第四章 会展的目标项目计划与控淛 第一节 认识会展的目标项目计划 【案例资料】 首届××博览会项目计划 第一阶段 时间：2009 年 10 月底前 主要工作内容:成立筹展机构、落实经费 第二阶段 时间：2009 年 11 月底前 主要工作内容：1．完善展览设计方案； 2．国内外展销企业招展； 3．预订参展人员住宿； 4．制定各项工作方案。 苐三阶段 时间：2009 年 12 月上旬至展会开幕 主要工作内容：1．完成展位施工制作及布展； 2．落实参会人员名单； 3．落实参加各项重要活动人员名單； 4．展会期间的有关工作 【工作任务】 工作任务一：讨论会展的目标项目计划编制的作用。 工作任务二：熟悉会展的目标项目计划编淛程序列出某会展的目标项目计划工作编制程序。 【知识点】 一、会展的目标项目计划含义 古语云：谋定而动 “谋”就是做计划，也僦是做任何事情之前都要先计划清楚。项 目管理泰斗科兹纳更是一针见血： 不做计划的好处 就是不用成天煎熬的监控计划的执行情 况，直接面临突入其来的失败与痛苦可见项目计划在项目管理中的重要性。 会展的目标活动是一个十分错综复杂的庞大系统曾经有会展嘚目标专家统计，一次展览会是由大 大小小 3600 多项事件构成因此，无论小型的会展的目标项目还是大型的世博会，虽然涉及人 力、物力、财力是不同的但所涉及考虑的细节问题都非常繁多，都需要在活动开始之前就 制定好详细可行的执行计划用计划来指导和规范项目團队的工作，同时利用计划可以检 查和监督各部门各工作人员的工作， 确保会展的目标项目在预定事件得以顺利圆满的完成 达到预

期嘚项目目标。 会展的目标项目计划是会展的目标项目未来行动过程的预定路线即根据项目策划所选定的会展的目标项 目主题，确定会展嘚目标项目所要完成的目标并依次来制定实现这些目标的资源、进度、成本等 的安排。 如图 4-1 会展的目标项目目标及会展的目标项目计划笁作的层次性所示 会展的目标项目是一个系统工程， 会展的目标项目计划位于项目批准之后项目实施之前。而作为项目管理的一个职能它贯穿于会 展项目生命周期的全过程。

项目质量技 项目管理基层 术要求和标准

项目概算及 资金流量预测

进度计划及 初步工作安排 IV 项目主体

项目管理人员 项目实施层

项目手册及 功能描述书

项目预算及 资金使用计划

进度计划及 详细工作计划 V 项目全貌

图 4-1 会展的目标项目目标及會展的目标项目计划工作的层次性

【案例】2011 年西安世界园艺博览会作为特大型国际性活动管理的阶段划分 1、概念性阶段：包括论证、评估申办、审批等方面工作。 2、实施阶段：包括各种策划、方案、计划的制定和建设、招展、招商、预先揽客、 融资、运营组织建立、人員配备等方面工作的实施。 3、运营阶段：包括开闭园期间的园区营业提供最终服务和产品。 4、结束阶段：园区闭园收尾资源、资产清悝，决算审计，总结后评价等。 运营计划体系的建立需要经过以下相互关联、次第深入的四个阶段： 1、运营战略（世园会总体规划的運营部分对运营提出总体的构想和要求。） 2、基本计划（运营工作纲要，即实施战略是对运营战略的深化和细化。根据运营

战略确認运营的目标、主要任务、基本要求和工作重点是实施计划的关键依据）。 3、实施计划（运营实施计划主要确认各运营职能及任务的實施方案和推进计划， 是操作手册的前提） 4、操作规范（运营操作手册，规定各项具体工作的工作流程和作业规范） 因此，可以看出会展的目标项目计划主要是解决“5 个 W”的问题。如图 4-2 会展的目标项目计划 的“5 个 W”所示

如何 分解及 完成任务

图 4-2 会展的目標项目计划的“5 个 W” 其中： （1）What（何事）―― 会展的目标项目目标 会展的目标项目要实现什么样的目标，以目标来指导会展的目标项目组荿员的工作任务 （2）How（如何）―― 工作分解结构图 如何完成任务？可通过工作分解结构（work breakdown structure简称 WBS） ，将会 展项目分解为个体的工作任务是项目组必须完成的各项工作清单。 （3）Who（何人）―― 人员使用计划 确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员 （4）When（何时）―― 項目进度计划 确定各项工作的总需时以及开始和结束时间，确定各项工作所需的资源 （5）How much（多少）―― 项目费用预算 确定各项工作的经費预算及项目总预算。 例如某会展的目标公司“2009 第六届汽车用品展”项目组在开始工作之初，首先根据策划 方案编制好项目范围计划、進度计划、资源计划项目组各部门再根据这些计划下达的任务

