人员在苦恼到底要不要好好掌握一下IT技术，其中很苦恼的一个财务叫做——王文京，后来他创立了用友软件，来解决他自己的苦恼，然后这个公司上市了，王文京还进入过福布斯中国富豪榜。所以身为财务，学点IT技术还是很有效果的。财务人员工作的利器:IT技术最近面试一位求职者，当我问及对方计算机的使用情况时，得到这样的回答——“我应聘的是财务经理职位，属于管理方面的，计算机的使用水平应该不是应聘这个职位层面需要谈的重点问题。这方面的使用水平并不影响我的财务管理水平。”这个回答让我在吃惊之余，也感慨所接触的财务人员对IT技术的作用及对公司整体财务管理水平的影响认识不足。有感于此，写下此文，希望与大家一起探讨IT技术对财务人员的影响。通过自己的工作体会，笔者认为财务人员个人的计算机能力与财务能力之间是相互提高与相互促进的关系。图1可以更形象地表示这一关系。如果IT能力是5分，财务能力是10分的话，其综合能力将会在5-10分之间；如果IT能力是10分，财务能力是5分的话，综合能力也将是在5-10分之间。本文将从以下几个方面来阐述两者之间的关系，以及哪些IT技术对财务人员更重要。 目标：想做什么将由财务能力决定 财务能力体现在大的方面，是能否在管理中运用现在一些先进的财务管理方法，像作业成本法(ABC)，平衡记分卡等，对这些内容我们并不陌生，我们在参加考试或学习的时候，对这些财务理论在企业管理方面所产生的效果，基本上也深信不疑，财务能力体现在小的方面，主要是进行复杂的KPI分析、部门费用支出分析、客户销售分析以及每天的收支分析。通过多年财务知识的培训，每个财务人员基本上对以上这些方面应该达到的目标非常清楚，但是我们会用多少时间来实践这些体现自己财务能力的内容呢？效率：工作价值将由工作效率来决定 在实际工作中，为什么同样的财务理念在不同企业之间应用效果差异很大呢？效率占有重要位置，也就是你用多长时间来完成工作。 举个简单的例子，老板让财务部做一个按客户地区分类的每天到款趋势分析。财务部有3份资料，一份是从销售部拿到的客户情况表(包含客户名称、所属地区、客户类型等信息)；一份是财务部自己的收款流水，里面记录着每个客户每天购买公司的产品情况、进价以及是哪个业务员销售的情况；第三份是每个业务员的情况(包括每个员工的性别、学历等信息)。 当财务部按要求准备好资料，呈现给老板之后，老板忽然又想看一下按客户的行业类别分类的趋势以印证一下不同行业对产品的接受度；还想看看按部门的销售情况和这些销售人员按学历分类以及按年龄分类的销售趋势图，以分析一下公司应该招哪些学历以及什么年龄段的销售员会更有利于公司产品的销售。当财务部看到这些问题时，工作价值的体现将取决于完成的速度。如果能够在半个小时之内完成，基本上可以跟上老板的思路；如果说要等一天或两天才能出来，到那时再给老板，老板的事情总是很多，可能已经忘记了当初要这些报表的目的，那财务部这两天的工作价值就等于零了。那财务人员如何在最短的时间内满足这些需求呢？每个公司不可能都有一套非常完善的管理信息系统给财务人员使用，而且即使有这样的系统，也不可能包含所有的需求。那么在不增加财务人员的情况下，如何较好地解决这些问题呢？财务人员给大多数人的印象是做不完的报表，整天都和数字打交道。而无论处于什么样的职位，IT技术都将有助于财务人员更好地提升价值。 为了更形象地说明这个问题，本文将对财务人员非常有用的IT技术归纳为两个系列、六种武器。第一系列：步枪系列——Excel武器一：小米加步枪——Excel的基础功能许多财务人员仅会使用Excel有限的加减求和功能，甚至在Excel中输入日期使用的都是文本字符，例如手工输入“”或者“ - ”等形式来表示日期。