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万科物业公司礼仪礼节手册|万​科​物​业​公​司​礼​仪​礼​节​手​册
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物业公司行政人事管理制度 第一条 总则 1. 为了规范物业公司员工的行为举止，养成良好的职业习惯，树立良好的公司形象，特制定本规定。 2. 本规定适用于集团公司房地产管理中心及下属物业公司全体员 工。 第二条 员工行为规定 1. 岗位规范 （1） 遵守公司上
一、&说明&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&2&&
二、&附件&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 11&&
1．&&会计核算科目&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&11&&
2．&&财务会计制度&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&26&&
3．&&财务管理制度&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&31&&
4．&&财务报销制度&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&37&&
5．&&财务工作质量评估制度&&&&&&&&&&&&&&&&&&&44&&
下期顾问书预告&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &56&&
（一）说明&&
&&&& 现代企业的财务管理贯穿于物业管理企业经营管理的各个方面、各个环节、各个阶段，在企业的日常管理中占有重要的地位。物业管理企业的财务管理既包含全部财务管理的一般性基本原则，同时又有着物业管理的行业特点。充分把握财务工作的专业性和物业管理的行业性，是做好物业管理企业财务管理的关键所在。现对从物业服务计费方式、经营收入、成本费用特性、会计核算、财务预算、制度建设、涉税事务及内外部关系、财务分析、培训学习等几个方面对物业管理企业的财务管理进行阐述。&&
一、物业公司服务计费方式&&
&&&& 在物业管理行业内，目前存在两种主流的物业服务计费方式，即佣金制和包干制。&&
1．佣金制&&
&&&& 以提取佣金作为计费或获取报酬的方式就称为佣金制。物业管理佣金制是指在代收代支的物业服务资金和其它收入中除按约定比例提取佣金支付给物业管理企业外，其余全部用于物业管理区域的管理和维护支出，结余或者不足均由业主享有或者承担的物业服务计费方式。&&
2.& 包干制&&
&&&& 包干制是一种比较传统的方法。特点为&自主经营，自负盈亏，风险自担，结余归己&。实行包干制的物业管理企业和其它企业在财务管理方面没有本质区别。&&
二、物业公司经营收入&&
１．收入的分类&&
&&&&& 营业收入可分为主营业务收入和其他业务收入。&&
&&&&& 物业管理企业主营业务收入包括：物业服务收入、物业经营收入和物业有偿服务收入。物业有偿服务收入又可划分为公共性服务费收入、公众代办性服务费收入和特约服务收入。&&
三、成本费用特性&&
物业管理企业在成本费用方面表现出一些特点：&&
１．物业管理企业固定成本的比例较高，人工成本在总成本的比例也较高，成本费用的可控性相对较差。&&
２．物业管理企业成本费用的可预测性较强。&&
３．物业管理企业的成本中有相当部分属预防性支出（如电梯维修保养费），降低其支付额度虽不会显著地降低服务品质，但可能会增加企业的经营风险。&&