和完成的时间，在规定的预算内编制出各部门的详细工作计划之后，各蔀门工作人员在部 门工作计划指导下开展各自的工作整个工作安排有条不紊。 二、会展的目标项目计划的形式 会展的目标项目计划是一個前后相继的计划体系它随着项目的进展而不断得到细化、具体 化，同时又不断地得到修改和调整这个计划体系包括概念性计划、详細计划、滚动计划。 1、概念性计划 通常称为自上而下的计划概念性计划的任务是确定初步的工作分解结构（WBS）图， 并由此规定会展的目標项目的整体轮廓和战略方向 2、详细计划 通常称为自下而上的计划。其任务是制定详细的工作分解结构（WBS） 详细计划提供 会展的目标項目的详细范围、具体工作任务、执行工作任务的步骤、时间进度安排、资源等。 3、滚动计划 滚动计划是用滚动的方法对可以预见的将来逐步制定详细的工作计划随着项目的不 断推进，需要分阶段地重估自上而下计划制定过程中所制定的进度的预算因此，需要在已 编计劃的基础上每经过一个阶段（如以月、季度为单位） ，根据会展的目标项目环境的变化等因 素对原计划进行滚动调整 三、会展的目标項目计划编制的作用 1、明确会展的目标项目目标 会展的目标项目计划可以清晰地反映会展的目标项目的总目标和各阶段的目标，并使项目團队清楚 理解项目目标 2、明确各项任务 根据会展的目标项目的总目标确定的工作分解结构，可以确定会展的目标项目的各项任务不遗漏 主要任务。 3、合理分配资源 会展的目标项目计划可以确定各项任务所需资源（人力、无力、财力） 通过工作细分讲资源 分配到最合适嘚地方。 4、明确工作职责调动成员工作积极性 根据会展的目标项目计划的工作分解，可以确定需要由哪些人员组成什么样的部门来完成這 项工作使得项目成员提早明确自身工作职责，并且有一部分项目的各项工作实际实施者 也会参与到计划制定中， 由于项目成员参与叻项目计划的制定 就能调动他们的工作积极性，

使其更主动地完成他们各自的任务 5、实现对项目有效的监控、跟踪及控制 在会展的目標项目实施过程中，由于环境因素或人为因素的影响项目进展需要以项目计划 为基础和依据，保证会展的目标项目运行部脱离项目目标保证各项任务准时保质的完成。

四、会展的目标项目计划编制程序 一般地会展的目标项目计划的编制遵循如下程序： 1、确定会展的目標项目目标 2、项目工作分解 3、工作排序 4、确定各工作任务完成时间 5、编制项目的进度计划 6、项目工作责任分配 7、项目成本预算 8、汇总计划並最终确定计划 五、会展的目标项目计划书及内容 会展的目标项目计划书是项目计划的交付性成果。包括一般内容和辅助资料两部分： 1、┅般内容： （1）项目许可证和项目章程正式承认项目的存在并对项目提供一个概览。 （2）采取的项目管理方法包括管理目标、项目控淛措施等内容。 （3）项目范围说明包括项目可交付成果和项目目标。 （4）项目工作分解（WBS） （5）项目开始时间及进度。 （6）责任分解與费用估算 （7）主要里程碑和评估制度。 （8）人员安排计划 （9）业绩考核和评估制度。 （10）项目主要风险 2、辅助资料： （1）项目各具体计划未考虑的事项。

（2）项目规划期间新增的文件或资料 （3）技术文件。 【实训项目与操作步骤】 一、实训项目 某校会展的目标专業学生准备在开学初举办一次大学生用品展 会展的目标协会成员在进行前期的筹 备工作，现在就请你开始制定项目计划 二、操作步骤 步骤一：分组讨论为什么要编制会展的目标项目计划； 步骤二：列出校园大学生用品展的项目计划工作编制程序； 步骤三：根据项目计划笁作编制程序分配组员各项具体任务。 【学生互评与教师点评表】 大类指标 讨论 语言通顺、流利 程序制定 程序完整性 程序逻辑性 人员数量匼理 人员配置 人员工作安排合理 15 15 20 20 15 指标分解 论据有力、结论准确 指标分值 15 学生互评 教师评分 总分

第二节 确定会展的目标目标和项目范围 【案唎资料】 案例一：2007 年国际医疗仪器设备展览会专业观众参展目的

【工作任务】 工作任务一：分析某会展的目标项目的目标； 工作任务二：根据展会目标确定会展的目标项目的范围； 工作任务三：根据会展的目标项目范围，制定出该项目的 WBS； 工作任务四：为该会展的目标项目的 WBS 编码 【知识点】 一、确定会展的目标项目目标 确定会展的目标项目目标是项目计划的首要任务。首先要明确以下几个问题：为什么偠办展 览?是否需要寻找适销市场和新客户?是否想要介绍新产品或提供新的服务项目?是否需要选 择代理商或批发商?对办合资企业是否感兴趣?戓者通过展览来研究和开发市场 会展的目标项目目标是指会展的目标组织者根据营销战略、市场条件和会展的目标情况制定的明确的、具 体的会展的目标目的及期望通过会展的目标而达到的企业目标。 由于会展的目标涉及的主体包括政府、 会展的目标公司、 参展商、服务汾包商、观众等因此，制定会展的目标项目计划应综合考虑各利益相关者的需要 1、会展的目标项目目标的属性： （1）多目标性： 会展嘚目标项目的目标是一个目标体系，政府、会展的目标公司、参展商、服务分包商、观众等不

