管理信息系统
1.1 信息概述
&&&&信息是管理信息系统的最重要成分。管理信息系统能发挥多大作用，都取决于有没有足够的、高质量的信息，而这又取决于我们对信息的充分认识。管理信息系统的根本目的是利用信息技术，实现信息资源的开发利用，从而实现信息的价值。
1.1.1 信息的含义和分类
&&&&一、信息的含义
&&&&在当今 21世纪，人类仿佛置身于信息的海洋中。信息、信息技术、信息化、管理信息、经济信息、市场信息、信息系统、管理信息系统等各类名词术语层出不穷，那么，究竟什么是信息？关于信息的含义，众说纷纭。下面给出几个具有代表性的关于信息的定义：
&&&&•& 信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化的可通信的知识。
&&&&•& 信息是经过加工处理后的数据，它对接受者有用，对接受者的决策或行为有现实或潜在的价值。
&&&&•& 信息为不确定性的描述。
&&&&•& 信息是熵的数理化。
&&&&上述几种关于信息的定义的不同，关键在于理解信息的角度不同。广义角度，我们认为：信息是客观事物的反映，它提供了有关现实世界事物的消息和知识。信息普遍存在于自然界、人类社会和思维领域中。本书主要从经济管理领域讨论信息的概念，因此从此角度出发，我们可将信息定义为上述有关信息定义中的第（ 2）条。
&&&&在我们日常生活和工作中，常常将数据和信息混淆使用，严格来说，这两者之间是有区别的。数据是反映客观实体的属性值，它可以用数字、文字、声音、图象或图形等形式表示。数据本身无特定含义，只是记录事物的性质、形态、数量特征的抽象符号，是中性概念。而信息则是被赋予一定含义的、经过加工处理以后产生的数据，例如报表、帐册和图纸等都是经过对数据加工处理后产生的信息。数据和信息是相对概念，例如发货单是发货部门工作人员的信息，但对于负责库存事务的副总经理来说，它仅仅是原始数据。区分数据和信息在信息系统开发中十分重要，如果说数据是原材料，而信息是产成品，我们由此可以认为，信息比数据更有价值、更高级、用途更广大。在一些不很严格的场合或不易区分的情况下，人们也把它们当作同义词，笼统地给予称呼，如数据处理和信息处理、数据管理和信息管理等。
&&&&二、信息的分类
&&&&信息的外延特征就是各种信息的类型，是对信息概念进一步形象化认识。按不同的分类标准，信息通常有以下几种分类：
&&&&1、按信息的特征可分为自然信息和社会信息。自然信息是反映自然事物的，由自然界产生的信息。如遗传信息、气象信息等；社会信息反映人类社会的有关信息。如市场信息、经济信息、管理信息、政务信息和科技信息等。自然信息与社会信息的本质区别在于社会信息可以由人类进行各种加工处理，成为改造世界和能够不断发明创造的有用知识。
&&&&2、按信息的加工程度可分为原始信息和综合信息。从信息源直接收集的信息为原始信息；在原始信息的基础上，经过信息系统的综合、加工产生出来的新的数据称为综合信息。产生原始信息的信息源往往分布广且较分散，收集的工作量一般很大，而综合信息对管理决策更有用。原始信息也称为一次信息。综合信息，按加工的深度进一步划分，又可分为二次信息、三次信息等
&&&&3、按信息的来源可分为内部信息和外部信息。凡是在系统内部产生的信息称之为内部信息；在系统外部产生的信息称为外部信息（或称为环境信息）。对管理而言，一个组织系统的内、外信息都有用。
&&&&4、按照管理的层次可分为战略级信息、战术级信息和作业（执行）级信息。战略级信息提供高层管理人员制定组织长期策略的信息，如未来经济状况的预测信息；战术级信息为中层管理人员监督和控制业务活动、有效地分配资源提供所需的信息，如各种报表信息；作业级信息是反映组织具体业务情况的信息，如应付款信息、入库信息。战术级信息是建立在作业级信息基础上的信息，战略级信息则主要来自组织的外部环境信息。它们就像一个金字塔（图1.1）。
&&&&信息还可以根据它的稳定性而划分为固定的、流动的信息；根据信息流向划分为输入信息、中间信息和输出信息；等等。
&&&&1.1.2 信息的特性
&&&&信息具有多种特性，信息的特性主要表现在以下几个方面。
&&&&1 、真伪性。信息有真信息与假信息。真实、准确和客观的信息是真信息，可以帮助管理者作出正确的决策，否则将作出错误的决策。在信息系统中，我们应充分重视这一点。一方面要注重收集信息的正确性，另一方面在对信息进行传送、贮存和加工处理时保证不失真。
&&&&2 、层次性。系统、决策、管理、控制等都涉及层次问题，信息的层次性是对其的反映。比如，管理有层次性，不同层次的管理者有不同的职责，需要的信息也不同，因而信息也是分层的。与管理层次相对应，可人为地将信息分为战略级信息、战术级信息和作业级信息三个层次。组织的高层管理者站在战略高度，需要的是大量的事关组织长远发展的前途和方向的综合信息，即战略级信息；战术级信息是管理控制信息，是使中层管理者能掌握资源利用情况，控制和组织指挥更有效地利用资源的信息，例如月计划与完成情况的比较信息、库存控制情况等。管理控制信息一般来自所属各部门，并跨越于各部门之间；作业级信息用来解决经常性的问题，它与组织日常活动有关，并用以保证切实地完成具体任务。例如每天统计产量、质量数据、领料信息等。
&&&&不同层次的信息在系统中所表现出来的特征也有所不同，见表 1.1 ：
&&&&表 1.1 不同层次信息的特征
战略级信息
战术级信息
作业级信息
&&&&在信息系统开发中明确系统中信息的级别，从而根据各级别信息的特征开发信息系统，才能满足不同层次管理人员的管理要求。
&&&&3 、时效性。信息的时效是指从信息源出来，经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。时间间隔愈短，使用信息愈及时，使用程度越高，时效性愈强。
&&&&4 、共享性。信息区别于物质的一个重要特征是它可以被共同占有，共同享用。比如在企（事）业单位中，许多信息可以被单位中各个部门使用，既保证了各部门使用信息的统一，也保证了决策的一致性。信息的共享有其两面性。一方面它有利于信息资源的充分利用，另一方面也可能造成信息的贬值，不利于保密。因此在信息系统的建设中，既需要利用先进的网络和通讯设备以利于信息的共享，又 需要具有良好的保密保安手段，以防止保密信息的扩散。
&&&&5、可加工性。亦称可处理性。人们可以对信息进行加工处理，把信息从一种形式变换为另一种形式，并保持一定的信息量。如一个企业可将全年的生产经营的情况压缩成几项经济指标来高度概括。信息系统是对信息进行处理的系统，应注重对信息的分析与综合、扩充或浓缩。基于计算机的信息系统处理信息要靠人编写程序来实现。
&&&&6、可存储性。信息的可存储性即信息存储的可能程度。信息的形式多种多样，它的可存储性表现在要求能存储信息的真实内容而不畸变 ，要求在较小的空间中存储更多的信息，要求贮存安全而不丢失，要求能在不同形式和内容之间很方便的进行转换和连接，对已贮存的信息可随时随地以最快的速度检索所需的信息。计算机技术为信息的可存储提供了条件。
&&&&7、可传输性。信息可通过各种各样的手段进行传输。信息传输要借助于一定的物质载体，实现信息传输功能的载体称为信息媒介。一个完整的信息传输过程必须具备信源（信息的发出方）、信宿（信息的接受方）、信道（媒介）、信息四个基本要素。
&&&&8、价值性。信息作为一种资源是有使用价值的。信息的使用价值必须经过转换才能得到。鉴于信息存在生命周期，转换必须及时，如企业得知要停电的信息，及时备足柴油安排发电，信息资源就转换为物质财富。反之，事已临头，知道了也没有用，转换已不可能，信息也就没有什么价值了。管理者要善于转换信息，去实现信息的价值。
&&&&信息的价值有两种衡量方法。一种是按所花的社会必要劳动时间来计算；另一种按信息的使用效果来计算。
