如何做好公文处理工作
　　公文处理是办公室工作的一个重要方面。现从公文处理要注重公文时效、确保公文安全、提高办文质量、恪守公文处理工作规范四个方面阐述了做好公文处理工作需要注意的几个问题。
　　公文处理是办公室工作的一项重要内容,是秘书人员为领导当参谋和助手的一个重要方面。面对新形势、新任务,如何做好公文处理工作?通过实践和思考,笔者认为要重点把握好以下几个方面。
　　一、注重公文时效
　　公文处理工作具有很强的时效性。每一份公文都是有时效的,公文只有在特定的时间内才能产生效用。古人讲:“言当其时,一字千金,言背其时,一文不值。”文秘人员在公文处理工作中要强化时间观念,对每一份公文都要及时办理,整个公文处理过程不拖、不压、不误、不漏。同时要按照公文的性质和内容,正确区分轻重缓急,急件急办,特件特办,保证急件、要件优先处理。在公文处理活动中还应实施科学有效的管理,简化办文程序,减少不必要的重复过程,对阅办人规定阅办时限,加强督促检查,缩短公文运转周期,及时、适时、高效地处理好每一份公文。
　　二、确保公文安全
　　保证公文安全是公文处理工作政治性的内在要求。公文处理工作经常接触大量的机密事项,一旦在工作中发生泄密事故,后果不堪设想。特别是在新形势下,随着高新技术的迅猛发展,泄密的方式、渠道越来越多,窃密的手段越来越高,安全保密的形势越来越严峻,正如毛泽东同志所说的那样:“保守机密,慎之又慎”、“九分半不行,九分九也不行,非十分不可。”文秘人员在公文处理工作中,要不断强化安全保密意识,加强对公文的管理,确保不遗失,不损坏,不泄密。一要保证公文在传递过程中的安全。在公文传递过程中要严格履行手续,随时掌握公文的去向,避免盲目传递。公文传阅要以文秘部门为中心点纵向传递,不允许在应阅人之间横向传递,以免传阅件失控、丢失。严格按照文件的发布层次限定密级文件阅读范围,不随意扩大范围,保证文件发布层次和实际知悉范围的一致性。二要保证公文在保管上的安全。公文要存放在专门的保密柜里,确保安全可靠。对“绝密”级文件不复制、不汇编、不抄录;从严控制“机密”级、“秘密”级文件的复制,确因工作需要复制的情况下,严格履行报批手续,并按密级文件的管理方式管理密级文件复制件。三要保证公文在销毁过程中的安全。销毁密级文件必须详细登记造册,履行报批手续,由二人以上监销,绝对不许将密级文件当作废旧物品处理。
　　三、坚持质量第一
　　文秘工作人员要始终坚持把质量第一的原则贯穿于文处理的全过程,对工作精益求精,不断提高服务层次和平。一是在公文处理工作的每一环节都要准确可靠,不出何差错。内收外发公文,应仔细登记、编号,且登记分类楚,项目填写齐全,交接签字手续完备。公文登记之后,及提出拟办意见,呈送领导批办,拟办意见应准确、得体、可行,起到提示、预案、参考作用。领导批办以后,认真领会领导批办意见,准确传阅文件,不错传、不漏传。文秘人员还要本单位收发公文材料心中有数,根据本单位的工作性质和务明确立卷归档的范围,随时筛选和整理,做到归类清楚,善保管,一旦领导需要,能马上查得到,拿得出。二是在公处理工作中加强催办和反馈。公文处理不是简单的“收收发,它是机关工作的一个重要方面,直接关系着党和国家针政策的实施和政令的畅通。要做好公文处理工作,就不停留在“收”和“发”上,而是要通过公文处理工作使各项决很好地贯彻和落实。催办是提高公文处理效率、推动决策实的重要手段。因此我们要在公文处理工作中加强催办个环节,按照规定的时限对承办人进行督促、对承办事项行检查,防止误时和误事。在抓好催办的同时,要充分利多种渠道做好反馈工作,做到事事有回音,件件有着落,确工作形成回路,有效运行。三是在公文处理工作中要注重效性。办公部门每天都要收到大量的公文材料,如果把这公文都呈送给领导,不仅领导看不过来,还会影响对一些要公文的阅批。文秘工作人员要善于做“沙里淘金”、“去取精”的工作,及时对公文筛选、分类,将重要的、有价值的文材料提供给领导。在公文处理过程中,有各种不同的况,文秘人员既要按规定程序办理,又要根据实际情况灵掌握,不能简单地照传照送。