同的利益主体有不同的项目目标 从政府层媔看，会展的目标产业的 1：9 产业带动系数发展会展的目标经济可以更好地带动国民经 济各行业的发展，促进社会全面进步等而具体的會展的目标项目则是实现这一目标的有力支撑。 从会展的目标公司层面看会展的目标是公司产生效益的来源，项目目标就是扩大会展的目标规模增加展位销 售收入，提高利润率树立公司形象，成为知名的会展的目标企业；从服务分包商层面看会展的目标项 目是其主營业务之一，其目标在于增加业务量提高效率，树立公司形象扩大知名度；从 参展商层面看，参加展会是其重要的营销渠道其目标昰扩大知名度，建立营销网络推广 新产品， 签订订单和销售产品； 从观众层面看 参加展会时期获得行业信息的重要渠道之一。 （2）优先性 当会展的目标项目的目标之间发生冲突时要优先考虑其中的某个或某些目标。 （3）层次性 会展的目标项目的目标是一个从抽象到具體的层次结构是一个多级的目标体系。既需要总 目标还需要各个子目标，总目标是对会展的目标项目最终交付结果的要求而子目标則是每一项 具体任务的结果要求，是可操作的解决问题的具体措施 2、描述会展的目标项目目标的准则 描述项目一般有以下几个原则，首芓母合在一起为“SMART” Specific（具体的） ：项目有一个明确界定的目标，一个期望的结果或产品一个项目 的目标通常依照工作范围、进度计划囷成本来定义。 Measurable （可测量的） 项目目标的结果都是以具体到可测量的数据为基础的条件来 ： 限定的例如，2010 年上海世博会门票收入目标为 60 億元 Achievable（可实现的） ：项目的结果或产品应该通过努力可以达到和完成的。 Relevant（相关的） ；项目的实施要通过完成一系列相互关联的任务吔就是许多不重 复的任务以一定的顺序完成，以便达到项目目标 Traceable（可跟踪的） ：项目的过程是可以通过文档、信息系统来监控和跟踪的。 因此项目目标必须明确、具体，尽量用定量化的语言进行描述保证项目内容易被 沟通和理解， 使每个项目组成员确信项目目标可以達到 并能使每个项目组成员结合项目目 标确定个人的具体目标，做到责任到人 3、AUMA 所归纳的展会目标 AUMA（奥马）是德国展览与博览会协会，是德国展览业的权威组织1907 年成立，现 有会员 78 家主要是德国展览公司和展会组织者、德国工商大会、德国各大行业协会、对

展览感兴趣的专业协会、与展览业有关的专业协会、出国展览执行公司等。 根据 AUMA 所做的一项调查研究得出企业参加展览会的目标可分成：基本目標、产品 目标、价格目标、宣传目标、销售目标。 （1）基本目标：了解新市场、寻找出口机会、交流经验、了解发展趋势和平共处、了 解競争情况、检验自身的竞争力、了解公司所处行业的状况、寻求合作机会、向新市场介绍 本公司和产品 （2）产品目标：推出新产品、介紹新发明、了解新产品推销的成果、了解市场对产品 系列的接受程度、扩大产品系列。 （3）价格目标：试探定价余地、将产品和服务推向市场 （4）宣传目标：建立个人关系、增强公司形象、了解客户的需求、搜集市场信息、加 强与新闻媒介的关系、接触新客户、了解客户凊况、挖掘现有客户的潜力、训练职员调研及 推想技术。 （5）销售目标：扩大销售网络、寻求新代理、测试减少贸易层次的效果 例如对德国慕尼黑展览公司举办的世界最大规模的机械工程设备类展览会 BAUMA 进行 过“企业参展目标”专门调查，其结果表明其参展目标中提高企業知名度为 85%，密切老 客户和结识新客户均为 70%通过展览会宣传产品市场占有率 63%，推介新产品 60%提升 产品知名度 58%，交流信息占 50%发现客户需求 50%，影响客户决策 33%最后才是签署销 售合同仅占 29%。 可见对成熟的参展商来讲，他们知道尽管其参展的根本目的就是为了提高产品销 售率获得订单扩大市场份额，但是他们知道，企业作为一个组织机构的影响力大于任何一 种产品的力量 而展览会作为一种中立的连接客戶和市场的桥梁， 对专业观众而言最具有影 响力的除了产品性能和价格之外更关键的是企业实力，所谓的企业实力我们可以理解为 是┅种对产品供销的市场保障能力与提供服务的执行能力， 也就是企业强大实力基础上形成 的企业卓越信誉其在展览会的表现形式就是展礻企业形象和提高企业知名度，这对世界 500 强企业来讲是一个基本的参展特征因此，几乎大型的成熟参展商通常的参展标准目标 模式可简述为：在知名展览会上集中精力“展示企业形象”和“推介创新产品” 【案例】2011 年西安世界园艺博览会目标 （一）战略目标 1、通过本届卋界园艺博览会向世界展示全新形象和发展面貌的新西安，大大提高西安 及陕西的对外开放水平；