&&&&前一种方法称为内在方法。用于生产信息的单位。计算公式为： V=C+P
&&&&其中：V――信息产品或服务价值，C――生产信息所花成本，P――利润。
&&&&后一种方法称为外延价值，用于信息单位。其计算方式为在决策中用了信息所增加的收益减去所花的费用（即信息成本）。
&&&&9、动态性。客观事物本身都在不停地运动变化着，信息也在不断发展更新。随着时间的推移，情况在变，反映情况的信息也在变。因此在获取与利用信息时必须树立时效观念，不能一劳永逸。
&&&&1.1.3 信息的生命周期
&&&&信息和其他资源一样是有生命周期的。从产生到消亡，经历需求、获得、服务、退出四个阶段。
&&&&需求――根据设定目标，构思和确定需要信息的类型和结构；
&&&&获得――将信息收集、传输及加工转换成所需要的合用的形式，达到使用的要求；
&&&&服务――把信息存储起来，保持最新的状态，供使用者随时使用；
&&&&退出――将失去保存价值的信息进行更新或销毁。
&&&&信息的生命周期由信息的收集、传输、加工、存储、维护、使用等环节组成。
&&&&一、信息的收集
&&&&信息收集首先要解决信息的识别。即从现实世界千变万化的大量信息中识别出所需的信息。信息识别的方法有三种：（ 1）由管理者识别。他们最清楚系统的目标和信息的需求。向决策者调查可采用交谈或发调查表的方法；（2）信息系统分析人员识别。信息系统分析人员亲自参加业务实践活动，通过调研、观察和了解信息的需要；（3）由管理者、系统分析人员共同识别。管理着提出信息需求，系统分析人员首先进行识别，然后再将识别出的信息交与管理人员共同讨论，进一步补充信息，采用这种方法了解信息更真实、全面。
&&&&信息识别以后，下一步是信息的收集。信息的收集通常采用三种方法。（ 1）自下而上广泛收集。如全国人口普查是自下而上进行的；（2）有目的的专项收集。根据特定的目的需要，围绕决策主题收集相关信息。如某企业了解老新产品市场销售情况；（3）随机积累法。没有明确目标，或是很宽的目标，只要是“新鲜”的，就把它积累下来，以备后用。今后是否有用，现在还不是很清楚。
&&&&信息收集的最后一个问题是如何将收集到的信息表达出来。常规的信息表达有文字、数字、图形、表格等形式。文字表达要简练、确定、不漏失主要信息，避免使用过分专业化的术语，避免使用双关和二意词的语句，避免让人误解；数字表述要比较严密，但是要注意数字的正确性，注意数字表达方式会引起的误解；图形表达方式是目前信息表达的趋势。具有整体性、直观性、可塑性等特点，可以反映出发展的趋势，使人容易地做出判断。图形表达的主要缺点是准确性相对较差；表格表达能给人以确切的总数和个别项目的比较。
&&&&二、信息的传输
&&&&信息传输的理论最早是在通信中研究的，它一般遵守香农模型。如图 1.2：
&&&&们可以看出，从信息源出发的信息要经过编码器变成信道容易传输的形式，通过信道发送到目地的，然后经过译码器进行解码将信号转化为信息，由接受器负责接受。由于信道中的噪声的干扰可以将正确的电信号变成错误信号，因此在信息传输过程中要注意提高传输的抗干扰能力。
&&&&在信息传输过程中主要考虑信道的传输速率和抗干扰能力、编码和译码、变换（调制、解调）等几个主要问题。目前的信息系统大都是基于计算机网络的，信息是在网络上进行传输，因此在网络的选型上主要是从信道容量大、抗干扰能力强、传输时间短、能够进行双向传输并且保密性好等方面来考虑。信息传输是信息系统的重要一环，也是衡量信息系统效率的一个重要尺度。
&&&&三、信息的加工处理
&&&&信息处理不仅包括对已录入的数据进行加工，获得信息，而且包括对加工过的信息进行选择、查询、排序、归并，直到复杂模型调试及预测等。
&&&&数据需要经过加工以后才能成为人们所需要的信息，信息加工的一般模式如图 1.3所示：
图1.3 信息加工的一般模式
&&&&信息的加工处理不可避免地产生时间延迟，出现信息的滞后性。
&&&&在批处理和实时处理方式中，信息的滞后情况是不相同的。根据需要，选取适当方式，缩短处理的延迟，提高信息的新度（信息和现实间的时间差）。使用数学、运筹学、系统动态学、经济学、管理学等知识，根据大量的数据资料，建立各种模型，通过计算和模拟技术求得某些模拟和预测结果，给管理者，尤其是高层管理者提供必要的信息。为了实现这些功能，要求信息系统必须配备标准的软件包，如统计包、数学规划软件包、模拟软件包等。现在许多的系统为了有效地产生决策信息都备有数据库、方法库、模型库。数据库存放大量的二次信息，方法库存放许多标准的算法，而模型库中存放了针对不同问题的模型，应用起来十分方便。另外，人工智能技术的发展，为提高数据和信息的处理能力开辟了广阔的前景。
&&&&计算机、人工智能等技术的不断发展和应用，大大缩短了信息加工处理时间，满足了管理者的需求，同时也将人们从繁琐的手工处理方式中摆脱出来。
&&&&四、信息的存储
&&&&信息存储是将信息保存起来以便需要时使用。信息存储的概念十分广泛，包括：为什么要存储这些信息，以什么方式储存这些信息，存在什么介质上，存储多长时间等。
&&&&存储介质主要有三种：纸、胶片和计算机存储器。纸介质具有存量大、便宜、永久保存好、不易涂改，数字、文字和图像一样容易存储的优点。但传送信息慢，检索不方便；胶片存贮密度大，查询容易，但人阅读必须通过专门的接口设备，不方便且价格昂贵；计算机存储器的形式很多，按其功主要分为内存和外存。外存由磁盘、磁带、光盘等组成。计算机存储器允许存储大量的信息，检索方便，并且可以通过网络快速地传输以实现信息的共享。随着计算机存储器存储信息的单位成本不断下降，无纸的信息系统将会得到极大地推广。
&&&&什么信息存储在什么介质上比较合适？总的来说凭证文件应当用纸介质存储；业务文件用纸或磁带存储；而主文件，如企业中产品结构、人力资源方面的档案材料、设备或材料的库存帐目，应当存于磁盘，以便联机检索和查询。
&&&&存储什么信息、存多长时间、用什么方式存储主要由系统目标确定。在系统目标确定以后，根据支持系统目标的数学方法和各种报表的要求确定信息存储的要求。如为了预测国家长远的经济发展，我们要存几十年每年的经济信息。而要了解仓库物品的数量则要存每种产品现在数量的数据。信息的层次性表明，战略级信息的存储时间较长，有的长达十几年甚至几十年，而作业级信息的存储时间相对要短一些。不同的信息有不同的存储方式，在考虑信息存储方式的同时还要考虑信息的可维护性。集中存放的信息可以减少冗余，且可维护性好。对于公用的信息，在有能力提供共享设备的支持下应集中存放。如图书馆的过期书籍就可以只存一份，应用电子数据库技术更可以减少存储信息的冗余量。分散存放的信息有冗余且共享性、可维护性差，但使用起来方便。在没有设备和非公用的数据情况下，分散存储是合理的。系统中的信息存储既有集中也有分散，确定合理的集中与分散的关系是信息存储研究的重要内容。
&&&&信息存储是信息系统的重要方面，但要注意并不是存储的信息越多越好，只有正确地舍弃信息，才能正确地使用信息。即使在将来存储技术高度发展的时代也应记住这一点。
&&&&五、信息的维护
&&&&信息维护的目的是保证信息的准确、及时、安全和保密。
&&&&保证信息的准确性，首先要保证数据更新的状态，数据要在合理的误差范围内，同时要保证数据的唯一性，应用数据库，容易保证数据唯一性。要保证数据的正确性，一方面要严格操作规程，对输入数据进行正确性检查，避免把一种数据放到另一种数据的位置，或者把错误的数据放进去；另一方面，在键入计算机时，系统应采用检验技术，以保证数据的准确性。
&&&&保证信息的及时性，把常用信息放在易取位置，各种设备状态良好，操作人员技术熟练，及时提供信息。