四、会计核算（附件1：会计科目表）。&&
&&&&& 会计核算是财务部门的基本的、重要的职能，因其存在较强的专业性和系统性，相对其他职能部门而言较为封闭，财务部门应更积极将会计核算成果报送公司相关领导。这种做法有以下积极意义：一是提高财务核算成果的利用程度；二是提高了与公司领导层的交流程度；三是主动置财务部门于公司管理层监督之下。&&
会计核算是财务管理工作的基础工作，有较强的系统性、专业性、时间性。对于一般性的核算原则，在顾问书中无法面面俱到地涉及。现只对会计核算工作的几个特殊问题点说明如下：&&
&&&&& 会计核算说明。公司应在核算项目确定下来后，组织各岗位人员编制财务核算说明书，内容包括职责分工、每月结算流程、单据传递流程、会计科目的核算内容等，同时注意内容的定期更新，这样可以保证财务工作有标准化的指引，同时财务人员岗位有变动时，新的人员可以尽快地熟悉工作职责。&&
&&&&& 会计电算化。因物业管理企业核算量较大，建议采用财务电算化软件。购买财务软件应从软件功能、售后服务、可升级性、开发实力及价格等多方因素考虑，目前市场上比较成熟的财务软件有金蝶、用友等。&&
&&&&& 软件的配置。财务软件的配置与公司所管理的物业的特点有关，根据物业管理公司的情况，可采取集中核算的方式，同时对财务单据传递流程应有较详细的规定。&&
&&&&& 远程管理。对于相距较远或不在同一个城市的分支机构，在财务核算方面应有相应的远程管理方法，通过网络进行即时账务的处理，以实现核算管理及控制的要求。&&
&&&&&&会计核算科目的设置应做到可理解性。在会计年度调整核算项目时，应充分考虑提前量，做好时间规划。避免因时间仓促影响科目规划的系统性、影响核算的科学性。&&
06年2月15日，国家财政部出台了《新会计准则》，这是会计准则的历史性变革，将在很大程度上改变现有的财务核算模式。部分公司将于07年开始执行新的会计准则，公司财务部门应加强相关培训，适应这一重要变化。&&
五、财务预算&&
&&&&& 物业公司应采用预算管理的方式对公司各部门的财务工作进行总体控制。一是在财务目标的管理方面对各部门可以有一个量化的考核指标，为解决部门的绩效考核提供一个量化标准。二是使各部门参与到目标的制定过程中，可以调动责任部门的积极性，使公司整体目标的完成更有保障。&&
物业管理的预算主要方面是新受托管理的小区的物业管理费测算，小区的功能特性都存在不确定性，比其他行业的预算更有难度。物业管理费用的测算应把握以下原则：&&
1、 程序和分工较为重要。根据项目的时间要求，在一定的时间必须成立测算小组，小组的成员包含人事、行政后勤、设备维修、安全管理、清洁管理、绿化管理、水电费等七种职能。各业务块从设备、工具的配备，材料的消耗，人员的编制进行全方位的测算，排出测算工作进度表，列明阶段性结果的完成时间，最终结果的完成时间。&&
2、 测算与决算有明显的区别。测算是说服性的，而不是结论性的。我们测算的目的是说服业主、说服招标单位、甚至说服我们自己。所以测算应加强可理解性，才能增强它的说服力。&&
3、 对于一个较大项目的测算，财务应将自己更多放在是组织者、审核者或被说服对象的角度上，而不仅仅是一个计算者。至少财务人员有一个参与者应处于这样的位置，这可以增加测算结果的客观性。&&
4、 为了加强费用测算的说服力，应使测算内容尽量具体化、标准化。如，绿化费用中有以每平米为单位的苗费、水费、肥料费用；清洁费用中有以每平米的用料、打腊等费用；办公费用先有一个人头费用一样的标准，再乘以行政人员人数即可。这就有了具体的成本标准，在此基础上乘以数量即可，这样可以减少工作量，加强说服力、科学性、可信性。&&
5、 表格中使用EXCEL模块化链接，这样可以在改动一个基础数据的同时相关数据也自动更新。&&
6、 测算表属管理会计报表，管理会计报表与财务会计报表相比，理论上应该存在较多的个性化因素。&&