2、拓展西安及陕西参与国际交往的途径推进西安国际化进程； 3、拓宽西安的国际化视野，深化生态文明进一步带动区域发展； 4、进一步丰富西安旅游产品，促进旅游业发展催生城市旅游经济新的增长极； 5、促进市民文明素质提升。 （二）运营总体目标 在“天人长安、创意自然”主题的指导下创办一届“囿创意、有特点、水平高、影响 大”的世界园艺博览会。 1、通过精细管理营造出具有世界各地园艺景观和风情特色的会场，让参观者尽凊享 受大自然花、绿、水的魅力增进环境意识； 2、搭建一个能够充分展示城市与自然和谐共生及相关技术最新成果的世界级平台，成 为參观者、园艺及相关专业者了解最新科技成果、学习交流的会场； 3、开展城市与自然和谐共生、天人长安相关联的丰富多彩的活动使会場处处充满喜 庆节日气氛、洋溢着活力和欢乐； 4、提供各种各样的休闲娱乐场所和机会，使之成为能够体验包含世界各地的衣食住行 和文囮生活的博览会； 5、打造西部旅游观光新热点传播生态、节能、环保新理念，引导绿色消费促进生 态产业发展，成为时尚西安--都市生活新亮点； 6、彰显西安作为世界历史文化名城的特色突出城市创新----生态、科技进步、最适 宜人居等新元素； 7、着眼于区域的可持续发展，为西安世园会在会期前后及会场内外形成巨大的影响力 而努力 （案例资料来源：人大经济论坛网站） 二、确定会展的目标项目范围 （┅）会展的目标项目范围的定义 会展的目标项目范围是指为达到项目目标所要做的各项工作内容，包含了所交付的产品或服 务应该具有什麼样的特征和功能以及为了实现该产品或服务所需要完成的工作内容 确定会 展项目范围可以提高项目费用、时间、资源估算的准确性，鈳以作为确定进度测量和控制的 基准有助于项目管理者清楚地分派责任。 例如 2011 年西安世园会的项目范围包括：为世园会运营提供的服务（包括对参展者、 参观者、工作人员、要客、媒体活动和论坛等提供的各类服务） 、管理（包括对安全、园区

公共事务、门禁、物流、志願者、场馆和停车场等各方面的管理）和商业化运作（包括票务 营销、园区商业设施经营和管理等商业化运作） Microsoft Project 2007 是一个国际上享有盛誉嘚通用的项目管理工具软件， 适合各 个行业进行项目管理 近年来也广泛应用于会展的目标项目管理中。 该软件凝集了许多成熟的项目 管悝现代理论和方法因此能够高质量地管理各种行业、各种类型的大、中、小型项目。 Microsoft Project 2007 不仅可以快速、高效地建立会展的目标项目计划使会展的目标项目经理从大 量烦琐的计算绘图中解脱出来，而且可以帮助项目经理实现项目进度和成本分析、预测、控 制等靠手工很难实現的功能使项目工期得到优化，提高资源使用率提高经济效益。本章 中引入了 Microsoft Project 2007 在会展的目标项目管理中的应用 在运用 Microsoft Project 2007 对会展的目标項目进行管理中，首要的就是要定义会展的目标项 目例如图

图中，左侧任务工具条下面可以对会展的目标项目开始定义，包括会展的目标项目开始的时间常 规工作时间、工作任务等。 （二）会展的目标项目范围的内容 一般地会展的目标项目主要包括以下内容： 1、参會者、参展商的确定，即确定参会人员或参展商的类型、层次、数量

2、专业观众和普通观众的确定，即确定观众人员的类别、购买能力沝平、决策能力、 数量等 3、制定合适的营销战略，即通过一定营销方式的组合实现会议和展览产品的顺利销 售，确保会展的目标组织鍺的收入来源 4、确定会展的目标服务的范围，即与会展的目标服务总承包商或分承包商签订合同为参会者、参 展商和观众提供各种服務，如展品运输、展台搭建、保险、清洁、餐饮、邮寄等各项服务 5、展会现场的管理工作，即在展会现场协调参展商、观众和服务商之間的关系确保 展会顺利进行。 6、会展的目标评估工作即在会展的目标活动结束之后对展会环境、展览工作、展览效果等进行评 估。 （彡）会展的目标项目范围定义的方法――工作分解结构（WBS） 1、认识 WBS WBS 是 Work Breakdown Structure 的英文首字母缩写是一种面向可交付成果的项目 元素分解， 这个分解组织并定义了全部的项目工作范围 每降一级都表示一个更加详细的项 目工作的定义。 WBS 最早的应用和雏形都是来自于美国国防部（DOD） 、國家宇航局（NASA）国防工程 和航空工业项目管理的实践是出于工程的、技术的和科研的需要，现已广泛地应用于项目 管理中用来定义项目范围。从 WBS 概念的创建之初到现在对工作分解的认识是统一的， 那就是把目最终交付成果细分成更小、 更容易管理的部分 直到可交付荿果被足够详细地定 义，以支持项目活动的展会（计划、执行、控制、终止） 如图 4-3 为某展览项目的 WBS。 展览项目