&&&&安全性是防止信息受到破坏，要采取一些安全措施，在万一受到破坏后，较容易地恢复数据。为了保证信息的安全，首先要保证存储介质的环境，要防尘，要干燥，并要维持一定的恒温。为了防止信息的丢失，要保持备份，如软盘要定期复制。其次，一旦信息丢失或遭到破坏，应有补救的措施。如我们可以根据前几天的总帐和今天的原始凭证恢复现在的总帐。为了考虑特殊情况的发生，为水灾、火灾、地震等，对于一些重要的信息应双备份，并分处存放。
&&&&信息是一种资源，也是无形财富，人们越来越重视信息的保密性问题。而目前信息被盗或者被非法用户查阅的事件越来越多，防止信息失窃是信息维护的重要问题。机器内部可采用口令（password）等方式实现信息的保密。在机器外部也应采取一些措施，如应用严格的处理手续，实行机房的严格管理，加强人员的保密教育等。
&&&&信息的维护是信息管理的重要一环，没有好的信息维护，就没有好的信息使用，要克服重使用、轻维护的倾向，强调信息维护的重要性。
&&&&六、信息使用
&&&&信息的使用包括技术方面和信息价值转化问题。技术方面，通过一定的手段，高速高质量的把加工的有用信息提供给使用者。现代信息技术的发展，使信息提供已由过去的定期报告发展为实时检索，由报表形式到图形图象、直至声景。人机对话方式也有很大发展，使得非专业的管理人员也可以直接和机器对话；信息价值转化问题相比之下差得很远。信息价值转化是信息使用概念上的深化、信息内容使用深度上的提高。信息使用深度大体上可分为三个阶段，即提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。提高效率阶段连系于数据处理阶段，信息技术使手工事务处理工作现代化，节省了人力，提高了效率；及时转化阶段已认识到管理的艺术在于驾驭信息，把信息及时用于管理控制，提高管理水平，实现价值转化；寻找机会阶段，利用信息系统的信息能力并借助于预测决策技术，从信息的汪洋大海中寻找机会，是信息使用的高级阶段。这个阶段目前远未成功。
&&&&在现代社会和经济发展中，信息资源的价值和作用日益提高和加强，信息资源利用的好坏已成为一个国家的振兴、一个企业发展的关键因素。但人们对信息资源的认识远没有对物质、能源的认识那么直接。了解信息的生命周期，有利于人们对信息资源的认识，促进人们对信息资源的开发和利用。
1.2 系统概念
&&&&顾名思义，管理信息系统是用于支持管理者管理和决策的“系统”。系统的思想和方法贯穿于本课程始终。因此有必要先了解系统的一些概念和性质。
&&&&1.2.1 系统的含义
&&&&系统一词最早出现于古希腊语中，意为“部分组成的整体”。一般系统论的创立者路德维希 ? 冯 ? 贝塔朗菲（ L.V.Bertalanffy ）把系统定义为“相互作用的诸要素的复合体”。关于系统的定义很多，我们认为，系统是为了达到某种目的由相互联系、相互作用的多个部分（元素）组成的有机整体。根据以上定义，人体的呼吸系统 是由鼻 、咽、喉、气管、支气管、肺等器官组成的相互联系、相互协调的有机整体，其目的是维持人体生命。企业也是系统，企业利用人、资金、原料、设备等资源，达到盈利目标。对企业对象实施管理的系统称为企业管理系统，是由销售、生产、财务、人事、后勤等这些相互联系、相互作用的部分结合成的有机整体，它的目的是为了完成经营计划。在管理过程中使用信息系统，它由人、计算机、软件、信息等组成，进行信息收集、存储、处理、检索和传输，目的为有关人员提供服务信息。一个科研部门、一项研究计划、一个财务汇总等都可以被看着是一个系统。
&&&&现实世界中，“系统”一词被广泛使用着。自然界存在宇宙系统、生态系统、生物系统；个人身体内部有血液循环系统、呼吸系统、神经系统；人类构成的复杂社会中有经济系统、科技系统、企业管理系统、社会管理系统；等等。系统有多种分类，如：自然系统和人工系统、复杂系统和简单系统、不确定型系统和确定型系统、开放系统和封闭系统、动态系统和静态系统等。不同类型的系统其特点不同。对组织的管理信息系统来说，是属于人工的、复杂的、不确定型的、开放的动态系统。
&&&&关于系统的含义，我们还可以从以下三方面理解：
&&&&1、 系统是由若干部分（要素）组成的。这些要素可能是一些个体、元件、零件，也可能本身就是一个系统（称为子系统）。销售、生产、财务、人事、后勤等元素组成了企业管理系统。而这些元素本身又都是一个系统，如财务管理子系统中包含资金、出纳、帐 务 、成本等部分。另外，企业管理系统本身又是企业的一个子系统。这就说明系统和子系统是相对的。
&&&&2、 系统具有一定的结构。所谓结构是指系统的各要素之间相对稳定地保持某种秩序，是系统组成各要素间相互联系、相互作用的内在方式。例如，钟表系统是由齿轮、发条、指针等零部件按一定方式装配而成的，把它们随意堆放在一起却不能构成钟表。企业系统中的人、财、物等各种资源必须按照某种秩序协调动作，才能保证生产活动的正常进行。
&&&&结构是系统之间相互区别的一个重要标志，即使系统的构成要素完全相同，但其组合方式存在区别，那么他们也会呈现出不同的特征和属性。 比如，拥有同样数量的工人、设备等资源条件的企业，会因人员结构、设备布置等分工协作的方式不同，呈现出不同的生产和竞争能力；同样数目的 的 棋子和同样形式的棋盘，不同的棋手去利用，会形成不同的布局。
&&&&3 、系统有一定的功能。要实现某一目的，就需要一定的 “ 功能 ” 。功能是指系统在存在和运动过程中所表现的功效、作用和能力。从某种意义上讲，功能是系统存在的社会理由。在自然界和社会中，某一系统之所以能存在，或更准确地说，能够被允许存在，是因为它（他）表现出某种功能，对自然界或社会的其他系统发挥着某种作用。可以认为，没有功能的系统是不存在的。如呼吸系统的功能是进行体内外的气体交换；管理信息系统的功能是进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用，辅助管理和决策，帮助企业实现目标。
&&&&虽然系统的定义形形色色，但都隐含了这三个方面的含义。因此，这三点是定义系统的基本出发点。
&&&&1.2.2 系统的特征
&&&&根据系统的含义可归纳得出系统的如下特征：
&&&&一、整体性
&&&&整体性是系统的基本属性。系统之所以成为系统，首先是系统具备整体性。从系统的含义可以看出，系统是由若干相互联系相互作用着的部分的有机结合，形成具有一定结构和功能的整体，它的本质特征就是整体性。这表现在系统的目标、性质、运动规律和系统功能等只有在整体上才能表现出来，每个部分的目标和性能都要服从整体发展的需要。整体的功能并不是各部分功能的简单相加，前者大于后者。因此，应追求整体最优，而不是局部最优，这就是所谓全局的观点。
&&&&一个系统如果每个部分都追求最好的结果而不考虑整体利益，也不一定会是最好的系统；反之，即使每个部分并非最完善，但通过综合、协调，仍然可使整个系统具有较好的功能。 “ 三个臭皮匠，赛过诸葛亮 ” 正是这个道理，皮匠虽说不才，但若同心协力，就能赛过足智多谋的诸葛亮。系统的整体目标要 靠系统 的各个部分的共同作用才能实现。比如，企业要实现目标，不仅要筹措符合一定质量和数量要求的原材料，而且要求利用先进的技术和手段对这些材料进行正确的转换，同时还要适时地将加工成的产品销售给适当的用户。离开了任何一个环节的有效工作，企业目标就难以实现。
&&&&二、目的性
&&&&任何一个系统均有明确的目的性，不同系统的目的可以不同，但系统的结构都是按系统的目的建立的。例如，学校的目的是培养经济建设人才和出科研成果。制造企业的目标是生产出高质量、适销对路的产品，提高经济效益。因此在建设系统的过程中，首先要明确系统目的，然后选取达到它的若干途径，从中找出一种最好的途径，实施并监控、修正，最后达到目的。
&&&&三、层次性