如果以这种工具处理大量数据的报表统计分析，工作起来效率怎么能高，报表怎能保证准确呢？即使对财务理论掌握得博大精深，在做这些实际工作时也只有望“数”兴叹的份了。武器二：三八大盖——Excel较高的基础功能有的人可能已经在笑话使用小米加步枪的朋友了，认为自己对Excel已经非常熟练了，会使用排列组合、分类汇总，而且还能够制作出精美的Excel图表，领导也很满意，甚至因此而升职。但是每到月底，大量的分析报告要做，每天都要加班加点甚至到深夜才能完成工作。老板也赞赏有加，给予加薪。但是总感觉自己付出得很多，得到得却很少。只能感叹一句：财务人员命苦啊！试想在信息爆炸的今天，财务人员处于海量数据的环境中，你的武器虽然比小米加步枪要精良许多，但是用这种方法做完之后，还有精力和时间去查看其中是否存在问题或精华吗？基本上仅是被动地完成所安排的工作，附加值的东西很少。愿意为你的加班加点加薪，已经是很仁慈的老板了。武器三：“半自动步枪”——Excel高级函数及数据透视表有的朋友可能会想，使用那些图表只是小伎俩，太累。我已经会用数据透视表，也会用复杂的高级函数功能，所有的报表到我手中，小菜一蝶。恭喜你! 你已经拥有非常良好的武器，至少你应该或者已经步入公司的高级财务人员的行列，薪水各方面都会有提升，也会感觉到财务理论并不都是废话和空话。同时你还会发现其他同事水平很差，向他们要基础数据，速度太慢，甚至需要一周时间，而你一天就做完了。但是当报表很多很复杂，并且需要定期报送的时候，每次都重复所有的步骤来完成工作，这样也很烦。要是能仅做一次，以后的工作全部让计算机去完成，那就太理想了。武器四：“全自动步枪”——Excel宏的使用在不借助程序人员的帮助下，如果想让自己定制好的工作自动完成，那就需要学会使用宏，所以将学会使用宏的功能比喻成全自动步枪。如果会使用这个武器，预先将工作步骤设计好了，只要点一两下按键，以前做的所有工作步骤都将由Excel自动完成。再设计一两个窗口，定下一个格式，基础数据让一般人员直接输入就可以了，即使小学生教他两分钟也可以学会。如果你的属下还不会，那最好让他找个地方凉快去吧。Excel的功能博大精深，宏的更深层次深造就是利用VBA，使用这个功能就需要一点编程的知识了。第二系列：火炮系列——数据库武器一：红衣大炮——AccessAccess可能对于多数财务人员来说并不陌生，但是会使用的人却很少。之所以将它单独作为一个系列，是因为它完成的功能与Excel相比有质的改变。它可以影响到你工作思想的角度，影响到你对一些部门之间关系协调的重新认识。它的威力相当大，不仅克服了Excel数据的易变性及数据处理的不稳定性，而且体现和强调了如何协作分工完成工作。一旦熟练掌握，一炮轰下去，可能会使原本非常忙碌的财务人员变得无事可做。武器二：现代智能大炮——高级数据库SQL Server, Oracle等大型数据库名词财务人员也基本上非常熟悉，但是再深入一步的了解就极少。会写SQL查询语句的财务人员就更少了。之所以将熟悉这些计算机技术比喻成现代智能大炮，是因为财务人员一旦掌握这些工具，将会使自己所做的会计工作产生彻底的改变，甚至可以使之前所做的许多需要大量人力加班加点的工作消失得无影无踪，将会使财务人员有更多的时间和精力去盯着账簿之外的东西。有的朋友看到这可能会想，这些要都会了，干脆去学计算机了，财务知识就不重要了。其实不然，这两者之间的关系是相互促进、互为提高的。以下将探讨作为财务人员在什么阶段需要补充财务知识、在什么阶段需要补充计算机技能？更新知识技能的时机选择探讨到这里，有的朋友可能会想，人的时间和精力都是有限的，我怎么知道什么时候该补充计算机技能了，什么时候该补充财务知识呢？