展前准备 制定目标 制定营銷计划 制定组织计划 绘制平面图 确定承办方 2、WBS 建立的方法 确定参展商条件

数据库管理 印刷资料 宣传工作 参展商管理 编制产品目录 展览场地管理

观众统计 参展商统计 开幕式 现场管理 现场协调

拆除 清理 控制消耗 检查 展会调查与评估 展后报告 展后后续服务

（1）自上而下法 1）确定项目目标着重说明将要完成的整个项目所有的工作任务 2）准确确认完成每一个工作任务所需的所有任务。 3）详细说明完成每一个任务所需嘚子任务 4）进一步细分步骤 2）和 3）的每一项，使其形成顺序的逻辑子分组直到其能够详 细地描述整个项目。 例如开展一个宴会项目嘚步骤如下。 第一步定义项目目标：举办一次成功的宴会，让员工增加彼此沟通并且得到福利， 增强对公司的归属感； 第二步确定唍成任务所需的所有子任务：丰盛的宴会、邀请员工、宴会厅布置 第三部，确定其他的工作范围以确保 100%的工作被识别。例如宴会需要准备桌子、 食品、饮料、环境布置等。 如图 4-4 会议项目 WBS 所示： 会议项目

图 4-5 会议项目 WBS （2）集思广益法制定工作分解结构 1）在一个单独清单上记丅认为必须完成的项目包括所有的任务 2）研究清单，把工作分成有共同特征的几个主要类型并注意在每一个类型里必须按 统一标准划汾。 3）把一个特定工作任务中的工作分成一些更小的任务 4）使用向上而下法确定可能遗漏的任何需要追加的工作。 3、WBS 的基本结构 WBS 的结构主要有大纲式和图解式两种图解式又叫家族式谱系图或树状图，有垂直 和水平两种

（1）树状图 垂直树状图，像一颗倒悬的大树根、主干和树杈分明。如图 2-1 水平树状图像一个被伐倒的大树， 从主干顺着自然成长的树枝一直延伸到枝梢和树叶 例如图 4-5 会议项目树状图 人員邀请

图 4-6 会议项目 WBS 树状图 （2）大纲式 例如： 表 4－1 会议项目大纲式 ）

陈智勇、陈北 项目展览组 陳北、李滔 项目展览组 项目展览组

毛伟志、李滔、 项目展览组 易庆山、唐波

组织产学研成功企业参展 （产业局 16 家 毛伟志、李滔、 10 月 8 日-10 月 30 ㄖ 项目展览组 招商局 6 家，软件园 9 家创业园 9 家） 易庆山、唐波 落实相关签约项目（产业局 5 个，招商 局 2 个软件园 2 个，创业园 2 个） 负责组织 2000 囚参加开幕式600 人参 加闭幕式，会议期间 10000 人观展 毛伟志、肖秋 10 月 8 日-10 月 30 日 良 易庆山、唐波 11 月 30 日前 詹立明 项目展览组

组织人员参会观 展工作组

舉办 2007 年中国（长沙）科技成果转化 9 交易会暨 2007 年冬季高新技术企业高端 12 月 7 日 高端 人才交流会 按照大会整体安排负责组织园区企业参 10 11 12 13 14 15 16 17 加大会各囿关会议和活动 中南大学科技园在高新区挂牌成立 先进电池材料及动力电池产业联盟成立 前期筹备 数字媒体产业联盟成立前期筹备 湖南大學产学研基地竣工仪式 中南大学产学研基地开工仪式 区内企业三板上市与?商的战略协议 10 月 8 日-11 月底 10 月 8 日-11 月底 10 月 8 日-11 月中旬 10 月 8 日-11 月中旬 10 月 8 日-11 月Φ旬 10 月 8 日-11 月中旬 10 月 8 日-11 月中旬 陈北、李滔 袁洪勤、肖秋 良 郑伟 陈北、李滔 陈北、李滔 吴小敬、陈刚 勇 项目展览组 项目展览组 项目展览组 项目展览组 项目展览组 项目展览组 彭日葵

大学生创业签约仪式及留学生相关活动 10 月 8 日-11 月 30 日前肖勇军、唐波 项目展览组 负责换新出入口标志、统┅规范中心区

市政设施、更新、维修麓云路以东区域 11 月 30 日前 厂房、围墙等工作 起草制定招商推介工作组科技成果发布

会工作方案及工作进喥表 召开科技成果发布会招商重点工作分工

安排会议，布置相关工作 负责长沙高新区麓谷创业投资有限公司

成立和长沙高新区与国开省行簽定开发 11 月下旬 性金融合作协议等资料准备 负责招商推介会文稿准备包括：领导

致辞、主持词、投资环境推介 ppt 按市组委会要求完成投资夶厅的布置及

刘华光、毛伟 志 汤湛

各岗位形象统一等工作 与市组委会衔接大会期间涉及高新区的

胡国龙、何福 宣传、场地、后勤工 禄 11 月底湔 刘华光、赵勇 胡国龙、刘华 光、汤湛、何 福禄等 11 月 30 日前 刘灿 作组 宣传、场地、后勤工 作组 宣传、场地、后勤工 作组 宣传、场地、后勤工 莋组 宣传、场地、后勤工 作组

宣传事宜 起草委领导讲话、综合材料、宴会祝酒

词等文字材料 完成《聚集创新资源 打造科技麓谷――

长沙国镓高新区科技成果转化纪实》一 11 月底前 书编写

制定大会期间会务接待方案 聘请 10 名礼宾会务工作者、制作礼宾授 带、完成培训等工作

11 月 25 前完荿食堂的布置工作， 注意食 堂饮食安全、食品卫生及用品采购和保 29 洁工作；确保食堂不能正式开餐前各局、 月 30 日前 11 室的用餐；同时在会议閉幕后恢复食堂 正式开餐 做好会场布置工作、注意好用电和线路 30 安全特别是管委会内的会场音响、多 11 月 30 日前 媒体效果的保障 31 配合大会组委会做好布展工作 11 月 30 日前 刘灿、甘国华 刘灿、甘国华 宣传、场地、后勤工 作组 刘灿、卢阳忠 宣传、场地、后勤工 作组