　　四、恪守工作规范
　　公文处理是一项严密的、连贯性较强的工作,要使这工作有条不紊地高效运转,必须恪守工作规范,使各个环的工作都合乎要求。一要建章立制,手续齐全。要建立健全公文收分办理、利用管理、传阅借阅、催办反馈、清退销毁、立卷归档等方面的制度,所建立的制度要具有可行性,让经办人员看得见、抓得着、好操作、易落实。还要设立收文登记簿、发文登记簿、公文传阅夹、公文阅办单、废旧公文销毁单等,与公文处理的有关制度相配套。二要建立起良好的工作秩序。在接收、登记、分送、运转、立卷、归档的整个流程中,做到运行有序。在每一工作环节上,也应讲究操作顺序,如:在公文传阅过程中,传递阅件的顺序是先传主要领导后传主管导,再传其他领导和有关部门,传递办件则应先传主管领导,后传主要领导。给领导送阅文件时,应按文件内容的重要程度安排摆放顺序,急件、要件放在上面,阅知件放在下面,这样便于领导优先处理大事、要事。而在文件的保管上,则应按来文单位存放,同一单位的来文存放时按文号顺序码放,这样便于查询利用。三要在公文处理中搞好各个工作环节和岗位的有序衔接。公文处理整个流程要历经若干个工作环节和岗位,哪个环节和岗位出现梗阻,都会影响公文效能的发挥。这就要求我们在明确岗位分工和责任的同时,加强各岗位之间的密切配合和协作,使各环节、各岗位之间有序衔接,运转自如。
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如何保证公文的质量
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产品质量保证大纲及编制方法03
产品质量保证大纲的编制与管理办法；1范围；本标准规定了军用产品质量保证大纲（以下简称“大纲；本标准适用于我所研制与生产的军品；2规范性引用文件；GJB1406-92产品质量保证大纲要求GJB4；《军工产品定型工作条例》日国；术语和定义；本标准中的术语采用GJB1405、GJB451中；职责；负责大纲的批准；负责主持大纲评审会，汇总形成评审
产品质量保证大纲的编制与管理办法 1
范围本标准规定了军用产品质量保证大纲（以下简称“大纲”）的编制程序、要求与管理办法，是产品研究室编制大纲的依据。本标准适用于我所研制与生产的军品。军贸产品、民品也可参照执行。2
规范性引用文件GJB 1406-92
产品质量保证大纲要求 GJB 451-90
可靠性维修性术语 GJB 1405-92
质量管理术语《军工产品定型工作条例》
国务院、中央军委发布 《军工产品质量管理条例》
国防科工委发布
3术语和定义本标准中的术语采用GJB1405、GJB451中的定义。
4职责负责大纲的批准。 4.2
总质量师的职责负责主持大纲评审会，汇总形成评审结论，签署评审报告，会签大纲。 4.3
质量与标准化处的职责a） 质量与标准化处负责指导大纲的编制、审核、会签以及编制过程中的协调工作；b） 质量与标准化处负责组织召开大纲评审的有关工作，检查评审意见的落实情况，完成评审报告；c） 质量与标准化处负责大纲的标识、发放、归档及更改，并按大纲的规定执行相应的工作项目。 4.4
产品研究室的职责负责大纲的编制，提出大纲更改申请，并按大纲的规定实施相应的工作项目。 4.5