笔者通过多年的实践总结出这样一个时机，供各位参考。补充计算机技能的时机不论你处于什么样的位置，当你想通过财务理论或实践去分析一个问题，需要数据进行支持或验证的时候，或者领导安排你做分析报告的时候，你获得数据支持的速度或做报表的速度自己感觉非常慢，或者说做得很辛苦。可以说在这个时候你就需要考虑补充计算机方面的技能了。即使处于非常高级的管理职位，即使数据是由下属提供，但是速度极慢，你非常不满意，但是你的下属已经是经常加班到深夜了，在这种情况下如何解决？随着思考角度不断变化，对数据的要求也在不断变化，有些想法就让技术人员去做软件也是不现实的。这好比作为司令员知道如何去占领有利地形，但是缺乏有效的武器去实现，解决这个问题，无非两种途径，换计算机好的人员或者提高现有人员的水平。补充财务技能的时机这个时机很好判断，就是当你感觉没有工作可做的时候，或者说所安排的工作你可以以极快的速度去完成，同时你也不知道要再去做什么，在这个时候就是需要补充财务技能的时候了。这就像在战场上你手中掌握有各种精良的武器，却不知道要进攻的阵地，也不知道为什么要进攻。在这种情况下，你要么去寻找一个需要你的领导，利用你的武器去攻城掠地，要么自己去深化自己的知识，找到进攻的方向。
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可以努力和总监搞好关系，等他升值了之后再提拔你，然后你再给自己配一个IT助理，然后问题完美解决了。
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和其他行业比较，严谨的财务工作比其他工作收到电脑的冲击还算小的，因为毕竟不需要用互联网来解决，而只是限于单独的电脑，以及各种软件系统。财务软件市场是一个很成熟的市场，用友金蝶这两个企业软件领域的老冤家在国内已经耕耘了10多年，财务软件是它们的起家产品。日常工作之中常见的会计软件系统，我总结了一下，大致可以列出来以下14种： 1、核算系统简单说就是记账软件。最基本的财务软件，基本有进销存的公司都要用到。几乎是最便宜的，一个小便利店，花几十元买一个盗版的光盘，就可以用起来了。这种软件的核心远离就是用电脑记账，把原来的手工账务变成电子化的，可以自由设置财务的科目，录入基础数据之后自动生成账簿，并进行自动汇总等等。很多简单的生意，靠这样的软件就可以搞定财务问题。 2、报表系统简单的说就是不仅能够记账，而且还会生成财务报表的系统。这个比核算系统更进一步：记账之后要出报表。报表有很多用途，给经营管理者看，给税务看，给投资人（股东）看等等。很多软件上，报表功能是很多自带的，和核算系统一起打包销售，通过记账数据能够在月末能自动生成“资产负载表”、“损益表”、“现金流量表”。但是在大公司，财务报表绝对不只通常所说的“三张表”，在具体的月度报表中，就要含有各种明细附表，这需要有一套单独的报表系统和账务系统对接，才能够匹配要求。因此这套系统，不仅要能自动生成报表，还要支持各种查询和备份。 3、预算系统预算管理是很多公司在财年初的节点上最重要的工作，预算制定之后，才可以通过预算的审批和控制来进行严格的财务管理，一些控股型集团公司对于下属子公司和分支公司的管理，预算的管控是很重要的一个环节，这个时候，原本的核算和报表系统之上要叠加非常足够强大的预算系统，并且贯彻到每一个财务阶段，每一个管理人员通过系统，就可以对预算使用状况有一个快速的了解，形成高效率的自动管控。 4、库存系统很多领域，库存的管理乃是非常复杂的事情，比如零售、出口、商品制造等行业，没有一套给力的信息管理系统，库管就只能靠手工账表对付了，而报给财务人员的，绝对也只能是手工表格。