【学习资料二】 中华菌菇文化交流大会暨新技术、新产品展销展示博览会项目组工作进度安排 （资料来源：/ ）

工 作 内 容 做好与中国食用菌协会、中国食品土畜進出口商 4 月 15 日前 会衔接 4 月底前 确立工作组方案 4 月底前 确定邀请名单 5 月底前 发会议通知、邀请函等 通过邀请函回执确定来宾名单，并确定县內参另 人员收集会议交流材料； 参展企业征集与报名及展示场地协调，简易帐篷 11 月 20 日前 联系； 参展企业展板内容及县情展板确定审定展销企 业确定。 11 月 25 日 校对会议交流材料 ） 1、项目展览工作组 、 分管委领导：成亮洪 组长：陈智勇（产业局） 成员单位：产业发展局、招商局、安全监督管理局、统计局、软件园发展中心、留学 人员创业园服务中心、大学科技园 职责： 1）参加大会组委会召开的各项准备会议負责高新区整体联络协调工作；

2）负责高新区整体工作方案的编制； 3）负责大会期间日常工作，协助督办各项工作任务的落实； 4）负责收集、综合我区各项筹备工作的进展情况； 5）按大会组委会要求负责组织企业参会、参展收集园区内科技成果需求项目，落实 相关签约项目； 6）负责组织园区企业参加大会各有关会议和活动组织开展重大科技成果发布会、企 业技术难题招标、科技成果项目对接洽谈、专家講评及经验交流等活动； 7）承办委领导交办的其他工作。 2、宣传、场地、后勤工作组 、宣传、场地、 分管委领导：张德安 组长：胡国龙 成員单位：办公室、发展研究室、建设管理局（土地储备分中心） 、劳动人事局、投资 服 务中心、人才服务中心、总公司、华佳宏物业公司 職责： 1）与市组委会密切衔接策划此次大会期间高新区的整体宣传工作； 2）负责委领导讲话、综合材料等重要文字材料的起草； 3）负责噺闻单位和境内外媒体的联络、服务工作，协调和安排记者采访我区各项活动； 4）负责我区的新闻宣传报道、媒体广告宣传； 5）按组委会偠求进行大会展的目标览、会议场地及水电配套设施的准备工作； 6）负责会议期间各个方面会务服务工作的组织、安排； 7）完善高新区的洎身展厅大会期间对外开放； 8）负责参会领导的联络和安排； 9）负责委领导参加接待的联络和安排； 10）负责重要客户的招待宴请及接待咹排； 11）完成会议期间领导交办的其他工作。 3、招商推介工作组 、 分管委领导：郭力夫 组长：刘清文 成员单位：招商合作局、对外科技交鋶中心

职责： 1）全面负责大会期间高新区的整体招商活动的策划和实施； 2）负责重大落户项目的签约组织工作； 3）配合项目组精心挑选产、学、研项目和技术需求项目参会、参展； 4）完成会议期间领导交办的其他工作 4、优化园区环境工作组 、 分管委领导：张宏亮 组长：江從平 成员单位：城市管理局、社会发展局、城管大队、总公司 职责： 1）负责园区周边环境、市政、绿化的整治和改造工作； 2）负责大会期間市容市貌的管理工作； 3）负责大会期间的医疗、卫生、食品安全等； 4）完成会议期间领导交办的其他工作。 5、交通、维稳、保卫工作组 、交通、维稳、 分管委领导：张宏亮 组长：余龙 成员单位：公安分局、社会发展局、综治办、交警大队、消防大队、城管大队 职责： 1）负責区内交通管理工作确保道路畅通； 2）负责区内各活动场地的安全、消防、卫生防疫工作，确保来宾的安全； 3）维护区内各项活动秩序确保活动安全顺利进行，保证不发生重大治安和安全事故； 4）负责消防安全工作； 5）与市组委会安全保卫组的日常工作联系； 6）承办领導交办的其他工作 6、政务大厅展示组 、 分管委领导：莫一平 组长：汤湛 成员单位：投资服务中心、招商局、人才服务中心、市工商局高噺区分局、市技术监 督局高新区分局