7、 费用的范围的确定。费用列表中应注明包含的费用项目，不包含的费用项目，应予以明确。&&
8、 财务预算是成本控制的重要方法，对于管理自有物业的物业管理企业，成本管理关系到其管理的效率，对于面向市场的物业管理企业，成本管理关系到市场拓展的成效、企业之间的竞争力的高低，乃至企业的生存。&&
六、制度建设&&
&&&&& 财务制度建设应根据公司的实际情况制定，同时对政府有关部门的相关法规以及上级公司的有效的规章制度进行整理，共同形成完整的指导公司财务工作的法规制度体系，并以适当的方式公布。&&
（附件2：《物业公司法规制度体系目录》）&&
公司根据自身的管理模式制定通用的《财务管理制度》、《财务报销制度》、《财务工作质量评估制度》等，设置权限，规定流程、分级管理。&&
附件3《财务管理制度》&&
附件4《财务报销制度》&&
附件5《财务工作质量评估制度》&&
公司财务管理应有较完善的内部控制制度，控制以下的财务事项。&&
1&&& 资金的控制&&
1.1& 现金控制程序&&
1.1.1任何人不得从头到尾经办一笔业务；&&
1.1.2分开处理出纳和会计业务；&&
1.1.3尽可能集中收取现金；&&
1.1.4收到现金及时记账；&&
1.1.5鼓励顾客索取收据或发票；&&
1.1.6每日收取的现金应送存银行；&&
1.1.7除金额较小及规定情况，严格控制使用现金；&&
1.1.8物业公司的收费最好采用银行托收，不仅可减少物业公司的工作量，而且方便住户，减少因收费原因引发服务投诉的机会。银行托收工作应在交房前作好准备工作，与银行签署相关协议，在交房现场开立存折。&&
1.2&& 非财务人员（如安全员、客户服务人员）收取现金的管理：&&
1.2.1对被授权收取现金的人员应作适当考察，收取现金的权限应明确；&&
1.2.2应明确告知，代收现金人员应按要求定期交回现金，报告收入；&&
1.2.3负责人应及时跟进没有交回现金的人；&&
1.2.4收款应记录在简要的现金登记本上；&&
1.2.5经常检查与其他的记录来核对其现金的数量；&&
1.2.5租金及管理费收取应设置明细台账，记录收款情况；&&
1.2.6独立于收款人的人员应不定期按台账中未收款情况进行抽查。&&
1.3&& 银行存款的管理&&
1.3.1未签发的支票需安全保管；&&
1.3.2负责签发支票的人不能负责应付或应收款账；&&
1.3.3支票只能在正确的批准事项完毕后方能签发；&&
1.3.4审批凭证在付款后必须立即注销；&&
1.3.5已签支票最好立即交付，否则须保管于安全地点；&&
1.3.6银行余额调节表由签发支票、保管现金以外的人担任；&&
1.3.7支票的印鉴分别保管；&&
1.3.8银行调节数应及时查验；&&
1.3.9控制开具无抬头支票及远期支票；&&
1.3.10公司应在充分掌握流程的情况下，尝试开展网上支付的功能，可减少报销人员的时间浪费，提高支付及查询效率；&&
1.3.11出纳员应定期（日或周）编制资金报表，报送公司相关领导。&&
2&&&&采购的控制程序&&
2.1&采购的申请单需经批准；&&
2.2&&批准人的权限需预先设定；&&
2.3&&须购物品及数量应预先设定并记录在申请单上；&&
2.4&&商品应检验数量、质量及状况，收货后应由相关部门签发收货单；&&
2.5& 收货单要与申请单核对，超量或不足应及时通知供应商，收货单应预先编号；&&
2.6&&收到的发票应与申请单、收货单核对；&&
2.7&&发票应由独立于申请及收货职能人的负责人批准付款；&&
2.8& 应付账款记录应由收货人、付款审批人以外的人保管；&&
2.9& 供应商的对账表应与应付账款定期核对。&&
3&&& 存货管理控制程序&&
3.1& 检查残次商品，其处理需经批准；&&
3.2& 货物收发需登记并与相关凭证相一致；&&