在现代物流如此发达的当前，即便小批量的仓储物流都会产生大量信息，用手工完成库存管理已经变得完全不现实。必须要有一套库存系统，每月自动过数据给会计核算系统。 5、收入管理系统在交易型公司，尤其是现金流主导的商业模式下，收入都是最重要的。很多公司会把收入细分到非常具体的项目之中，配以具体的分析和研究，而会计系统之中的简单数据，是无法满足这种需求的。那就做个专门的收入系统吧，每月的收入先进这个系统，完成整理后再生成分录传到会计系统。6、报销系统员工一多，个人垫资和各种福利就多了，涉及到各种报销的审批，之前用纸单据，既不环保，又不高效，现在很多公司直接走无纸化流程，开发个专门的系统，挂在会计核算系统上，业务人员在系统中提出报销，各环节都是电子审批，最后导入会计核算系统，形成分录，自动完成全部过程。 7、关联交易、往来核对系统证券市场要求上市公司特别关注关联交易，尤其是集团公司中，下属公司众多，尤其是央企，需要进行财务处理的关联交易也众多，记载、核对、抵销，乃是大规模业务，真正需要一套系统去做这件事情。可以直接对接会计核算系统，自动取数，自动核对，自动形成抵销分录，自动调节合并报表。 8、非关联交易、往来对账系统交易往来，即便不是关联交易，也同样重要。这系统经常和客户管理、供应商管理系统做在一处，每月自动生成账单，每月自动给对方公司发核对邮件，否则，客户多的公司，人工忙碌是忙不过来的。 9、税务管理系统 这个不是企业和税务部门的接口系统，自动生成纳税申报表，而是企业内部对各地下属机构的整体税务管理平台。这个可以有，但更要紧的是，集团公司得掌握全国各地税务情况。于是，这套系统，要求生成所有主要税种的申报表，并且能够让集团公司管理层得到全集团公司税负分析报告。10、工程管理系统基建比较多的公司尤其需要，因此这个系统和行业属性密切相关。如果是有很多自有办公楼的公司，这个系统非常重要。但是也有公司，多少年也不做一次工程。工程的管理非常复杂，而在建工程完毕后的转固定资产，也是一堆的事。于是，系统管理非常的重要。从工程到资产，也是弄好了自动生成分录进核算系统。11、固定资产管理系统几乎所有公司都有办公设置，即便是号称水泥+鼠标的互联网公司也不例外，固定资产实物管理、折旧管理、标签管理、盘点管理、估值管理，那也是体系庞大。不多说，差不多的人家都有。 12、薪酬系统或者叫人力资源管理系统也行，所有工资奖金加班费都在这里计算，人工成本怎么分摊到销售成本里去的，也在这里计算，额，也就是说，财务总账需要接收的，乃是这系统生成的纯分录一大笔，其他的与人工相关的都在这里做。13、供应商管理系统像沃尔玛、家乐福、宜家、麦当劳这样的零售企业，在中国的供应商多到一定程度，肯定是要用系统管起来的，至少要储存供应商的名字、税务登记证、以往交易记录、历年考评结果、资产负债表等等，以备筛选挑选邀请招标等等。 14、档案管理系统单说会计档案，就可以建立个档案库，把核算系统里的放进去，备份、查询功能都有，严格履行档案管理手续。纸质的会计资料，重要的，扫描保存，供各路检查人员调阅那是很高效的。现在上规模的企业，财务流程几乎都在电脑上完成，而且同时接几套系统是非常正常的事情，财务和IT网管打交道是常事，因为财务的工作流实现，需要借助强大的内部网络和服务器。所以电脑知识肯定是必不可少的财务职业知识储备，想做财务总监的同学，至少需要是半个电脑专家才行，否则你一定会迷失在一套又一套系统之中，别说梳理业务和管理逻辑，连工作稳定性都无法保障。
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