科研计划处的职责a） 科研计划处负责向质量与标准化处、产品研究室传递大纲编制需求及相关信息，并将大纲规定的工作项目纳入科研、生产计划；b） 科研计划处负责大纲的外部传递。 4.6
相关部门按大纲的规定实施相应的工作项目。4.7
必要时（或合同规定），大纲应经顾客代表审核、批准。 5
工作程序和要求产品研究室在型号产品研制或生产之前应编制好产品的质量保证大纲。在编制过程中应充分与质量与标准化处、质量监督检验处、九室和顾客代表等单位协商。根据合同(或研制任务书)的要求，可单独编制专业性大纲(如可靠性保证大纲、维修性保证大纲等专业性保证文件)作为产品质量保证大纲的重要组成部分，或按合同的要求，分阶段编写研制产品的质量保证大纲和生产产品的质量保证大纲。对系统总体单位有统一要求或某些军兵种对产品有特殊要4.1
所长(或副所长)的职责求的，产品研究室在制定大纲时应按其要求剪裁编制。5.1
工作流程 5.2
工作程序和要求 5.2.1
确定产品质量目标产品研究室应根据《军工产品质量管理条例》和所标Q/AZ G03 501《质量方针和目标的管理程序》的规定，结合产品合同(或研制任务书)的要求,制订出产品研制与生产中应达到的质量目标。 5.2.2
确定各部门各类人员的质量职责产品研究室应按照所标Q/AZ G03 000《质量手册》、Q/AZ G03 503《各部门、各级各类人员的质量职责》、Q/AZ G03 805.1《不合格品审理委员会的组成与职责》、Q/AZ G03 703.3《设计师系统的职责和管理办法》和Q/AZ J03 001《产品工艺师工作细则》的要求，确定所长、相关部门及有关人员的质量职责。5.2.3
确定产品研制/生产阶段产品研究室应按照Q/AZ G03 703.2《预研的程序与管理办法》的规定，及产品实现策划的相关信息，确定产品研制/生产阶段。产品研制/生产一般划分为六个阶段： a)
论证阶段； b)
方案阶段； c)
工程研制阶段； d)
设计定型阶段； e)
小批生产阶段； f)
生产定型阶段。5.2.4
确定产品各阶段的质量保证工作项目产品研究室应根据产品质量特性要求、研制经费、周期以及产品研制和生产不同阶段的任务和工作内容的要求等，参照表1“产品质量保证大纲要求的工作项目表”提出的推荐性意见,剪裁确定型号产品适用的工作项目。对总体单位有统一要求的产品,应按总体单位的要求编制型号产品质量保证大纲。表1
产品质量保证大纲要求的工作项目表5.2.5
确定各阶段工作项目的质量控制要求产品研究室应按照各阶段确定的工作项目,参照本标准附录A确定产品质量保证大纲工作项目的质量控制要求。5.2.6
形成产品质量保证大纲草案在完成以上工作后,由产品主管可靠性设计师负责编写出产品质量保证大纲草案,大纲一般应包括以下内容：a)
规范性引用文件； c)
术语和定义； d)
质量目标； f)
质量职责； g)
基本要求；h)
各阶段工作项目质量保证要求； i)
文件和记录； j)
附录。在编写各阶段工作项目的质量保证要求时，对全文参照执行的标准和文件，仅写出标准号、标准名称和文件名称即可；对部分引用参照执行的标准或文件，必须将标准号、标准名称和文件名称以及引用的条款号写明；对需重点强调的内容,应将引用内容摘抄出来；对顾客提出的特殊要求，经双方协商后在大纲中明确规定。 5.2.7
大纲审核产品主管可靠性设计师负责将拟制好的产品质量保证大纲草案经产品总设计师审核后，交质量与标准化处产品可靠性师、质量监督检验处产品质量师、九室产品工艺师、顾客代表进行审核，并按照各方审核人员的审核意见，修改大纲草案。对有分歧的审核意见，应向质量与标准化处反馈，由质量与标准化处负责组织有关人员协商解决，对难以协商解决的问题保留,提交评审会进行评审讨论，按评审意见处理。 5.2.8