&&&&系统有大有小，任何复杂的系统都有一定的层次结构。一方面，系统是上一级的子系统（元素），而上一级系统又是更上一级系统的元素；另一方面，系统可进一步分成由若干个子系统（元素）所组成，以此类推，可以将一系统逐层分解，体现出系统的层次性（图 1.4 ）。例如，企业系统包括了厂部、车间、工段和班组等不同层次；整个高等教育是一个系统，南京审计学院是高教系统中的一个部分（元素），本身也构成一个系统，其中校办、财务处、人事处等行政部门以及各系部、中心、图书馆等又分别是一个相对独立的更小的系统。
&&&&由于系统的层次性，使得人们在实现一个系统中可以采用系统分解的方法，先把一个系统合理、正确地划分为若干层次。从较高层进行分析可以了解一个系统的全貌，从较低 层分析 ，则可以深入一个系统每一个部分的细节。例如我们在研究管理信息系统时就是这样做的。
&&&&系统的层次性还表现在系统各层次功能的相对独立性和有效性上，破坏各层次的独立性和有效性，最终会降低系统的效率。
&&&&四、相关性
&&&&相关性是指系统内的各部分相互制约、相互影响、相互依存的关系。构成系统的各个部分虽然是相互区别、相互独立的，但它们并不是孤立地存在于系统之中的，而是在运动过程中相互联系、相互依存的。这里所说的联系包括结构联系、功能联系、因果联系等。整个系统的目标正是通过各部分的功能及它们之间合理的、正确的协调而达到的。例如，一个制造型企业，计划部门依据企业的生产能力、市场需求等因素制定出生产计划；供销部门按照生产计划、生产状况及原材料、零部件、产品等的库存情况提供供应服务和销售管理；而生产部门则要根据生产计划及库存资源情况安排生产，其生产能力又是计划部门制定计划的依据。由此可见企业的计划子系统、供销子系统、生产子系统和库存管理子系统按一定的分工完成其特定的功能，但彼此是相互联系、相互制约的。
&&&&分析系统的相关性是构筑一个系统的基础，在实现一个系统的过程中不单单要考虑如何将系统分解成若干子系统，而且要考虑这些子系统之间的制约关系。
&&&&五、环境适应性
&&&&任何系统是由若干部分所组成，同时又从属于更大的系统，大系统的其他部分就是该系统的环境。广义地讲，一切不属于系统的部分统称为环境。
系统处于环境之中，系统与环境间必然要相互交流、相互影响，产生物质的、能量的、信息的交换，以保持适应状态。从环境中得到某些信息或物质、能量，称为系统的输入；向环境中输送信息、物质或能量，称为系统的输出。系统的基本功能就是把环境的输入进行加工处理转换为输出。如图 1.5：
&&&&系统与环境的这种输入、输出关系亦称为输入接口和输出接口，统称为接口。
&&&&任何一个系统的存在和运行都受到环境的约束和限制，同时系统又通过对环境的输出而对环境施加影响。系统与环境的影响是交互的，适应性应该是双向的。比如，企业要根据市场需求的变化来调整生产经营的方向和内容；反过来，企业技术水平的提高，具有新功能的产品开发，再加上必要的营销宣传，也会对消费倾向的变化产生某种引导作用。
&&&&系统的边界是指系统与环境的分界线。它把系统与环境分开，其实系统与环境间并无明显的分界线。确定边界，只是为了研究的方便，对系统的范围、规模及所要解决的问题加以限制。如在企业管理系统中，也必须建立各子系统的边界。销售经理职责是负责管理、监督并考核企业销售活动，这种职责范围就是销售管理系统的边界。
&&&&1.3 信息系统
&&&&信息系统是以加工处理信息为主的系统。随着现代社会信息量及信息处理量的逐渐扩大，手工处理方式显然已远远不能满足人类生产活动的需要。本书中讨论的是以计算机为主要工具的信息系统。
&&&&1.3.1 信息系统的定义
&&&&所谓信息系统，是一个对信息进行采集、处理、存储、管理、检索，必要时并能向有关人员提供有用信息的系统。
&&&&广义上说，任何系统中进行信息加工处理的系统都可视为信息系统，如生命信息系统、企业信息系统、文献信息系统、地理信息系统等等。本书讨论的信息系统是狭义概念，它是一个专门的系统，是基于计算机、通信技术等现代化信息技术手段 且服务 于管理决策领域的系统。
&&&&信息系统由许多部分所组成，这些部分相互作用以达到提供信息的目的，目前的信息系统虽然五花八门，但这些基于计算机为主要工具的信息系统，在组成形式上有相同之处。从这一点上说，信息系统的构成可以用图 1.6 表示。
&&&&系统资源是信息系统基础。其中硬件部分包括支持信息处理、通信处理的计算机装置和其它与计算机有关的设备。操作系统、数据库管理系统、程序语言、网络软件、通用工具等属系统软件。信息系统应用软件由支持特定管理功能的程序构成。
&&&&系统管理是保证信息系统正常运行的重要条件之一。它包括一系列的有关规章制度、组织机构、人员管理、系统规划、人工处理、相应设计文件等组成。
&&&&也可以从逻辑功能的角度考虑信息系统的构成。一个信息系统一般都具有信息的输入、处理、存储、检索、传输、管理、输出等功能。
&&&&信息系统本身也是一个系统，它具有系统的一般特征，其整体性表现在信息系统是一个组织的内部的神经系统，具有整体效应；目的性在于提供各种管理决策所需的信息；信息系统是可以分解的，通常把一个组织的信息系统分解成若干子系统，而各个子系统又可以划分为若干个模块，为了需要，每个功能模块又可以分成若干子功能模块，表现了信息系统的层次性；整个信息系统内部各部分（子系统）之间又存在着各种形式的联系体现出其相关性；信息系统是整个组织系统中的一个子系统，因此它又依赖于组织内部的其它部分的变化，依赖于组织外部环境的影响，一个好的信息系统应具有良好的环境适应性。信息系统除了具有系统的一般特征之外，还具有自身的一些特点，在信息系统的开发建设中，不仅涉及到计算机的软硬件技术、通讯技术、数学、运筹学、控制论、信息等方面的学科知识，还涉及到社会科学领域中的有关政治、经济、管理、法律、组织行为学、人际关系学等许多方面。由此可见，信息系统本身是一个复杂的、大型的系统。
&&&&1.3.2 信息系统的物理结构
&&&&信息系统的硬件结构是避开信息系统各部分的实际工作和软件结构只抽象地考察其硬件系统的拓扑结构。信息系统的物理结构一般有三种类型：
&&&&一、集中式
&&&&集中式是由一台主机带若干终端，运行多用户操作系统供多个用户使用。早期的信息系统，由于计算机和通信技术等水平的限制，都采用这种集中式结构。在这种结构方式下，主机承担系统的所有数据处理、存储及应用管理，因此必须是大容量、高速度的，一般由小型机甚至中大型机承担；终端无信息处理能力，负责输入和输出信息；多用户操作系统很多，不同的机器应配备能在其上运行的多用户操作系统。
&&&&这种系统结构的优点是信息高度集中，便于管理；缺点是系统灵活性、可靠性差，维护困难，一旦主机出现事故会造成整个系统的瘫痪。
&&&&二 、 分散― 集中式
&&&&这种结构是将微机或工作站通过局域网与一台或几台作为主机的小型机乃至大型机相联。这种结构的优点是，主机主要作为文件服务器负责用户的读、取、传送文件的请求，集中管理共享资源，各个微机和工作站既可独立处理自身的业务，又可通过网络实现信息的传送和共享，因而灵活性好，易扩展；缺点是文件服务器的能力有限，它仅以将整个文件在网络中传输的方式进行服务，导致网络通信负荷重，系统维护较困难。
&&&&三、分布式
&&&&这种结构由微机、工作站充当客户机，用一台或分散在不同地点的多台微机、工作站、小型机或大中型机充当服务器，再用总线结构的网络把客户机和服务器连接起来。随着Internet技术等发展，又出现了浏览器/服务器模式（B/S）。分布式与 分散― 集中式的区别在于，客户 机承担 每个用户专有的外围应用功能，负责处理用户的应用程序。而服务器承担数据库系统的数据服务功能，负责执行数据库管理软件。这样，两种设备功能明确，可以高度化系统的功能。数据库服务器处理客户的请求，然后只返回结果。这就大大减少了网络的负担，避免网络堵塞。这种结构还有任务分布合理，资源利用率高、扩展性好、维护方便、可靠性高等优点。
&&&&1.3.3 组织中常见的信息系统