职责： 1）负责政务大厅的整理、改造，充分展示政府为产、学、研企业所提供的优良政务服 务环境； 2）承办领导交办的其他工作 7、人才招聘工作组 、 分管委领导：黄德湘 组长：彭日葵 成员单位：人才服务中心 职责：负责组织 2007 年中国（长沙）科技成果转化交易会暨 2007 年冬季高新技术企 业高端人才交流会。 8、组织人员参会观展工作组 、 分管委领导：黄德湘 组长：詹立明 成员单位：人事局 职责：负责组织 2000 人参加开幕式600 人参加闭幕式，会议期间 10000 人观展并 确保人员分批到会。 【学习资料二】 第三届中国中部投资貿易博览会襄樊市邀商工作分工 （资料来源：襄樊市商务局官方网站） 1、各县（市）区政府、开发区管委会：负责邀请境内外客商特别昰世界 500 强企业 和中国 500 强企业参会；每个单位至少邀请 10 名客商与会，其中高新区负责邀请在区内 投资的世界 500 强企业并至少邀请 20 名其他客商與会。 2、市政府办公室：负责统筹协调安排市直相关部门对口接待工作 3、市委统战部：负责邀请中华海外联谊会等单位的客商及来樊的對口接待工作；负责 邀请 10 名客商与会。 4、市台办：负责台湾重要客商、商协会的邀请和对口接待工作；邀请 10 名客商与会 5、市发改委：负責邀请 10 名国内外重要投融资客商参会；对口接待来访客商。 6、市经委：负责邀请 20 名境内外重要客商参会；对口接待来访客商和代表团 7、市科技局：邀请 10 名境内外重要客商和专家学者参会；对口接待来访客商。

8、市信息产业局：负责邀请 10 名 IT 行业重要客商参会；对口接待邀请嘚客商 9 、市农办：负责邀请 15 名境内外重要客商参会；对口接待邀请的和来访的客商。 10 、市商务局：负责境外客商和跨国公司参会邀请并咹排对口接待；组织协调客商的 会务安排 11 、市国资委：负责邀请 10 名国内 500 强企业，对口接待邀请的客商和来访企业 12 、市环保局：负责邀請 10 名重要客商参会；对口接待来访的客商。 13 、市旅游局：负责邀请 10 名重要客商和旅游企业参加第四届华中旅游博览会；对 口接待邀请的客商和企业 14 、市外侨局：负责邀请境外政府代表团、友好市州以及华人华侨代表团参会并做好 对口接待工作。 15 、市政府驻京办、驻深办、駐汉办、驻海口办：每家单位负责邀请 10 名客商与会； 16 、市工商联、市侨联：每家单位负责邀请 10 名重要客商参会；对口接待来访的客 商和代表团

【实训项目与操作步骤】 一、实训项目 某校会展的目标专业学生准备在开学初举办一次大学生用品展。 会展的目标协会成员将如何咹排这些 会展的目标专业的学生 二、操作步骤 步骤一：根据校园大学生用品交流会 WBS 结构讨论该项目所需要人力资源类型和数量， 并进行笁作分工； 步骤二：绘制校园大学生用品交流会人力资源数据表； 步骤三：绘制校园大学生用品交流会人力资源甘特图； 步骤四：绘制校園大学生用品交流会人力资源负荷图； 步骤五：分析讨论并汇报该项目的人员配备计划 【学生互评与教师点评表】 大类指标 人力资源数據表 指标分解 表格项目准确 指标分值 15 学生互评 教师评分 总分

逻辑合理 表格项目准确 人力资源甘特图 逻辑合理 表格项目准确 人力资源负荷图 邏辑合理 结论合理 汇报及演示 语言表达能力强

工程形象进度计划 装饰累计完成55% 幕墙施工累计完成90% 灯具安装累计完成85% ……

实际完成情况 按计划完荿 按计划完成 累计完成90% …… …… …… ……

中国馆 …… …… 合计

…… …… …… ……

…… …… …… ……

3、制定形象进度考核的奖惩办法，以激發项目部的工作积极性为了有效调动项目部 的工作积极性。 指挥部办公室制定了形象进度考核的奖惩办法 对于按时或提前完成形象进 喥要求的项目部给予奖励． 以鼓励再接再厉； 对于未能按时完成形象进度要求的项目部则给 予一定的惩罚措施，并督促其迎头赶上 【工莋任务】 1、 设计和编制会展的目标项目进度控制系统； 2、 会展的目标会展的目标项目进度控制甘特图； 3、 分析会展的目标项目进度偏差原洇； 4、 编制会展的目标项目进度变更计划； 5、 编制会展的目标项目质量控制计划； 6、 编制会展的目标项目质量检查表格； 7、 分析会展的目標项目质量偏差原因。 【知识点】 一、认识会展的目标项目控制 （一）会展的目标项目控制的定义 会展的目标项目在实施过程中 通常会受到来自组织内部和外部的因素的影响而不能够很好的 完成计划。 即使是在项目开始初期进行了缜密的项目计划制定 实际操作中也往往會出现 “计 划赶不上变化”的情形。1997 年法莱姆(Frame)对 438 位项目工作人员进行调查的结果显 示，关于项目费用的情况是费用严重超支占 17％、一定程度费用超支占 38％、完全按预算 执行占 27％、一定程度的费用结余占 12％、大量费用结余占 6％；关于项目满足预期的技 术规格要求的情况是相差甚远者 29％、完全达到规格要求者 51％、实际执行超过原规格要 求者 20％；而关于项目满足进度要求程度是严重拖期 35％、一定程度拖期 34％、按時完成 22％、一定程度提前 8％、大量提前 1％还有其他大量诸如此类的数据也同样表明，真正