组织大纲评审a)
质量与标准化处负责联系评审会议召开的地点和时间，负责在会议召开前下发大纲草案和通知参加评审的单位。参加评审会的单位一般应包括科研计划处、生产处、质量与标准化处、质量监督检验处、九室、档案资料室、装配生产车间和产品研究室、顾客代表等；b)
总质量师负责主持召开产品质量保证大纲评审会，产品主管可靠性设计师作产品质量保证大纲草案报告，评委们进行审查、讨论，产品主管可靠性设计师负责解答和说明评委们提出的问题；c)
质量与标准化处负责会议签到表、会议记录等工作。签到表和会议记录格式见附录C、附录D；d)
总质量师负责汇总、形成评审意见，组织讨论通过评审意见，并签署评审报告。 5.2.9
修改与完善大纲评审会议结束后，产品研究室负责按评审意见修改、完善大纲草案，形成产品质量保证大纲正式文本，交质量与标准化处检查，产品可靠性师负责检查执行评审意见的情况，并填写评审报告(格式见附录E)。5.2.10
会签、审批大纲按照Q/AZ G01 014《技术文件齐套性及审查签署程序》规定的程序进行大纲的质量会签,经所领导批准、盖单位公章后,大纲还需经顾客代表批准、盖单位公章(大纲封面批准后,原件与复印件一起盖公章,不允许复印公章),复印件与原件一起交质量与标准化处。 5.2.11
大纲的标识、发放及归档质量与标准化处负责将已批准的大纲进行编号、盖“受控文件”章后，下发到各有关单位，并负责将大纲原稿和一份复印件交档案资料室存档。质量与标准化处应保持产品质量保证大纲发放的记录。产品可靠性师负责将以下文件在质量与标准化处归档备查。它们包括: a)
产品质量保证大纲；b)
产品质量保证大纲评审会议签到表； c)
产品质量保证大纲评审会议记录； d)
产品质量保证大纲评审报告； e） 产品质量保证大纲发放登记表。 5.2.12
执行大纲产品研究室和其它相关单位应认真执行批准下发的产品质量保证大纲中各阶段规定的各项工作要求。大纲的执行时限应符合产品质量保证大纲“范围”中规定的时限要求。 5.2.13
跟踪管理科研计划处负责将大纲规定的各项工作纳入产品研制、生产计划，并进行考核。 5.2.14
大纲修订5.2.14.1
大纲修订的时机：a)
完成研制转入试生产/生产阶段前； b)
在生产阶段，生产批次发生变更时； c)
大纲执行过程中发现需要修订大纲内容时。5.2.14.2
若需要重新修订大纲时,提出大纲修订的单位应填写大纲修订申请表(见附录F) ，说明修订原因和意见,提交质量与标准化处审查,由质量与标准化处按照原大纲编制、审核、批准（必要时应组织评审）同样的程序，组织大纲的修订工作。质量与标准化处应保持产品质量保证大纲修改的记录。 5.2.15
发更改通知单或替换作废大纲大纲修订内容不多时,由质量与标准化处负责下发更改通知单,对大纲进行修改;若大纲更改处较多时,由质量与标准化处负责用大纲修订稿替换已作废的大纲。 5.2.16
集中处理作废大纲对回收的作废大纲由质量与标准化处负责盖作废文件章,统一销毁。6
支持性文件GJB 4-83
舰船电子设备环境试验 GJB 150-86
军用设备环境试验方法GJB 151A-97
军用设备和分系统电磁发射和敏感度要求 GJB 152A-97
军用设备和分系统电磁发射和敏感度测量 GJB 437-88
军用软件开发规范 GJB 438A-97
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