&&&&信息系统的发展与计算机技术p通信技术和管理科学等的发展紧密相关。近半个多世纪以来，信息系统的发展经历了从单机到网络，从电子数据处理系统到管理信息系统p再 到决等 支持系统等，从数据处理到智能处理的各个阶段。且仍在不断发展着，而且是相互交叉的关系。
&&&&一、电子数据处理系统 （ Electronic Data Processing Systems ，简称 EDPS）
&&&&在电子数据处理系统阶段，计算机主要用于对具体业务的简单处理， 如产量 统计p成本计算p库存记录等。目标是能迅速p及时p正确地处理大量数据，提高数据处理的效率，实现手工作业的自动化，将人们从繁重的手工数据处理工作中解放出来，从而提高工作效率。具体又分为单项业务数据处理阶段和综合业务数据处理阶段。
&&&&二、管理信息系统 （ Management Information Systems ，
简称 MIS）
&&&&20世纪70年代初，随着数据库技术p网络技术和科学管理方法的发展，计算机在管理中的应用日益广泛，管理信息系统逐渐成熟起来。
&&&&管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上发展起来的。一方面支持日常业务的数据处理工作，这一层次上的管理信息系统又 称业务 信息系统或事物处理系统；另一方面又能将组织中的数据和信息集中起来，进行综合处理，统一使用。为管理者执行计划p组织p指挥和控制职能提供所需信息。运用一些确定的决策模型进行自动求解，为中层管理者做决策提供支持。
&&&&MIS的主要特征是：信息集中统一，具备辅助事务管理p辅助决策的功能。有一个中心数据库及网络系统。
&&&&三、决策支持系统 （ Decision Support Systems ， DSS ）
&&&&决策支持系统是 MIS的更高一层。在管理信息系统的使用中发现它对管理者的决策支持不够，因此提出了决策支持系统。决策支持系统运用了数据库p模型库p知识库p方法库等更新的技术，为高层领导提供决策支持。DSS需要从管理信息系统中抽取一些决策支持所需的数据。
&&&&决策支持系统的特点在于以交互方式支持决策者，解决半结构化决策为主。是对管理人员决策的支持而不是代替，系统本身要求具有灵活性，采用联机对话方式，以便利用人的经验和系统提供的可供分析的信息来解决问题。
&&&&四、办公自动化系统 OAS （ office automation system ）
&&&&这类信息系统主要是为了有效地应用信息技术，提高办公人员的工作效率。目前办公自动化系统的主要内容包括文字处理、电子邮件、电视会议、档案储存、桌面排版等。
&&&&五、群体决策支持系统 （ Group Decision Support System, GDSS ）
&&&&它是一个会话型的计算机系统，它将计算机软、硬件设备和群体成员融为一体，支持群体对非结构化问题进行共同决策。具体地说，就是以计算机网络通讯技术为基础的人机系统。它利用人工智能（ AI ）、心理学、行为科学、决策科学、网络技术、数据库等技术为群体决策者或决策分析人员提供一个决策分析和决策形成的环境。
&&&&六、专家系统 ES （ expert system ）
&&&&是依据知识法则，运用推理规则来解决某类问题的信息系统。其特点是：能对复杂情况做出诊断，能处理不确定情况，并能对方案做出解释。
&&&&七、智能决策支持系统 （ Intelligent Decision Support System,IDSS ）
&&&&它是决策支持系统与专家系统的基础上形成的系统，通过定性分析辅助决策的专家系统与以定量分析为主辅助决策的决策支持系统的结合，进一步提高了辅助决策能力，智能决策支持系统是决策支持系统发展的一个新阶段。开发一个实际的 IDSS 需要解决以下关键技术：（ 1 ）模型库系统的设计和实现；（ 2 ）部件接口；（ 3 ）系统综合集成。
&&&&八、总裁信息系统 (Executive Information Systems,EIS )
&&&&又称经理信息处理系统或高层管理信息系统， EIS 是 20 世纪 80 年代中期出现的面向组织高层领导，能支持领导管理工作，为他们提高效率和改善有效性的信息系统。 EIS 的主要目标是帮助企业高层领导规划、控制企业的运作，获得整个企业内部和外部信息，以辅助他们决策。 EIS 与其它信息系统相比有重叠，也有区别，从 EIS 的形式、内涵与功能来看， EIS 有以下特点： ① 人机界面友善且富有个性化； ② 提供的信息是关系到组织生存与发展的关键信息；③决策功能面对非结构化问题；④具有丰富的办公功能，如电子邮件、传真、电子会议、安排与公文处理等。开发 EIS 难度大，费用高，目前国内基本上还停留在研究与探索阶段。
&&&&九、战略信息系统 （ Strategic Information Systems ， SIS ）
&&&&是一种支持企业赢得或保持竞争优势，制定企业中长期发展战略规划的信息系统。 SIS 利用反映环境的竞争对手等状况的企业外部信息及企业内部关键因素信息，借助市场分析预测与战略决策等模型，以人机对话的方式在计算机上 作出 供高层管理者决断的企业中长期战略发展方案。 SIS 是一个较新的概念，涉及许多非结构化的问题，有关 SIS 的结构、人机交互方法等尚不很成熟。此外， SIS 的实现还必须以传统的管理信息系统为基础。
&&&&十、计算机集成制造系统 （ Computer Intagrated Manefacturing System, CIMS ）
&&&&它是现代信息技术、自动控制、机器人和管理科学为一体的综合性很强的技术。该系统包括计算机辅助设计（ CAD ）、计算机辅助制造（ CAM ）、管理信息系统（ MIS ）或制造资源计划（ MRPⅡ ）、决策支持系统（ DSS ）等。以最终达到一体化生产，使企业走向高度集成化、自动化、智能化的生产技术与组织方式。
&&&&随着信息技术的发展应用，信息系统是一个不断发展的概念， EDPS 是面向业务的信息系统， MIS 是面向管理的信息系统， DSS 则是面向决策的信息系统（也被看作为 MIS 的一个高层子系统）。在此基础上， MIS 、 DSS 与人工智能、网络技术等结合形成了 GDSS 和 IDSS 、 EIS 、 SIS ； MIS 、 DSS 与 CAD 、 CAM 等技术结合形成了 CMIS 。随着各种新技术的涌现，信息系统将趋向更高阶段。
&&&&到 20 世纪 80 年代中期，出现了主管信息系统，则着眼于管理高层，辅助企业规划，控制企业运作。信息系统辅助企业的层次越高，对企业的影响面越来越广。到 90 年代，提出了企业过程重组 BPR （ business process reengineering ）的概念。也是信息技术及其应用发展的结果。
&&&&1.3.4 信息系统与管理
&&&&管理需要信息，有效的管理要求对与组织活动及其环境状况有关的信息进行全面的收集、正确的处理和及时的利用。需要信息系统的支持。
&&&&随着科学技术的发展，现代社会的特点是生产社会化程度不断提高，企业组织规模进一步扩大，使得管理变得越来越复杂，需要的信息量大，时间性强。现代管理方法的运用，需要数学模型的支持，涉及大量的计算工作。很显然，传统的手工系统已无法应付现代管理对信息的需要，基于计算机的信息系统由于其处理速度快、存储量大等特点，正发挥着越来越大的作用。它能把来自组织活动过程中的巨大信息流收集、组织和控制起来，经过处理、分析，提供各管理层所需的管理和决策信息。信息系统的完善程度已成为衡量现代企业管理水平的一个重要标志。
&&&&管理过程包括计划、组织、决策和控制人员与活动。不同的管理层为完成这些任务所担负的职责也不一样，高层管理者负责确立整个组织的目标群，中层管理者组织和控制企业的资源来达到这些目标，而低层管理者则监督管理日常的业务活动。这三个层次上的管理者对信息的需求并不完全相同，低层管理者需要日常业务的反馈信息－作业级信息。 中层管理者需要能使他们有效地分配资源来达到组织目标的信息―战术级信息。高层管理者使用内部和外部（主要是外部）的信息 ―战略级 信息来寻找新的商机并建立组织的目标。作业级、战术级、战略级的信息需要专门的信息系统支持。