3.3& 所有的存货账目需与总账核对一致，不一致处应查清原因；&&
3.4& 存货数量应由负责仓库以外的人定期根据记录来检查，不一致处应查清原因；&&
3.5& 没有保存连续记录的仓库应进行一次全面的清点；&&
3.6& 最高和最低记录应作预先设定并评审；&&
3.7& 再订货点应预先设定并评审；&&
3.8& 各类商品的存放地点应标识；&&
3.9&&商品应存放于安全之处，以防止损失；&&
3.10 所有商品应标识相应信息并按类存放于各处；&&
3.11 进入仓库应受到限制。&&
4&&&& 工资管理程序&&
4.1&& 雇用及解雇需有符合公司程序及法律规定的书面批准；&&
4.2&& 工资水平的变动需有书面的批准；&&
4.3&& 加班需由人事以外的部门核准；&&
4.4&& 关于工资中扣款的经常性检查，是否支付给应收单位及部门；&&
4.5&& 长期不在岗人员的工资水平需按标准来核对。&&
5&&&&& 应收款的管理&&
5.1&& 公司应按每一收款单位或个人建立应收款台账；&&
5.2&& 应收款台账应定期与欠款单位核对；&&
5.3&& 财务部应及时将拖欠款名单及处理情况，定期向管理层报告；&&
5.4&& 针对不同拖欠金额及拖欠时间的应收款应采取不同级别的处理方法；例如：累计拖欠1万元以下由物业服务中心负责处理、跟踪，1万元以上、2万元以下由财务管理部跟踪，2万元以上报告总经理，由总经理指定人员处理。&&
6&&&& 内部控制制度的局限&&
6.1&&平衡控制成本与控制效果的需要，一项十全十美的监控制度是不存在的，从成本上也不划算的。&&
6.2&&内部控制适用于系统性的事项，不适用一次性的事项。&&
6.3& 疏忽误解命令或其他人为因素会导致内控制度失效。&&
6.4& 管理人员的内外勾结作弊会导致内控制度失效。&&
6.5&&滥用权力或凌驾于制度之上使内控制度失效。&&
七、内外部关系及涉税事务&&
&&&&& 内外部关系。财务部应改变保守的传统形象，加强财务的公关意识。对外，加强与国税、地税、财政、银行、物价及上级主管部门的全面联系，取得他们的指导与支持，在出现一些偶然性的突发事件时才能做到沟通的有效。对内，与物业管理处、综合管理部应加强沟通与协调，以便在财务管理方面与他们发生不一致时获得理解，使财务的理念得以贯彻。&&
&&&& 在企业管理的过程中，会与内外部的许多单位和个人发生关系，其中与财务有关系的部分则形成了企业的财务环境，妥善处理各方关系，对财务管理工作有重要意义。其中外部关系主要是政府部门及银行，内部关系主要是财务部门与其他部门之间的关系。因各种物业公司的产权结构及运作方式不一，物业公司可能一般不涉及其他部门，现主要针对涉税事务做一阐述：&&
&&&& 涉税事务原则性强、风险较高。财务部门应指定专门人员负责，研究对企业最有利的合法纳税方式，除具体工作外，要负责每月确认税务相关工作确已关闭。&&
财务人员应加强对税务法规及税务部门具体办事流程的学习，做到精通办税业务。&&
从物业公司成立开始，应对国税、地税、征收、检查等税务部门进行良好的沟通，建立良好的公共关系。同时物业公司最好采用电子报税方式，节约人力，对报税的内容及资料进行复核。&&
&&&& 发票管理。公司应对发票的管理给予高度重视，设置专人保管，原则上填开、盖章、核销各环节应尽量分开。&&
除税务部门外，财务部涉及政府公共关系部门还有银行、财政、物价等部门，财务部应分别其特点，指定专人研究其政策规定、有计划地保持良好的公共关系。&&
对内部单位而言，财务部应提高财务服务意识，为物业管理处及其他职能管理部门提供工作支持，与物业管理处及其他职能部门保持良好沟通，努力提高财务部在公司内的影响力。&&
八、财务报告&&
&&&& 各种财务报告是财务部与公司领导进行沟通的重要工具，也是财务工作的重要成果。财务部应定期向公司领导递交相关报告及报表，具体时间与报表内容可能有差异，但总体应包含以下报表：&&