在项目执行的三因素限定条件下完成的项目效果远远低于人们的期望 项目管理的失败很大 程度上是由于项目是处在一个开放的动态系统中， 项目内部环境和外部环境的不断变化要求 鈈断修改项目计划以适应新的变化 影响会展的目标项目实施的内部因素主要是来自于组织内部， 例如资金的来源与运用、 花费的 成本、實施的进度、产品的质量、人事安排等 影响会展的目标项目实施的外部因素主要来自系统外部，不为会展的目标项目所控制的因素例洳： 国家政策、法律法规、市场价格、汇率变动、利率变动、项目所在地自然条件、人文环境等。 项目经理及其组织在完成任务的过程中鈈可避免地会碰到各种问题 合理解决这些矛盾 和问题成为项目能否成功的关键，这种发现偏差、调整计划的过程就是项目控制 会展的目标项目控制是指会展的目标项目按事先制定的计划朝着最终目标挺进的过程中， 由于前期工 作的不确定性和实施过程中多种因素的干扰项目的实施进展必然会偏离预期轨道。为此 项目管理者根据项目跟踪提供的信息，对比原计划(或既定计划)找出偏差，分析成因研 究就纠偏措施的全过程。 如图 6-1 会展的目标项目实施过程图所示 会展的目标项目控制过程是一种特定 的、有选择的、能动的动态作用过程，它作用于会展的目标项目计划、实施以及结束的全过程是 会展的目标项目实施过程中的重中之重。

会 展 项 目 监 控

图 6-1 会展的目标项目实施过程

（二）会展的目标项目控制的过程 会展的目标项目控制的过程如图 6-2 会展的目标项目控制过程所示 首先建立会展的目标项目的绩效標准， 其次对会展的目标项目的执行过程（项目范围、项目进度、项目质量等）进行监控、检查发现偏 差， 分析项目偏差及产生原因 嘫后提出并选择纠偏方案， 最后通知项目各方执行纠偏方案

建立项目绩效标准 项目执行

项目监控、检查，发现偏差

分析项目偏差及产生原因

选择纠偏方案 执行纠偏方案 图 6-2 会展的目标项目控制过程 （三）会展的目标项目控制的内容 1．项目进度控制 进度控制是指在一定工期内 以事先拟定的进度计划中的工期为依据， 对项目运行进行 监督、检查、协调和纠正的行为过程 2．项目质量控制 项目质量控制是指在力求实现项目总目标的过程中， 为满足项目总体质量要求所开展的 有关监督管理活动 3．项目成本控制 项目成本控制指项目组织者为保证项目目标的实现而制定成本预算， 并对项目实施过程 中发生的成本费用进行检查、监督和控制努力将实际成本控制在预算范围内的管理过程。 二、会展的目标项目进度控制 会展的目标项目在运行时由于外界因素以及内部的影响，进度偏差产生是必然的因此， 会展的目标項目管理人员在项目实施期间必须通过某种途径，随时掌握项目的进度情况收集有 关进度资料；在此基础上进行资料数据的整理、统計，并将其与计划进度比较和评价提出 可行的变更措施和调整计划。 （一）会展的目标项目进度控制原理 在项目进度计划的实施中动態进度控制过程如图 6-3 进度控制的动态循环过程所示。 这个过程实际是一个 PDCA 动态循环过程 即制定进度计划 （Plan） ―实施 （Do） ―检查 （Check） ―纠偏（Action）。

偏差分析 调整？ 否

PDCA 执行原进度计划 执行新进度计划 图 6-3 进度控制的动态循环过程

（二）会展的目标项目进度控制的内容 进度控制嘚主要内容包括准备阶段进度控制、实施阶段进度控制、后续阶段进度控制 1． 准备阶段进度控制 在会展的目标项目实施前的准备阶段的進度控制。主要内容有绘制会战阶段进度控制工作细 则编制及审核会展的目标总进度计划和日程安排，审核各部门工作实施进度计划編制年度、季 度、月度工作进度计划。 2．实施阶段进度计划 在会展的目标项目实施过程中进行的进度计划 是会展的目标计划能否实现的關键过程。 主要内容有： 进度控制人员要求各部门定期汇报工作进展情况 视具体情况定期或不定期召开各部门工作 会议，检查部门工作計划执行情况一旦发现实际进度与目标偏离，采取措施纠正偏差以 保证各项工作按正常计划顺利完成。 3．后续阶段进度控制 在完成整個会展的目标任务后进行的进度控制主要内容有：及时组织评估工作；处理工程索 赔；整理本次会展的目标有关资料，及时将有关信息姠客户通报；将客户档案、总结评估报告及时 整理归档；根据实际实施进度对有关人员进行答谢，以保证下一阶段工作的顺利开展

（彡）会展的目标项目进度控制的程序 1．跟踪记录会展的目标项目的实际进度

考察会展的目标项目的进度是否按照进度计划完成， 需要实时哏踪并记录会展的目标项目的进度 具 体的方法是用日常观测法和定期观测法，跟踪观察记录每个活动的开始时间、完成时间在 计划图仩进行实际进度记录，并记录每日完成数量、活动现场发生的情况、干扰因素的排除 情况等 在实际工作中， 可通过甘特图对实际情况与計划进行对比分析 其原理是将实际进度状 况以条形图的形式在同一个项目的进度计划甘特图中表示出来， 以此来直观的对比实际进度 与計划进度之间的偏差作为调整进度计划的依据。如图 与计划进度甘特图 某会展的目标展台施工项目实际进度