&&&&作业级的信息系统是供低层管理人员使用的系统，它支持日常的业务处理。系统通过计算机输入原始数据信息，如采购 单信息 、客户订单信息、职工考勤信息等，存储在存储器中，并对数据以批处理或实时的方式进行累加和分析，提供反映组织的业务现状的信息。如应收和应付 款信息 、库存信息、工资信息等。该层次的信息系统的特点是：处理的数据量大，精确度高，输入数据和输出信息均经过仔细校验；反映的是组织已发生的业务信息，即历史信息；系统的数据全部来自于组织内部；输入数据和输出信息的形式及格式都是高度结构化的；信息非常详细，反映每笔（每日、每周或每月等）的业务信息；提供查询功能。
&&&&战术级的信息系统是供中层管理人员使用的系统。 本层系统 主要对业务信息进行概括、集中、比较和分析，为中层管理人员监督和控制业务活动、有效地分配资源提供所需的信息。作业系统的输入信息是战术系统的数据来源，因此战术级的信息系统必须建立在作业级的信息系统基础上。战术级的信息系统产生预测类信息，通过预测未来事件防止问题的出现。如系统被用来预测收入和企业活动，确定资金的最佳来源和用途；系统支持计划的职能，通过收集历史的和当前的数据，分析和研究变化的趋势和预测未来，选择合适计划模型，进行反复试算，产生各种计划方案， 供管理 者使用；系统通过进行各种定额、计划指标信息与当前企业实际运营信息的比较，产生各种反馈信息和警示信息，帮助管理人员的管理控制和决策活动，帮助人们何时何地采取行动。如反馈信息表明某种存货的库存水平正在不断下降，那么，管理者就可以利用它来决定订购更多的该种存货。战术级的信息系统产生一系列报表报告，一般有定期报告、总结性报告、比较报告、例外报告等。定期报告是按照预先确定的时间间隔产生的报告。可以是每天、每周、每月、每年等等；总结性报告是指那些以某种方法汇总信息的报告，如按销售人员汇总的销售情况，按产品种类汇总的次品返修情况等；比较报告显示两个或更多相似的信息集，以阐明它们彼此的关系， 如产量 与成本的关系；例外报告主要提供异常情况的信息， 如导致 应收 帐款 迅速增加的欠款对象的评估信息。
&&&&战略级的信息系统提供辅助高层管理人员制定企业长期策略的信息。战略系统与战术系统的区别通常不够明确，因为这两类系统可能使用某些相同的数据。例如，如果当中层管理者利用预测和计划信息来分配资源以达到最佳的组织目标时，该预测和计划类信息就是战术级的信息；而当被高层管理人员用来制定企业长期活动计划时，就是战略级的信息。战略级的信息系统的特点主要有；①随机性。即战略级信息的产生在多数情况下具有时间不确定性，是随机产生的，是根据临时决策需要产生的；②预测性。由于企业长期计划决策通常会对未来一段时期（3-5年）产生影响，因此战略级信息系统的信息不仅能描述过去的事件，更要能预测未来发生的事件。例如，未来经济状况的预测、产品市场状况的预测等；③概要性。战略级信息是关系企业未来长远发展的信息，而影响企业未来发展的因素较多，十分复杂，因此，该类信息并不要求十分精确，通常是概括性的；④数据来源外部性。大部分战略级信息的主要数据来源于企业外部环境；⑤非结构化。战略级信息系统的输入数据通常是非结构化的。例如，对未来市场销售趋势预测可能会用到从偶然谈话中得知的信息，如批发商、销售人员和市场分析员的观点。
&&&&从广义的角度， MIS管理信息系统是一种集业务数据处理、管理和决策为一体的立足整个企业管理的信息系统，MIS集作业级、战术级、战略级信息系统的功能于一体，通过MIS能够辅助企业的低、中、高层管理的作业级、战术级和战略级的活动。
&&&&1.4 管理信息系统概述
&&&&20世纪60年代，美国经营管理协会及其事业部第一次提出了建立管理信息系统的设想，企图在企业内建立一个全面管理的信息系统。但当时由于计算机软硬件技术水平的限制和开发方法的落后，并没有取得明显效果。20世纪70年代后，随着科学技术特别是计算机等信息技术的迅速发展，以及经济管理模型得到一定的实际应用，管理信息系统得到了较大发展，并逐渐发展成一门新科学。
&&&&1.4.1 　管理信息系统概念、特点和功能
&&&&一、管理信息系统的定义
&&&&管理信息系统作为一门正在发展的新兴的边缘科学，其理论基础尚不完善，关于管理信息系统的定义也同样在逐渐发展和成熟。目前，关于 MIS的说法很多，还没有一个MIS的统一定义，现将国内外提出的几种定义罗列于下：
&&&&（ 1 ） MIS 是一个能够提供过去、现在和将来预期信息的一种有条理的方法，这些信息涉及到内部业务和外部情报。它按适当的时间间隔供给格式相同的信息，支持一个组织的计划、控制和操作功能，以便辅助决策过程。
&&&&（ 2）MIS是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户-机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策。
&&&&（ 3）MIS是一个具有高度复杂性、多元性和综合性的人机系统，它全面使用现代计算机技术、网络通讯技术、数据库技术及管理科学、运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术，为经营管理和决策服务。
&&&&（ 4 ）管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。它能实测企业的各种运行情况，利用过去数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。
&&&&（ 5 ）管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业 战略竞优 ，提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。
&&&&以上从不同角度给管理信息系统下了定义，把这些定义结合起来，将会使我们对管理信息系统有一个较全面的认识。从管理信息系统的定义中我们已得出了一些管理信息系统的概念，下面我们以图的形式给出 MIS 的总体概念图 （ 如图 1.7 ）
&&&&图中的市场子系统、生产子系统、财务子系统等都是业务信息系统，是对具体业务进行数据处理，如财务子系统要对每笔收支进行登帐和处理。管理信息系统则是对各业务子系统进行控制、管理，对整个系统的战略、战术等重大问题做出预测和决策。
&&&&根据系统理论， MIS 作为一个系统必须满足环境适应性，即 MIS 必须适应环境的变化，尽可能做到当环境发生变化时，系统不需要经过大的变动就能适应新的环境。这主要表现在系统的可修改性。一般认为 易修改 的系统是积木式模块结构的系统。 MIS 通常采用模块结构，由于每个模块相对独立，其中一个模块的变化很少影响其他模块。
&&&&二、管理信息系统的特点
&&&&从图 1.7 中可以看出，管理信息系统是在业务处理系统上发展起来的，其特征是面向管理和决策的一个集成系统，它覆盖了整个管理系统，通过对管理信息进行收集、传输、存储、处理和输出，从而为各级管理部门和各级管理层提供所需的管理信息。管理信息系统不仅具有一般系统的特征，而且具有其本身的特点。管理信息系统最大的特点是：
&&&&1 、管理信息系统是一个人机系统。以计算机为基础的 MIS 并不意味着一切都自动化。人机系统的概念说明有些任务最好由人完成，而另一些任务由机器代替。系统设计者应当很好的分析把什么工作交给人做比较合适，哪些交给机器比较合适，充分发挥人和机器的特长，组成一个和谐的、有效的系统。这就要求系统设计者不仅要懂得计算机，而且要懂得人。