& 1.& 资金周报表。向公司领导提供公司最新的资金收支余情况，以便更好地使用或调度资金。&&
&&2.& 应收款明细表。应收款管理是物业管理企业财务管理的一个行业性的难点，财务部应按金额大小及拖欠时间长短等指标将各主要拖欠款客户进行列表，将本期应收款管理情况及时报告公司领导。&&
& 3.& 各部门收支情况表。各部门的收支状况及盈亏状况反映了公司整体财务计划的执行情况，公司领导应对这些予以关注，这些报表内容是公司领导对业务部门加强财务管理所必要的信息。&&
& 4.& 行政部门费用明细表。因行政部门不创造利润，控制行政费用是实现收支控制的重点之一。公司为控制行政费用，管理层必须对行政费用的明细有所了解，才能有的放矢。&&
& 5.& 公司基本财务报表。包括资产负债表、利润表、现金流量表及其他附表。&&
& 6.&& 财务分析。财务分析应定期将以上财务报表以文字形式形成报告，对详细的财务收支状况，收支结构，收支的变化的原因、与预算差异的分析、资金的管理状况、应收款的管理状况进行分析，提出应予以关注的因素与改善建议，并对下一期的财务状况进行预计。最后使报告的阅读者对公司整体财务状况形成清晰的理解，明确财务管理的重点及方向。&&
&&&&& 财务分析是财务工作重要的阶段性总结报告，财务部门应定期向公司领导提交财务分析，分析公司的财务状况及应进行改善的措施。&&
财务分析的一般性原则：&&
a)&&&分析要全面。主、客观因素分析，成功及不足的分析，经济因素与技术因素的分析，内外部因素的分析。&&
b)&& 事物的联系。要注意局部与全局联系，报酬与风险的联系、过去现在将来的联系。&&
c)&&&实事求是，不能结论先行。&&
d)&& 深入浅出，分析问题深入核心，表述问题浅显易懂。多用图表，如柱状图，饼式图等。&&
e)&&&多种分析方法综合运用。如比较分析、因素分析等。&&
f)&&& 对于过于复杂、过于专业的方法慎用，以提高报告的可阅读性。&&
g)&&&行文保持结构严谨，证据充分，逻辑严密。&&
h)&&&定性与定量相结合，证据与结论相一致。&&
九、培训学习&&
&&&& 学习型组织是现代化企业的基本特征，财务部作为企业的一个子系统，应具备学习型组织的基本特点。财务部全力推进财务理念在全公司范围内的宣贯，使财务的理念成为企业文化的一个有机组成部分。&&
&&&&& 财务部应负责在全公司范围内推广财务管理的理念，强化全体管理人员及员工的财务意识、风险观念、经济观念、成本观念、时间价值观念，在公司举行的各种会议及报告中，都应充分体现财务的观念及意识，。&&
&&&&& 财务培训可以分为多种形式，并渗透到工作的每一个环节和方面中。&&
&&&&& 在公司组织的培训中努力开发财务的课程，入职培训、强化培训、及升职培训中都应加入财务管理的内容。&&
&&&&& 在财务部推行新的制度规定时，组织培训及答疑，提高财务制度的透明度。&&
&&&&& 对年度报告，应召开财务工作会议，对报表及报告进行讲解，提高核算结果的透明度，接受其他部门的询问与监督。&&
财务人员应加强自身的业务学习，保证专业性与社会的发展一致、业务能力的发展与经验的发展相一致，能力的发展与企业的发展一致。&&
十、小结&&
&&&&& 物业管理是服务性行业，所有细节的总和体现了企业最高的管理哲学。财务管理工作已渗透到物业管理工作的每一个环节和方面，从以上六个方面不可能穷尽物业管理财务工作的所有内容，但只要在日常工作中能够把握财务管理的基本原则，对物业管理中出现的新问题、新情况能举一反三。最终，财务管理工作必将成为提高企业管理水平和物业管理品质的有力保障。&&
(责任编辑：湖南物业网)
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