&&&&2 、管理信息系统是一个一体化或集成系统，它从企业管理的总体出发，综合考虑，保证各种职能部门共享数据，减少数据的冗余度，保证数据的兼容性和一致性。因此具有集中统一规划的数据库及功能完善的数据库管理系统是 MIS 成熟的重要标志。
&&&&3 、用数学模型分析数据，辅助决策。为了提供管理者决策所需的信息，往往需要利用数学模型，例如联系于资源消耗的投资决策模型，联系于生产调度的调度模型等。模型可以用来发现问题，寻找可行解、 非劣解和 最优解。
&&&&4 、有一个中心数据库及网络系统。这是管理信息系统的重要标志。
&&&&三、管理信息系统的功能
&&&&管理信息系统首先是一个信息处理系统，其次它是一个为管理者实现管理职能提供支持的系统。管理的基本职能包括计划、组织、领导和控制。因此，管理信息系统主要有如下功能：
&&&&1 、信息处理。即对内源和外源数据进行收集、输入、传输、存储、加工处理、输出、管理和维护的系统。这是管理信息系统的首要任务和 最 基本功能。
&&&&2 、预测功能。预测是管理计划和管理决策的前提。所谓预测功能是指它能根据历史数据，运用数学方法、管理方法和统计预测模型等对未来可能发生的结果进行预测的工作。
&&&&3 、计划功能。是指对各种具体工作进行科学合理的安排，并以文字和指标等形式为管理者提供所需的计划报告。如，物资供应计划、生产计划、产品销售计划、利润计划等。通过制定计划，监督企业经营活动中的各项工作的按时完成。
&&&&4 、控制功能。是指通过对实际情况的监测、检查和分析，并将实际情况与有关标准进行比较，衡量差异和分析差异，辅助管理者及时采取各种方法施加控制。根据时机、目的的不同，控制可分为事前控制、事中控制和事后控制。
&&&&5 、辅助决策功能。决策是企业管理的核心。所谓决策功能，是指管理信息系统能根据有关决策问题，运用数学模型，推导出问题的最优解，从而辅助管理者进行科学决策。
&&&&1.4.2 管理信息系统的分类
&&&&管理信息系统是一个广泛的概念，至今尚无统一的分类方法。管理信息系统的应用五花八门，到处可见管理信息系统的身影。为了加深对管理信息系统的理解，我们从以下几个方面进行分类。
&&&&1、从提高信息的层次上，不同层次的信息系统为不同层次的管理者提供信息支持。企业或组织的管理层次分为低层、中层、高层，支持低层的是业务处理系统；支持中层的是管理信息系统；支持高层的是决策支持系统（广义地MIS也将DSS作为其一部分）
&&&&2、从组织的职能角度，一般企业或组织均有市场、生产或服务、财务、人力资源四大职能。不同的职能有不同的应用系统，组织中的管理信息系统按职能划分为市场管理信息系统、生产或服务信息系统、财务管理信息系统、人力资源管理信息系统等不同的职能系统。
&&&&3、从服务的组织对象上，不同的系统服务于不同的组织，具有不同的功能，可分为国家经济信息系统、企业管理系统、事务型管理信息系统、行政机关办公型管理信息系统、专业型管理信息系统等。企业复杂的管理活动给管理信息系统提供了典型的应用环境和广阔的应用舞台，大型企业的管理信息系统都很大，人、财、物、供、产、销以及质量、技术应有尽有，同时技术要求也很复杂，因而常被作为典型的管理信息系统进行研究。
&&&&在坐 标上将三种分类方法标示出来，构成了立体的三维空间模型（如图 1.8）。
&&&&1.4.3 管理信息系统的结构
&&&&管理信息系统作为一个系统必然有一定的结构。 MIS 的结构是指各部件的组成框架，对部件的不同理解就构成了不同的结构方式。下面我们从不同的角度来观察 MIS 的结构形式。
&&&&一、 MIS 的概念结构
&&&&从概念上看， MIS 由四大部件组成，即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者（如图 1.9 ）。
&&&&信息源是 MIS 的数据来源，它是信息的产生地。信息处理器负责信息的传输、加工、存储，为各类管理人员即信息用户提供信息服务。信息管理者负责系统的设计、实现、运行和管理。
&&&&二、 MIS 的层次结构
&&&&组织的信息系统按服务的管理层次划分作业级、战术级、战略级。而一般管理按职能划分为市场、生产或服务、财务、人力资源等，处于作业级的信息处理量最大，战略级的较小，横向划分和纵向划分的结合组成了 MIS 纵横交织的金字塔结构 （ 如图 1.10 ）
&&&&三、 MIS 的功能结构
&&&&一个 MIS 从用户的角度来看，信息系统应该有支持整个组织在不同层次的各种功能，这些具有不同功能的部分（子系统）是一个有机的整体，构成了系统的功能结构（如图 1.11 ）。
图 1.11 MIS 的功能结构
&&&&1 、市场销售子系统。它包含销售和推销以及售后服务的全部活动，事务处理主要是销售订单、广告推销等的处理。在运行控制方面，包括雇用和培训销售人员，销售或推销的日常调度，以及按区域、产品、顾客的销售量定期分析等。在管理控制方面，涉及到总的成果与市场计划的比较，它所用的信息有顾客、竞争者、竞争产品和销售力量要求等。在战略计划方面包含新市场的开拓和新市场的战略，它使用的信息要用到客户分析 、竞争者分析、客户调查等信息，以及收入预测、产品预测、技术预测等信息。
&&&&2 、生产管理子系统。功能包括产品的设计、生产设备计划、生产设备的调度和运行、生产人员的雇用与训练、质量控制和检查等。生产管理子系统中，典型的事务处理是生产指令、装配单、成品单、废品单和工时单等的处理。作业控制要求，将实际进度和计划比较，找出薄弱环节。管理控制方面包括进行总调度，单位成本和单位工时消耗的计划比较。战略计划要考虑加工方法和自动化的方法。
&&&&3 、物资供应子系统。它包括采购、收货、库存管理和发放等管理活动。事务处理主要包括库存水平报告、库存缺货报告，库存积压报告等。管理控制包括计划库存与实际库存水平的比较、采购成本、库存缺货分析、库存周转率分析等。战略计划包括新的物资供应战略，对供应商的新政策以及“自制与外购”的比较分析，新技术信息、分配方案等。
&&&&1、 人力资源管理子系统。包括人员的雇用、培训、考核、工资和解聘等。事务处理主要产生有关雇用需求，工作岗位责任，培训计划，职员基本情况，工资变化，工作小时和终止聘用的文件及说明。作业控制要完成聘用、培训、终止聘用、工资调整和发放津贴等。管理控制主要包括进行实际情况与计划比较，产生各种报告和分析结果，说明雇工职员数量、招聘费用、技术构成、培训费用、支付工资和工资率的分配和计划要求符合的情况。战略计划包括雇用战略和方案评价，职工培训方式、就业制度、地区工资率的变化及聘用留用人员的分析等。
&&&&5 、财务会计子系统。财务和会计既有区别，又密切相关。财务的职责是在尽可能低的成本下，保证企业的资金运转。会计的主要工作则是进行财务数据分类、汇总，编制财务报表，制定预算和成本数据的分类和分析。与财务会计有关的事务处理包括处理赊账申请、销售单据、支票、收款凭证、付款凭证、 日记帐 、 分类帐 等。财会的作业控制需要每日差错报告和例外报告，处理延迟记录及未处理的业务报告等。财会的管理控制包括预算和成本数据的比较分析。财会的战略计划关心的是，财务的长远计划，减少税收影响的长期税务会计政策以及成本会计和预算系统的计划等。
&&&&6 、信息管理子系统，该系统的作用是保证其他功能有必要的信息资源和信息服务。事务处理有工作请求，收集数据、 较正或 变更数据和程序的请求、软硬件情况的报告、以及规划和设计建议等。作业控制包括日常任务调度，统计差错率和设备故障信息等。管理 控制包括计划和实际的比较，如设备费用、程序员情况、 项目的进度和计划的比较等。战略计划包括整个信息系统计划、硬件和软件的总体结构、功能组织是分散还是集中等。
&&&&7 、高层管理子系统。高层管理子系统为组织高层领导服务。该系统的事务处理活动主要是信息查询、决策咨询、处理文件、向组织其他部门发送指令等。作业控制内容包括会议安排计划、控制文件、联系记录等。管理控制要求各功能子系统执行计划的当前综合报告情况。战略计划要求广泛的综合的外部信息和内部信息。这里可能包括特别数据检索和分析，以及决策支持系统，它所需要的外部信息可能包括：竞争者信息、区域经济指数、顾客喜好、提供的服务质量等。
&&&&四、 MIS 的软件结构
MIS的软件结构，是MIS的软件组成。它是由支持MIS各种管理子系统的软件模块组成（如图1.12）。
&&&&图中每个方块代表一段程序块或一个文件，每一个纵行表示支持某 一管理 领域的软件子系统，如销售市场子系统、生产管理子系统等。每个管理软件子系统又是由支持战略计划、管理控制、作业控制及事务处理的模块所组成。各子系统既有自己的专用数据文件，同时又作为整个 MIS 的一部分共享为全系统服务的公用数据文件和公用程序、公用模型库及数据库管理系统等。
&&&&五、 MIS 的硬件结构
&&&&MIS 的硬件结构是指硬件组成及其联接方式。硬件结构所要关心的首要问题是用微机网还是用小型机及终端结构。如图 1.13 ：
&&&&终端结构是由一台主机通过通信控制器和许多终端和各种外部设备相连的一种结构。网络结构是通过计算机网络把不同地点的计算机和外设相连，又分一般分布式和客户 一 服务器模式，这种结构的一个主要特点是各地计算机既可在网络系统的统一管理下工作，又可脱离网络环境独立工作。
&&&&硬件结构还要关系硬件的能力，例如有无实时、分时或批处理的能力等。
&&&&1.4.4 管理信息系统的生命周期
&&&&任何事物都有产生、发展、成熟、消亡（更新）的过程。 MIS 也不例外。 MIS 在使用过程中随着其自下而上环境的变化，需要不断地进行维护和修改，当它不再适应的时候就要被淘汰，新的系统取代旧系统投入运行，周而复始，循环往复。其中的每个循环周期称为 MIS 的生命周期。如图 1.14 ：
&&&&由图可知， MIS 的生命周期分为系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行和维护五个阶段。
&&&&一、系统规划
&&&&系统规划阶段的主要任务是在对企业的环境、目标、现行系统状况的调查基础之上，根据企业目标和发展战略，制定系统的发展战略。在调查分析企业信息需求的基础上，提供系统的总体结构方案。根据发展战略和总体结构方案，安排项目开发计划。
&&&&二、系统分析
&&&&系统分析阶段的主要任务是根据系统开发方案，对企业的管理业务现状和资源条件等进行初步调查，在此基础上进行可行性分析，写出可行性分析报告。对于可行性方案，则对现行系统进行详细调查，描述现行系统的业务流程和数据流程，指出现行系统存在的问题和不足，提出改进意见，确定新系统的业务流程和数据流程，提出新系统的逻辑方案，编制系统说明书。系统分析阶段是整个 MIS 建设的关键阶段。
&&&&三、系统设计
&&&&系统设计阶段的主要任务是在系统分析提出的逻辑模型的基础上设计新系统的物理模型，回答“怎么做”的问题。该阶段又可分为总体设计和详细设计两个阶段。总体设计阶段的主要任务是进行系统的流程图设计、功能结构图设计和功能模块图设计等；详细设计阶段的主要任务包括：编码方案的设计、系统物理配置方案设计、数据存储设计、输入输出设计、处理流程图设计等。这个阶段的技术文档是系统设计说明书。
&&&&四、系统实施阶段
&&&&系统实施阶段的主要任务是将设计的系统付诸实施，它是整个 MIS 生命周期的关键阶段。该阶段的内容包括：设备的购买、安装与调试，程序设计与调试，人员培训，数据准备，系统测试与转换等。实施阶段的任务多 且复杂 ，必须精心安排、合理组织。要制定周密计划，确定系统实施各阶段的 的 进度和费用，以保证系统实施工作的顺利进行。
&&&&五、系统运行和维护
&&&&该阶段的主要任务是负责系统投入正常运行后的管理、维护和评价工作。系统投入运行后，为了保证系统的正常发挥作用，需要加强系统的日常管理和维护，制定相关制度，评价系统的运行情况。
&&&&1.4.5 　管理信息系统的回顾与发展
&&&&自从世界上第一台计算机诞生以后，人们就开始了将计算机应用于管理工作的探索。 1954 年美国通用电器公司用计算机进行工资计算，标志着管理上应用的开始，在其以后的一段时间里，企业纷纷将计算机用于大量的繁杂的日常业务数据处理工作，并取得了较好的效果，实现了手工作业的自动化，提高了工作效率。通常将这一阶段称为数据处理阶段（ EDP ）。用于数据处理的系统称之为电子数据处理系统（ EDPS ）。在此阶段人们用计算机进行产量的统计、会计数据的自动处理等。随着应用的不断扩大，人们又产生了更高的要求，希望计算机在提供企业所需精确数据的同时，能否为企业的管理决策提供各种关于企业过去的、现在的和未来的各种信息，在这方面， EDPS 显得力不从心，计算机应用必须有新的突破，这样 MIS 的出现就是必然的了。但由于当时，企业的管理者缺乏必要的计算机知识，使得管理者不可能明确地提出他们真正需要什么样的 MIS 。而信息专家对管理又只知皮毛，最终导致当时盛行的 MIS 所提供的数据大都不适合管理部门决策之用。管理人员得到的数据虽很丰富，但能得到的信息却很贫乏。随着时代的推进，管理人员对于计算机越来越了解，他们知道他们应扮演的角色，他们也能够清楚地描述他们的信息要求了。同样信息专家通过接触大量的管理知识以及加强对企业实际的了解，真正懂得了企业需要什么样的 MIS 。 MIS 被重新设计， MIS 终于成了计算机应用的一个重要领域，从 80 年代，由于对 MIS 的重新认识，又掀起了 MIS 的热潮。
&&&&DSS 是从 MIS 中发展起来的面向高层管理者的一门辅助管理技术，由于 MIS 是从 EDPS 基础上发展起来的， MIS 的应用和发展受传统数据处理的影响和约束，对高层管理者的决策支持较少，因此，人们又把注意力转向如何借助于计算机解决有一定难度的半结构化和非结构化问题，产生了决策支持系统。
&&&&进入 80 年代， MIS 在 DSS 基础上又有了新的发展，主要有主管支持系统（ executive Support Systems, ESS ）和群体决策支持系统（ group decision support systems, GDSS ）等，并正朝着智能化方向发展，如专家系统（ Expert System ， ES ），信息系统辅助企业的层次越来越高，对企业的影响面越来越大。
&&&&MIS 是现代管理方法与手段相结合的系统。应用先进管理方法的 MIS 对推动企业管理现代化、规范化、科学化，增强企业竞争力起着十分重要的作用。典型的例子有：制造资源计划（ MRPII ）、企业资源计划（ ERP ）。
&&&&20 世纪 90 年代，人们提出了企业过程重组 BPR （ business process reengineering ）的概念。它既是市场竞争的需要，也是 MIS 发展的必然结果。从 EDPS 、 MIS 到 DSS 等，无非是利用信息技术为现存的管理构架服务。然而 BPR 概念的提出和实施，则要转变为重塑管理构架了，有人称企业过程重组是管理理论和实践的“第三个里程碑”。
&&&&思考题：
&&&&1 、什么是信息？信息的特点是什么？
&&&&2 、简述信息的生命周期
&&&&3 、举例说明组织中的战略级信息、战术级信息和作业级信息
&&&&4 、如何理解系统的概念？
&&&&5 、结合管理信息系统，说明系统的观点
&&&&6 、简述信息系统的物理组成
&&&&7 、管理信息系统的概念
&&&&8、请说出5个你所知道的管理信息系统的应用实例
&&&&9、简述管理信息系统的层次结构和特点
&&&&10 、简述管理信息系统的功能结构和特点